Beboerdemokrati AAB Vejle

Transkript

1 Beboerdemokrati AAB Vejle Som et led i AAB Vejles strategiproces har der været arbejdet med strategien for beboerdemokratiet. Der har i strategiprocessen været fokuseret på følgende elementer: Roller og ansvar Møder Rekruttering moller og ansvar: mepræsentantskabet: AAB Vejles øverste myndighed er repræsentantskabet. Repræsentantskabet består af organisationens bestyrelse og repræsentanter for hver afdelingsbestyrelse. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. Repræsentantskaber træffer beslutning om følgene forhold: Hvorvidt boligorganisationen helt eller delvist skal administreres af en direktør, herunder af en almen administrationsorganisation. Valg af revisor. Boligorganisationens administrations- og byggepolitik. Boligorganisationens grundkøb. Boligorganisationens iværksættelse af nyt byggeri. Erhvervelse eller salg af boligorganisationens ejendomme. Væsentlig forandring af boligorganisationens ejendomme. Nedlæggelse af en afdeling. Ændring af vedtægterne. Opløsning af boligorganisationen. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. Repræsentantskabet godkender endvidere afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende almene boligafdelinger og serviceafdelinger: Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. Overgang af en afdeling fra en boligorganisation til en anden. Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme.

2 Grundkøb. Iværksættelse af nyt byggeri. Pantsætning af afdelingernes ejendomme. Træffe beslutning om opdeling eller sammenlægning af afdelinger, efter forudgående drøftelse med de berørte. Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger. (Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at 2 eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse). Repræsentantskabet vælger bestyrelsesmedlemmer og suppleanter til hovedbestyrelsen, som består af 7 medlemmer, inklusiv formanden, blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hovedbestyrelsen: Hovedbestyrelsen har den overordnende ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Hovedbestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration, sker i overensstemmelse med de gældende regler. Hovedbestyrelsen er ansvarlig for at afdelingernes beboerdemokrati fungerer bedst muligt og har pligt at oplyse beboerne om arbejdet i bestyrelse. Hovedbestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen. Hvert år godkender hovedbestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet. Herudover foretager hovedbestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder. Hovedbestyrelsen vedtager hvert år, inden regnskabsårets udløb, budget for organisationen. Som leder af den daglige drift kan hovedbestyrelsen ansætte en direktør. Afdelingsbestyrelsen: Afdelingsbestyrelsen træffer beslutninger og planlægger på baggrund af beboernes behov.

3 De administrerer ikke. De er beboernes kontakt til hovedbestyrelsen og administrationen. Afdelingsbestyrelsen skal bestræbe at varetage så mange beboeres interesser som mulige og skal påse, at der er god ro og orden i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har pligt til at sørge for, at afdelingen fremtræder i den orden og pasningstilstand, som afdelingsmødet har vedtaget. Afdelingsbestyrelsen skal have visioner for udviklingen af livet i boligområdet. Den skal fremlægge alle sine forslag og ideer til ændringer og forbedringer på afdelingsmøderne og kan kun arbejde videre med de forslag, som afdelingsmødet godkender. En gang om året skal der for hver enkelt boligafdeling udarbejdes et driftsbudget, hvor administrationen og afdelingsbestyrelsen i fællesskab forsøger at forudse, hvor mange penge, der skal bruges i det kommende år. Afdelingsbestyrelen foretager den årlige markvandring, hvor man gennemgår bygningernes og udearealernes vedligeholdelsestilstand. Den udarbejder en vedligeholdelsesplan, som indarbejdes i budgettet. Det er afdelingsbestyrelsen og i sidste ende afdelingsmødet, der beslutter rækkefølgen af vedligeholdelses- og fornyelsesarbejderne i afdelingen, ikke administrationen eller hovedbestyrelsen. Udvalg: Udover hovedbestyrelsen er der nedsat følgende udvalg: Redaktionsudvalg Programudvalg Feriehusudvalg Aktivitetsfond medaktionsvdvalget, som består af 2 medlemmer valgt af hovedbestyrelsen, 2 medlemmer valgt af formændene for afdelingsbestyrelserne, 1 medlem fra administrationen og 1 sekretær fra administrationen, har til opgave at udarbejde 4 årlige udgaver af AAB Nyt. ProgramVdvalget, som består af 1 medlem fra AAB s hovedbestyrelse, 3 medlemmer fra AAB s repræsentantskab, 1 repræsentant fra ledergruppen samt 2 sekretærer fra administrationen.

4 Programudvalgets opgaver er at tage beslutninger i forhold til AAB s antenneanlæg og bolignetværk således beboernes interesser varetages bedst muligt. Programudvalget vælger udbydere og indgår aftaler med udbyderne. FeriehVsVdvalget består af 2 medlemmer fra AAB s hovedbestyrelse, 2 medlemmer fra AAB s repræsentantskab samt 1 sekretær fra administrationen. Feriehusudvalgets opgaver er at fastsætte priser for udlejning og træffe beslutning om investeringer/vedligeholdelsesarbejder i feriehusene. Aktivitetsfonden består af 1 medlem fra AAB s hovedbestyrelse, 4 medlemmer, udpeget af formændene fra AAB s afdelinger. Deres opgave er at indsamle penge og fordele disse som tilskud til beboeraktiviteter af forskellig art indenfor AAB s beboerkreds. ByggeVdvalg nedsættes ad hoc i forbindelse med nybyggeri og større renoveringsprojekter jf. retningslinjerne for nedsættelse af byggeudvalg i forbindelse med renovering og nybyggeri, som vedlægges. DriftsVdvalg er et midlertidigt udvalg nedsat til at arbejde med effektiviseringsopgaven jf. selvstændigt kommissorium, som vedlægges. Møder: Mødetyper: Repræsentantskabsmøder. 1 årligt ordinært møde. Derudover har der været tradition for et årligt ekstraordinært temamøde. Hovedbestyrelsesmøder. Antallet af møder fastlægges en gang årligt ved bestyrelsens godkendelse af årshjul for kommende periode. Antallet af planlagte møder kan variere mellem 6-10 årlige møder. Formandsmøder. 3 årlige møder. Afdelingsmøder. 1 årligt ordinært møde. Ekstraordinært afdelingsmøde kan afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst 25 procent af husstandene i afdelingen ønsker aet angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutninger herom, eller når hovedbestyrelsen anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Afdelingsbestyrelsesmøder. Afholdes efter afdelingsbehov. Udvalgsmøder. Afholdes efter behov.

5 Mødeindkaldelse: Dagsorden skal, så vidt muligt, udsendes elektronisk 8 dage før mødet sammen med relevante bilag. Mødeledelse: Repræsentantskabs- og afdelingsmøder ledes af dirigent Hovedbestyrelses- og afdelingsmøder ledes af formanden Underudvalg og ad hoc udvalg ledes af ledelsesrepræsentant fra AAB. Mødeafvikling: Møder starter til tiden. Mobiltelefoner skal være på lydløs eller slukket Mødedeltagere skal have læst dagsorden og bilag inden mødet Mødeleder skal sikre en effektiv afvikling af møder samt konkludere som afslutning på hvert dagsordenspunkt Punktet på dagsordenen til efterretning behandles ikke medmindre et medlem giver udtryk, at det ønskes drøftet Relevante fagpersoner kan indkaldes til deltage i møder efter behov meferater: Skal udsendes elektronisk senest 8 dage efter mødeafholdelse mekrvttering: Jf. almenboliglovens paragraf 6e så skal boligorganisationens ledelse arbejde for et velfungerende beboerdemokrati. Beboerdemokratiet betragtes som et gode, der giver beboere mulighed for at få indflydelse på såvel afdeling som forening. Der skal løbende arbejdes på at få gjort beboerne interesserede og aktive i beboerdemokratiet. Henset til, at aldersfordelingen i de beboerdemokratiske organer er relativ høj skal der arbejdes på, at tiltrække flere egnede unge beboer til disse. AAB Vejles beboere nyder godt af de mange frivillige, som sikrer en bred vifte af aktivitet og udfoldelsesmuligheder. Henset til, at dette er uvurderligt gode skal der løbende værnes om og støttes op omkring såvel de frivillige aktiviteter samt rekruttering af nye frivillige. Vedtaget på hovedbestyrelsesmøde Vejle, den 24. januar 2019