PROCEDURE FOR OPLYSNINGSPLIGT

Transkript

1 Ikrafttrædelsesdato: 1. juni 2019 Godkendt af: Direktionen d. 23. maj 2019 PROCEDURE FOR OPLYSNINGSPLIGT PROCEDUREN FORKLARER, HVAD OPLYSNINGSPLIGT ER, OG HVORDAN DU OVERHOLDER DEN. PROCEDUREN ER HENVENDT TIL LEDERE OG MEDARBEJDERE SOM KOMMUNIKERER MED BORGERE VIA MAIL ELLER BREV HVAD ER OPLYSNINGSPLIGT? Oplysningspligten indebærer, at en berørt borger (den registrerede) skal orienteres når kommunen indsamler og behandler oplysninger om personen. Det betyder, at vi i Guldborgsund Kommune altid som minimum forsyner vores breve, mails og masseforsendelser med oplysninger, der orienterer den registrerede om behandlingen af personoplysninger. Derfor skal al korrespondance (digital, fysisk og masseforsendelser) forsynes med information om indsamlingen og behandlingen af personoplysninger. I bilag 1 kan du læse om standardfrase og bilag til oplysningspligt. I denne procedure får du retningslinjer og trin for trin-forklaringer til, hvordan du som medarbejder, leder eller systemejer skal forholde dig til oplysningspligten. FORMÅLET MED PROCEDUREN OM OPLYSNINGSPLIGTEN ER: At vi sikrer, at den registrerede altid bliver orienteret om vores behandling af personoplysninger. At vi altid overholder gældende lovgivning på området. At vi sikrer en ensartet og genkendelig håndtering af oplysningspligten. SÅDAN SIKRER JEG OPLYSNINGSPLIGTEN I MIN KORRE- SPONDANCE SAGSBEHANDLER: EBBA MEIER DOKUMENTNR.: 10738/19 SAGSNR.: 18/42540 Digital korrespondance Outlook se bilag 2. Send Digitalt se bilag 2. Doc2Mail se bilag 3.

2 SIDE 2/11 Fysisk korrespondance Papirbrev se bilag 4 Brev, der ekspederes via Fjernprint-løsningen se bilag 4. Masseforsendelse Dynamictemplate se bilag 6 og reference 4. DIT ANSVAR I dette afsnit kan du læse om dit ansvar i forhold til at overholde oplysningspligten. MEDARBEJDERE SKAL: Sikre, at korrespondancen med den registrerede overholder oplysningspligten. Sikre, at den registrerede får konkrete oplysninger om Guldborgsund Kommunes behandling af personoplysninger. Sikre, at hvis en anden person nævnes i sagsbehandlingen, så skal også denne registrerede have konkrete oplysninger om Guldborgsund Kommunes behandling af personoplysninger. Sikre at den registrerede får oplysningerne på det rigtige tidspunkt. Dvs. enten i starten af sagsbehandlingen, eller så tidligt som muligt derefter. Sikre, at den registrerede orienteres på ny, hvis indsamlingen og behandlingen af personoplysninger ændrer karakter. Ex. når der oprettes en ny sag med et andet formål. LEDERE SKAL: Sikre, at brevskabeloner og blanketter som centret selv har udviklet som minimum indeholder kommunens standardfrase Oplysningspligt persondata. Sikre, at medarbejdere giver de korrekte informationer om behandling af personoplysninger til de registrerede. Sikre, at medarbejdere arbejder efter denne procedure. SYSTEMEJER SKAL: Sikre, at brevskabeloner i fagsystemer (KMD Opus Personale, Nexus, DUBU, dynamictemplate m.fl.) som minimum indeholder kommunens standardfrase Oplysningspligt persondata. Sikre, at fælles blanketløsninger, som er tilgængelige i et fagsystem (ex. Netblanket) indeholder de korrekte/gældende informationer om behanding af personoplysninger til opfyldelse af oplysningspligten. EJERE AF EN SIKKER POSTKASSE SKAL: Sikre, at standardfrasen Oplysningspligt persondata som minimum indgår i autosvaret fra postkassen. INFORMATIONSHÅNDTERING & STADSARKIV SKAL: Vedligeholde denne procedure.

3 SIDE 3/11 Rådgive og vejlede informationssikkerhedskoordinatorer (ISK) i arbejdet med at overholde oplysningspligten. DEFINITIONER OG FORKORTELSER EMNE / FORKORTELSE Doc2Mail dynamictemplate Fjernprint Frase Standardfrase om oplysningspligt FORKLARING Med Doc2Mail sender du breve og andre dokumenter til en modtagers digitale postkasse. Guldborgsund Kommunes skabelon- og signaturløsning. Doc2Mails fysiske printløsning, der via KMD sørger for print, kuvertering og forsendelse af fysiske breve til modtagere uden en digital postkasse. En frase er en standardtekst, som kan indsættes fra dynamictemplates frasebibliotek. Guldborgsund Kommune er underlagt Persondataforordningen. Vi skal derfor give dig en række oplysninger om vores behandling af personoplysninger og dine rettigheder som registreret. Du kan læse mere herom på Læs mere om standardfrase til digitale breve og bilag til fysiske breve i bilag 1. Indholdet af bilaget kan du læse i bilag 5. REFERENCER Reference 1 Reference 2 Reference 3 Reference 4 Reference 5 Oplysningspligt de registreredes rettigheder Oplysningspligt - behandlingsprincipper Procedure for anvendelse af s og SMS. Vejledning til dynamictemplate masseforsendelse. Guldborgsund Kommunes skabelon- og signaturløsning.

4 SIDE 4/11 BILAG 1: STANDARDFRASE OG BILAG Der findes en standardfrase og et bilag, som informerer den registrerede om, hvordan vi indsamler og behandler personoplysninger: Standardfrasen hedder Oplysningspligt persondata og den benyttes til digitale breve. Bilaget hedder Bilag Sådan behandler vi dine personoplysninger og den benyttes til fysiske breve. Begge finder du i dynamictemplates frasebibliotek se reference 5. Indholdet af bilaget til fysiske breve, kan du se i bilag 5. Brug gerne fraserne som udgangspunkt for en mere specifik formulering vedr. behandlingsaktiviteter. Se reference 2. Der skal være sammenhæng mellem det, vi har skrevet om behandlingen i Procesdokumentationen (fortegnelsen), og det vi oplyser til den registrerede. Hvert center har en eller flere fraseredaktører, og de kan hjælpe dig med at bygge fraser til lokale behandlingsaktiviteter. Hver center har også en eller flere informationssikkerhedskoordinatorer, der kan hjælpe dig med oplysninger fra fortegnelsen.

5 SIDE 5/11 BILAG 2: OUTLOOK /SEND DIGITALT Når du sender en mail via Outlook / Send digitalt til den registrerede skal den være forsynet med kommunens standardfrase om oplysningspligt. Frasen er indbygget i kommunens standard-signatur til Outlook. Når du benytter signaturen Signatur eller signaturen SigJobcenter er standardfrasen med i mailen, og du overholder dermed din oplysningspligt. Brug altid knappen Send Digitalt når du sender personoplysninger. Send Digitalt sørger for, at forsendelsen er sikret (krypteret) på vejen fra afsender til modtager. BEMÆRK! Når du sender mails via din telefon eller tablet kommer kommunens standardsignatur ikke på forsendelsen. Det er ikke teknisk muligt. Det betyder, at korrespondance som skal informere den registrerede om indsamling og behandling af oplysninger skal sendes fra en PC via Outlook.

6 SIDE 6/11 BILAG 3: DOC2MAIL (DIGITAL POST) Når du sender et brev via Doc2Mail til den registrerede, skal det som minimum være forsynet med kommunens standardfrase om oplysningspligt. Standardfrasen er indbygget i kommunens brevskabeloner. Du kan benytte dit fagsystems brevskabeloner eller kommunes standard skabeloner Brev.dotm/Acadre brev.dotx (Acadre Web) eller Brev_Jobcenter.dotm/Acadre Brev Jobcenter.dotx (Acadre Web) Du finder dem i Acadres Skabeloncenter eller i dynamictemplate via Office-programmer, ex. Word

7 SIDE 7/11 BILAG 4: PAPIRBREV Når du sender et fysisk brev, skal et bilag vedr. behandling af personoplysninger vedlægges brevet. Indholdet af bilaget til fysiske breve, kan du se i bilag 5. Breve, der afsendes fra kommunen Print frasen Bilag Sådan behandler vi dine personoplysninger og læg det i kuverten sammen med brevet. Se evt. bilag 1. Breve, der afsendes via fjernprint-løsningen (Doc2Mail) Doc2Mail-dialogen fortæller ved porto-feltet, hvis der er tale om fjernprint Nu skal du vedlægge et bilag vedr. behandling af personoplysninger. Første gang, skal du selv lægge bilaget i Bilagsbakken. Her finder du en vejledning til det. Tilføj bilaget Bilag Sådan behandler vi dine personoplysninger fra Doc2Mails bilagsbakke

8 SIDE 8/11 BILAG 5: BILAG TIL FYSISKE BREV SÅDAN BEHANDLER VI DINE PERSONOPLYSNINGER (Findes i dynamictemplates frasebibliotek i mappen Fraser) Her kan du læse om, hvordan Guldborgsund Kommune behandler dine personoplysninger og om de rettigheder, du har ifølge Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven. Vi er dataansvarlige sådan kontakter du os: Guldborgsund Kommune er ansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vi er altså dataansvarlige og skal altid kunne kontaktes. Vores kontaktoplysninger: Guldborgsund Kommune, Rådhuset, Parkvej 37, 4800 Nykøbing Falster, Telefon: , Digital Post: Hav din NemID klar og klik her og vælg Generel henvendelse til Guldborgsund kommune. Kontaktoplysninger på vores databeskyttelsesrådgiver (DPO) Ifølge Persondataforordningen skal vi have en databeskyttelsesrådgiver. Vores databeskyttelsesrådgiver er uafhængig og har til opgave at sikre, at vi overholder reglerne i Persondataforordningen. Du finder vores databeskyttelsesrådgivers kontaktoplysninger her: Bech- Bruun Advokatpartnerskab, CVR: , Langelinie Allé 35, 2100 København Ø, Telefon: , Sikker beskedfunktion: Hvilke oplysninger behandler vi? Det er typen af din henvendelse, der afgør, hvilke slags personoplysninger, vi behandler. Det kan være almindelige personoplysninger (navn, adresse, familieforhold, telefonnummer mv.), følsomme personoplysninger (bl.a. helbredsoplysninger) samt oplysninger om strafbare forhold og personnummer. Formålene med og retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger Vi behandler dine oplysninger for at kunne udføre vores opgaver som kommune. Vi er eksempelvis nødt til at behandle dine personoplysninger for at kunne sagsbehandle din sag. Vi behandler dine personoplysninger for at opnå en effektiv og rationel sagshåndtering, så vi kan holde styr på, hvilke henvendelser og sager vi er i gang med at behandle, har behandlet eller skal finde frem igen. Når vi behandler dine personoplysninger kan vi bedre og hurtigere finde frem til de rette henvendelser og sager, hvis det skulle blive nødvendigt. Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger afhænger af, hvilke slags personoplysninger, der er tale om, og din henvendelses karakter. Retsgrundlaget for behandling af dine almindelige personoplysninger vil almindeligvis være baseret på dit samtykke, opfyldelse af en kontrakt, vores retlige forpligtelser som dataansvarlig eller vores titel som offentlig myndighedsudøver jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b, c eller e. Retsgrundlaget for behandling af dine følsomme personoplysninger vil almindeligvis være baseret på dit udtrykkelige samtykke, vores arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser eller fastlæggelse af et retskrav jf. Persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, b eller f. Retsgrundlaget for behandling af oplysninger om strafbare forhold vil almindeligvis være baseret på vores titel som offentlig myndighedsudøver jf. Databeskyttelsesloven (L nr. 502 af 23. maj 2018) 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3. Retsgrundlaget for behandlingen af dit personnummer vil være baseret på en entydig identifikation af dig eller jf. Databeskyttelsesloven 11, stk. 1. Indsamling af dine personoplysninger Dine oplysninger bliver typisk indsamlet hos dig selv i forbindelse med din henvendelse til os. Dine personoplysninger vil imidlertid også blive indsamlet af andre end dig selv, nemlig fra andre offentlige myndigheder, offentlige registre og private samarbejdspartnere, når det er relevant for sagsbehandlingen af din henvendelse, og når vi har juridisk grundlag for det. Modtagere af dine personoplysninger Vi videregiver dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder og private samarbejdspartnere, når vi har juridisk grundlag for det i forhold til lovgivningen, eller når du har givet dit samtykke til det.

9 SIDE 9/11 Opbevaring af dine personoplysninger Vi opbevarer dine personoplysninger indtil formålet med din henvendelse er opnået eller så længe lovgivningen foreskriver det. Dine rettigheder Når vi behandler dine personoplysninger, har du ifølge Persondataforordningen følgende rettigheder som registreret: Ret til at få indsigt i dine personoplysninger (indsigtsretten). Ret til berigtigelse af urigtige personoplysninger (rettelse). I visse tilfælde ret til at blive glemt (slettet). I visse tilfælde ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger. Ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger. Hvis du vil vide mere om dine rettigheder eller gøre brug af dem, skal du kontakte os. Se vores kontaktoplysninger ovenfor. Klage til Datatilsynet Du har ret til at klage over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dem på. Du kan læse mere om Datatilsynet på

10 SIDE 10/11 BILAG 6: MASSEFORSENDELSE I DYNAMICTEMPLATE Masseforsendelser kan være en blanding af modtagere nogle med en digital postkasse og nogle uden. Hvis der er modtagere uden en digital postkasse (fjernprint-modtagere), skal du være særlig opmærksom på valg af metode til opfyldelse af oplysningspligten. Du kan læse mere om standardfrase og bilag hertil i bilag 1. Læs evt. mere om dynamictemplates masseforsendelse i reference 4. Du må ikke sende bilaget om behandling af personoplysninger med ud til alle som standard! Det er unødvendigt for den modtager, der kan klikke sig ind på hjemmesiden, via linket i brevet, og læse det samme. Trin for trin: For at vælge den rigtige metode vedr. oplysningspligten (frase eller bilag), er du nødt til at finde ud af, om der er modtagere uden en digital postkasse, som skal have bilaget med ud. Vælg print til Doc2mail, Afleveringssted: Kun Digital post resten afvises. Hvis du, når du har sendt til de digitale postkasser, får besked om, at forsendelser er blevet afvist, så betyder det, at der er modtagere uden en Digital postkasse. Disse forsendelser skal håndteres efterfølgende. Gå ind på Forsendelsesliste i Doc2Mail og markér Masseforsendelse.

11 SIDE 11/11 Tryk på knappen Vis forsendelser nederst til højre i skærmbilledet Her kan du se cpr.nr. på de modtagere, der er afvist, fordi de ikke har en digital postkasse: Nu laver du nu en ny version af flettekilden med disse modtagere. Lav derefter en masseforsendelse med den nye flettekilde. OBS! Flettebreve er en potentiel risikofaktor i forhold til sikkerhedsbrud. Vær meget opmærksom på, at det er de rigtige personoplysninger, der står ud for CPR-nr. eller CVR-nr. og ikke har forskubbet sig. Vælg print til Doc2mail, Afleveringssted: Fjernprint og tilføj bilaget Bilag Sådan behandler vi dine personoplysninger fra Bilagsbakken.