Referat af ordinært bestyrelsesmøde tirsdag den 14. august 2012, kl. 17:00, Protokollens

Transkript

1 Organisationsbestyrelsen CC: Forretningsfører Tony Sørensen CC: Referatmappen. Holbæk, den 15. august 2012 Referat af ordinært bestyrelsesmøde tirsdag den 14. august 2012, kl. 17:00, Protokollens side; 298 Sted: Organisationsbestyrelseslokalet i kælderen under foreningens kontor. Indkaldte / initialer / forkortelser Samtlige bestyrelsesmedlemmer samt forretningsfører Knud Nielsen (KN) Søren Waage (SW) Konni Lunau (KL) Helle Hjorth (HH) - afbud Dorthe Dalsgaard Fløe (DDF) Tony Sørensen (TS) Dagsorden 1.0 Organisationsbestyrelsen 1.1 Præsentation af Erik Løgstrup, Performex Human Resources og evt. godkendelse af udviklingsforløb 1.2 Godkendelse af referat fra seneste organisationsbestyrelsesmøde 1.3 Fremlæggelse af udkast til ny forretningsorden 1.4 Styringsrapport fremlæggelse af udkast til godkendelse 2.0 Drift 2.1 Års cyklus emner Budget Godkendelse af prisblad Godkendelse af udkast til budget for administrationskassen Godkendelse af udkast til budget for afdelingerne inkl. vedligeholdelsesplaner Godkendelse af udkast til antennebudget Planlægning af afdelingsmøder 8. september Indkaldelser og dagsordener

2 Udkast til beretninger for afdelingerne til godkendelse Fordeling af opgaver på afdelingsmøderne, herunder fremlæggelse af budgetter, dirigent-rolle og referatskrivning Ad pkt. 1.1 Præsentation af Erik Løgstrup, Performex Human Resources og evt. godkendelse af udviklingsforløb Erik Løgstrup præsenterede forslaget til et udviklingsforløb. OB vedtog at afholde et internt tema-møde forinden evt. indgåelse af aftale med Erik Løgstrup, Performex Human Resources, hvor man vil drøfte oplægget til en mulig proces, medlemmernes forventninger til formål, værdier m.m. Mødet afholdes tirsdag den 18. september 2012 kl og der tages udgangspunkt i det 4 punkts oplæg som Erik Løgstrup præsenterede (vedlægges ref.) Ad pkt. 1.2 Godkendelse af referat fra seneste organisationsbestyrelsesmøde OB godkendte referatet uden yderligere bemærkninger. Ad pkt. 1.3 Fremlæggelse af udkast til ny forretningsorden KN orienterede om, at man var blevet opmærksom på, at der et sammenfald mellem forretningsordenen og foreningens vedtægter, og at SW og KN vil udarbejdet et udkast til en forenklet forretningsorden. OB tog orienteringen til efterretning. Ad pkt. 1.4 Styringsrapport fremlæggelse af udkast til godkendelse Lovgivning Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Kapitel 21 Tilsyn og styringsdialog 107. Tilsyn med boligorganisationen og den selvejende institution føres af kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor boligorganisationen eller den selvejende institution har hjemsted, jf. 108, stk. 2. Bestemmelser i vedtægterne, hvorefter tilsynet med boligorganisationen føres af en anden offentlig myndighed, bevarer dog deres gyldighed, jf Tilsyn med boligorganisationens afdelinger føres af kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor afdelingen ligger, jf. dog stk. 2. Udgør boliger, der ligger i flere kommuner én afdeling, jf. 25, stk. 3, aftaler de implicerede kommunalbestyrelser, hvordan tilsynet udøves. Stk. 2. Tilsyn med de afdelinger, der er nævnt i 22, stk. 4, føres af kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor boligorganisationen har hjemsted Den kommunalbestyrelse, der fører tilsyn med henholdsvis boligorganisationen og afdelingerne, påser, at driften er i overensstemmelse med bestemmelserne herom i lov om almene boliger m.v., lov om leje af almene boliger, bestemmelser, der er udstedt i medfør af disse love, og boligorganisationens vedtægter. 2

3 Stk. 2. Boligorganisationens hjemsted skal fremgå af vedtægterne. Hjemstedet skal være i en kommune, som boligorganisationen har væsentlig tilknytning til enten i kraft af antal administrerede boliger eller i kraft af forretningssted, jf. dog stk. 3. Hvis boligorganisationen skifter hjemstedskommune, skal vedtægterne ændres. Den selvejende institutions hjemsted er den kommune, hvor institutionen ligger. Stk. 3. Uanset stk. 2, 2. pkt., kan en boligorganisation vælge at have hjemsted i den hidtidige kommune Den tilsynsførende kommunalbestyrelse og boligorganisationen skal føre en styringsdialog i form af regelmæssige møder om boligorganisationens virksomhed, herunder om udviklingen i de enkelte boligområder. Kommunalbestyrelsen sørger for, at der holdes et dialogmøde årligt. Indkaldelse til dialogmødet skal ske skriftligt og med passende varsel. Stk. 2. Har en boligorganisation afdelinger, som er beliggende i flere kommuner, fører den kommunalbestyrelse, hvori boligorganisationen har hjemsted, styringsdialog med denne. Stk. 3. Boligorganisationen skal årligt udarbejde en styringsrapport til kommunalbestyrelsen. Rapporten og boligorganisationens regnskaber for det seneste regnskabsår, jf. 71, stk. 1, lægges til grund for det årlige dialogmøde. Kommunalbestyrelsen fastsætter en frist for, hvornår boligorganisationen skal indsende styringsrapporten til kommunalbestyrelsen. Har boligorganisationen en afdeling i en anden kommune end den tilsynsførende for boligorganisationen, indsendes styringsrapporten tillige til denne kommunalbestyrelse. Stk. 4. Styringsrapporten tager udgangspunkt i perioden siden sidste dialogmøde eller en anden periode, som er fastsat af kommunalbestyrelsen. Stk. 5. Styringsrapporten skal indeholde informationer om boligorganisationens virksomhed og boligorganisationens oplæg til drøftelser mellem boligorganisationen og kommunalbestyrelsen om den fremtidige indsats. Følgende forhold indgår i rapporten: 1) En evaluering af boligorganisationens og dens afdelingers virksomhed inden for nærmere angivne områder, herunder oplysninger om større udfordringer og initiativer. 2) En redegørelse for centrale regnskabstal og andre nøgletal, hvis de afviger væsentligt fra det normale niveau. 3) Angivelse af et eventuelt behov for at indgå aftaler med kommunalbestyrelsen. 4) En opgørelse af status for aftaler, der tidligere er indgået med kommunalbestyrelsen. Stk. 6. Rapporten udformes og indsendes i elektronisk form til et centralt it-system, som anvises af Indenrigs- og Socialministeriet. Stk. 7. Kommunalbestyrelsen offentliggør en redegørelse for den gennemførte dialog på kommunens hjemmeside. Redegørelsen skal indeholde: 1) Et referat af drøftelsen mellem boligorganisationen og kommunalbestyrelsen, hvoraf begge parters vurdering af boligorganisationens virksomhed og udfordringer fremgår. 2) En kort beskrivelse af eventuelle aftaler, som er indgået mellem parterne. 3

4 Stk. 8. Kommunalbestyrelsen indberetter den redegørelse, der er nævnt i stk. 7, til det centrale it-system, som er nævnt i stk. 6 Indstilling I forbindelse med det kommende styringsdialogmøde i efteråret 2012, er der udarbejdet et udkast til en dokumentationsrapport som kan ses på: 1. Herinde ligger udkast til dokumentationspakkerne for henholdsvis selskabet og afdelingerne. Det indstilles at udkastet drøftes på OB-mødet før endelig fremsendelse til kommunen. OB reviderede udkastet, som efterfølgende blev endeligt godkendt. Der har været 2 sager i Beboerklagenævnet jf. styringsrapporten og til orientering har disse omhandlet: - husdyrhold - Støjklage (tilføjet ref. af TS) Ad pkt Budget 2013 Udkast til budget for administrationen og for afdelingerne, samt prisblad, udkast til antennebudget og vedligeholdelsesplaner blev gennemgået. Prisblad 2013, budget for administrationskassen og antennebudget blev godkendt. I afdelingerne 4/D, 14/Q, 16/R og 19/U er budgettet for aflønning af ejendomsfunktionærerne sat for højt. Dette reguleres ned hvorefter de lægges ud på - Budget Med henblik på at forbedre OB-medlemmernes muligheder for at være opdateret med de seneste informationer på afdelingsmøderne og til anvendelse på selv OB-møderne kan der investeres i Ipads til medlemmerne. Primohenlæggelserne for vedligeholdelsesplanerne rette ligeledes til og sendes ud på en , da de af tekniske årsager ikke kan lægges ind underwww.byg33.dk/bestyrelse. OB-medlemmerne bedes inden mandag den , give TS en tilbagemelding om hvorvidt at man har bemærkninger til budgetterne. Hvis der ikke er bemærkninger, kan budgetterne betragtes som godkendt, under forudsætning af, at der ikke kommer væsentlige ændringer til, efter budgetmøderne med afdelingsbestyrelserne. Ad pkt Planlægning af afdelingsmøder 8. september 2012 OB vedtog følgende fordeling af fremlæggelsen af budgetterne på afdelingsmøderne: 4

5 A Brogade , Rolighedsstræde = SW (med hjælp fra HM) D Munkholmvej = Afd.bst. E Erik Bannersvej, Henrik Thottsvej og Jørgen Rudsvej = Afd. Bst. F Borchsvej, Østerled og Labæk = TS H Valdemar Sejrsvej 13-43, Lindevej 1-3 = HH (med hjælp fra KL) K Hørhaven/Absalonsvej = Afd. Bst. L Kapellavej/Præstevænget = KN O Tårnvang = TS Q Marievej = TS R Bjergmarken/Samsøvej = KN U Piratstræde = TS TS deltager ikke i afdelingsmødet med afdeling H. 5