I mødet deltog fra repræsentantskabet: Mogens Mikkelsen afd Laurits Larsen afd Elly Standly afd Knud Holst afd.

Transkript

1 Boligselskabet Nykøbing Mors Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, Mandag den 22. februar 2016 kl , i gildesalen Fuglsøparken 20, 7900 Nykøbing Mors side 1 Godkendelse af referat Boligselskabet Nykøbing Mors Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesforhold Bestyrelsens kontaktoplysninger Bestyrelseshonorar Godkendelse af årsregnskab for selskab og afdelinger Godkendelse af revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af budget for selskab og afdelinger Styringsrapport og styringsdialog Udlejningsforhold Domea.dks Landskonference Feriefremleje/Feriebytte Markedsføring og synlighed Nybyggeri Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Afd tilskud fra dispositionsfonden Orientering fra afdelinger Mødeplanlægning Eventuelt... 8 I mødet deltog fra repræsentantskabet: Hanne Østergård, formand repræsentantskabet/org.best/30-25 Poul Kristensen repræsentantskabet/kommunen Mogens Mikkelsen afd Laurits Larsen afd Elly Standly afd Knud Holst afd Ansgar Nygaard org.best./vidensperson Øvrige deltagere: Driftsleder Preben Lundgreen, administrationen Mary Pinnerup afd Erik Gramstrup afd Hans Kristian Futtrup afd Anni Thomsen Domea.dk Servicecenter Bolig Nord, den 23. Februar 2016 Side 1 af 9

2 1 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 14. december Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Boligselskabet Nykøbing Mors 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Hanne Østergård havde følgende beretning i stikord: Fusion Servicecenter Bolig Nord I og II. Regionsmøde i Aalborg, den 15. april Garant og Rep. Møde i Domea.dk den 19. juni Formandsmøde på Scandic i Aalborg den 22. juni M.C. Holms Stiftelsen 100 år i oktober BL konference i Billund den 25-26/ Ferietilbud til børnefamilier. Robustborger. Hjertestarter Kløversti i Nykøbing. Ny forretningsføreraftale med Domea.dk Velkomstfoldere på arabisk Styringsdialogmøde med Morsø Kommune den 9. december Domea Konference i Kolding, den 28 november Afdelingesmøder den 3. februar 2016 Besøg af journalist og fotograf fra Domea.dk Nye rater i fjernevarmen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Anni Thomsen havde meldt afbud til mødet, hvorfor der ikke var nogen orientering. 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Orientering gives på mødet. Side 2 af 9

3 Referat: Der var lavet en rapport om boligsituationen på Mors. Der var et ønske om tæt samarbejde med bestyrelsen omkring tomme boliger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.4 Bestyrelsesforhold Navn Post Valg af Afgangsår Hanne Østergård Formand Rep.skabet 2016 Poul Kristensen Næstformand Rep.skabet 2017 Kommune Laurits Larsen Medlem Rep. skabet 2017 Mogens Mikkelsen Medlem Rep. Skabet 2016 Vakant Medlem Rep. Skabet 2016 Ansgar Nygaard Medlem Vidensperson 2016 Anni Thomsen Medlem Domea 2016 Afgangsorden indebærer, at formandsposten og Mogens Mikkelsen og vakant plads på valg. Endvidere er Ansgar Nygaard på valg som vidensperson for 1 år for at skabe balance i valgperioderne. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand + 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år samt vidensperson for 1 år. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Rettelserne blev meddelt. 2.6 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Honoraret fordeles p.t. således: Side 3 af 9

4 3½ andel til formanden, næstformanden 1 andel og øvrige bestyrelsesmedlemmer 1 andel. Beløbet indeksreguleres. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen besluttede, at der fortsat skal udbetales bestyrelseshonorar. 2.7 Godkendelse af årsregnskab for selskab og afdelinger Boligselskabets årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden var vedlagt. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. 2.8 Godkendelse af revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til var fremsendt med regnskabsmaterialet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.9 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 10 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen. Side 4 af 9

5 2.10 Godkendelse af budget for selskab og afdelinger Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Budgetter var fremsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetter. Referat: Bestyrelsen godkendte budget for selskab og afdelinger Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var fremsendt med regnskabsmaterialet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr. 9. februar 2016: Pt. er der 13 tomgange fordelt således: 30/17: Ingen tomgang 30/25: 6 stk. 30/26: 7 stk. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Side 5 af 9

6 Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Referat: Bestyrelsen besluttede, at feriefremleje og bytte ikke skulle være en mulighed for boligorganisationens beboere. 3 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligorganisationer. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Side 6 af 9

7 Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Bestyrelsen drøftede behovet for skiltning. 4 Nybyggeri Referat: Intet at bemærke. 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til var vedlagt som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 3017: underskud på kr ,00 Afdeling 3025: overskud på kr ,00 Afdeling 3026: overskud på kr ,00 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 5.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til var vedlagt som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Afdeling 3017: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr ,00 og indebærer en lejeregulering på 1,82 % pr. 1. oktober Afdeling 3025: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,68 % pr. 1. oktober Afdeling 3026: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,26 % pr. 1. oktober Side 7 af 9

8 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 5.3 Orientering om driftsforhold Referat: Ejendomsmester Jørgen Brandhøj går på pension, så der skal ansættes ny medarbejder. 5.4 Afd tilskud fra dispositionsfonden I afd er der problemer med at betale terminsydelser på grund af for små henlæggelser i afdelingen. Det indstilles, at der ydes et lån til afd fra dispositionsfonden. Referat: Det blev besluttet at der ydes et lån på kr. til afd rente- og afdragsfrit i 10 år. 5.5 Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Mødeplanlægning Referat: Næste møde blev aftalt til tirsdag den 17. maj 2016 kl i Fuglsøparken. 7 Eventuelt Referat: Det var intet at bemærke. Side 8 af 9

9 Domea Servicecenter Bolig Nord, den 23. februar 2016 Trine Bomholt/Preben Lundgreen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 9 af 9