Versionsbrev. LUDUS Web version Den 25. juli J.nr V

Transkript

1 Versionsbrev LUDUS Web version Den 25. juli 2013 J.nr V CSC Scandihealth A/S, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf , fax , sc-ludus@csc.com CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang Fremgangsmåde for ibrugtagning Opdatering Nyinstallation Ændringer og rettelser Generelt... 6 Justering af menusystemet... 6 Login til mobilapplikationen... 6 Menupunktet Studievejledning Lærere... 7 Tidsregistrering (tilkøbsfunktion)... 7 SMS eller mail i forbindelse med fraværsregistrering... 7 Upload af flere dokumenter ad gangen... 8 Ændring ved kursisttid for opgaver... 8 Løntimeskema for LVU Administration... 8 Mail til værger... 8 Tidsregistrering (tilkøbsfunktion)... 9 Kørsler... 9 Fraværsregistrering af genoptagne kursister med kursistpause Fremsøgning af frafald SU-lektioner i timetalsoversigten Ekstern forberedelse på intern prøve System Ny supplerende systemapplikation Skabeloner til sms og mail (ny systemdel) Logning af sms og mail (ny systemdel) Brugergrupper uden navn (gammel systemdel) Send besked (konfiguration i ny systemdel) Infoboks (konfiguration i ny systemdel) Øvrige rettelser Stavefejl ved undervisningsbeskrivelser Vurdering af, om en elevs fag opfylder krav til stx Overførsel af årskarakterer Genudvikling til Danskuddannelsen Fraværsoversigt rettet Overførsel af timer til LUDUS Skemaer (DU) Webhold (DU) Detaljeret fravær (DU) Den 25. juli 2013 Side 2 af 15

3 1. Leverancens omfang Der skal hentes og afvikles en enkelt fil fra vores hjemmeside, jf. vejledningen i afsnit 2 på næste side. Adressen er: csc.com/ludus, hvor du under Mere information ved højre kant vælger LUDUS Web. Den 25. juli 2013 Side 3 af 15

4 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning Læs eventuelt den generelle vejledning Installation og konfiguration af LUDUS Web, som ligger i vejledningsmappen på vores hjemmeside csc.com/ludus, og følg anvisningerne nedenfor. 2.1 Opdatering 1. Java skal på serveren være opdateret til version 7 (vælg 32-bit-version eller 64- bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Stop servicen LUDUS Web. 3. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Bemærk kravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bit-versionen kræves der 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32-bit-versionen er 1 GB. Installationsprogrammet finder den hidtil benyttede mappe og foreslår at anvende denne dette skal normalt blot godkendes. 4. Ved afslutningen af opdateringen åbnes et konfigurationsvindue. a. Her vises de aktuelt anvendte værdier for databaseserverens navn eller IP-nummer, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Normalt godkendes bare. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Her vises den aktuelt anvendte værdi for dokumentserverens navn samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. Normalt godkendes bare. c. Her vises den hidtil anvendte grænse for dokumenters størrelse (default 20 MB). Angiv eventuelt en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til den særlige mobil-applikation. Dette tilvalg lægger beslag på en licens til databasen, hvilket betyder, at antallet af samtidige brugere, der kan være logget på LUDUS (kerne), er én mindre, end det ellers ville være. e. Her vises de hidtil anvendte værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Normalt godkendes bare. f. Til sidst er det muligt at skifte fra det aktuelt benyttede SSL-certifikat til et andet. Normalt bør man undlade at skifte. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 25. juli 2013 Side 4 af 15

5 2.2 Nyinstallation 1. Java skal på serveren være opdateret til version 7 (vælg 32-bit-version eller 64- bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Installationsprogrammet foreslår en standardmappe til installationen, men man kan vælge en anden. Bemærk kravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bit-versionen kræves der 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32- bit-versionen er 1 GB. 3. Ved afslutningen af installationen kommer der en fejlmeddelelse: Der opstod en fejl under afviklingen af LUDUS Web konfigurator. Når denne meddelelse kommer, skal man omdøbe en fil i en undermappe til installationsmappen. I undermappen config er der dannet en fil med navnet ludus2.ini.csc. Denne fil skal omdøbes til ludus2.ini. 4. Start filen konfigurator.bat i installationsmappen. Dette åbner et konfigurationsvindue. a. Angiv databaseserverens navn eller IP-nummer, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Angiv navnet på dokumentserveren samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. c. Godkend grænsen på 20 MB for dokumenters størrelse, eller indtast en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til den særlige mobil-applikation. Dette tilvalg lægger beslag på en licens til databasen, hvilket betyder, at antallet af samtidige brugere, der kan være logget på LUDUS (kerne), er én mindre, end det ellers ville være. e. Godkend de foreslåede værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Kun i særlige tilfælde (store databaser) kan der være grund til at ændre. Kontakt eventuelt CSC i tvivlstilfælde. f. Til sidst er det muligt at angive, om man ønsker at benytte det SSLcertifikat, som kan genereres automatisk, eller man ønsker at benytte et separat indkøbt SSL-certifikat. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 25. juli 2013 Side 5 af 15

6 3. Ændringer og rettelser 3.1 Generelt Justering af menusystemet Udviklingen af LUDUS Web sker for tiden på to forskellige underliggende frameworks. Nye funktionaliteter udvikles primært til det nye framework og kan kendes på et mere gråligt udseende i modsætning til det gamle grønne. Samtidig overføres eksisterende funktionalitet løbende fra det gamle framework, så hele LUDUS Web efterhånden vil foreligge i det nye framework. Forskellen mellem de to frameworks betyder blandt andet, at nogle funktioner i overgangsperioden findes i to udgaver, og at den ene af dem findes i en ny rullegardinmenu længst til venstre i menulinjen. Ved udsendelsen af LUDUS Web version indeholder dette rullegardin disse funktioner: o Infoboks (nye beskeder m.m.) o Send besked o Registrer tid (ny tilkøbsfunktion, se punkt 3.2) o Indstillinger (svarer til det gamle Konfiguration) o Om LUDUS Web Alle funktioner i denne menu kan benyttes uden at forlade det menupunkt, man i forvejen har valgt. I de nye grå omgivelser ses den kendte rullegardinmenu Menu ikke med navnet, men med ikonet. Login til mobilapplikationen Hidtil har mobilapplikationen krævet login direkte via den indbyggede LUDUS Web brugerkonto. En del skoler benytter i stedet enten UNI-Login eller IT-supportcentrets fælles login til LUDUS Web, og brugerne har derfor skullet administrere to forskellige sæt login-oplysninger. Med udsendelsen af LUDUS Web version er der åbnet for at benytte ITsupportcentrets fælles login også på mobilapplikationen, og vi forventer at åbne for UNI-Login senere. Den 25. juli 2013 Side 6 af 15

7 Menupunktet Studievejledning På fanebladet Tilmeld kursist i menupunktet Studievejledning er der tilføjet en mulighed for at søge efter, om der er uger med overlap mellem de valgte holds skemaer. Dette gøres med knappen Vis konfliktoversigt. Der er desuden foretaget nogle rettelser i menupunktet Studievejledning: o Fanen Udmeld kursist: Nu kan der også udmeldes fra venteliste. o Fanen Udmeld kursist: Hvis udmeldingen er afsluttet, kursisten er udmeldt og brugeren vælger Start forfra, så er listerne Undervisningsmoduler og Ventelister nu ryddet. o Eksisterende regnskab: Her er sorteringen ændret således at nyeste postering står øverst. o Udskrift af skema: Når skemaet printes ud, printes det nu ud med datoerne for den uge der er valgt. 3.2 Lærere Tidsregistrering (tilkøbsfunktion) Lærere kan tidsregistrere fra et ikon i lærernes eget skema samt fra Registrer tid, der er placeret enten i den sekundære rullegardinmenu eller i det nye rullegardin med værktøj (afhængigt af, om læreren er i et menupunkt med de gamle grønne omgivelser eller et af de nye menupunkter med grå omgivelser). Udover den daglige, enkle tidsregistrering har lærerne adgang til mere administrative funktioner i menupunktet Tidsregistrering. Her kan læreren konfigurere tidsregistreringen, se oversigter og nemt foretage registreringer for en længere periode. Endelig kan lærerne stemple ind og ud via mobilapplikationen. Læs nærmere beskrivelse i onlinehjælpen under henholdsvis: o Skemaer >> Fanen Lærerskema >> Tidsregistrering i skemaet o Tidsregistrering o Smartphone >> Tidsregistrering SMS eller mail i forbindelse med fraværsregistrering Hvis skolen har tilkøbt sms (hhv. mail), er det nu muligt at afsende sms (hhv. mail) til enkeltkursister direkte fra den dialog, hvor fraværet registreres. Den 25. juli 2013 Side 7 af 15

8 Der kan på forhånd oprettes en skabelon med mulighed for individualiseret indhold, og læreren kan redigere indholdet før afsendelse. Skabelonerne oprettes i den nye systemdel i menupunktet Skabeloner, se afsnit 3.4. Upload af flere dokumenter ad gangen I menupunkterne Dokumenter og Konferencer kan man nu uploade flere dokumenter ad gangen ved først at zippe dem. Størrelsen af zip-filen er endnu begrænset af det generelle maksimum for filstørrelser. Hvis der i en periode er særligt behov for at overføre mange dokumenter til LUDUS Web, kan det derfor anbefales at øge dette maksimum midlertidigt (dette gøres ved at starte batchfilen konfigurator.bat, som ligger i installationsmappen til LUDUS Web, og angive det ønskede maksimum på tredje skærmbillede). Læs nærmere i onlinehjælpen. Ændring ved kursisttid for opgaver Den kursisttid, der er tildelt et modul, kan nu i menupunktet Opgaver ses på både fanebladet Status og fanebladet Afleveringsplan, sammen med en opgørelse af det antal kursisttimer, der er udmøntet til opgaver. Antallet af kursisttimer på et modul er nu tildelt på et nyt felt i kernesystemet. Dette er omtalt i versionsbrevet til LUDUS Løntimeskema for LVU Der er rettet en fejl i menupunktet Løntimer, så mertid og overtid for lærere på LVUoverenskomst nu vises i overensstemmelse med kernesystemet. 3.3 Administration Mail til værger Det er nu muligt at benytte LUDUS Web til at afsende mails til værger (forudsat, at skolen har tilkøbt den generelle mailfunktion). Værgerne udpeges ved at udvælge de kursister, de er værger for, samt eventuelt via værgenummer. Man kan udvælge kursister på basis af afdeling, klasse og modul, og det er muligt at fravælge myndige kursister. Den 25. juli 2013 Side 8 af 15

9 Indholdet af mailen kan baseres på skabeloner, som er oprettet i den nye systemdel i menupunktet Skabeloner, se afsnit 3.4. Tidsregistrering (tilkøbsfunktion) Hvis skolen har tilkøbt LUDUS Tidsregistrering, kan administrative medarbejdere i menupunktet Tidsregistrering udføre flere administrative funktioner i forhold til tidsregistreringen. De kan: o Eksportere forskellige oversigter til csv-format, der kan læses af Excel o Se oversigter for enkeltlærere (med mulighed for udskrift og eksport) o Administrere hvilke kategorier lærerne skal kunne tidsregistrere for o Sætte tidsfrist for lærernes registreringer, og angive, om lærerne må benytte typer Læs nærmere i onlinehjælpen under Tidsregistrering >> Administrationen. Kørsler Der er foretaget ændringer ved nogle kørsler: o Indsend brugeroplysninger til UNI-Login Skoler, der har tilkøbt udveksling med UNI-Login kan nu i kørslen Indsend brugeroplysninger til UNI-Login angive, hvor mange dage efter undervisningens afslutning en kursist skal have adgang til LUDUS Web. Læs nærmere i onlinehjælpen. Bemærk: Hvis denne kørsel i forvejen er sat til daglig afvikling, skal den fjernes og sættes op igen. o Opdater SU-startdatoer og SU-slutdatoer Denne kørsel er justeret, så den tager højde for, at skolen eventuelt har valgt en anden SU-lektionslængde end 45 minutter. Se mere sidst i versionsbrevet for LUDUS o Fremsøg og indsend SU-indberetning Denne kørsel kan nu også indberette HHX-elever. Den 25. juli 2013 Side 9 af 15

10 o Indsend til Tilbagemelding.dk Denne kørsel indsender de samme kursistdata til Tilbagemelding.dk som ellers er blevet indberettet fra LUDUS kernesystemet med menuvalget System >> Udtræk >> Tilbagemelding.dk. Kørslen kan afvikles som straks-kørsel, eller den kan afvikles som et fast job for hver afdeling. Se mere i onlinehjælpen. o Indsend til Eksamensdatabasen Der er rettet en fejl således at karakterer, prøvebeviser og eksamensbeviser med valideringsfejl ikke indsendes til Eksamensdatabasen. Indtil der er rettet op på fejlen, vil der i beskeden Indsendelse til Eksamensdatabasen under overskriften Følgende blev ikke indsendt pga. valideringsfejl fremgå, at disse karakterer, prøvebeviser og eksamensbeviser ikke indsendes. Karakterer, prøvebeviser og eksamensbeviser med valideringsfejl kan fremsøges i LUDUS kernesystem i menuen System >> Eksamensdatabasen. Klik her på Find beviser og karakterer. Fraværsregistrering af genoptagne kursister med kursistpause Genoptag-funktionen i LUDUS kernesystemet har kunnet give fejl i LUDUS Web, men er nu rettet. Mens fejlen eksisterede, har der kunnet ske fejl ved fraværsregistrering, idet genoptagne kursister med kursistpauser ikke blev fjernet ved fraværsregistreringen, hvorved der med stor sandsynlighed er registreret fravær i pausen. Disse (eventuelle) fejl kan der rettes op på ved at afvikle kørslen Opdater fraværsregistreringer for kursister med kursistpause i menupunktet Kørsler. Fremsøgning af frafald Der er indført et nyt felt på fanebladet Frafald i den avancerede søgning under Kursist. Her kan man nu fravælge moduler, hvor der kun er afholdt få skemabrikker. Læs nærmere i onlinehjælpen. Den 25. juli 2013 Side 10 af 15

11 SU-lektioner i timetalsoversigten Der er foretaget en ændring af måleenheden for lektioner på underfanebladet Timetalsoversigt i menupunktet Kursist, fanebladet SU. Se mere sidst i versionsbrevet for LUDUS Ekstern forberedelse på intern prøve Der er rettet en fejl i forbindelse med ekstern forberedelse ved planlægning af interne prøver i Prøveplanlægning. Datoen for ekstern trækning på en intern prøve kunne fejlagtigt overføres til den næste prøve, man arbejdede med. 3.4 System Ny supplerende systemapplikation Nyudvikling i LUDUS Web foregår primært i et nyt framework med adgang til bedre funktionalitet på brugerfladen. Den systemmæssige håndtering af denne nye del er lagt i en særlig systemdel. Den gamle systemapplikation findes stadig på adressen til LUDUS Web med tilføjelse af /system. Den nye systemapplikation findes tilsvarende på adressen til LUDUS Web med tilføjelse af ui/system. Eksempel: Hvis kursister, lærere og administrative medarbejdere benytter adressen for at logge på LUDUS Web, skal man for at logge på de to systemdele benytte følgende URL: (gammel systemdel) (ny systemdel) Skabeloner til sms og mail (ny systemdel) I menupunktet Skabeloner kan man på fanebladet SMS/Mail oprette skabeloner, der kan benyttes i forbindelse med forskellige funktionaliteter i LUDUS Web. Foreløbig kan der oprettes skabeloner til anvendelse i forbindelse med fraværsregistrering, onlinetilmelding (særligt tilkøbt applikation) og mail til værger. Den 25. juli 2013 Side 11 af 15

12 Logning af sms og mail (ny systemdel) Den nye systemdel indeholder en log over afsendte sms er og mails i menupunktet Log. Når der er valgt et datointerval, vises en kronologisk oversigt med angivelse af afsendelsestidspunkt, afsender og modtagere og med mulighed for at åbne en dialog med teksten. Brugergrupper uden navn (gammel systemdel) Det har været muligt at oprette brugergrupper uden navn. Denne uhensigtsmæssighed er nu rettet. Send besked (konfiguration i ny systemdel) Der er nu to udgaver af Send besked. Den nye udgave i de grå omgivelser kan konfigureres, så det er muligt at kontrollere, hvem de forskellige brugertyper kan sende beskeder til. Denne konfiguration sker i den nye systemdel under Indstillinger >> Konfiguration >> Send besked. Den hidtidige udgave af Send besked er som hidtil tilgængelig fra de gamle grønne menupunkter, og konfigurationen af den nye udgave gælder ikke for den gamle version. Det giver altså kun mening at konfigurere den nye udgave for brugere, der ikke har adgang til gamle menupunkter. Det vil senere blive muligt at fravælge adgangen til den gamle udgave af Send besked. Infoboks (konfiguration i ny systemdel) Den nye infoboks (fx nye beskeder) åbner som en dialog hen over det åbne menupunkt, hvor den gamle infoboks lå ved siden af det åbne menupunkt og derfor tog noget af pladsen på skærmen. Når der er beskeder, der ikke er markeret som læst, vil den nye infoboks automatisk åbne oven på menupunktet, når man skifter til et gråt menupunkt fra et grønt. Dette kan ændres i den nye systemdel, så infoboksen ikke åbnes automatisk, men skal åbnes ved valg af funktionen Infoboks. Den 25. juli 2013 Side 12 af 15

13 3.5 Øvrige rettelser Stavefejl ved undervisningsbeskrivelser Der er tilføjet et s, så der nu står Forløbsoversigt. Vurdering af, om en elevs fag opfylder krav til stx Denne vurdering sker på fanebladet STX kontrol i menupunktet Kursist. Der er rettet en fejl, som gjorde, at vurderingen ikke kunne foretages for enkelte elever. Overførsel af årskarakterer Hvis skolen manuelt har oprettet afsluttende årskarakter i LUDUS, er det ikke muligt at overføre årskarakterer fra LUDUS Web (fanebladet Overfør årskarakterer i det administrative menupunkt Karakterer). LUDUS Web giver nu en besked om hvorfor, i stedet for blot at melde en fejl. Den 25. juli 2013 Side 13 af 15

14 4. Genudvikling til Danskuddannelsen Med LUDUS Web version frigives fjerde del af den særlige genudvikling for udbydere af danskuddannelsen. Udover øget funktionalitet og fejlrettelser (se nedenfor) er der suppleret en hel del i onlinehjælpen. Den enkelte skole kan vælge, om man ønsker at tage de nye muligheder i brug for nogle hold, eller man fortsat vil administrere som hidtil. Genudviklingen er knyttet til særlige webhold, som administreres i LUDUS Web, jf. Tips & Tricks nr. 83 Webhold for danskuddannelsen. Denne vejledning findes på kundenettet, og der er direkte link til den fra onlinehjælpen. I forbindelse med beslutningen om, hvorvidt skolen vil benytte webhold, skal man være opmærksom på følgende: o Danskuddannelsen kan håndteres fuldstændig som hidtil. Skolen behøver ikke igangsætte brugen af de nye webhold, men kan anvende LUDUS Suite som vanligt. o Man bør starte med oprettelse af max. 2-3 hold. Det er muligt at benytte den kendte del af LUDUS Web, hvor data stammer fra LUDUS, og fortsætte som hidtil samtidig med, at man skifter til brug af webhold for 2-3 hold med tilhørende kursisttilmeldinger. o Webhold med tilhørende kursisttilmeldinger og fraværsregistreringer kan ikke ændres i LUDUS. o Rapporten DU LUDUS Web detaljeret fravær med fraværsårsag [S] vil ikke vise fraværsårsager, der er registreret i skemaer for webhold. Fraværsoversigt rettet Fraværslektioner og Tilbudte lektioner for den første dag i en måned blev ikke vist på udskriften, som kan vælges i menupunktet Detaljeret fravær (DU). Dette er nu rettet. Overførsel af timer til LUDUS Fejlagtigt blev timer dagen efter en udmelding eller modulskift medtaget som tilbudte timer på den konverterede modulkursist. Der blev dermed talt dobbelt timer denne dag. Når kørslen Opdater LUDUS-hold fra webhold er udført, vil disse timer blive opdateret korrekt til LUDUS. Den 25. juli 2013 Side 14 af 15

15 Skemaer (DU) o Webholdskema/Lærerskema/Lokaleskema: Der er nu mulighed for at tilføje og/eller fjerne lærere på enkelte samt tilsvarende skemabrikker. Der kan endvidere angives fraværsårsag, vikarpåsætning samt procentvis løntildeling for disse. Læs mere herom i onlinehjælpen. o Der er tilføjet en datovælger til ugeskemaerne. Endvidere vises ugenumre. o Mit skema/lærerskema: Der er ændret i skemabrikkerne, så der i første linje vises hold-navn, herefter klokkeslæt, lokale og evt. lærere (såfremt det ikke er eget hold). o Lærerskema >> Opret skemabrikker: Det er nu muligt at oprette flere lektioner på én gang. Læs mere herom i onlinehjælpen. o Lærerskema: Der er rettet en fejl, som gjorde, at læreres initialer (i skemabrikkerne) ikke blev vist korrekt ved anvendelse af Internet Explorer 8. o Mit skema: For kursister med kursistpause blev der vist skema, hvor kursisten havde pause. Fejlen er rettet. o Værkstedet >> Slet skemabrikker: Der kommer nu en fejlmeddelelse, når der vælges Næste, hvis slutdato ligger før startdato. Webhold (DU) o Lærere og administrative medarbejdere kan nu for webhold sende en besked og printe en deltagerliste fra fanebladet Aktive kursister og Udmeldte kursister. Hvis skolen har tilkøbt muligheden for at sende sms eller mail, er disse muligheder ligeledes tilgængelige for alle lærere og alle administrative medarbejdere. o Listen over hold sorteres nu på HoldId i stedet for holdnavn. o Fraværsoversigt: Nederst på vinduet vises nu lærer/lærere, som har været aktiv/aktive inden for den måned, der er valgt. o Fejlagtigt blev timer dagen efter en udmelding eller modulskift medtaget som tilbudte timer på den konverterede modulkursist. Der blev dermed talt dobbelt timer denne dag. Når kørslen Opdater LUDUS-hold fra webhold er udført, vil disse timer blive opdateret korrekt til LUDUS. Detaljeret fravær (DU) o Lektioner for den første dag i en måned blev ikke vist på udskriften. Dette er nu rettet. Den 25. juli 2013 Side 15 af 15