LEVERANDØRVEJLEDNING Forbrugsartikler

Transkript

1 LEVERANDØRVEJLEDNING Forbrugsartikler

2 50.20 Forbrugsartikler Introduktion Formålet med denne vejledning er at give medarbejderne hos leverandøren på den forpligtende aftale Forbrugsartikler en kort introduktion til kontraktmaterialet. Vejledningen giver desuden et hurtigt overblik over, hvilke kunder der er tilsluttet aftalen, samt hvilke forpligtelser der følger med at være leverandør på aftalen. Denne vejledning er en del af det implementeringskit, som SKI har udarbejdet for, at du og kunderne på aftalen kommer godt i gang med at bruge den. Det øvrige materiale til kunderne består af: side med samlede oplysninger om aftalen Faktaark om aftalen Kundevejledning Kort om aftalen Forbrugsartikler er en forpligtende aftale. SKI udbyder de forpligtende aftaler på vegne af og i tæt samarbejde med kommunerne. Formålet med aftalerne er at effektivisere indkøbet ved at samle og koordinere kommunernes anskaffelser. Albertslund Kommune Allerød Kommune Assens Kommune Ballerup Kommune Billund Kommune Birkerød Gymnasium, HF, IB & Kostskole Center for Tandregulering Nordvestjylland Bornholms Regionskommune Brøndby Kommune Brønderslev Kommune Christianshavns Gymnasium Danmarks Tekniske Universitet Dragør Kommune Egedal Kommune Favrskov Kommune FFV Energi & Miljø A/S Faxe Kommune Fredensborg Kommune Frederiksberg Kommune Frederikshavn Kommune Frederikssund Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Gentofte Kommune Gladsaxe Kommune Glostrup Kommune Greve Kommune Gribskov kommune Guldborgsund Kommune Haderslev Kommune Halsnæs Kommune Helsingør Kommune Herlev Kommune Hillerød Kommune Hjørring Kommune Holbæk Kommune Horsens Kommune Hedensted Kommune Hvidovre Kommune Hørsholm Kommune Ishøj Kommune Jammerbugt Kommune Kalundborg Kommune Kerteminde Kommune Kommunernes Landsforening Københavns Kommune Køge Kommune Langeland Kommune Lejre Kommune Lyngby-Taarbæk Kommune Læsø Kommune Mariagerfjord Kommune Nordfyns Kommune Norddjurs Kommune Nyborg Kommune Næstved Kommune Odder Kommune Odense Kommune Odsherred Kommune Randers Kommune Rebild Kommune Ringkøbing-Skjern Kommune Ringsted Kommune Rudersdal Kommune Røde Kors Asyl Rødovre Kommune SamAqua A/S Skanderborg Kommune Skive Kommune Slagelse kommune Solrød Kommune Sorø Kommune Stevns Kommune Struer Kommune Svendborg kommune Syddjurs Kommune Sønderborg Kommune Tønder Kommune Tårnby Kommune University College Lillebælt Vallensbæk Kommune Varde Kommune Vejen Kommune Vejle Kommune Vesthimmerlands Kommune VIA University College Viborg Kommune Vordingborg kommune Aabenraa Kommune Aalborg Kommune Aalborg Universitet Aarhus Kommune En projektgruppe med faglige repræsentanter fra en række kommuner har deltaget i udarbejdelsen af udbuddet for at sikre at sortimentet på aftalen bedst muligt imødekommer kommunernes indkøbsbehov på området. Abena A/S er valgt som leverandør på aftalen efter kriteriet Økonomisk mest fordelagtig pris. Hvem kan benytte aftalen Aftalen kan anvendes af nedenstående 80 kommuner samt 11 øvrige offentlige organisationer, der har tilsluttet sig aftalen i tilslutningsperioden. De tilsluttede kunder er: Andre offentlige organisation end kommunerne har mulighed for at tilslutte sig aftalen i løbet af driftsperioden. Du skal være opmærksom på, at andre offentlige organisationer end kommunerne, der ønsker at tilslutte sig aftalen skal udfylde tilslutningsaftalen Øvrige kunder og sende den til SKI pr. til [email protected], før de kan købe ind på aftalen. Hvad indebærer kundens forpligtelse på rammeaftalen De tilsluttede kommuner og øvrige offentlige or- 2

3 ganisationer er forpligtet til at købe ind på aftalen, når varer i aftalen sortiment kan opfylde kundens indkøbsbehov. De tilsluttede kommuner og øvrige offentlige organisationer er kun forpligtet til at købe ind på den del af sortimentet på aftalen, de har tilsluttet sig. De er dog ikke forpligtet til at aftage for et bestemt beløb. Du kan se, hvilke dele af sortimentet den enkelte kunde har tilsluttet i bilag I - Kundeliste. Hvad indebærer leverandørens forpligtelse på aftalen Leverandøren er forpligtet til at levere de produkter, der er omfattet af rammeaftalens sortiment jf. bilag VII.B Tilbudsliste. Leverandøren skal overholde de krav og vilkår, der er angivet i rammeaftalen og dennes bilag. Når leverandøren tager kontakt til eller bliver kontaktet af kunder og dennes eventuelle decentrale indkøbere, skal leverandøren vederlagsfrit og loyalt rådgive kunden om dennes muligheder for at gøre brug af rammeaftalen. Leverandøren må ikke markedsføre eller sælge produkter uden for rammeaftalens sortiment, hvis kundens indkøbsbehov kan blive dækket af aftalens sortiment. Leverandøren skal sørge for, at kunderne har adgang til opdaterede produkt- og sikkerhedsdatablade samt, hvor det er påkrævet, præudfyldte arbejdspladsbrugsanvisninger. Leverandørens produkter skal overholde de krav og vilkår, der er i aftalen og rammeaftalen, herunder aftalens bilag V-CSR, bilag VII.A -kravsspecifikation, bilag VII.B-leverandørens priser samt øvrige underliggende bilag til aftalen og rammeaftalen og i øvrigt være lovlige i Danmark på tidspunktet for deres levering til kunden. Kunden skal have mulighed for at foretage bestilling via eget e-handelssystem, leverandørens webshop, , telefon og via bestillingsskemaer, der udarbejdet af kunden selv til brug for centrale og decentrale institutioners bestilling. Leverandøren skal stille en kundesupport til rådighed for kunderne, så de tilsluttede kunder og dennes slutbrugere hurtigt kan komme i kontakt med leverandøren og få hjælp til spørgsmål og udfordringer, der relaterer sig rammeaftalen. Kunden skal have adgang til supporten via telefon, og/eller på leverandørens hjemmeside/kundeportal. Supporten skal være åben for henvendelser mandag-torsdag fra kl og fredag fra kl Ved telefonisk henvendelse må ventetiden ikke overstige ½ time. Henvendelser via og leverandørens hjemmeside/kundeportal skal besvares senest næstkommende arbejdsdag inden for kundesupportens åbningstid. Hvis leverandøren anvender underleverandører, er det leverandørens ansvar, at leverancen leveres. Leverandøren hæfter ligeledes for egne og underleverandørens produkter og øvrige forhold. Leverandøren skal maksimalt fire gange årligt levere statistik over kundernes indkøb. Indholdet af statistikken ud over minimumskravene (jf. Rammeaftale mellem Leverandøren og Kunden pkt. 4.4), format og frekvens, kan aftales med kunden. Kopi skal sendes til SKI. Hvordan køber brugeren ind på aftalen Kunden bestiller via eget e-handelssystem, leverandørens webshop, telefon, eller via bestillingsskemaer udarbejdet af kunden til brug for centrale og decentrale institutioners bestilling. Du kan læse mere om din forpligtelse til at understøtte e-handel i bilag VI, punkt 6. Ved bestilling skal brugeren som minimum oplyse følgende: De produkter der ønskes bestilt, herunder Leverandørens varenummer Antal, mængde og omfang af produkter Adresse på leveringssted(er), leveringsstedets EAN-nummer samt angivelse af eventuel anvist 3

4 plads Kundens navn (organisationen) og eventuelt CVR-nummer Bestillerens navn Én bestilling kan indeholde en eller flere leverancer med flere forskellige leveringsdatoer. De tilsluttede kommuner og andre offentlige organisationer skal ved opstart af aftalen fastlægge 2 ugentlige leveringsdage. Der skal dog være min. en hverdag mellem de faste leveringsdage. Levering Ordren skal leveres på kundens adresse medmindre kunden har angivet en alternativ leveringsadresse ved afgivelse af ordren. Kunden har mulighed for at få ordren leveret på etageniveau eller i kælder, men det skal oplyse i bestillingen. Levering er først gennemført, når leverancen er overgivet til kunden på det aftalte leveringssted. Kunden har mulighed for ved bestillingen af sine produkter at aftale, at leverandøren skal ringe eller sende en sms med det forventede leveringstidspunkt (klokkeslæt). Gebyr Leverandøren kan opkræve et leveringsgebyr på 75 kr. ved ordre under 200 kr. Leverandøren kan opkræve pant på 85 kr./palle for en EUR-palle. Beløbet skal dog betales tilbage til kunden senest 30 dage efter kunde har tilbageleveret pallen. Returnering af varer Kunden har 15 arbejdsdages returret, fra den dag kunden modtog produktet. Returnering/ombytning sker for kundens regning, men leverandøren er forpligtet til at vælge den billigste løsning og skal kunne dokumentere de faktiske omkostninger ved returneringen. Køb i anbrud Kunden skal kunne købe i anbrud, hvis leverandørens mindste salgsenhed er for stor i forhold til kundens konkrete indkøbsbehov. Kunden har ret til at købe i anbrud, så længe den inderste forpakning er egnet til fragt. Hvad skal fremgå af ordrebekræftelsen Ordrebekræftelsen skal sendes via eller kundens indkøbssystem senest 24 timer fra modtagelse af bestilling. Ordrebekræftelsen skal indeholde følgende oplysninger: Produktets SKI-id nr. og produktets varenummer, som skal være det samme nummer som fremgår af E-handelskatalog og webshop Antal/mængde/omfang af produkter. Angivelse af hver enkelt produkt, produktnavn samt produkttype, herunder med stykpris for hver vares salgsenhed og subtotal for det samlede antal af et givent produkt; Total pris, eksklusiv moms; Total pris, inklusiv moms Leveringssted(er) samt angivelse af eventuel anvist plads Kundens navn (organisationen) og EAN- eller CVR-nummer. Bestillerens navn. Unikt ordre- eller bestillingsnummer, som sætter kunden i stand til at sammenholde ordrebekræftelsen med fakturaen. Leveringsdato Navn og adresse på leverandør CVR/SE-nummer: Det CVR/SE-nummer, som ordrebekræftelsen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i leverandørens tilbud, og som fremgår af kontrakten Kunden har ret til at ændre i bestillingen eller foretage afbestilling helt eller delvist indtil kl. 16 to arbejdsdag før leveringsdagen. Leverandøren har ikke krav på ændrings- eller afbestillingsgebyr eller anden kompensation i forbindelse med ændringen eller afbestillingen. 4

5 Krav til faktura Fakturering skal ske i henhold til lov om offentlige betalinger mv. Den elektroniske faktura skal sendes i henhold til bekendtgørelse nr. 364 af 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Fakturaen skal ligeledes fremsendes via en VANS-leverandør. OBS: Ved første implementeringsmøde med kunden, kan leverandøren med fordel få udleveret en komplet liste over kommunens tilhørende enheder, som skal benytte aftalen. Således kan leverandøren oprette alle enheder korrekt i deres system, inden den første ordre afgives. Dette for at sikre korrekt levering. Den elektroniske faktura skal indeholde følgende oplysninger: Udstedelsesdato (fakturadato) Rammeaftalens navn og nr. Kontokode Fakturanummer Ordrenummer, som sætter kunden i stand til at sammenholde fakturaen med or-dren. Bestillende enhed: Navnet på den enhed hos kunden, som har afgivet bestillingen Bestillerens navn fx brugernavn EAN-nummer/CVR-nummer på den bestillende enhed Leverandørens navn, adresse og CVR-/ SE-nummer Leverancens art og mængde: Produktbetegnelse (Forkortelser er ikke tilladt) Leverandørens varenummer SKI-ID nr. Antal/mængde/enhed. Stykpris pr. produkt, eksklusiv moms UNSPSC-kode Bestillingsdato Leveringsdato Leveringsadresse Subtotal, eksklusiv moms Subtotal pris, inklusiv moms Forfaldsdato Betalingsfristen er senest 30 dage efter, at kunden har modtaget en korrekt og fyldestgørende elektronisk faktura. Rammeaftalens løbetid Aftalen er gældende fra den 8. juli 2016 og løber i 4 år uden mulighed for forlængelse. Pris Alle priser er angivet i danske kroner inklusiv alle på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen gældende afgifter og told dog eksklusiv moms. Priserne jf. bilag VII.B -Tilbudsliste inkluderer samtlige omkostninger i relation til leverancen fx udgifter til administration, fakturering, transport og leveringsomkostninger samt udgifter til drift af rammeaftalen i øvrigt. Prisregulering Priserne reguleres hver 12. måned regnet fra den 1. i måneden for ikrafttrædelsen. Priserne i e-kataloget reguleres i forhold til Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. For yderligere information omkring prisregulering henvises til Bilag IV Regulering af priser. Prisregulering ved ændringer i told og afgifter Priserne reguleres med nettokonsekvensen i forhold til ændringer i lovpligtig told og afgifter med indvirkning på produkter omfattet af aftalevilkårene i dennes varighed. Ved prisændringer som følge af ændringer i lovpligtig told og afgifter skal leverandøren fremsende behørig dokumentation til SKI for afgiftsændringen/toldændringen. Leverandøren kan foretage reguleringen efter SKI s godkendelse af dokumentationen. Der er ikke mulighed for kursregulering og/eller øvrig prisregulering. Substitution af varer Et produkt kan kun udgå, hvis det udgår fuldstændig af produktion og/eller ikke længere udbydes til salg 5

6 på markedet i Danmark. Det betyder, at leverandøren ophører med at markedsføre, levere og distribuere produktet i Danmark. Produktet kan kun udgå på aftalen, hvis det substitueres med et andet produkt, der opfylder kravene for substitution jf. Bilag III Opdatering af sortiment (se pkt. 2). Produktafgang Leverandøren skal lade et produkt udgå af rammeaftalens sortiment, såfremt leverandøren ophører med at markedsføre et produkt i Danmark (end of sale). Det er dog ikke muligt blot at lade et produkt udgå, såfremt det er muligt at substituere med et andet produkt. Produkttilgang Leverandøren er berettiget til at tilføre nye produkter til rammeaftalens sortiment, hvis leve-randøren begynder at markedsføre en ny variantaf et produkt, der findes i aftalens sortiment, hvis den nye variant opfylder kravene for produkttilgang jf. Bilag III Opdatering af sortiment (se pkt. 4). 6

7 Mere information Ønsker du mere information om rammeaftalen er du velkommen til at gå ind på ski.dk. Her kan du blandt andet finde vejledninger og øvrige dokumenter, som kan hjælpe dig til at bruge aftalen bedst muligt. Du er altid velkommen til at kontakte SKI s kundeservice på telefon , hvis du har spørgsmål til aftalen. Kontakt Peter Oppenlænder Madsen, Kontraktansvarlig, Telefon , [email protected] Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen, H.C. Hansens Gade København S Telefon