Fælleskommunalt Redningsberedskab for Norddjurs- og Syddjurs Kommuner. Brand og Redning Djursland

Transkript

1 Fælleskommunalt Redningsberedskab for Norddjurs- og Syddjurs Kommuner Brand og Redning Djursland Årsrapport 2011

2 1 Indholdsfortegnelse Side FÆLLESSKABSOPLYSNINGER 2 PÅTEGNINGER Ledelsens påtegning 3 Beredskabskommissionens påtegning 3 Den uafhængige revisors erklæringer 4-5 FÆLLESSKABETS ÅRSBERETNING Ledelsens årsberetning 6-7 Hoved- og nøgletal 7 FÆLLESSKABETS ÅRSREGNSKAB 2011 Anvendt regnskabspraksis 8-10 Driftsregnskab 11 Balance 12 Noter til driftsregnskab og balance BILAG 1 Specificeret udgiftsregnskab

3 2 Fællesskabsoplysninger Fællesskab: Fælleskommunalt redningsberedskab for Norddjurs - og Syddjurs Kommuner N.P.Josiassens Vej Grenaa CVR nr Telefon: Hjemmeside: norddjurs@norddjurs.dk leib@norddjurs.dk Hjemsted: Regnskabsår: Grenaa 1. januar december Beredskabskommission: Jan Petersen, formand Kirstine Bille, næstformand Torben Jensen Tom Bytoft Jørgen Brøgger Per Zeidler Politidirektøren Direktion: Beredskabschef Leif Bang Revision: BDO Kommunernes Revision Godkendt Revisionsaktieselskab Provstegade 10, Randers C

4 3 Påtegninger Ledelsens påtegning Undertegnede har dags dato aflagt årsrapporten for 2011 for Fælleskommunalt Redningsberedskab for Norddjurs og Syddjurs Kommuner. Årsrapporten bygger på de obligatoriske oversigter og redegørelser, der skal aflægges i overensstemmelse med Lov om Kommunernes Styrelse og reglerne i Økonomi- og Indenrigsministeriets Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Vi anser den valgte regnskabspraksis for hensigtsmæssig, således at årsregnskabet giver et retvisende billede af fællesskabets aktiver og passiver, finansielle stilling samt årets økonomiske resultat. Grenaa, den 23. april 2012 Beredskabschef Beredskabskommissionens påtegning Beredskabskommissionen for Det Fælleskommunale Redningsberedskab for Norddjurs og Syddjurs Kommuner har i dag behandlet og vedtaget årsregnskabet for regnskabsåret Grenaa, den 23. april 2012 Jan Petersen Formand Torben Jensen Kirstine Bille Næstformand Tom Bytoft Jørgen Brøgger Per Zeidler

5 4 Den uafhængige revisors erklæringer Til den fælles beredskabskommission for Fælleskommunalt Redningsberedskab for Norddjurs og Syddjurs Kommuner Påtegning på årsregnskabet Vi har revideret årsregnskabet for Fælleskommunalt Redningsberedskab for Norddjurs og Syddjurs Kommuner for perioden 1. januar til 31. december 2011, der omfatter anvendt regnskabspraksis, driftsregnskab, balance og noter til driftsregnskab og balance. Årsregnskabet er udarbejdet efter Økonomi- og Indenrigsministeriets regnskabsbestemmelser. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regnskabsbestemmelser. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Her ud over er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført revisionen i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning samt god offentlig revisionsskik jf. Lov om kommunernes styrelse. Dette kræver at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører revisionen for at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet er uden væsentlig fejlinformation. En revision omfatter udførelse af revisionshandlinger for at opnå revisionsbevis for beløb og oplysninger i årsregnskabet. De valgte revisionshandlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurdering af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for redningsberedskabets udarbejdelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede. Formålet hermed er, at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af redningsberedskabets interne kontrol. En revision omfatter endvidere vurdering af, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af årsregnskabet.

6 5 Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af redningsberedskabets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2011 samt af resultatet af redningsberedskabets aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. januar december 2011 i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regnskabsbestemmelser. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysning om forståelse af revisionen Redningsberedskabet har i overensstemmelse med Lov om kommunernes styrelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen for regnskabsåret 2011 medtaget det korrigerede budget for Disse sammenligningstal har ikke været underlagt revision. Udtalelse om ledelsesberetningen Vi har gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den udførte revision af årsregnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med årsregnskabet. Randers, den 23. april 2012 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Ole Nielsen Registreret revisor

7 6 Fællesskabets årsberetning Ledelsens årsberetning Opgaver Redningsberedskabets opgave er at forebygge, begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendom og miljøet ved ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger, eller overhængende farer herfor. Beredskabet skal endvidere kunne indkvartere og forpleje evakuerede og andre nødstedte. Det kommunale redningsberedskab skal kunne yde en forsvarlig indsats ved brand eller overhængende fare for brand, ved sammenstyrtningsulykker, togulykker, flyulykker til lands, skibsulykker ved kaj, redningsopgaver i søer, moser, åer og havne, brønd - og højderedningsulykker, naturkatastrofer, og uheld med farlige stoffer på landjorden i søer, moser, åer og havne. Årets væsentligste begivenheder I 2011 blev de tre ubemandede vagtcentraler samlet i én vagtcentral. Station Hornslet og Rønde overgik den 1. januar til kommunal drift. Før kommunesammenlægningen havde kommunerne på Djursland 4 indsatsledervagter de er nu skåret ned til to, en i vest (Hornslet) og en i øst (Grenaa). I forbindelse med ændringerne på indsatsledervagten blev alle holdledere uddannet til holdleder som teknisk leder hvilket medførte, at de alene leder alle mindre indsatser. Indsatslederen kaldes først ved fare for personskade eller ved større hændelser. Denne ordning trådte i kraft den 1. december 2010, så 2011 er det førte hele år, hvor ordningen har fungeret. Udvikling i forudsætninger i forhold til budget Budget 2011 blev udarbejdet ud fra kontrolbuddets beregninger. I foråret blev det klart, at hvis der ikke blev tilført flere midler, ville regnskabet for 2011 vise et større underskud. Beredskabet fik derfor i august tilført kr. Regnskabet endte med en mindreudgift grundet større indtægter end beregnet. På udgiftssiden er der forsat udgifter, der kan føres tilbage til klagesagen, der blev rejst i forbindelse med, at beredskabet blev sendt i udbud. Mål og evaluering på væsentlige områder Målsætningen er, at sikre borgerne en hurtig og effektiv indsats samt sikre, at der iværksættes en hurtig følgeskadebekæmpelse, så skaderne minimeres. Beredskabets hurtige og effektive indsats kræver, at beredskabet kan ansætte det nødvendige antal deltidsbrandmænd, der døgnet rundt kan afgå fra brandstationen på 5 minutter. Det kan derfor forventes, at det på grund af samfundsudviklingen i årene fremover bliver vanskeligt at rekruttere tilstrækkeligt med deltidsansatte til at opfylde målsætningen.

8 7 Forventninger og fremtidige mål Der er et stort pres på drift af materiel og bygninger. Driftsområdet er normeret med ét årsværk som blev fastlagt, da beredskabet havde tre stationer. Ved sammenlægningen til Brand og Redning Djursland, er antallet af stationer vokset til ni stationer, hvilket bevirker at driftsområdet ikke kan foretage eftersyn og reparationer på et tilfredsstillende niveau. Forebyggelsesafdelingen kan med en normering på to medarbejdere løse de daglige forebyggelsesopgaver, der udover at foretage ca. 700 brandsyn pr. år, skal foretage brandteknisk byggesagsbehandling og rådgive bygherre i forbindelse med om- og tilbygninger. Udover de daglige opgaver er forebyggelsesafdelingen også involveret i beredskabsplanlægningen og den risikobaserede dimensionering for de to kommuner. I beredskabsplanen er den generelle del udarbejdet, men alle delplanerne mangler. I 2013 skal den risikobaserede dimensionering udarbejdes og vedtages inden kommunevalget. Det bliver meget vanskeligt med den nuværende normering, at nå dette mål. Det må forventes, at der i de kommende år skal bruges flere ressourcer på vedligeholdelsesuddannelsen. Beredskabet får tilført flere og flere opgaver, og for at sikre en effektivt indsats på skadestedet, kræver det flere øvelsesaktiviteter end tilfældet er i dag. Hoved- og nøgletal Mio. kr. Regnskab 2011 Regnskab 2010 Regnskab 2009 Udgifter, brutto 18,948 20,283 18,688 Indtægter, brutto -18,948-20,283-18,688 Nettoudgift pr. indbygger: (kr.-øre) 215,32 233,26 212,00

9 8 Anvendt regnskabspraksis Generelt Fælleskommunalt redningsberedskab for Norddjurs og Syddjurs Kommuner er en fælleskommunal virksomhed oprettet efter styrelseslovens 60, hvorfor regnskabet aflægges i henhold til gældende lovgivning og efter de retningslinjer, der er fastlagt af ministeriet i Budget- og Regnskabssystem for kommuner. God bogføringsskik Fællesskabets bogføring foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik. Den gode bogføringsskik kan beskrives som den praksis, der til enhver tid anses for god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk inden for bogføringsområdet. Det er en forudsætning for god bogføringsskik, at reglerne i Budget- og Regnskabssystem for kommuner samt øvrige relevante forskrifter er fulgt. Regnskabsmaterialet omfatter de faktiske registreringer, herunder transaktionsspor, beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling, beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale, bilag og anden dokumentation, oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet, regnskaber samt revision. Ændringer i anvendt regnskabspraksis Der er ingen udmeldte ændringer, der betragtes som ændret regnskabspraksis i forhold til sidste år. Driftsregnskabet Indregning af indtægter og udgifter Indtægter indregnes så vidt muligt i det regnskabsår, de vedrører, jf. transaktionsprincippet. Driftsudgifter i regnskabsopgørelsen indregnes i det regnskabsår, de vedrører, jf. transaktionsprincippet, forudsat de er kendte for fællesskabet inden udløbet af supplementsperioden, der slutter 31. januar i det nye regnskabsår. Anlægsudgifter indregnes efter samme principper som driftsudgifterne. Det fælleskommunale redningsberedskabs personale har indtil 2011 været registreret under Norddjurs Kommunes cvr. nr , idet Norddjurs Kommune er administrationskommune. Udbetaling af lønninger, afregning af A-skat m.v. er derfor

10 9 foretaget via dette cvr. nr. sammen med lønningerne for ansatte i Norddjurs Kommune. Fra 2012 vil dette ske via et selvstændigt oprettet cvr. nr. Præsentation i udgiftsregnskabet Det udgiftsbaserede regnskabs funktion er, at kunne sammenholde regnskabet med budgettet, der er opgjort efter udgiftsbaserede principper. Ekstraordinære poster Falck varetog brand og redningsberedskabet i Rønde og Hornslet området til og med Efter udbud af brand - og redningsberedskabet i Norddjurs og Syddjurs Kommuner overtog det fælleskommunale redningsberedskab denne opgave fra Honoraret til Falck er derfor afløst af udgifter til løn og øvrige driftsudgifter integreret i redningsberedskabets samlede løn og driftsudgifter. Balancen Formålet med balancen er at vise beredskabets aktiver og passiver opgjort henholdsvis ultimo og primo regnskabsåret, idet der ved passiver forstås summen af egenkapital og forpligtelser. Materielle anlægsaktiver Anlægsaktiver indregnes som hovedregel i balancen til kostpris og afskrives over den forventede levetid. Ejendomsretten dokumenteres via bogførte fakturaer og leasingaftaler m.v. Kostprisen omfatter anskaffelsesprisen samt omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til at blive taget i brug. Aktiver med en levetid på 1 år eller derunder samt aktiver under kr. afskrives straks og registreres således ikke i anlægskartoteket. Udgifter på over kr., der medfører en væsentlig forbedring af et aktivs egenskaber eller en væsentlig forlængelse af et aktivs levetid, aktiveres sammen med det pågældende aktiv og afskrives over den nye levetid. Udgifter til mindre reparationer og lignende, som ikke har væsentlig indflydelse på aktivets levetid eller egenskaber i øvrigt, udgiftsføres i det regnskabsår, hvori de afholdes. Øvrige bestemmelser i henhold til Norddjurs Kommunes retningslinjer for registrering af aktiver, herunder afskrivningstider for anlægsaktiverne. Afskrivningstiden for større lastbiler og brandbiler er her fastsat til 8-10 år og for en personbil 5 år.

11 10 Finansielt leasede anlægsaktiver Beredskabskommissionen har besluttet, at anskaffelse af køretøjer m.v. finansieres ved leasing. Leasingforpligtelsen optages på balancen med saldoen på leasingkontrakterne som passiv og modposteres på aktivsiden. Det leasede materiel betragtes som afskrevet, når sidste ydelse er betalt og optages derfor ikke med nogen værdi i status ved den efterfølgende overtagelse af materiellet. Grunde og bygninger Uddrag af samordningsaftalen, 8, stk. 2: Større nyanskaffelse af f.eks. bygninger og køretøjer til det samordnede redningsberedskab foretages af en af de deltagende kommuner og forbliver den pågældende kommunes ejendom. Redningsberedskabets bygninger er derfor ikke optaget i fællesskabets balance, men fremgår af hver kommunes ejendomsfortegnelse og balance. Omsætningsaktiver - tilgodehavender Registreringstidspunktet for udstedte regninger anses for skæringsdato for tilgodehavender hos debitorer, idet fællesskabet ikke har egen bankkonto. Saldi vedr. moms og regningsdebitorer er ikke optaget på status i 2011, da disse saldi ikke er særskilt registreret i Norddjurs Kommunes regnskab. Kortfristet gæld Registreringstidspunktet for leverandørbetalinger anses for skæringsdato for gældsforpligtelser overfor leverandører, idet fællesskabet ikke har egen bankkonto. Saldi vedr. moms og leverandørbetalinger er ikke optaget på status i 2011, da disse saldi ikke er særskilt registreret i Norddjurs Kommunes regnskab i 2011.

12 11 Driftsregnskab pr. 31. december 2011 Driftsregnskab Noter Regnskabsopgørelse i mio. kr. Regnskab Korrigeret Afvigelse 2011 budget 2011 Indtægter 1 Diverse indtægter -1,774-1,340-0,434 Betaling fra kommunerne: Norddjurs Kommune: -8,188-8,193 0,005 Syddjurs Kommune: -8,986-8,992 0,006 Indtægter ialt -18,948-18,525-0,423 Udgifter 2 Personaleudgifter 12,065 12,085-0,020 3 Materiale- og aktivitetsudgifter 1,660 1,405 0,255 4 It, inventar og materiel 3,821 3,684 0,137 5 Grunde og bygninger 1,403 1,351 0,052 Udgifter ialt 18,948 18,525 0,423 Specifikation af årsregnskabet vedlægges som bilag. Fordelingsregnskab: Bruttoudgift: 18,948 Indtægt: -1,774 Nettoudgift: 17,174 Kommunernes andele: Slutopgørelse Norddjurs Kommune: ,188 8,193 0,005 Syddjurs Kommune: ,986 8,992 0,006 Indbyggertal ialt: ,174 17,185 0,011

13 12 Balance pr. 31. december Balance Noter Balance i mio. kr. Ultimo Ultimo Aktiver Finansielle anlægsaktiver: 6 Leaset materiel: 10,213 17,127 Omsætningsaktiver: Mellemregning, kommunerne: 7 Syddjurs Kommune, slutopgørelse 0,928 8 Norddjurs Kommune, saldo slutregnskab 0,006 Aktiver ialt 11,141 17,133 Passiver Langfristet gæld: 6 Leasingforpligtigelser, saldo: 10,213 17,127 Kortfristet gæld: Mellemregning, kommunerne: 7 Syddjurs Kommune, slutopgørelse 0,006 8 Norddjurs Kommune, saldo slutregnskab 0,928 Passiver ialt 11,141 17,133 Noter til driftsregnskab og balance Driftsregnskabet Driftsregnskabet balancerer med 18,948 mio. kr. i udgift og tilsvarende i indtægt. Eksterne indtægter udgør 1,774 mio. kr., og den heraf følgende nettoudgift på 17,174 mio. kr. er finansieret ved betaling fra kommunerne. Bruttoudgiften og bruttoindtægten på 18,948 mio. kr. svarer til en merudgift / merindtægt på 0,423 mio. kr. / 2,3%.

14 13 Betalingen fra kommunerne udviser en mindreudgift på 0,011 mio. kr. / 0,06% i forhold til korrigeret årsbudget som følge af merindtægt fra eksterne indtægter. Brand og Redning Djursland havde 517 udrykninger fordelt på de ni stationer hertil kommer den frivillige styrke der havde 5345 uddannelsestimer i ) Diverse indtægter Indtægterne omfatter udførelse af arbejder i forbindelse med oprydning efter færdselsuheld og forureningsuheld samt abonnementer for tilsluttede brandalarmeringsanlæg m.v. Merindtægt 0,434 mio. kr. / 32,4% som følge af: Øget antal ABA-kunder (tilsluttede brandalarmeringsanlæg i Rønde-Hornslet området) Salg af to Passater og Suzuki kr. Indtægter for salg af disse køretøjer har finansieret køb af Ford Fiesta til forebyggende afdeling. Salg af skrot kr. Salg af radioer kr. 2) Personaleudgifter Lønsummen på 12,065 mio. kr. omfatter følgende personale: 1 beredskabschef 1 viceberedskabschef 4 beredskabsinspektører 7 indsatsledere 16 holdledere 99 brandmænd 1 kontorassistent 1 rengøringsassistenter 3) Materiale og aktivitetsudgifter Merudgift 0,255 mio. kr. / 18,2% Herunder udgift til konsulentbistand, hvor udgiften har været kr. større end budgetteret. Endvidere udgifter til entreprenører, som bliver viderefaktureret til skadevolder i forbindelse med for eksempel forureningsuheld. 4) It, inventar og materiel Merudgift 0,137 mio. kr. / 3,7% Af større udgifter kan nævnes: Frigørelsesudstyr til alle stationer for ialt kr. Røgdykkerudstyr kr. Ford Fiesta til forebyggende afdeling kr.. 5) Grunde og bygninger Merudgift 0,052 mio. kr. / 3,9%

15 14 Udover vedligeholdelsesudgifter vedr. grunde og bygninger er der her placeret udgifter vedr. brandhaner og branddamme, som har beløbet sig til i alt kr. Balancen 6) Leaset materiel Leasingforpligtelsen er optaget som passiv med saldoen på leasingydelserne, og materiellet optaget som aktiv med samme beløb. Der er ikke foretaget afskrivning af materiellet, idet afskrivningen af materiellets værdi forudsættes at følge ydelserne i leasingkontrakternes forløb. 7) Syddjurs Kommune, slutopgørelse Saldoen omfatter differencen mellem det opkrævede a contobeløb og Syddjurs Kommunes andel af regnskabsresultatet. 8) Norddjurs Kommune, saldo slutregnskab Saldoen omfatter mellemregningsforholdet med det fælleskommunale redningsberedskab ved afslutningen af regnskabet, idet fællesskabet ikke har egen kassekonto. Mellemregningsforholdet omfatter den ikke afregnede slutopgørelse med Syddjurs Kommune, da Norddjurs Kommunes slutopgørelse er internt afregnet/posteret ved regnskabsafslutningen. 9) Tjenestemandspensionsforpligtelse Beredskabschefen er ansat som tjenestemand, og har ligesom det øvrige brandmandskab været registreret under Norddjurs Kommunes cvr. nr. indtil 2011, idet Norddjurs Kommune er administrationskommune. Tjenestemandspensionsforpligtelsen har derfor også været registreret under Norddjurs Kommune. Forpligtelsen vil blive opgjort særskilt og medtaget som passiv i fællesskabets balance fra 2012.