Udskrift af forhandlingsprotokollen for Damager Kollegiet afdeling 22

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Damager Kollegiet afdeling 22 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 35 Mandag den 7. november 2016 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Nicolai Schmidt Anne Svendsgaard Lars Erik Hansen Cæcilie Overby Sander Jonas Winkel Fraværende: - Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Heidi Grud, varmemester Jens Peter Bang og boliginspektør Henrik M. Hjarsen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra seneste møde 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Valg af repræsentantskabsmedlem til Kollegiekontorets repræsentantskab 4. Godkendelse af regnskab 2015/16 5. Aktuel drift 2016/17 6. Nyinvesteringer 2017/18 7. Orientering fra Kollegiekontoret, herunder bl.a. ophør af kollektive tv-aftaler, overgang til individuel afregning 8. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 34 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Side 1 af 9

2 Formand Næstformand Sekretær Kasserer Menigt medlem Nicolai Schmidt Anne Svendsgaard Cæcilie Overby Sander Lars Erik Hansen Jonas Winkel Fællesrumsansvarlig: Nicolai Schmidt Ad 3. Valg af repræsentantskabsmedlem Bestyrelsen har valgt/udpeget Anne Svensgaard til at deltage i repræsentantskabsmødet på Kollegiekontoret den 12. december Ad 4. Godkendelse af regnskab 2015/16 Økonomimedarbejderen oplyste kort om regnskabets opbygning og nævnte, at årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes primært en besparelse i variable udgifter, øgede renteindtægter samt en besparelse på forbrug af el og varme. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne, som er opsparing til planlagt vedligeholdelse af kollegiet er forøget med kr til kr Nettokapitaludgifter Posten dækker over udgifter til lån og ydelser. Offentlige og andre faste udgifter Vandafgift Der er brugt for ca. kr mere end budgetteret pga. større forbrug. Renovation Består af et bidrag pr. bolig samt en pris pr. tømning. Besparelse på ca. kr grundet en anden storskraldsordning. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Energiforbrug Varme Grundet et lavere forbrug er der en besparelse på ca. kr på varme. El Der er også forbrugt mindre el, hvilket giver en besparelse på ca kr. ift. budgettet. Målerpasning Udgiften hertil består af et grundbeløb og en afgift pr. måler. Side 2 af 9

3 Bidrag til boligorganisationen Administrationsbidrag - Indeholder udgiften til administrativt personale og boliginspektører. Ud fra noten til på side 9, kan man se, at udgiften til administrationsbidrag og indstillingsgebyr er uændret. Økonomimedarbejderen oplyste, at der er en besparelse på ca. kr på udgiften til revision, hvilket skyldes skift af revisor og ændrede procedurer. Dispositionsfond Der indbetales til dispositionsfonden pr. lejemål, og er i dette regnskabsår kr. 558 pr. lejemål. Det er et pligtmæssigt og lovbestemt bidrag til boligorganisationens dispositionsfond, som bruges til at imødegå økonomiske problemer ved f.eks. lejetab og tab ved fraflytning. Den enkelte afdeling kan søge om økonomisk støtte af dispositionsfonden. Fonden er altså et økonomisk sikkerhedsnet og en fælles reserve. Variable udgifter Renholdelse Denne post indeholder kollegiets andel af løn, social sikring samt diverse udgifter som varmemesteren har til f.eks. telefon og kontor, samt til rengøringsartikler. Der har været en besparelse på løn til ejendomsfunktionærer på ca. kr som følge af refusion ved skoleophold og færre ansatte. Derudover er der også en besparelse på rengøringsartikler, -personale samt firma. Almindelig vedligeholdelse Der er brugt ca. kr mindre end budgetteret. Inspektøren gennemgår arbejderne mere detaljeret efter regnskabsgennemgangen. Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser (PPV) Der er brugt kr , som dækkes af kollegiets opsparede midler. Inspektøren gennemgår PPV efter regnskabsgennemgangen. Særlige aktiviteter Udgifterne til fællesvaskeriet er administration, sæbekøb samt abonnement til Bolignet Aarhus (internetforbindelse). Udgifterne skal ses i sammenhæng med indtægten fra vaskeriet, note 118 viser dette. Her ses det, at der er et netto overskud på ca. kr , hvilket er ca. kr mere end budgetteret. Differencen skyldes primært mindre sæbekøb. Diverse udgifter Omfatter beboerfaciliteter, julevagt og andre udgifter. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter de næste 20 år. Tab ved fraflytninger Der henlægges til at dække eventuelle tab ved fraflytninger, da dispositionsfonden kun dækker et tab, som er af en vis størrelse. Ekstraordinære udgifter Tab ved fraflytninger Der har været et tab på kr , som dækkes af tidligere henlæggelser. Side 3 af 9

4 Årets overskud Årets overskud anvendes således: Overført til opsamlet resultat kr Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Den rene husleje, som beboerne betaler, og som svarer til budgettet, da huslejen fastsættes ud fra denne. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. For dette regnskabsår er der en positiv forrentning på 2,49 % som afviger fra det budgetterede på 1,0 %. Det giver en indtægt på ca. kr mere end budgetteret. Andre ordinære indtægter Her er indtægten fra fællesvaskeri samt overskud/underskud, som afvikles over 3 år. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2016/17. Arbejderne på almindelig vedligeholdelseskontoen (115) blev gennemgået. Vand Et merforbrug i forhold til budgettet på 15 %. Budgettet for indeværende år er sat til m 3. Budgettet for 2017/18 foreslås sat til m 3. El En besparelse i forhold til budgettet på 29 %. Budgettet for indeværende år er sat til kwh. Budgettet for 2017/18 foreslås sat til kwh. Varme En besparelse i forhold til budgettet på 16 %. Budgettet for indeværende år er sat 750 MWh. Budgettet for 2017/18 foreslås sat til 750 MWh. Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på kr , og der er anvendt i alt kr ,39. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning, græsklipning, grønt arbejde, Linjebånd til beachvolley. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og facadedøre. Tagrender. Udbedring af sokkel. Side 4 af 9

5 Bygning, boliger Reparation og udskiftning af låse, rengøring efter syn. Maling, fugning i bad. Overfladebehandling af gulve. Bygning, fælles indvendig Service brandmateriel. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer. Indkøb af el-artikler, vand- og afløbsinstallationer, blandingsbatterier. Rep. af vaskemaskiner. Materiel Brændstof plæneklipper, redskaber og værktøj. Der har være kr ,75 i indtægter ved fraflyttersyn. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der er anvendt kr til bl.a. følgende arbejder: Terræn Grønt arbejde. Gasgrill. Belægninger. Borde og bænke. Bygning, klimaskærm Fugning af facader. Bygning, boliger Overfladebehandling af gulve, maling af boliger. Bygning, fælles indvendig 9 støvsugere. Strygebræt og -jern. Bygning, tekniske anlæg/installationer Toiletter, Ventilationsanlæg. Komfurer, el i bygning, udv. belysning Materiel Intet udført. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2016/17 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr Der er pr. d.d. brugt kr ,86. Der har været indtægter ved syn på kr ,50. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Råbalance og indtast konto 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. Side 5 af 9

6 PPV arbejder Der er p.t. planlagt udgifter for i alt kr. Der er pr. d.d. brugt ,18 kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Beplantning, belægninger. Bygning, klimaskærm Maling trappeskakter, Gulv i kældertrapper. Vedligehold af rækværk. Tagpap udskiftes i vandrende midt på 4 tage. Bygning, boliger Overfladebehandling af gulve. Maling af boliger Bygning, fælles indvendig Maling af fællesgange. Fælleskøkken. Bygning, tekniske anlæg/installationer Toiletter, lysarmaturer i fællesområder, brusesæt, bl.-batterier efter behov, varmeanlæg pumper-automatik. Materiel Intet planlagt. Spørgsmål, kommentarer og ønsker fra og til bestyrelsen Fra sidste møde. Vandforbrug - Beboerne skal være mere opmærksomme på løbende toiletter. Beboeransatte - For at formindske omkostninger til snerydning, storskrald m.m., kan beboere ansættes til disse opgaver. Bestyrelsen arbejder videre med dette og giver tilbagemelding, når der er fundet beboere som er interesseret. Der er ikke kommet nogen tilbagemelding på dette. Musik / baren - Bestyrelsen vil gerne have nyt program / software. Evt. gerne software, som kan styre volumen og nedlukning af musik på bestemte tidspunkter. Bestyrelsen undersøger mulige løsninger. Vi afventer besked om omkostninger. Storskrald - Bestyrelsen ønsker, at der opsættes låge på storskraldsområdet, for at slippe for klunserne. HMH får forslag og pris hjem. Låge er lavet og monteret. Bestyrelsen ønsker, at der en gang i kvartalet afholdes et møde mellem boliginspektør, varmemester og bestyrelsen. Hvem skal indkalde til disse møder? der er ikke afholdt nogen endnu. Fra dette møde. Julevagt Bestyrelsen besluttede at der skulle være vagt på kollegiet og det aftaltes nærmere hvorledes der patruljeres. Derudover er der mulighed for at tilkalde vagten, dette kan kun gøres af formanden. Beplantning - Bestyrelsen ønsker, at der udføres mere beplantning i forlængelse af det, som er udført. Bestyrelsen indkalder til et møde på kollegiet. Side 6 af 9

7 Fælleskøkken - Køkkenet, som er i forbindelse med fællesrummet, ønskes udskiftet. Bestyrelsen laver en skitse og liste over de ting de ønsker i køkkenet, og hvordan det skal se ud. Herefter indkalder de HMH og JPB til møde sammen med en tømrer. Kældertrapper - Bestyrelsen har et ønske om lyddæmpning af lofter i trapperne, at gulvet skridsikres og væggene males. HMH og JPB undersøger mulighederne. Arbejdet kan først udføres til foråret. Nye fordøre - Bestyrelsen er utilfredse med højden, dørspionerne er placeret i. De mener, de er sat for højt oppe. Sikkerhedskæderne skrammer dørene, og nøglehullet er for tæt på dørkarmen, så man ridser dørkarmen, når man åbner døren. HMH oplyser, at der ikke er lavet en speciel beskrivelse af disse ting. Dørspionerne er monteret i standard højder. Låsekassen er også standard. Bestyrelsen giver udtryk for, at de nye døre ikke er så lydtætte som de gamle. JPB får tømrer til at se på dørene. Fællesrum - Gennemgang af lys og ventilation i fællesrum. Bestyrelsen kommer med et oplæg og ønsker. Ståltrapper - Bestyrelsen sagde, at der var en del støj fra ståltrapperne, når der blev gået på dem, hvilket er til stor gene for de beboer, som bor op ad trapperne. HMH og JPB ser på mulighederne. Fællesrum - Bestyrelsen ønsker gulvet i fællesrummet slebet og lakeret med en særlig slidstærk lak. Derudover ønsker de en instruktionsmanual fra entreprenøren om hvilken sæbe og hvor meget, der skal bruges ved rengøring. De ønsker også bardisken slebet og lakeret med mat lak på samme tidspunkt. Container - Bestyrelsen har fået henvendelse fra Get a free boks. De vil gerne sætte en container op på kollegiet, hvori der er nogle plastkasser, som beboerne kan låne ved flytninger. HMH vil gerne vide mere om projektet inden, der siges ja til placering. Ventilation - Bestyrelsen oplyser, at beboerne kan lugte i deres bolig, om der ryges eller laves mad i de andre boliger. HMH og JPB undersøger dette. Vogn - Kollegiets ladvogn er blevet fjernet fra kollegiet med kæde og lås. JPB sørger for indkøb af en ny magen til den gamle. Husk at vognen ikke må være bredere end den gamle, da den så ikke kan komme forbi ved trapperne. Juletræ - Bestyrelsen ønsker et juletræ på kollegiet. JPB sørger for indkøb af træ og lyskæde. Møbler - Bestyrelsen ønsker, at barstolene og de høje borde udskiftes. Bestyrelsen kommer med deres ønsker til HMH. Skab - Bestyrelsen ønsker et skab i fællesrummet, hvorpå der skal være briklæser. Skabet skal bruges til deres spilkonsoller. Bestyrelsen vil herved altid kunne se, hvem der har været i skabet sidst, hvis der mangler noget, eller der er ødelagt noget. HMH undersøger mulighederne. Side 7 af 9

8 Affalds sortering - Som nogle måske har hørt så kommer der til at ske yderligere affaldssortering i Aarhus Kommune. Midt byen er startet op. Resten af byen starter i løbet af efteråret Hvis der er nogen, som ønsker mere information kan de ses på både på engelsk og dansk. Vaskeri - I løbet af kort tid vil vaskekortene blive udskiftet med nøglebrikker. Systemet fungerer på samme måde, som nuværende men kun med den forskel, at I skal bruge jeres nøglebrik som betalingsmiddel. Ad 6. Ny investeringer 2017/18 Afdelingsbestyrelsen ønsker følgende indarbejdet i kommende budget: Solceller / fællesrum - Bestyrelsen ønsker undersøgt, om der evt. er økonomi i at opstille solceller på kollegiet. Henrik M. Hjarsen undersøger og informerer. Øvrige ny investeringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar Ad 7. Orientering fra Kollegiekontoret Bestyrelsen efterlyser regnskabskurser for kasserer, kursus til hjemmeside. osv. Ophør af kollektive tv-pakker - Folketinget har vedtaget ny lovgivning om tv, som betyder, at du som lejer får mulighed for at fravælge basispakken fra din tv-udbyder. I praksis betyder det, at din tv-aftale går fra at være en kollektiv aftale til at være individuel. De kollektive aftaler, som er indgået er dog gældende indtil de udløber, dvs. at aftalernes bindinger og opsigelsesvarsler skal respekteres. Kollegiet har valgt Bolignet som udbyder af tv, og Bolignet vil fortsat være den eneste tv-udbyder. Beboerne vil altså alene kunne fravælge tv, men beboerne får ikke mulighed for at tilvælge en anden udbyder af tvprogrammer. Beboerne skal fortsat betale til opretholdelsen af det interne net, dvs. selvom de fravælger tvprogrammer, så skal de betale til drift og administration af nettet. I løbet af efteråret vil det blive fastlagt, hvordan overgangen fra kollektive aftaler til individuelle aftaler i praksis kommer til at foregå, og det vil I modtage mere information om senere. Damager Kollegiets beboere kan opsige deres aftale med Bolignet-Aarhus fra den 1. juni WebZonen Den nye og forbedrede WebZone er nu taget i brug og den kan bruges med både telefon, tablet og pc. Som aftalt med afdelingsbestyrelsen på budgetmødet i foråret, så betyder det bl.a. at vi ikke længere sender indkaldelser og bilag på papir og med post. Via fildelings-modul finder I alle indkaldelser og bilag til møderne og efter mødet lægger vi også referatet der. I vil modtage en mail og en sms, hvis I har oplyst et mobilnr., når der lægges noget i fildelingen til jer. Side 8 af 9

9 Der vil ligge dokumenter for de seneste 3 år og nye bestyrelsesmedlemmer vil let kunne danne sig et overblik over de beslutninger tidligere bestyrelser har taget. I kan også hurtig få et overblik over indflyttere eller fraflyttere og disse lister fortsætter vi med at udvikle, så I vil kunne sortere og søge bedre end i dag. Webzonen bliver brugt af bestyrelsen. Hjemmesider - Vi arbejder fortsat med at få de nye hjemmesider klar til jer. Hjemmesiderne har fået et nyt design og er blevet lettere at redigere. I vil få en besked når jeres nye hjemmeside er kommet i drift. Hvis I ønsker at få en indføring i hvordan hjemmesiden kan redigeres, så vil vi meget gerne være behjælpelig med det. Skriv til Josephine på udlejning@kollegiekontoret.dk. Damagers hjemmeside er ikke lavet endnu, så de havde ingen kommentarer til den. Ad 8. Evt. Afdelingsbestyrelsen forretningsorden Der er udarbejdet forslag til ændringer i forretningsordenen, som udleveres på mødet. En forretningsorden er god at have for at forklare funktioner for fremtidige bestyrelser så der opnås kontinuitet i arbejdet. Der er forslag til ændringer der kan optimere og tydeliggøre indholdet, f.eks. kommentar MMB3; interesserede beboere skal have adgang til referater så de ved hvad der foregår omkring kollegiet. Dokumentet ligger på Webzonen sammen med bilag til dette møde. Bestyrelsen var klar til at godkende det forslag som de fik udleveret, men blev bedt om at tage det med og gennemgå det og så give Jette besked. Bestyrelsen kan kontakte Jette på jb@kollegiekontoret.dk hvis I har spørgsmål eller ønsker en forretningsorden ændret. Mødet sluttede kl. 10:10 Referent: HMH / HGR Referat sendt den /jb Side 9 af 9