STILLINGSOPSLAG MED HENBLIK PÅ OPRETTELSE AF EN RESERVELISTE. VEXT/18/316/AST 3/Administrative Assistant Ansøgningsfrist

Transkript

1 STILLINGSOPSLAG MED HENBLIK PÅ OPRETTELSE AF EN RESERVELISTE Stillingsbetegnelse Administrativ assistent (M/F) Ansættelsesgruppe/lønklasse AST 3 Kontrakttype Midlertidigt ansat Reference VEXT/18/316/AST 3/Administrative Assistant Ansøgningsfrist 24/04/2018 kl , lokaltid i Alicante (CET) Tjenestested Alicante, SPANIEN Reservelisten (RL) er gyldig 31/12/2019 indtil Antal ansøgere på 30 reservelisten Den Europæiske Unions Kontor for Intellektuel Ejendomsret (EUIPO) afholder en udvælgelsesprocedure med henblik på oprettelse af en reserveliste over beståede ansøgere. Antallet af pladser på reservelisten: Generel administrativ støtte 14 Menneskelige ressourcer (HR): 10 Kommunikation: 6 Dette stillingsopslag dækker tre områder. Du kan kun ansøge om ét område. Du skal angive dit valg, når du ansøger online. Bemærkning: Angiv tydeligt i dit CV, inden for hvilket område du har erhvervet din faglige erfaring. 1. ARBEJDSOPGAVER Administrative assistenter spiller en vigtig rolle i EUIPO s interne forvaltning, især inden for personalehåndtering, budgetmæssige og finansielle anliggender og kommunikation. De kvalificerede ansøgere forventes at udføre administrative opgaver, der kræver en vis grad af selvstændighed, hvor relevant, inden for et af følgende områder i en af kontorets afdelinger: Generel administrativ støtte, bl.a.: yde generel administrativ støtte til ledelse og/eller medarbejdere i den relevante afdeling/tjenestegren, herunder i det fornødne omfang styring af dagsordner og kalendere, og sikre, at alle medlemmer er fuldt orienterede om aktiviteter, møder og aftaler

2 yde støtte og vejledning til gruppen og om nødvendigt koordinere aktiviteter yde administrativ og logistisk støtte i forbindelse med tilrettelæggelsen af konferencer, arrangementer/projekter og møder, herunder eventuelt af følsom og fortrolig karakter yde støtte i forbindelse med tilrettelæggelsen af uddannelsesforløb om intellektuel ejendomsret og andre emner og videnstyring forberede mødereferater og præsentationer udarbejde notater, redigere og formattere elektroniske dokumenter, herunder revision af tekster og onlineværktøjer yde støtte i forbindelse med tilrettelæggelsen af forretningsrejser og håndtering af krav om tilbagebetaling tilrettelægge og vedligeholde et opdateret og effektivt arkiveringssystem (elektronisk og papirkopi); håndtere indkommende og udgående post, håndtere telefonopkald yde støtte til sikring af overholdelsen af alle kvalitets- og databeskyttelseskrav identificere områder i eksisterende administrative processer med plads til forbedringer, deltage i interne netværk og kvalitetskontrolprogrammer for at forbedre de generelle serviceydelser Menneskelige ressourcer, bl.a.: varetage administrative opgaver i forbindelse med samarbejdet mellem EUIPO og dets medarbejdere varetage administrative opgaver i forbindelse med individuelle rettigheder og ydelser og arbejdsvilkår behandle og godkende udbetalinger og tilbagebetalinger yde støtte i forbindelse med effektivitetsstyring og personaleudvikling tilrettelægge eksterne udvælgelsesprocedurer, interne ferier, samtaler og rekruttering yde støtte i forbindelse med forvaltningen af HR-politikker (forberedelse af briefinger, gennemførelse af HR-processer/-tjenester, udarbejdelse af dokumenter) udarbejde personalestatistikker/-indberetninger. Kommunikation: støtte aktiviteter inden for rammerne af kontorets kommunikationsstrategi, navnlig på områder som: relationer med pressen og kommunikationsbureauer forestå udvikling af indhold (substans og aspekt) for internetbaseret og trykt kommunikationsmateriale udarbejde artikler, notater/rapporter om kommunkationsforhold tilrettelægge virksomhedsarrangementer/-møder bidrage til indholds- og designspørgsmål i forbindelse med det officielle websted og det interne websted levere indhold til sociale mediekanaler og håndtere sociale medier og onlinekommunikationsplatforme yde støtte i forbindelse med audiovisuelle opgaver, herunder videooptagelser, lydoptagelser, fotografering og webcasting.

3 Krav til alle ansatte: aktivt arbejde hen imod opfyldelsen af EUIPO's mål i overensstemmelse med den strategiske plan varetage andre arbejdsrelaterede opgaver og ansvarsområder, som den ansvarlige leder måtte anmode om. 2. ANTAGELIGHEDSKRITERIER For at blive taget i betragtning til udvælgelsesproceduren skal ansøgerne opfylde alle følgende betingelser inden ansøgningsfristen: Almindelige betingelser 1 være statsborger i en af Den Europæiske Unions medlemsstater være i besiddelse af alle borgerlige rettigheder have opfyldt deres forpligtelser i henhold til gældende love om værnepligt. opfylde de vandelskrav, der stilles for at udføre de pågældende opgaver. være fysisk i stand til at kunne udføre opgaverne. Uddannelse have et uddannelsesniveau, der svarer til en videregående uddannelse, attesteret ved et eksamensbevis ELLER have en uddannelse på gymnasialt niveau, der er attesteret ved et eksamensbevis og giver adgang til videregående uddannelse, og mindst tre års relevant erhvervserfaring. Erhvervserfaring 2 have mindst 3 års relevant erhvervserfaring på fuld tid i relation til og på niveau med de opgaver, som er beskrevet i et af områderne under "Arbejdsopgaver" Sprogkundskaber indgående kendskab til engelsk (minimumsniveau C1) sprog 1 godt kendskab til et af EU's officielle sprog (minimumsniveau B2) sprog 2 3. De angivne niveauer svarer til den fælles europæiske referenceramme for sprog. 1 Jf. artikel 12 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union 2 Erhvervserfaringen regnes fra den dato, hvor ansøgeren har erhvervet det relevante eksamensbevis, der giver adgang til ansættelsesgruppen. Hvis ansøgeren har en uddannelse på gymnasialt niveau, kræves mindst seks års erhvervserfaring. 3 Dette sprog må ikke være det samme som sprog 1.

4 IT-kvalifikationer Computerkendskab på højt niveau er et krav. Ansøgere skal have omfattende erhvervserfaring med computerapplikationer såsom MS Office-pakken eller tilsvarende (primært Excel, Word, PowerPoint, Outlook), databaser og internetsøgning. 3. UDVÆLGELSESKRITERIER Med henblik på at udvælge de bedst kvalificerede ansøgere til samtale og prøve og de udvalgte ansøgere, der skal anføres på reservelisten afhængigt af de resultater, der er opnået ved samtalen og prøven, vil kontoret anvende følgende kriterier: Arbejdserfaring i et internationalt miljø, fortrinsvist i EU-institutionerne eller et europæisk agentur. Specifik erhvervserfaring på et af følgende områder: administrativ støtte, menneskelige ressourcer (HR) Kommunikation: grundlæggende viden om retsgrundlaget for kontoret: Vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union og/eller finansforordningen. Med hensyn til personaleressourcer skal følgende anses for at være en fordel: o yderligere studier, eksamensbeviser, faglige kvalifikationer eller uddannelse i relation til HR (f.eks. rettigheder). o Et eksamensbevis inden for socialt arbejde. Inden for kommunikation vil kendskab til og/eller praktisk erfaring med computerapplikationer i relation til ekspertiseområdet, som f.eks. Adobe CC 2017 (InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal og Liferay blive betragtet som en fordel. Et godt kendskab til et andet af kontorets arbejdssprog (tysk, fransk, spansk eller italiensk), som ikke er det samme som sprog 1 og 2 (minimumsniveau B2). Ud over ovenstående kriterier vil ansøgere, der bliver indkaldt til samtaler og prøver, ligeledes blive vurderet ud fra følgende kriterier: Kompetencer Navnlig: kommunikation: evne til at kommunikere klart og præcist både mundtligt og skriftligt analyse og problemløsning: evne til at identificere vigtige aspekter i komplekse problemstillinger og udvikle kreative og praktiske løsninger samarbejde med andre: samarbejde med andre i team og på tværs af organisatoriske grænser og respekt for, at mennesker er forskellige læring og udvikling: være i stand til at udvikle og forbedre personlige færdigheder og viden om organisationen og dens miljø prioritering og organisation: evne til at prioritere de vigtigste opgaver, arbejde fleksibelt og organisere eget og andres arbejde effektivt kvalitet og resultater: tage personligt ansvar og initiativ til at udføre arbejde af høj kvalitet inden for fastlagte procedurer, vise en klar kundeorientering (internt og eksternt)

5 stresshåndtering: være i stand til at forblive effektiv under et stort arbejdspres, være fleksibel og tilpasningsparat til et arbejdsmiljø under forandring. 4. SAMTALER OG PRØVER Forhåndsudvælgelse Godkendte ansøgere, som er blandt de bedst kvalificerede i henhold til de udvælgelseskriterier, der er redegjort nærmere for i punkt 4, kan blive kontaktet med henblik på at kontrollere deres sprogkundskaber (navnlig deres mundtlige sprogkundskaber på engelsk), og deres erhvervserfaring og/eller andre færdigheder, viden og kompetencer. Denne første kontakt i forbindelse med forhåndsudvælgelsen giver ikke ansøgerne ret til at blive indkaldt til samtale, idet dette er et trin i udvælgelsen af de bedst egnede ansøgere, der indkaldes til samtale. Samtale Samtaler finder sted i Alicante og afholdes på engelsk i henhold til jobbets karakter. Andre relevante sprog som anført i ansøgerens ansøgning/cv kan blive vurderet ud fra de niveauer, der er angivet i dette stillingsopslag. Under samtalen testes ansøgerens viden om spørgsmål relateret til de arbejdsopgaver, der skal varetages (faglig viden og sociale kompetencer), viden om kontorets aktiviteter og om EU samt ansøgerens egnethed til at varetage de opgaver, der skal udføres, og til at arbejde i et internationalt miljø. Prøve(r) Vurderingen af en eller flere af ovennævnte aspekter foretages på grundlag af en eller flere prøver. Ansøgere, der indkaldes til samtaler og prøver, vil modtage detaljerede oplysninger sammen med indkaldelsen. 5. GENERELLE OPLYSNINGER Generelle oplysninger om EUIPO's udvælgelses- og ansættelsesprocedurer findes her. 6. HVORDAN ANSØGER MAN? Klik her for at ansøge. Alle de dokumenter, der inkluderes som link, eller som der henvises til i dette stillingsopslag, betragtes som en integreret del af opslaget. Bemærk: Ansøgere bør være opmærksomme på, at oplysningerne i deres ansøgning/cv/profil er grundlag for vurderingen af ansøgnings- og udvælgelseskriterierne. Ansøgere opfordres derfor til at sætte sig grundigt ind i kravene og til at anføre relevante oplysninger så detaljeret, at denne vurdering kan foretages. Ansøgere bør have særlig fokus på oplysninger om deres uddannelse og erhvervserfaring, navnlig præcise datoer, beskrivelse af ansvarsområder, udførte arbejdsopgaver og anvendte redskaber. * I tilfælde af modstrid mellem de forskellige sprogversioner har den engelske version forrang