Instruks for kontrol med oplysningskampagner og salgsfremstød for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande.

Transkript

1 Instruks for kontrol med oplysningskampagner og salgsfremstød for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande. Kontrolåret Sagsnummer /K April 2018

2

3 APRIL 2018 Kolofon Denne instruks er udarbejdet af Fysisk Jordbrugskontrol, Landbrugsministeriet, april 2018 Bidragyder(e): EU & Erhverv Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Landbrugsstyrelsen Augustenborg Slot Augustenborg Tlf.: Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. mail@lbst.dk Websted: Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. ISBN: Kontrolinstruksen er skrevet til de medarbejdere, der udfører kontrollen. Derfor kan der være internt sprogbrug og henvisninger til interne dataprogrammer, som personer udenfor Landbrugsstyrelsen (LBST) LBST ikke har adgang til. Hvis der er bilag knyttet til instruksen, vil de normalt også være tilgængelige, men der kan være tilfælde, hvor vi har vurderet, at den kontrollerede har muli ghed for omgå kontrollen, hvis de pågældende informationer er offentligt tilgængelige. Af de nne grund kan enkelte bilag være klassificeret som interne arbejdsdokumenter, der kun er tilgængelige for medarbejdere i LBST. Der vil ske en årlig revision af kontrolinstruksen. Der kan dog i løbet af året forekomme rette l- ser/ændringer af instruksen. Disse vil blive offentliggjort i form af en revideret kontrolinstruks på hjemmesiden samtidigt med, at medarbejderne modtager ændringerne. 1

4 INSTRUKS FOR KONTROL MED OPLYSNINGSKAMPAGNER OG SALGSFREMSTØD Indholdsfortegnelse 1. Formål Retsgrundlag Generelle og konkrete mål for oplysningskampagner og salgsfremstød Formål med ordningen Hvem og hvad er omfattet af ordningen? Udsendte vejledninger mv Kontroladresser Udvælgelse af kontroladresser Kontrolomfanget... 6 Det er Data og Analyse der er ansvarlig for overholdelse af 30% kravet, og du vil løbende monitorere andelen af kontrolomfanget på hver enkelt sag Varsling Tidsfrister og kontrolperioder Gennemførelse af kontrollen Hvornår skal kontrollen være færdigkontrolleret? Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget?... 9 Udfyldelse af kontrolrapporten Kontrolrapportens Generelle del Oplysninger om kontrahent (Brancheorganisation) og program Oplysninger om gennemførelsesorgan Oplysninger om kontroleftersynet Oplysninger om kontroleftersynet Dato og underskrift Bemærkninger Kontrol del Kontrol hos kontrahent (brancheorganisation) Kontrol hos gennemførelsesorgan

5 APRIL Efter kontrollen Behandling af kontrolrapporter Frist for indsendelse af kontrolrapporter Udsættelse af sidste frist for kontrol Kontering af tidsforbrug i Promark Ikrafttræden

6 INSTRUKS FOR KONTROL MED OPLYSNINGSKAMPAGNER OG SALGSFREMSTØD 1. Formål. Med tilskud fra EU kan erhvervs-/brancheorganisationer iværksætte oplysningskampagner og salgsfremstød for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande. Når Kommissionen har godkendt et enkeltlandsprogram og det tilhørende budget, underskriver den eller de pågældende organisationer og LBST en kontrakt, der beskriver, hvilke kriterier, det forslagsstillende organ skal efterleve. Multilandeprogrammer, dvs. i hvilke flere organisationer fra flere medlemslande er involveret, administreres direkte af Kommissionen. Formålet med kontrollen er at sikre, at kontraktens bestemmelser overholdes. 2. Retsgrundlag. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1144/2014 af 22. oktober 2014 om oplysningskampagner og salgsfremstød for landbrugsprodukter gennemført i det indre marked og i tredjelande. Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 2015/1829 af 23. april 2015 om supplerende regler til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1144/2014 om oplysningskampagner og salgsfremstød på det indre marked og i tredjelande. Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2015/1831 af 7. oktober 2015 om regler for anvendelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1144/2014 om oplysningskampagner og salgsfremstød gennemført i det indre marked og i tredjelande. Bekendtgørelse nr. 613 af 30. maj 2018 om administration af og kontrol med Det Europæiske Fællesskabs forordninger om markedsordninger for landbrugsvarer m.v. om ordninger under Den Fælles Landbrugspolitik finansieret af Den Europæiske Garantifond for Landbruget m.v. Lovbekendtgørelse nr. 231 af 22. marts 2018 af lov om administration af Det Europæiske Fællesskabs forordninger om ordninger under Den fælles Landbrugspolitik finansieret af den Europæiske Garantifond for Landbruget m.v. (landbrugsstøtteloven). Genveje til forordninger, lov og bekendtgørelser er indbygget i teksten. Der skal endvidere henvises til reglerne i den standardkontrakt, der er indgået med den enkelte tilskudsmodtager (forslagsstillende organisation). 3. Generelle og konkrete mål for oplysningskampagner og salgsfremstød. 3.1 Formål med ordningen. Ordningen har til formål at styrke konkurrenceevnen for landbrugssektoren i EU igennem salgsfremstød og oplysningskampagner ved at: øge kendskabet til Unionens landbrugsprodukters høje standarder og egenskaber. 4

7 MAJ 2018 øge synligheden af landbrugets produkter og visse fødevarers konkurrenceevne og forbruget af dem indenfor og udenfor Unionen. øge kendskabet til og anderkendelsen af Unionens kvalitetsordninger. øge kendskabet til og markedsandelen af Unionens fødevarer især i de tredjelandsmarkeder med størst potentielle vækst. Genoprette normale markedsvilkår i tilfælde af alvorlige markedsforstyrrelser, tab af forbrugertillid eller andre konkrete problemer. Ansøgning om støtte til igangsættelse af oplysningskampagner ogsalgsfremstød indsendes årligt direkte til EU-Kommissionens bureau CHAFEA (Consumers, Health, Agriculture and Food Executive Agency), som foretager en vurdering af, hvorvidt ansøgningerne er tilskudsberettigede. Herefter indstiller Kommissionen ansøgningerne til godkendelse hos medlemsstaterne efter komitéprocedure. Oplysningskampagner og salgsfremstød gennemføres i form af "programmer" og et program skal bestå af en række sammenhængende aktiviteter af mindst 1 til 3 års varighed. Ordningen omfatter alle landbrugsprodukter, bortset fra tobak, og de produkter, der er opført i bilag til forordning 1144/2014, såsom øl, chokolade, brød etc., samt spiritus med beskyttet geografisk betegnelse. Oplysningskampagner og salgsfremstød Et program omfatter PR-virksomhed og oplysningskampagner, som kan gennemføres gennem traditionelle medier, men også ved brug af hjemmesider, sociale medier mv., samt deltagelse i arrangementer, messer og udstillinger mv. Tiltagene må ikke tage sigte på varemærker, eller tilskynde til forbrug af et produkt på grund af dets særlige oprindelse, bortset fra de tilfælde, hvor det vedrører produkter omfattet af Unionens kvalitetsordninger. På det indre marked skal oprindelse være sekundær, mens oprindelse i tredjelande kan angives på samme niveau som kampagnens vigtigste EU-budskab. EU's tilskud udgør normalt 70% af de tilskudsberettigede udgifter på enkeltlandsprogrammer på det indre marked og 80% af de tilskudsberettigede udgifter på enkeltlandsprogrammer rettet mod tredjelandsmarkeder, og på flerlandeprogrammer. Den øvrige finansiering er egenfinansiering, herunder medfinansiering fra produktionsafgiftsfondene Hvem og hvad er omfattet af ordningen? Kommissionen har ved beslutningen om EU-medfinansiering af et program efter komité-procedure truffet beslutning om ansøger opfylder kravene om at være repæsentative for de sektorer som programmet omfatter, jf. art. 7 i forordning 1144/2014 og art. 1 i forordning 2015/1829. Den forslagsstillende organisation kan gennemføre dele af et program selv, hvis organisationen har mindst tre års erfaringer med sådanne kampagner, og hvis udgifterne ikke overstiger det normale prisniveau på området, jf. art. 11 i forordning 2015/1831. LBST skal senest 90 dage efter Kommissionens beslutning foreligger indgå en kontrakt med den forslagsstillende organisation (kontrahenten). Ved indgåelsen af kontrakt skal LBST kontrollere, at der foreligger en kontrakt mellem kontrahent og gennemførelsesorgan (reklamebureau), og at reklamebureauet er valgt på en sådan måde, at der opnås det bedste forhold mellem kvalitet og pris, og at der ikke er interessekonflikter som forhindrer en uvildig og objektiv gennemførelse af programmet, jf. art. 2 i forordning 2015/1829 og art. 10 i forordning 2015/1831. Programmet starter som udgangspunkt den 1. dag i den måned, der ligger efter datoen for kontraktens underskrivelse, jf. art. 10 i forordning 2015/1831. Data og Analyse udtager ved en risikovurdering de årlige udbetalingsanmodninger på enkeltlandsprogrammer, som skal kontrolleres af Fysisk Jordbrugskontrol på vegne af EU & Erhverv. Der skal foretages fysisk kontrol på stedet hos kontrahent og reklamebureau, jf. art. 20 i forordning 2015/

8 INSTRUKS FOR KONTROL MED OPLYSNINGSKAMPAGNER OG SALGSFREMSTØD Kontrollen på stedet skal udover forordningsgrundlaget tage udgangspunkt i den indgåede kontrakt (svarende til et tilsagn) mellem LBST og den forslagsstillende organisation (støttemodtager) Udsendte vejledninger mv. Der er ikke udarbejdet en vejledning på ordningen endnu. 3.2 Kontroladresser Udvælgelse af kontroladresser. I 2018 er der 2 igangværende promotionprogrammer efter den nye ordning, som denne kontrolinstruks omfatter. Iht. reglerne skal LBST på grundlag af en risikoanalyse udvælge hvilke udbetalingsanmodninger, der skal kontrolleres. Hvert program skal kontrolleres på stedet mindst 1 gang mellem den første årlige udbetalingsanmodning og anmodningen om betalingen af restbeløbet ved programmets afslutning. Kontrollen skal omfatte besøg hos den forslagsstillende organisation samt hos gennemførelsesorganet (reklamebureau) og eventuelt evalueringsbureau. Data og Analyse under LBSTLBST udvælger det eller de programmer (kontroladresser) som LBST skal føre kontrol med under hensyntagen til at kontrollen kan begrænses til en pålidelig og repræsentativ stikprøve på mindst 30% af de samlede tilskudsberettigede udgifter på det enkelte program, idet der er fri disponeringsmulighed for anvendelse af midlerne i de enkelte programår. Det vil altså sige, at man, modsat tidligere, nu har mulighed for frit at flytte projektmidler hen over programårene. Hvis det viser at et program udtaget til kontrol udgør mindre end 30% af programmets samlede budget vil programmet blive udtaget til kontrol i et af de følgende år. Den fysiske kontrol omfatter alle de udgifter, der indgår i programmets udbetalingsanmodning for det pågældende år. Data og Analyse's udvælgelse baserer sig på en risikoanalyse Kontrolomfanget Udgangspunktet for kontrollen er, at 30% af den samlede udbetalingsssum over programårene skal kontrolleres. Som kontrollør skal du i praksis ikke tænke over 30% grænsen, idet du altid skal kontrollører HELE kontrolgrundlaget i den konkrete kontrolsag. Det er Data og Analyse der er ansvarlig for overholdelse af 30% kravet, og du vil løbende monitorere andelen af kontrolomfanget på hver enkelt sag. Hvis det kontrollerede materiale i sidste ende viser sig ikke at udgøre 30% af den samlede slutudbetaling, vil projektet blive udtrukket til kontrol igen, og i disse tilfælde vil et og samme projekt blive kontrolleret flere gange over projektperioden Varsling. Der er ikke krav om at kontrollen skal varsles. Såfremt der af praktiske grunde varsles alligevel, skal varslingen ske med kortest mulig interval, af hensyn til at det sikres at alt materiale er tilstede, og at de relevante medarbejdere er tilstede hos den forslagsstillende organisation og det gennemførende organ (reklamebureau). 6

9 MAJ 2018 Tidligere var der krav om, at man senest 30 dage forud for den planlagte kontroldato skulle anmelde den forventede kontrol til Kommissionen. Dette krav er bortfaldet, og kontrollen kan derfor igangsættes straks efter at kontrolsagen er blevet oprettet af Projekttilskud. 3.3 Tidsfrister og kontrolperioder. Kontrollen skal foretages indenfor 60 dage efter, at LBST har modtaget betalingsanmodning. Hvis dette ikke viser sig muligt, skal der gives tilbagemelding til Projekttilskud med begrundelse, således at Projekttilskud kan give underretning til den forslagsstillende organisation om, at udbetalingsfristen på 60 dage, jf. art. 16 i forordning 2015/1831, vil blive forlænget. Kontrollen omfatter alle dokumenter omfattet af den årlige udbetalingsanmodning, idet det skal bemærkes at tilskudsmodtager (forslagsstillende organisation) ikke skal indsende udgiftsbilag til LBST ved den årlige udbetalingsanmodning, men derimod en revisorattest iht. standardkontraktens bilag 5. Dette gælder kun, hvis EU-andelen af de tilskudsberettigede udgifter er på EUR eller mere, og hvis det beløb, der anmodes udbetalt er på EUR eller mere. De to igangværende programmer under den nye ordning i 2018 har henholdsvis: På et 3-årigt program et budget på EUR i tilskudsberettigede udgifter og et maksimalt tilskudsbeløb på EUR På et 2-årigt program et budget på mio. EUR i tilskudsberettigede udgifter og et maksimalt tilskkudsbeløb på EUR 7

10 INSTRUKS FOR KONTROL MED OPLYSNINGSKAMPAGNER OG SALGSFREMSTØD 4 Gennemførelse af kontrollen. LBST udfører kontrollen på grundlag af ovennævnte bekendtgørelser, forordninger, vejledninger, underskrevne kontrakter samt retningslinjerne i denne instruks. Kontrollen omfatter dels en finansiel, dels en bevillingsmæssig kontrol og dels en kontrol af det reklamemateriale og andet, der er fremstillet i forbindelse med programmet. Kontrollen af det materiale, der er udtaget til kontrol, gennemføres med henblik på at sikre, at materialet, er identisk med det kontrahenten har indsendt styrelsen i forbindelse med udbetalingsanmodningen. Kontrollen omfatter, at bilag: er registreret korrekt i støttemodtagerens bogholderi-system, at de underliggende bilag i form af originalfakturaer, fakturarabatter, kreditnotaer, timesedler eller lignende foreligger hos tilskudsmodtageren, reelt er betalt af tilskudsmodtageren, samt er ekskl. moms, bortset fra de tilfælde hvor moms ikke kan tilbagebetales iht. gældende national momslovgivning og er betalt af en ikke afgiftspligtig person, samt kan opstilles på en sådan måde, at det er muligt at følge revisionssporet. I henhold til standardkontrakten skal støtteberettigede udgifter fordeles i omkostningstyperne: Direkte personaleomkostninger Direkte omkostninger i forbindelse med underentrepriser (gennemførende organ) Andre direkte omkostninger Indirekte omkostninger (fast sats på 4% af de støtteberettigede direkte personaleomkostninger) For at udgifter kan være støtteberettigede skal de faktisk være afholdt af modtageren, være afholdt i rapportereingsperioden og indgå i budgettet, afholdt i forbindelse med programmet, være identificerbar og kontrollerbar, overholde national lovgning og være rimelige og berettigede. I pkt. 6.4 i standardkontrakten er der anført en række ikke-støtteberettigede omkostninger, såsom kurstab, bankgebyrer, fradragsbettiget moms etc. Afskrivningsomkostninger vedrørende udstyr eller andre aktiver, samt omkostninger til leje eller leasing er støtteberettigede, hvis købet af disse varer og tjenesteydelser er nødvendige for gennemførelse af progammet, jf. pkt. 6.2.C. Udgifter til rejse- og opholdsudgifter er støtteberettigede, hvis de er i overensstemmelse med tilskudsmodtagrens sædvanlige rejsepraksis. Kontrollen omfatter derudover en kontrol af, om det materiale, som kontrahenten har fremstillet og har anvendt til oplysningskampagner og salgsfremstød, herunder materiale lagt på det konkrete programs hjemmeside, facebookside etc. overholder reglerne i forordningerne, herunder kravene i afsnit 3, artikel 18a i kontrakten om som udgangspunkt ikke at angive oprindelse, anføre varemærker, og kun anvende sundhedsanprisninger, hvis disse er i overensstemmelse med reglerne. LBST udfører den administrative kontrol, der knytter sig til udbetaling af tilskud til kontrahent, samt knytter sig til godkendelse af det materiale, som kontrahenten fremstiller og anvender til oplysningskampagner og salgsfremstød i forbindelse med kontrakten, jf. ovenfor. Når såvel kontrahent som gennemførelsesorgan er bosat i Danmark, gennemfører LBST kontrol hos begge. Hvis etgennemførelsesorgan ligger i et andet EU-medlemsland, gennemføres kontrollen af vores søsterorganisation i det pågældende land. Hvis gennemførelsesorganet derimod er placeret i et tredjeland uden for EU er det hyppigst Den Danske Ambassade i det pågældende land, der kontrollerer gennemførelsesorganet. I de tilfælde hvor forslagsstillende organisationer (tilskudsmodtagere) i andre 8

11 MAJ 2018 EU-medlemslande har indgået kontrakt med et gennemførelsesorgan placeret i Danmark f.eks. ifm. en kampagne i Danmark, gennemfører LBST på anmodning af vores søsterorganisation i det andet EUmedlemsland, fysisk kontrol hos dette gennemførelsesorgan. 4.2 Hvornår skal kontrollen være færdigkontrolleret? Tilsagnsmodtager skal ved de årlige rateudbetalinger senest 60 dage efter LBST modtager ansøgning om udbetaling, modtage tilskuddet. Af hensyn til sagsbehandlingen i Projekttilskud, skal kontrollen senest være udført og afsluttet 46 dage efter modtagelsen. Dermed har Projekttilskud 2 uger til at sagsbehandle udbetalingsanmodningen. Ved slutudbetalinger skal udbetalingen senest ske efter 90 dage. Det vil sige, at den fysiske kontrol senest skal være udført 76 dage efter. 4.3 Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Fysisk Jordbrugskontrol modtager følgende sagsmateriale fra Projekttilskud: Standardkontrakt med beskrivelse af programmet, herunder eventuelle ændringer til kontrakten. Anmodning om udbetaling af støtte, herunder foreløbig eller endelig finansiel rapport og teknisk rapport Bankudskrifter. Udgiftsoversigt med tilhørende kopier af bilag (faktura). Udarbejdet reklamemateriale 1, herunder udskrifter fra hjemmeside. Relevant korrespondance kontrahent og LBST imellem. Da kontrollens område kan variere fra program til program, skal du inden eftersynet forberede dig, så du ved, hvad der er specifikt ved netop det program, kontrollen vedrører. Sagsmaterialet skal medbringes ved kontroleftersynet. 1 9

12 INSTRUKS FOR KONTROL MED OPLYSNINGSKAMPAGNER OG SALGSFREMSTØD Udfyldelse af kontrolrapporten Kontrolrapportens Generelle del Oplysninger om kontrahent (Brancheorganisation) og program. Kontrahentens CVR-nr., navn og adresse hentes fra det materiale, der er modtaget fra LBST. Det skal anføres, hvem der repræsenterede kontrahenten ved kontroleftersynet. Programmets navn, formål, kontrakt- og kontrolperiode anføres Oplysninger om gennemførelsesorgan. Gennemførelsesorganets CVR-nr., navn og adresse hentes fra det materiale, der er modtaget fra LBST. Det skal anføres, hvem der repræsenterede gennemførelsesorganet ved kontroleftersynet. Når programmet forløber i et andet EU-land eller i et tredjeland, er det hyppigst et gennemførelsesorgan i det pågældende EU-land eller tredjeland, der står for gennemførelsen af programmet. I tredjelande gennemføres kontrollen typisk af den danske ambassade, medens kontrollen i andet EU-land gennemføres af de myndigheder, hvis funktion svarer til LBST. Modsvarende kan der være tilfælde, hvor der er programmer i andre EU-lande, hvor gennemførelsesorganet er beliggende i Danmark. Kontrol hos et sådan gennemførelsesorgan udføres af LBST Oplysninger om kontroleftersynet. Det anføres, hvornår kontrolbesøget er varslet samt dato og klokkeslæt for kontroleftersynets begyndelse og afslutning. Kontroleftersynet begynder på det tidspunkt, du ankommer til kontrahenten og slutter på det tidspunkt, du forlader gennemførelsesorganet / kontrahenten Oplysninger om kontroleftersynet. Her skal du henvise til de punkter i rapporten, der har givet anledning til bemærkninger. Har kontrollen ikke givet anledning til bemærkninger, skal du sætte kryds yderst til højre efter Ingen bemærkninger Dato og underskrift. Her skal du skrive datoen for færdiggørelse af kontrolrapporten samt din (læselige) underskrift og initialer Bemærkninger. Under dette punkt skal du skrive de bemærkninger vedrørende kontrollen, der ikke fremgår af de øvrige punkter i kontrolrapporten, herunder brancheorganisationens eventuelle bemærkninger. 10

13 MAJ 2018 Ved fejlsager skal du først og fremmest bruge feltet til at beskrive, hvilke uoverensstemmelser med bestemmelserne, du har konstateret. Angiv det punkt i kontrolrapporten, som bemærkningen vedrører. Kontrol del. Denne del af instruksen relaterer sig til kontrolrapportens afsnit 7! Kontrol hos kontrahent (brancheorganisation). Vi skal kun foretage kontrol hos kontrahenten, når denne er bosiddende i Danmark. Her noterer du hvilken foranstaltning og udgiftspost, som LBST har udtrukket til kontrol Bilag, arbejdstid og rejseudgifter. Der skelnes mellem projekter hvor EU andel udgør over og under Euro og hvis udbetalingsanmodningen overstiger eller ikke overstiger Euro. Af kontrolgrundlaget fremgår det hvorvidt der er tale om et projekt der overstiger grænserne (er der en revisorerklæring i kontrolgrundlaget). I alle tilfælde skal du kontrollerer, at fakturaer og bilag er fysisk tilstede ved kontrolbesøget. I de tilfælde hvor EU andel udgør over Euro og hvis udbetalingsanmodningen overstiger Euro skal du som kontrollør yderligere afstemme fakturaernes beløb. Grunden til at du skal foretage denne kontrol er, at den administrative kontrol i disse tilfælde ikke får mulighed for at kontrollerer fakturaerne, og derfor er helt og holdet afhængig af at beløbene afstemmes på den fysiske kontrol. Årsagen til, at administrativ kontrol ikke får adgang til fakturaerne i disse tilfælde er, at der i stedet indsendes en revisorerklæring. Du skal derfor også kontrollerer at der er en revisorerklæring ved disse store sager. To typer af projekter og de bilag der skal være tilstede ved kontrollen. Hvis EU andel udgør under Euro og hvis udbetalingsanmodningen IKKE overstiger Euro Hvis EU andel udgør OVER Euro og hvis udbetalingsanmodningen overstiger Euro Fakturaer Skal være på stedet Skal være på stedet Finansiel rapport Teknisk rapport Bilag 4 Bilag 6 eller 7 Bilag 4 og 5 (revisor erklæringen) Bilag 6 eller 7 Administrativ kontrol af fakturaer. Ja Nej Fysisk kontrol skal afstemme fakturaerne Nej Ja Du skal kontrollere at udbetalingsanmodningens bilag genfindes på stedet. Fakturaer skal altid genfindes på stedet. Der skal også altid være et bilag 4 og et bilag 6 eller 7. Hvis EU-andelen af de tilskudsberettigede udgifter er på EUR eller mere, og hvis det beløb, der anmodes udbetalt overtiger EUR, skal der ud over den finansielle bilag også være en revisorattest, svarende til bilag 5. 11

14 INSTRUKS FOR KONTROL MED OPLYSNINGSKAMPAGNER OG SALGSFREMSTØD På rateudbetalinger skal udbtalingsanmodningen indsendes senest 60 dage efter den dato, hvor gennemførelsen af et år af programmet er afsluttet, mens ved slutudbetalinger skal anmodningen indsendes senest 90 dage efter afslutningen af programmet. Forskuds- og rateudbetalinger må ikke overstige 90% af EU's samlede tilskud til programmet Udstyr og reklamemateriale. Hvis kontrahenten søger om tilskud til udstyr eller reklamemateriale, som befinder sig hos kontrahenten, skal dette besigtiges. Og det noteres, hvad der er besigtiget. Modsat tidligere er der ikke længere krav om, at oplysnings- og reklamematerialet indsendes til godkendelse hos styrelsen forlods. Det er derimod et krav, at materialet indsendes som en del af udbetalingsanmodningen. Du skal således kontrollere, at materialet som er anvendt i forbindelse med kampagnen er identisk med det indsendte. Det omfatter både trykt materiale såvel som net-baseret materiale. Reklamematerialet indgår i kontrolgrundlaget. LBST kontrollerer om materiale, der er fremstillet og anvendt til oplysningskampagner og salgsfremstød, overholder forordningens bestemmelser. Kontrollen gennemføres ifm. gennemgangen af den årlige udbetalingsanmodning. I tilfælde af manglende overholdelse af reglerne kan tilskuddet blive nedsat. Det er et krav, at sådant materiale ikke må promovere varemærker eller særlige landes produkter men i form og indhold være generelt og generisk. Kun i ganske særlige tilfælde må dette ske, nemlig i forbindelse med stande med smagsprøver og i forbindelse med særlige EU godkendte egnsprodukter (eksempelvis Lammefjordskartofler). En opdateret liste over EU godkendte Egnsprodukter findes her: QPflg3xbL2YphGT4k6zdWn34% ?&recordPerPage=100 Dertil er der en tilhørende liste over vinprodukter: Pr. maj 2018 er følgende danske produkter omfattet af ordningen: Danbo, Lammefjordskartofler, Nye Samsø Kartofler, Havarti, Vadehavs-lam, Vadehavsstude, Danablu, Lammefjordsgulerødder, Esrom. Et EU godkendt egnsprodukt er mærket med en af disse tre mærker: Det er yderligere et krav, at sådant materiale skal være påført et EU-logo og et Enjoy, it s from Europe - logo (godkendte logoer ses herunder) 12

15 MAJ 2018 Derudover skal der også være anført en ansvarsfraskrivelse for Kommissionen med følgende ordlyd: "Indholdet i denne (indsæt passende beskrivelse, fx reklame, publikation, artikel osv.) afspejler kun forfatterens holdning og er alene dennes ansvar. Europa-Kommissionen er ikke ansvarlig for den måde, informationen deri måtte blive brugt på." Kontrol hos gennemførelsesorgan. Vi skal kun foretage kontrol hos gennemførelsesorganet, når dette er hjemmehørende i Danmark. Her noterer du, hvilke foranstaltninger og udgiftsposter, som LBST har udtrukket til kontrol Bilag, arbejdstid og rejseudgifter. Sammen med ansøgning om tilskud sender kontrahenten kopi af alle bilag (udgifter) til LBST. Hvis brancheorganisationen søger om tilskud til udgifter, som gennemførelsesorganet har haft til personale, skal det kontrolleres, om kontraktens bestemmelser i Bilag III er overholdt. Hvis brancheorganisationen søger om tilskud til udgifter, som gennemførelsesorganet har haft til rejser og ophold, skal du kontrollere, om bestemmelserne i kontraktens Bilag III er overholdt. Du skal kontrollere, om alle bilag er korrekte, og om alle forpligtelser i henhold til kontrakten er overholdt Udstyr og reklamemateriale. Hvis kontrahenten søger om tilskud til udstyr eller reklamemateriale, som befinder sig hos gennemførelsesorganet, skal dette besigtiget. Og det noteres, hvad der er besigtiget. LBST kontrollerer om materiale, der fremstilles og anvendes til oplysningskampagner og salgsfremstød, overholder forordningens bestemmelser. 5 Efter kontrollen. 5.2 Behandling af kontrolrapporter. Når kontrolrapporten er udfyldt, skal du lægge den på sagen i WorkZone. Kontrolrapporten skal først lægges på sagen når et eventuelt høringssvar er modtaget. Projektilskudssagerne skal ikke kvalitetssikres og skal derfor ikke oversendes til FJORDK men til PROJTIL under ansvarlig enhed. Sagsbehandlerfeltet skal stå tomt. Du skal samtidig sende en mail til projekttilskud-prom@lbst.dk for at gøre sagsbehandlerne opmærksomme på, at kontrollen er gennemført. 13

16 INSTRUKS FOR KONTROL MED OPLYSNINGSKAMPAGNER OG SALGSFREMSTØD 5.3 Frist for indsendelse af kontrolrapporter. Der skal senest ske en udbetaling 60 dage efter udbetalingsanmodningen. Kontrollen skal gennemføres og afsluttes senest den dato der fremgår af kontrolanmodningsbrevet (se kontrolgrundlaget). Denne dato er fastsat som 46 dag efter udbetalingsanmodningen (Det giver 14 dage til at udbetale sagen). 5.4 Udsættelse af sidste frist for kontrol Såfremt der skal indhentes yderligere oplysninger til kontrollens gennemførsel, vil kontrolfristen blive udsat med det antal dage dette tager. Dog skal en sådan udsættelse koordineres med projekttilskud. Det samme gælder hvis kontrolsagen skal i høring. Der kan maksimalt gives 14 dages høringsfrist. Hvis sagen eksempelvis sendes i høring efter endt kontrol, og der allerede efter én dag modtages høringssvar, kan kontrollen udsættes en dag. Indsendes der imidlertid aldrig et høringssvar indenfor 14 dages fristen, vil datoen for hvornår kontrollen skal afsluttes kunne udsættes med 14 dage. 5.5 Kontering af tidsforbrug i Promark. Arbejdstidsforbruget ved eftersyn i forbindelse med kontrol med oplysningskampagner og salgsfremstød for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande skal konteres på aktivitet 5231 i Promark. 6 Ikrafttræden. Instruksen træder i kraft den 17. maj

17 Miljø og Fødevareministeriet. LandbrugsstyrelsenAugustenborg Slot Augustenborg Tlf.: Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. mail@lbst.dk Websted: Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. ISBN