DAGSORDEN AARHUS UNIVERSITET. Referat

Transkript

1 Fakultetsledelsesmøde d. 7. april 2016 kl: Mødet afholdes på AU, bygning 1525, mødelokale 626 Fakultetsledelsesmøde nr. 5 Referat Deltagere: Niels Chr. Nielsen (NCN), Hans Brix (HX), Peter Henriksen (PH), Erik Steen Kristensen (ESK), Erik Østergaard Jensen (EOJ), Thomas S. Toftegaard (TST), Niels O. Nygaard (NON), Lars Birkedal (LB), Klaus Lønne Ingvartsen (KLI)Birgit Schiøtt (BS), Carsten Suhr Jacobsen, Conni Simonsen (CSI), Michelle Williams (MW), Niels Halberg (NH), Hanne Bach Clausen (HBC), Jørgen Kjems (JK), Jes Madsen (JESM), Lars H. Andersen (LHA), Kurt Nielsen (KNI), Tom V. Madsen (TVM), Marianne F. Løyche (MFL), Niels Damgaard Hansen (NDH) og Charlotte Sand (CS) Afbud: Søren Bom Nielsen og Søren Keiding DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Opfølgning: a. To-do listen Science and Technology Dekansekretariatet Charlotte Sand Rådgiver cs@science.au.dk Dato: 8. April 2016 Strategiske punkter: Drøftelses-/beslutningspunkter 3. Økonomi a. Regnskab 2015 b. Navision / ReAp c. Institutrapporter d. Budgetplan (Bilag: Oversigt over indkomne forslag) - Besparelser - Øget indtjening 4. Strategi a. Tematiske satsninger 5. Statistik for frafald ved TVM 6. Erfaringsudveksling omkring pressehåndtering i relation til rådgivning ved KNI Side 1/7 Aarhus Universitet Aarhus Universitet Nordre Ringgade Aarhus C Tlf.: Fax: au@au.dk

2 Side 2/7 Driftspunkter: Meddelelsespunkter 7. Nyt fra prodekanerne a. Orientering om ændring af adgangskrav ved TVM b. Orientering om AUFF Starting grants ved NCN 8. Meddelelser a. Høringssvar fra AU til ekspertudvalgets anbefalinger til ændringer i det danske uredelighedssystem (bilag) b. Mulighed for mikrobevillinger til forskelere og ph.d.- studerende forud for og i starten af et forskningsophold på AU (bilag) 9. Eventuelt

3 Side 3/7 1. Godkendelse af dagsorden og referat Dagsordenen blev godkendt. Referat fra fakultetsledelsesmøde d. 15. marts 2016 blev godkendt. 2. Opfølgning: a. To-do listen NCN orienterede om: Datoerne for inspirationsturene i efteråret er lagt fast: Wageningen d oktober Israel d november Alle har haft mulighed for at bekræfte deres deltagelse, og flere har givet input til programmet. Sekretariatet går nu i gang med at detailplanlægge besøgene. Fakultetsledelsen informeres løbende om status Erfaringsudveksling omkring brug af søgekomite planlægges behandlet på faet senere fakultetsledelsesmøde. 3. Økonomi a. Regnskab 2015 NCN orienterede om regnskab 2015 som forventes at blive godkendt af AU s bestyrelse senere i april måned. Overskuddet er mindre end det der var estimeret i Budget 2015, men NCN understregede, at det er fornuftigt resultat, og at det er nået ved en fælles indsats af hele fakultetet. STs godkendte budget for 2015, udviser en forventning om et samlet underskud på 10,8 mio. kr. Det endelige regnskab udviser dog et samlet underskud på 2 mio. kr., hvilket er 9 mio. kr. bedre end budgetteret. NCN konkluderede, at samlet set har ST klaret sig ganske udmærket i b. Navision / ReAp NCN har med hjælp fra en række medarbejdere i ST Økonomi iværksat en indtjeningsanalyse på ST. Analysen viser, hvor vigtigt det er, at alle institutter på ST bruger og ReAp. ReAp er et vigtigt redskab i forhold til ansøgningsstatistik. Det er afgørende, at alle ansøgninger bliver lagt ind i ReAp, så det er muligt at følge ansøgningsaktiviteten på ST. Succesraten skal også kunne aflæses i ReAp, hvorfor det også skal registreres om en ansøgning går igennem eller afvist. Hvis der er et fald i ansøgningsaktiviteten eller succesraten skal det enkelte institut overveje, om det skyldes et strukturelt problem eller hvad kan være årsagen. Der er en arbejdsgruppe der arbejder med ReAp og den fortsætter sit arbejde.

4 Side 4/7 c. Institutrapporter Der blev uddelt et bilag med forslag til hvad institutrapporterne skal indeholde af information i forhold til: Økonomi, KPI og HR. Senere skal institutrapporterne også indeholde uddannelsesinformation. NDH pointerede, at et er vigtigt, at de tal der skal indgå i rapporterne, alle er tal der er systemunderstøttet. Fakultetsledelsen havde enkelte bemærkninger til det uddelte forslag. Der var enighed om, at der mangler data på ph.d. området. Det blev besluttet, at JESM kommer med et bud på hvilke oplysninger der er behov for på ph.d. området. Det blev besluttet, at institutrapporterne skal laves en gang i kvartalet. d. Budgetplan Som bilag var udsendt en oversigt over indkomne forslag til besparelser på ST. NCN pointerede, at der indkommet overvældende mange forslag i alt 413 forslag fra medarbejdere/udvalg m.v. Der er rigtig mange gode og konstruktive forslag og de vil indgå i arbejdet med budgetplanen for NCN understregede, at selvom ikke alle forslag ender med at være inkluderet i planen, vil der være forslag, der på sigt kan arbejdes videre med enten på fakultets- eller institutniveau. Fakultetsledelsen havde en drøftelse af fakultetets budgetplan og blev enige om ST s forslag indmeldes til Universitetsledelsen. Den videre proces bliver, at Universitetsledelsen skal drøfte fakulteternes indspil til budgetplaner. Der bliver antagelig brug for nogle justeringer undervejs, inden de samlede planer vil blive fremlagt for AU bestyrelsen på møde Herefter vil planerne blive offentliggjort. NCN sigter mod endelig beslutning medio juli. 4. Strategi a. Tematiske satsninger 1. Vilkår Fakultetsledelsen havde en første og indledende drøftelse af grundvilkår for nye strategiske satsninger på fakultetsledelsesmødet d. 14. januar Dengang blev det besluttet, at drøftelserne skulle fortsættes på et senere møde. Fakultetsledelsen drøftede vilkår for de strategiske satsninger og blev enige om en foreløbig økonomisk ramme. I forhold til kommende strategiske satsninger blev det besluttet, at der fortsat skal arbejdes videre med de forslag der har været forelagt fakultetsledelsen med henblik på at få indkredset et mindre antal fælles strategiske satsninger på ST. Det blev beslut

5 Side 5/7 tet, at arbejdsgrupperne skal arbejde videre med det formål at komme med mere konkrete forslag. 5. Statistik for frafald ved TVM TVM har kigget nærmere på omfanget af frafald på uddannelserne på ST og på hvad der kan forklare frafaldet. Den overordnede konklusion er, at i forhold til frafald er der ikke noget tydeligt mønster. Der er underlige mønstre som er svære at forklare. Der er mange årsager til frafald bl.a. kan de studerende mærke at, underviserne har travlt og ikke har så meget tid til den enkelte. Over 25 % frafald på en uddannelse efter 4 år er for meget. ST har 12 uddannelser over dette niveau i den seneste undersøgelse i 2013 var det alene 6 uddannelser. TVM har undersøgt hvor de frafaldne går hen. Af de frafaldne på 2014 årgangen er ca. ¼ blevet dvs. 25 % er gået til en anden uddannelse på ST, mens 70 % forsvinder ud (BSS, ARTS, HE, non AU). De studerende der bliver på ST, de spreder sig relativt pænt ud på de andre ST uddannelser. Det har ofte heddet sig, at de studerende bliver på ST, men tallene viser, at det er en sandhed med modifikationer. Tallene viser også, at de studerende ikke stopper fordi de er skræmt væk fra universitetet. På Fysik er halvdelen af de frafaldne der er blevet på ST gået til en diplomingeniøruddannelse. Der er også nogle af de frafaldne der flytter fra diplomsiden til de klassiske bacheloruddannelser på ST. Af de frafaldne på 2014 årgangen er der 10 studerende har optjent 60 ECTS, når de frafalder. Der bør overvejes om der kan iværksættes initiativer som gør at ST kan fastholde flere. Hvis ST kan reducere 1 års frafald med 5% vil det betyde, at 85 flere studerende afslutter 1 år. Det giver en ekstra indtjening til ST på 4,1, mio. kr. det første år. Der er igangsat flere initiativer. Alle der klarer sig lidt svagt, de kommer til en vejlednings samatale. Det bør overvejes om ikke alle uanset hvordan de klarer sig bør komme til en samtale i løbet af det første studieårår med den uddannelsesansvarlige. Det har man gjort på nogle uddannelser, og der er gode erfaringer, fx er der nogle studerende der ikke var i læsegrupper og det fandt man en løsning på. Andre forhold der kan hjælpe de studerende er information omkring studieteknik, talentprogrammer, faglige og sociale arrangementer mv. TVM orienterede om, at undersøgelsen viser, at mange studerende mener/tror, at de andre studerende er meget klogere end mig.

6 Side 6/7 Institutlederne pegede på, at overgangen fra gymnasiet til universitetet er stor, bl.a. er der ikke så mange faste rammer på universitetet og det bør tænkes ind på ST i starten af uddannelserne. TMV orienterede om følgende mulige effektiviseringstiltag: Censur kan reduceres inden for gældende rammer. De mundtlige eksaminationer skal man være to, men det må gerne være 2 interne. Der er eksamener hvor der skal være ekstern censur, men der er også mange eksamener hvor det ikke er et krav. Undervisningsformer. Drøfte hvor kan ST kan effektiviserer uden at det går ud over kvaliteten. Der skal ikke være kurser hvis der alene er få studerende. 6. Erfaringsudveksling omkring pressehåndtering i relation til rådgivning ved KNI KNI gav et indblik i hvordan en rådgivningsopgave kan udvikle sig og hvad det giver af udfordringer særligt i forhold til håndtering af pressen. Debatten har bl.a. gået på, hvorvidt de begrænsninger som universitetsforskere kan blive underlagt, når de løser rådgivningsopgaver for ministerierne er forenelige med ytringsfriheden og forskningsfriheden. Det er vigtigt, at holde sig for øje at det alene er særlige rekvirerede opgaver (special leverancer/rådgivningsopgaver for ministerierne) hvor ministeriet stiller som betingelse, at der i kontrakten er en klausul om, at AU må ikke offentliggøre resultater i perioden umiddelbart efter aflevering før ministeriet har sagt go. ST arbejder mod, at dette tidsrum mellem færdiggørelse og offentliggørelse bliver så kort som muligt, men har også en forståelse for, at der kan være en politisk proces som nødvendiggør at der er behov for en sådan periode. Det er vigtigt at fremhæve, at kontrakterne ikke diktere de metoder som forskerne anvender, eller de resultater de når frem til. Men da det ministerium som betaler for at få løst en konkret rådgivningsopgave, har de også mulighed for at påvirke, hvornår resultaterne offentliggøres. Det er også vigtigt at pointere at forskerne i disse situationer altid har lov til at udtale sig på egne vegne. De må ikke offentliggøre hvad der står i det materiale der afleveres til ministeriet eller resultaterne, men bortset fra det må de gerne fortælle om deres forskning og arbejde. Universitetsforskerne har ikke kun ret de har også pligt til at deltage i den offentlige debat om vigtige samfundsmæssige forhold.

7 Side 7/7 Fakultetsledelsen drøftede muligheden for at tilbyde pressetræning til forskerne, ikke alene de mest eksponerede forskere men som et bredt tilbud. Det blev besluttet, at dette undersøges nærmere. 10. Nyt fra prodekanerne a. Orientering om ændring af adgangskrav ved TVM (5 min) Punktet blev udskudt. I stedet orienterede TVM om, at Novo Nordisk Kalundborg vil afholde et informationsmøde på AU med henblik på rekruttering af kandidater og ph.d. studerende. b. Orientering om AUFF Starting grants ved NCN NCN henviste til den mail der er sendt til medlemmerne af fakultetsledelsen omkring AUFF s annoncering af starting grants. Der er en pulje på 50 mill. kr. Der bliver hård konkurrence om disse midler, der jo har til formål dels at sikre rekruttering af stærke eksterne kandidater og mulighed for at starte tenure track adjunkter og lektorer godt op. Midlerne kan søges hen over året og der er ikke noget først til mølle princip. NCN opfordrende til at institutterne søge. 11. Meddelelser a. Høringssvar fra AU til ekspertudvalgets anbefalinger til ændringer i det danske uredelighedssystem (bilag) Alle bemærkninger på AU til ekspertudvalgets anbefalinger til ændringer i det danske uredelighedssystem er nu samlet. Der er på baggrund af de modtagne bidrag fra praksisudvalget, de særlige rådgivere og fra fakulteterne udarbejdet et sammenfattende høringssvar. Rapporten om det danske uredelighedssystem har endvidere været drøftet i det tværgående udvalg for forskning og eksternt samarbejde og på et ordinært møde i universitetsledelsen. Bemærkninger fra universitetsledelsen til rapporten om det danske uredelighedssystem er sammenfattet i et følgebrev. Høringssvar og følgebrev er sendt til Styrelsen for Forskning og Innovation 12. Eventuelt Det var ingen bemærkninger.