Forretningsorden for selskabsbestyrelsen i Boligselskabet Sjælland

Transkript

1 Kap. 1. Selskabsbestyrelsens beføjelser: 1. Selskabsbestyrelsens ansvar Selskabsbestyrelsen forestår den overordnede ledelse af boligselskabet. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligselskabet og selskabsbestyrelsen, i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser mv., samt vedtægterne for Boligselskabet Sjælland. Selskabsbestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem selskabsbestyrelse og direktion og fastsætter direktionens stillingsbeskrivelse. Selskabsbestyrelsen bør med passende mellemrum dog minimum én gang årligt - vurdere, om boligselskabets daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger og styringsmålsætninger for sektoren, herunder at ønskværdige resultater nås, samt sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Resultatet heraf indberettes til brug for styringsdialog. Stk. 4. Selskabsbestyrelsen er ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. Stk. 5. Selskabsbestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af boligselskabets virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 6. Selskabsbestyrelsen ansætter og afskediger direktionen. Stk.7. Ved ansættelse og afskedigelse af ledende medarbejdere orienteres selskabsbestyrelsen af direktionen. Stk. 8. Sideløbende med bestemmelserne i denne forretningsorden gælder aftalerne indgået mellem bestyrelsesmedlemmerne i Samarbejdsaftalen afstemning af gensidige forventninger. 2. Tegningsregler m.m. Boligselskabet tegnes af den samlede selskabsbestyrelse eller af 2 selskabsbestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med et medlem af direktionen, jf. vedtægternes 13, stk. 4. Bestyrelsen kan meddele direktionen fuldmagt til at forpligte selskabet og de enkelte afdelinger jf. vedtægternes 13, stk. 4 i.f. 1

2 Selskabsbestyrelsens formand og direktionen repræsenterer boligselskabet over for offentligheden, med mindre selskabsbestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 3. Udvalg Selskabsbestyrelsen kan delegere opgaver og beslutninger til udvalg nedsat af selskabsbestyrelsen. I tilfælde af, at en sådan delegering finder sted, skal selskabsbestyrelsen fastlægge og godkende kommissorium for det pågældende udvalg. 4. Kontakt til afdelingerne Der er ikke tilknyttet faste kontaktpersoner til de enkelte afdelinger. Såfremt en afdeling ønsker deltagelse af et selskabsbestyrelsesmedlem til et afdelingsmøde eller andet skal den pågældende afdeling anmode herom ved henvendelse til beboerdemokrati@bosj.dk. Til afdelinger med særlige udfordringer eller problemer opretter selskabsbestyrelsen et task force, der kan deltage i disse møder. Medlemmerne af task force optages efter ansøgning til bestyrelsesformanden. Det er et krav til medlemmerne, at disse gennem langvarig erfaring eller uddannelse er rustet til at håndtere de potentielle konflikter mv. Medlemmerne af task force sendes ud efter selskabets vurdering. Kap. 2. Selskabsbestyrelsesmøder 5. Konstituerende møde På førstkommende selskabsbestyrelsesmøde efter det ordinære repræsentantskabsmøde, hvor der har fundet valg sted af selskabsbestyrelsesmedlemmer, holder selskabsbestyrelsen konstituerende møde. På det konstituerende møde vælges medlemmer til udvalg mv. 6. Bestyrelsesmøder Der afholdes ordinært selskabsbestyrelsesmøde så vidt muligt den 3. onsdag i hver måned bortset fra juli. 2

3 Møderne indkaldes af formanden eller af direktionen efter bemyndigelse fra formanden. På det konstituerende møde i juni forelægges mødeplan for det kommende år. Selskabsbestyrelsen holder derudover møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktionen, 2 medlemmer af selskabsbestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på fem dage, og indkaldes så vidt muligt skriftligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter sendes dagsorden til selskabsbestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Dagsordenen skal med undtagelse af de ikke-offentlige punkter offentliggøres på samtidig med indkaldelse af bestyrelsesmedlemmerne eller kort tid herefter. Stk. 4. Direktionen deltager i selskabsbestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Stk. 5. Selskabsbestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage helt eller delvis i selskabsbestyrelsens møder. 7. Ansøgninger om budgetomplaceringer (uforudsete aktiviteter) Stk.1. Ansøgninger fra afdelingerne om budgetomplaceringer skal uanset beløbsstørrelsen godkendes af selskabsbestyrelsen. Stk.2. Ansøgninger imødekommes alene hvis ganske særlige forhold taler herfor. 8. Beslutningsdygtighed Selskabsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af selskabsbestyrelsens medlemmer er til stede. Selskabsbestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. 9. Afstemning Selskabsbestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 10. Direktionens rolle På selskabsbestyrelsesmøder orienterer direktionen om selskabets virksomhed siden det sidste selskabsbestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for selskabet, herunder om ansættelser og afskedigelser i ledergruppen. 3

4 11. Forhandlingsreferat Der føres et referat over forhandlingerne i selskabsbestyrelsen. Af dette skal fremgå navne på selskabsbestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives selskabsbestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager efter mødelederens diktat. Såfremt et eller flere medlemmer af selskabsbestyrelsen eller direktionen ikke er enig i en beslutning, som selskabsbestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i referatet. Selskabsbestyrelsesmedlemmerne skal snarest og senest 14 dage efter mødet have tilsendt referatet. Stk. 4. Referatet skal med undtagelse af de ikke-offentlige punkter offentliggøres på senest 4 uger efter mødets afholdelse. 12 Formandsmøder For at sikre en så optimal drift af boligselskabet afholdes der mellem bestyrelsesmøderne formandsmøde, hvor formand, næstformand og direktion deltager. På formandsmøderne drøftes forhold af generel karakter og der kan træffes beslutninger som ikke kan afvente førstkommende bestyrelsesmøde. Bestyrelsen orienteres efterfølgende. Hertil kommer fastlæggelse af dagsorden for bestyrelsesmøder. Formandsmøderne er også et forum, hvor direktionen lufter eventuelle tiltag eller ændringer før, der evt. arbejdes videre med disse 13. Inhabilitet Stk. 1 Et selskabsbestyrelsesmedlem eller direktionen må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod boligselskabet. Stk. 2 Selskabsbestyrelsens medlemmer og direktionen har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. Stk. 3 4

5 Beboervalgte bestyrelsesmedlemmer må deltage i forhandlingerne, når det drejer sig om deres egen afdeling, men de har ikke stemmeret ved afgørelsen. 14. Årsregnskab Selskabsbestyrelsen gennemgår det af direktionen forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en godkendt revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige selskabsbestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Afdelingsregnskaberne skal være underskrevet af afdelingsbestyrelserne, efter at de er blevet godkendt af afdelingsbestyrelserne og eventuelt har været forelagt for afdelingsmøderne. Efter selskabsbestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af den øverste myndighed (repræsentantskabet). Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Regnskabet skal endvidere uploades på til brug for styringsdialog. 15. Valg af revisor Selskabsbestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om valg af revisor. Revisor kan deltage i selskabsbestyrelsens møder. 16. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal ved ændringer siden sidste møde fremlægges ved alle selskabsbestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste selskabsbestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi til samtlige selskabsbestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. 17. Tavshedspligt Selskabsbestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Tavshedspligten gælder også andre typer af fortrolige oplysninger selskabsbestyrelsesmedlemmerne kommer i besiddelse af på baggrund af deres virke som bestyrelsesmedlem. Tavshedspligten omfatter direktion og andre, der deltager i selskabsbestyrelsesmøderne. 5

6 Selskabsbestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre selskabsbestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres, eller at den ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 18. Diæter, deltagelse i dagsarrangementer, kørselsgodtgørelse Nedenstående diæter kan til enhver tid erstattes af udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste for det tidsrum mødet, aktiviteten mv. har taget. Tabt arbejdsfortjeneste udbetales kun på baggrund af dokumentation for den tabte indtægt. Tabt arbejdsfortjeneste udbetales således kun for møder der afholdes på tidspunkter, hvor det pågældende bestyrelsesmedlem ellers skulle have arbejdet. Et møde kan udløse diæt såfremt der foreligger en indkaldelse med dagsorden for mødet. Deltagelse i to på hinanden følgende møder samme dag udløser kun diæter til det samlede timeantal. Der kan kun udbetales ét diæt pr. møde. For deltagelse i ordinære selskabsbestyrelsesmøder udbetales et diæt på kr. 600 uanset længden på bestyrelsesmødet. For deltagelse i bestyrelsesseminar afholdt i selskabsbestyrelsesregi eller lignende udbetales et diæt på kr. 600 uanset længden af seminaret mv. Stk. 4. For deltagelse i møder, besigtigelse mv. med udvalg nedsat af selskabsbestyrelsen udbetales diæt på kr. 375 for møder mv. med en varighed på fire timer eller derunder. For møder mv. med over fire timers varighed udbetales kr For arrangementer afholdt af kursusudvalget udbetales der maksimalt diæter til to mødeledere ved arrangementer. Stk. 5. For deltagelse i afdelingsmøder i egen afdeling udbetales ingen diæter mv. Stk. 6. For deltagelse i afdelingsmøder i øvrige afdelinger udbetales diæt på kr Det er en forudsætning for udbetalingen af diæter at anmodningen om deltagelse i afdelingsmødet kommer fra Boligselskabet Sjælland og at deltagelsen af denne anses som nødvendig for selskabet. Stk. 7. 6

7 For deltagelse i kurser mv. udbetales diæt på kr Der udbetales ikke diæter for kurser, der foregår i weekenden. Dog kan der udbetales tabt arbejdsfortjeneste herfor jf. stk. 1. Stk. 8. For øvrige møder i selskaber, foreninger og institutioner, såfremt man er udpeget hertil som repræsentant for Boligselskabet Sjællands selskabsbestyrelse udbetales diæt på kr. 375 uanset mødets længde. Dette gælder dog ikke såfremt deltagelse i mødet berettiger deltageren til diæter efter andre regler. Stk. 9. Som tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i møder i bestyrelsesregi hverdage fra kl. 8-16, herunder seminarer, interne uddannelsesdage mv. udbetales kr. 500 for arrangementer med en varighed på under 4 timer og kr for 1/1 dagsarrangementer. Stk. 10. Der ydes kørselsgodtgørelse efter statens regler ved deltagelse i møder. Bestyrelsesmedlemmer, der tager offentlige transportmidler til møder i deres egenskab af kontaktpersoner for afdelinger, får betalt udgift til taxa, hvis sidste bus eller tog er kørt, eller der er uforholdsmæssig lang ventetid. Bilag skal afleveres til selskabet og attesteres af formand eller direktion inden beløbet udbetales. 19. Udtræden Ved et selskabsbestyrelsesmedlems udtræden afleveres alt materiale, der er udleveret i forbindelse med arbejdet i selskabsbestyrelsen, til administrationen, alternativt makuleres det på betryggende måde. 20. Suppleanter Suppleanter indkaldes normalt ved varigt forfald. Kap. 3. Ændring af forretningsorden 21. Ændringer i denne forretningsorden kan foretages af selskabsbestyrelsen med den i 8 angivne stemmeflerhed. Kap. 4. Ikrafttræden 22. 7

8 Denne forretningsorden er enstemmigt vedtaget af selskabsbestyrelsen på møde den 17. november Jan Rene Petersen, formand Stig Lysdal, næstformand Bo Jørgensen, direktør 8