FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN I MAD TIL HVER DAG I/S

Transkript

1 FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN I MAD TIL HVER DAG I/S

2 INDHOLD 1. Bestyrelsens valg og sammensætning 1 2. Konstitution 1 3. Bestyrelsesmøder 1 4. Beslutningsprotokol 2 5. Bestyrelsens forpligtelser 2 6. Ledelse 3 7. Selskabets forsikringsforhold 3 8. Årsregnskab og budget 3 9. Anmeldelser til erhvervs- og selskabsstyrelsen Konkurrerende virksomhed Tavshedspligt og fortrolige oplysninger Vedtagelse Underskrifter 4

3 Nærværende forretningsorden er udarbejdet på baggrund af den mellem Halsnæs, Hillerød, Frederikssund og Allerød Kommuner indgåede interessentskabskontrakt om etablering af det fælleskommunale madselskab MAD til hver DAG I/S 1. BESTYRELSENS VALG OG SAMMENSÆTNING Den øverste ledelse af selskabet er bestyrelsen. Bestyrelsen består af 8 medlemmer, hvoraf hver interessent udpeger 2 samt en stedfortræder for hver af disse. Bestyrelsesmedlemmerne vælges af og blandt medlemmerne af de respektive interessenters kommunalbestyrelser. Interessenternes kommunalbestyrelser har instruktionsbeføjelse over bestyrelsesmedlemmerne i selskabet. Bestyrelsen vælges for den kommunale valgperiode, dog således at bestyrelsen fungerer, indtil ny bestyrelse er valgt. Stedfortræderen møder ved et medlems forfald. Ved et medlems udtræden vælger den pågældende interessent nyt medlem for resten af valgperioden. 2. KONSTITUTION På det første bestyrelsesmøde træder bestyrelsen sammen for at konstituere sig og vælge formand og næstformand. Bestyrelsen vælger sin formand og næstformand for et år ad gangen. Såfremt formanden afgår i valgperioden, træder næstformanden i dennes sted indtil førstkommende bestyrelsesmøde, hvor der vælges en ny formand og eventuel næstformand. 3. BESTYRELSESMØDER Der afholdes bestyrelsesmøde mindst 2 gange årligt, her af et i juni måned og i øvrigt, når formanden eller en af interessenterne anmoder om det. Formanden eller direktøren ifølge aftale med formanden indkalder til bestyrelsesmøde, så vidt muligt med 14 dages varsel. Samtidig med indkaldelsen tilsendes der hvert enkelt bestyrelsesmedlem samt interessenterne dagsorden for mødet med eventuelt tilhørende bilagsmateriale samt referat fra seneste bestyrelsesmøde. Der udsendes dagsorden for og referat fra møderne, til såvel mødedeltagerne som til interessenterne. Direktøren er sekretær for bestyrelsen og fungerer generelt som sekretariat. Den daglige leder kan inviteres til at deltage i møderne. Hverken direktøren eller den daglige leder har stemmeret på møderne. Direktøren aflægger på hvert bestyrelsesmøde beretning om selskabets virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde. Direktøren forelægger herudover de perioderegnskaber og budgetter, bestyrelsen måtte have anmodet om. Forretningsorden for bestyrelsen Side 1

4 Direktøren orienterer samtidig bestyrelsen om alle usædvanlige eller ekstraordinære forhold og den løbende drift, ligesom direktøren besvarer alle spørgsmål, der måtte blive stillet af de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Møderne afholdes på selskabets hjemsted eller i henhold til nærmere aftale. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede, heraf 1 fra hver interessent. Såfremt en af interessenterne ikke er repræsenteret på to på hinanden følgende bestyrelsesmøder, er bestyrelsen beslutningsdygtig, uanset at interessenten ikke er repræsenteret på mødet. Beslutninger træffes ved stemmeflerhed. I sager, hvor der er stemmelighed, er formandens stemme afgørende. Der kan ikke træffes beslutninger på bestyrelsesmøderne uden at beslutningspunktet fremgår af dagsordenen. Et bestyrelsesmedlem har pligt selv til at underrette de øvrige bestyrelsesmedlemmer om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af inhabilitet. 4. BESLUTNINGSPROTOKOL Formanden drager omsorg for, at der føres en beslutningsprotokol over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger. Føres protokollen efter løsbladssystem, forsynes hver side med formandens initialer. Af protokollen skal fremgå: Hvem der har deltaget. Hvem der har ledet mødet. Dagsorden med sagsfremstilling samt beslutninger for hvert enkelt punkt i henhold hertil. Hvem der har ført protokollen. Et hvert bestyrelsesmedlem eller direktøren, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i beslutningsprotokollen. Beslutningsprotokollen underskrives af bestyrelsens tilstedeværende medlemmer. Ethvert medlem skal til enhver tid have adgang til beslutningsprotokollen og til at tage kopi af denne. 5. BESTYRELSENS FORPLIGTELSER Bestyrelsen forestår ledelsen af selskabets anliggender og skal sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed. Bestyrelsen fører tilsyn med selskabets virksomhed og påser, at selskabet ledes på forsvarlig måde og i overensstemmelse med interessentskabskontrakten og selskabets politik i øvrigt. Bestyrelsen skal endvidere påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på tilfredsstillende måde, og at gældende love af betydning for selskabet overholdes. Bestyrelsen skal tillige påse, at selskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til selskabets aktiver og drift. Forretningsorden for bestyrelsen Side 2

5 Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter selskabets forhold er af usædvanlig art eller størrelse. Bestyrelsen træffer beslutning om forrentning af kapitalkontiene. Bestyrelsen kan beslutte, at interessenterne er forpligtede til at lade en vis procentdel af årets overdækning blive stående i Selskabet, indtil kapitalkontiene tilsammen udgør et vist af Bestyrelsen nærmere fastsat beløb jf. interessentskabskontraktens bestemmelser herom. Bestyrelsen foretager indstilling til interessenterne i forbindelse med godkendelse af dispositioner, der kræver interessenternes endelige godkendelse, jf. bestemmelserne herom i interessentskabskontrakten. Bestyrelsen kan fordre sig meddelt alle de oplysninger der nødvendige for opfyldelse af dens opgaver, herunder foretage eftersyn af selskabets bøger og konstatering af aktivernes tilstedeværelse. 6. LEDELSE Bestyrelsen ansætter en direktør, der sammen med den daglige leder varetager den daglige ledelse af selskabet. Direktøren ansætter den daglige leder. Afskedigelse af direktøren sker ligeledes af bestyrelsen. Selskabet tegnes af direktøren og bestyrelsesformanden i forening. Bestyrelsen kan meddele prokura, jf. interessentskabskontraktens bestemmelser herom. 7. SELSKABETS FORSIKRINGSFORHOLD Bestyrelsen kontrollerer, at selskabet er forsvarligt forsikret, og gennemgår hvert 2. år selskabets forsikringer. 8. ÅRSREGNSKAB OG BUDGET Udkast til årsregnskabet udarbejdes af direktøren og forelægges for revisionen så betids, at et af revisionen gennemgået årsregnskab kan udleveres til bestyrelsen senest den 15. marts efter regnskabsårets udløb. Regnskabet følger det kommunale regnskabsår. Regnskabet revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndighederne godkendt sagkyndig revisor. Efter godkendelse af revisionen gennemgås årsregnskabet af Bestyrelsen på et bestyrelsesmøde. Her påser bestyrelsen, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med interessentskabskontrakten, de kommunale budget- og regnskabssystemer samt gældende lovgivning i øvrigt. Bestyrelsen underskriver derefter regnskabet. Revisionen er berettiget og forpligtet til at deltage i det bestyrelsesmøde, i hvilket årsregnskabet behandles og skal herunder blandt andet udtale sig om, hvorvidt årsregnskabet og årsberetning efter revisionens opfattelse indeholder de nødvendige oplysninger til bedømmelse af selskabets økonomiske forhold. Forretningsorden for bestyrelsen Side 3

6 Det reviderede og godkendte regnskab forelægges snarest efter regnskabsårets afslutning for interessenterne til godkendelse. Regnskabet med revisionsbemærkninger og de afgørelser, der er truffet i forbindelse hermed, sendes til de kommunale tilsynsmyndigheder. Regnskabet skal være tilgængeligt for offentligheden. Bestyrelsen udarbejder og godkender budget for det kommende regnskabsår. 9. ANMELDELSER TIL ERHVERVS- OG SELSKABSSTYREL- SEN Såfremt der er sket anmeldelse af Selskabet til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, skal bestyrelsen, hvis der sker ændringer i det til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen anmeldte, rettidigt foretage de fornødne anmeldelser herom. 10. KONKURRERENDE VIRKSOMHED Bestyrelsens medlemmer, herunder stedfortrædere må ikke deltage i eller eje andele i virksomheder, som konkurrerer med selskabet. Selskabet fører en liste over bestyrelsesmedlemmernes øvrige hverv. 11. TAVSHEDSPLIGT OG FORTROLIGE OPLYSNINGER Alle oplysninger, mundtlige som skriftlige, herunder dokumentationsmateriale, som et bestyrelsesmedlem modtager, er fortrolige. Medlemmerne har tavshedspligt herom, samt om hvad der passerer i bestyrelsen. Hvert enkelt medlem er ansvarligt for, at det materiale, medlemmet modtager, ikke kommer udenforstående i hænde. Fratræder et bestyrelsesmedlem, skal medlemmet til bestyrelsens formand tilbagelevere alt fortroligt materiale, vedkommende måtte være i besiddelse af, og som vedkommende har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, samt eventuelle kopier heraf. Måtte et bestyrelsesmedlem afgå ved døden, påhviler tilbageleveringspligten vedkommendes bo. 12. VEDTAGELSE Nærværende forretningsorden er vedtaget af bestyrelsen på bestyrelsesmødet den [dato]. 13. UNDERSKRIFTER Forretningsorden for bestyrelsen Side 4

7 Forretningsorden for bestyrelsen Side 5