Bilag Retningslinjer for registrering og værdiansættelse af aktiver og forpligtigelser herunder regler for afskrivning

Transkript

1 Bilag Retningslinjer for registrering og værdiansættelse af aktiver og forpligtigelser herunder regler for afskrivning Generelt Med udgangspunkt i budget- og regnskabsregulativets afsnit 7.1 beskrives her retningslinjer for registrering og værdiansættelse af aktiver i anlægskartotek samt afskrivninger på disse. Herudover redegøres for registrering af øvrige forpligtigelser i.h.t gældende regler. 1

2 1. Indledning Praksis Definitioner Aktiver Andet Registrering Hvad skal registreres Ansvar Hvordan og hvem skal registreres Hvornår registreres Oplysninger til anlægskartoteket Kategorisering Materielle anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver Omsætningsaktiver Ikke operative aktiver (registreres ikke) Infrastruktur (registreres ikke) Måling (Værdiansættelse) Grunde og bygninger Tekniske anlæg Inventar Scrapværdier Renovering Finansiel leasing Hensatte forpligtigelser Skyldige Feriepenge Materielle omsætningsaktiver varebeholdninger/-lagre Levetider Bygninger Anskaffelse før Anskaffelse efter (Nyt) Tekniske anlæg Anskaffelse før Anskaffelse efter (Nyt) Inventar Immaterielle anlæg Afskrivninger Op- / Nedskrivninger Salg af aktiver Eventualforpligtigelser og garantier Donationer

3 1. Indledning Økonomi- og Indenrigsministeriet har udmeldt generelle retningslinier for, efter hvilke principper, indregning af aktiver og passiver skal finde sted. Regnskabspraksis retter sig primært mod omkostningsregnskabet og indeholder bl.a. en beskrivelse af de af Holbæk Kommune trufne valg af regnskabspraksis, der ligger inden for budget- og regnskabssystemets muligheder. Værdiansættelse af kommunens aktiver og passiver skal foretages under behørig hensyntagen til den valgte regnskabspraksis i bilag 10.6 samt med udgangspunkt i nedenstående. 1.1 Praksis Fortsat drift (going concern) Kontinuitet (både formel og reel) Klarhed og forståelighed Periodisering foretages efter transaktionsprincippet Indhold frem for formalia (substans) Væsentlighed Værdiansættelse af hver post for sig (bruttoficering) Alle aktiver registreres i henhold til nyeste praksis og en ens praksis for vurdering og skøn Ved årsafslutningen skal følgende forhold beskrives ved ændringer. 1. Levetid 2. Aktiveringsgrænse m.v. 3. Ændring af regnskabspraksis Det er et nyt regnskab og der er ingen sammenligning til tidligere år. 2. Definitioner 2.1. Aktiver Et anlægsaktiv er et aktiv, der er bestemt til vedvarende brug eller eje, og som er anskaffet til brug for produktion af varer og tjenesteydelser, udlejning eller til administrative formål. Øvrige aktiver betegnes som omsætningsaktiver. Det er således ikke aktivets art, der har betydning for om der er tale om et anlægsaktiv eller et omsætningsaktiv. Anlægsaktiver: Til vedvarende brug og eje Materielle anlægsaktiver med fysisk substans. Immaterielle anlægsaktiver uden fysisk substans. Finansielle anlægsaktiver langfristede investeringer af finansiel karakter. 3

4 Omsætningsaktiver: < > anlægsaktiver Materielle omsætningsaktiver ting til salg som f.eks. grunde og bygninger bestemt for videresalg, varelagre/beholdninger Andet Indregning: Begrebet benyttes om aktivering eller optagelse på statusbalancen samt om indtægts- og udgiftsføring i driftsregnskabet. Indregnede aktiver er et udtryk for regnskabsposter, der er medtaget i balancen. Kostpris: Opgøres som anskaffelsessummen excl. moms, inkl. omkostninger direkte forbundet med ibrugtagningen af aktivet. F.eks. montering, installation, leveringsomkostninger samt honorar til fagkonsulenter. Eventuelle mængderabatter eller lignende fratrækkes. Lineær afskrivning: Ved lineær afskrivning forstås en ligelig afskrivning af kostprisen over aktivets forventede levetid. Det vil sige, at et aktiv med en kostpris på kr. og en forventet levetid på 5 år bliver afskrevet med kr. om året. 3. Registrering 3.1. Hvad skal registreres Alene aktiver med en brugstid på mere end 1 år og samtidig på anskaffelsestidspunktet udgør en værdi på kr eller derover skal registreres i anlægskartoteket, dog optages alle grunde og bygninger uanset kostpris. Endvidere skal aktivets værdi kunne opgøres pålideligt. Anlægsarbejder over kr optages først, når der er sikkerhed for, at anskaffelsessummen overstiger kr Hvis arbejdet strækker sig over flere år, er der to muligheder: 1. Er der givet anlægsbevilling på over kr , optages anlægsarbejdet i regnskabsåret, selv om forbruget det pågældende år er under kr Er der ikke givet bevilling, optages anlægsarbejdet først i anlægskartoteket i det år, det færdiggøres og tages i brug. Fra og med 2010 er regnskabspraksis ændret således, at der ikke foretages bunkning af aktiver under aktiveringsgrænsen på kr Aktiverne har tidligere været aktiveret som bunkning ud fra, om det var indkøbt til ét samlet formål - eksempelvis indretning af en skole i forbindelse med nybygning, tilbygning eller modernisering. Tidligere bunkede aktiver er fortsat indregnet og udgår i takt med afskrivning. Anlægsaktiver tilhørende selvejende institutioner, med hvem Holbæk Kommune har driftsoverenskomst optages i anlægsoversigten og i kommunens balance. 4

5 3.2. Ansvar Hvordan og hvem skal registreres Regnskabsafdelingen udarbejder skemaer til brug for registrering af de enkelte aktiver. Det er lederen af den enkelte enhed, der er ansvarlig for, at samtlige aktiver registreres. Regnskabsafdelingen er ansvarlig for indberetningen af aktiverne i anlægskartoteket. Ansvaret for indberetningen til anlægskartoteket kan uddelegeres til enhederne Hvornår registreres Tilgange og afgange af aktiver skal registreres på transaktionstidspunktet. Ved køb og salg af ejendomme gælder, at de skal registreres på overtagelsestidspunktet Oplysninger til anlægskartoteket I anlægskartoteket skal der anføres følgende oplysninger: Kostpris Årets afskrivninger Akkumulerede afskrivninger Årets nedskrivninger Akkumulerede nedskrivninger Årets opskrivninger Akkumulerede opskrivninger Den bogførte værdi 3.5. Kategorisering AUTORISERET KATEGORISERING: MATERIELLE ANLÆGSAKTIVER: 01 Grunde og bygninger 02 Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler 03 Inventar herunder computere og andet IT-udstyr 04 Materielle anlægsaktiver under udførelse og forudbetaling for materielle anlægsaktiver IMMATERIELLE ANLÆGSAKTIVER: 05 Udgifter til udviklingsprojekter og andre erhvervede immaterielle anlægsaktiver OMSÆTNINGSAKTIVER: 06 Varebeholdninger/-lagre 07 Grunde og bygninger bestemt til videresalg 5

6 Materielle anlægsaktiver 001 Grunde og bygninger. Til bygninger skal tillægges udgifter til installationer der er nødvendige for bygningens funktion. F.eks. kloakering, el-installationer og lignende. 002 Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler. Herunder er blandt andet transformerstationer, stikledninger, produktionsanlæg, rentvandsbeholdere, container, fejemaskiner, sneplove, specialudstyr til storkøkken, personbiler, lastbiler, busser og traktorer. 003 Inventar herunder computere og andet IT-udstyr. Kontormøbler, skolemøbler, inventar i daginstitutioner, plejehjem og -boliger, telefaxer, scannere, kopimaskiner, computere og andet IT-udstyr, telefon- og kommunikationsanlæg, belysning, gardiner, gulvtæpper og billeder. 004 Materielle anlægsaktiver under udførelse og forudbetaling for materielle anlægsaktiver. Her placeres midlertidige udgifter vedrørende forudbetalinger for materielle anlægsaktiver og omkostninger til materielle anlægsaktiver under udførelse Immaterielle anlægsaktiver 005 Udgifter til udviklingsprojekter og andre erhvervede immaterielle anlægsaktiver. Til denne kategori hører forskellige immaterielle anlægsaktiver erhvervet mod vederlag. Det er bl.a. erhvervede patenter, rettigheder eller licenser til software. Internt oparbejdede immaterielle anlægsaktiver skal ikke indregnes i anlægskartoteket og balancen, medmindre anlægsaktivet er centralt og væsentligt for opgavevaretagelsen og kan opgøres pålideligt Omsætningsaktiver 006 Varebeholdning/-lagre. 007 Grunde og bygninger til videresalg. Herunder hører alle grunde og bygninger, som kommunen besidder med videresalg for øje, inkl. udstykningsarealer Ikke operative aktiver (registreres ikke) Aktiver anskaffet til rekreative-, naturbeskyttelses- eller genopretningsformål eksempelvis parker, strande, skove. Aktiver af historisk eller kulturel værdi hvis de ikke opfylder de grundlæggende betingelser for indregning og måling eks. kunstgenstande, bygninger og monumenter af historisk karakter Infrastruktur (registreres ikke) Veje og gader, rastepladser inkl. diverse faciliteter, rastepladser, jernbanespor o. lign. 6

7 4. Måling (Værdiansættelse) Alle aktiver indregnes til kostpris Grunde og bygninger Grunde og bygninger anskaffet før 1. januar 1999 skal indregnes i åbningsbalancen ud fra ejendomsvurderingen pr. 1. januar 2004 ( ) Grunde og bygninger anskaffet efter 1. januar 1999 skal indregnes i åbningsbalancen ud fra kostprisen Tekniske anlæg Tekniske anlæg anskaffet før 1. januar 1999 kan indregnes ud fra kostpris eller skønnet anskaffelsespris. Tekniske anlæg anskaffet efter 1. januar 1999 skal indregnes i åbningsbalancen ud fra kostprisen Inventar Inventar anskaffet før 1. januar 1999 kan indregnes ud fra kostpris eller skønnet anskaffelsespris. Inventar anskaffet efter 1. januar 1999 skal indregnes i åbningsbalancen ud fra kostprisen Scrapværdier Scrapværdien er den forventede salgspris fratrukket eventuelle nedtagelses-, salgs- og retableringsomkostninger, som aktivet har ved udløb af aktivets brugstid. Scrapværdien skal fratrækkes anskaffelsesprisen, i de tilfælde hvor det vurderes, at den vil udgøre en væsentlig andel af den samlede anskaffelsespris. I de tilfælde, hvor det forventes, at der vil være udgifter forbundet med at afhænde aktiver optages en bemærkning herom i anlægskartoteket. Et aktiv må ikke antage en negativ scrapværdi Renovering Der skelnes skarpt imellem renovering og vedligeholdelse. Renoveringer skal aktiveres, hvorimod vedligeholdelse skal konteres som almindelig driftsudgift. Renoveringer skal defineres som handlinger, der giver en sikker forlængelse af levetiden. Herudover defineres renoveringer som handlinger hvortil der er givet en særlig bevilling til projektet. Renoveringer indregnes med kostprisen og afskrives over restlevetiden for hovedaktivet. 7

8 Eksempler på renovering skal registreres som anlægsaktiv: Udskiftning af en hel tagbelægning, hvis der er givet en særskilt bevilling eller denne måtte skønnes at give ejendommen en forlænget levetid. Eksempler på vedligeholdelse skal registreres som driftsudgift: Indvendig / udvendig maling Eftersyn af diverse installationer / køretøjer m.v. Udskiftning af enkelte vinduer Udskiftning af inventar samlet under kr Finansiel leasing De finansielt leasede aktiver skal indregnes i lighed med andre anlægsaktiver til kostprisen, der måles som den laveste af enten dagsværdien af det leasede aktiv eller nutidsværdien af minimumsleasingydelserne med tillæg af omkostninger. Dagsværdien er det beløb, som et aktiv forventes at kunne omsættes til ved en handel mellem uafhængige parter. Leasingaktivet skal afskrives efter samme regler som de materielle anlægsaktiver. Såfremt der ikke er rimelig sikkerhed for, at Holbæk Kommune vil opnå ejendomsret til det leasede aktiv ved slutningen af leasingperioden, skal aktivet afskrives fuldt ud over den korteste periode af leasingperioden eller dets brugstid Hensatte forpligtigelser Pensionsforpligtelsen over for medarbejdere er som udgangspunkt afdækket via pensionsforsikringer. Det gælder dog ikke altid eller i fuldt omfang for tjenestemænd. For tjenestemænd, som ikke er forsikringsmæssigt afdækket, skal der laves en ekstern aktuarmæssig opgørelse af forpligtelsen i.h.t. Økonomi- og Indenrigsministeriets retningslinjer. Opgørelse af forpligtelsen baseres på: en pensionsalder på 62 år, forventet levetid, skøn over fremtidigt renteniveau, skøn over den forventede langsigtede inflation, anciennitetsstigninger for erhvervsaktive tjenestemænd. Lærere i den lukkede gruppe omhandler tjenestemandsansatte lærere, hvor pensionsforpligtelsen ligger hos staten fra lærerens 63½ år, mens forpligtelsen indtil 63½ år ligger hos kommunen. Den årlige pensionsudbetaling neutraliseres i regnskabet ved, at den hensatte forpligtelse nedskrives med den samlede udbetaling. I.h.t. Økonomi- og Indenrigsministeriet retningslinjer skal der indhentes en ekstern aktuarmæssig opgørelse forpligtelsen. 8

9 Kommunen skal hvert år regulere pensionsforpligtigelserne i forhold til gældende regler på området. Herudover er der hensat beløb vedrørende bonusbetaling til pilotjobcentre, indgåede fratrædelsesaftaler, fratrædelsesbeløb ved åremålsansættelse, erstatninger ved arbejdsskader, miljø- og oprensningsforpligtigelser, reetablering i forbindelse med lejemål samt øvrige væsentlige retlige eller faktiske forpligtelser, som kommunen på balancedagen er bekendt med Skyldige Feriepenge I.h.t gældende regler er kommunens regnskabspraksis ændret fra og med 2010 således, at feriepengeforpligtelsen ikke indgår i kommunens regnskabsaflæggelse Materielle omsætningsaktiver varebeholdninger/-lagre Alle varebeholdninger der overstiger 1 mio. kr. skal indregnes. Varebeholdninger omfatter i den sammenhæng varekategorier, der registreres på samme funktion. Varebeholdninger på under 1 mio. kr. skal indregnes, såfremt der er væsentlige forskydninger i lagerets størrelse fra år til år, og hvis varelageret overstiger bagatelgrænsen på kr. Varelagre under kr. registreres ikke. Ovenstående gælder for alle typer varelagre, dvs. produktionslagre (varen indgår i et produktionsforløb), beredskabslagre og omkostningsvarer (varen bearbejdes ikke og ejes ikke med henblik på videresalg). Der afskrives ikke på denne kategori. 9

10 5. Levetider Levetiden for anlæg skal følge reglerne udstedt af Økonomi og Indenrigsministeriet Bygninger Anskaffelse før Bygningens anvendelse Eksempler Maksimal restlevetid Administrative formål Rådhuse, administrationsbygninger mv. Folkeskoler, sociale institutioner, daginstitutioner samt tilhørende Forskellige serviceydelser legepladser, plejehjem/-boliger, brandstationer, biblioteker, idrætsanlæg, svømmehaller mv. Diverse formål Kommunale kiosker eller pavilloner, parkeringskældre mv. 50 år 30 år 15 år Anskaffelse efter Bygningens anvendelse Eksempler Levetid Administrative formål Rådhuse, administrationsbygninger 45 år Forskellige serviceydelser Folkeskoler, sociale institutioner, daginstitutioner samt tilhørende legepladser, plejehjem/-boliger, 30 år brandstationer, biblioteker, idrætsanlæg, svømmehaller mv. Diverse formål Kommunale kiosker eller pavilloner, parkeringskældre mv. 15 år 10

11 5.2. Tekniske anlæg Anskaffelse før Kategori Eksempler Maksimal restlevetid Ledninger og stikledninger 75 år (før 1980) 100 år (efter 1980) Tekniske anlæg Forsinkelsesbassiner 50 år Pumpestationer 20 år Øvrige anlæg 30 år Maskiner Sneplove og fejemaskiner Asfalts-, beton- og mørtelmaskiner Maskinelt udstyr til affaldshåndtering (pumper, luftrensere/ventilatorer mm) 15 år Elektriske motorer/maskiner Maskiner til storkøkkener, vaskerier, beskyttede værksteder og lignende Specialudstyr Laboratorieudstyr 10 år Transportmidler Større lastbiler og busser, påhængsvogne bl.a. personbiler og handicapbiler 8 år Anskaffelse efter Kategori Eksempler Levetid Ledninger og stikledninger 75 år (før 1980) 100 år (efter 1980) Tekniske anlæg Forsinkelsesbassiner 50 år Pumpestationer 20 år Øvrige anlæg 20 år Maskiner Sneplove og fejemaskiner Asfalts-, beton- og mørtelmaskiner Maskinelt udstyr til affaldshåndtering (pumper, luftrensere/ventilatorer mm) 10 år Elektriske motorer/maskiner Maskiner til storkøkkener, vaskerier, beskyttede værksteder og lignende Specialudstyr Laboratorieudstyr 5 år Transportmidler Større lastbiler og busser, påhængsvogne bl.a. personbiler og handicapbiler 5 år 11

12 5.3. Inventar Kategori Eksempler Levetid IT IT og andet kommunikationsudstyr samt større servere Inventar Kontorinventar samt inventar på institutioner El- og vvs-udstyr Driftsmateriel Legepladsudstyr Værktøj Måleapparater og instrumenter 3 år 5 år 10 år 5.4 Immaterielle anlæg Kategori Eksempler Levetid Immaterielle aktiver Patenter, rettigheder eller licenser til bl.a. software 5 år 6. Afskrivninger Aktiverne afskrives lineært over levetiden. Aktiver med en levetid på et år eller derunder, straks-afskrives og registreres derfor ikke i anlægskartoteket. Afskrivningerne beregnes fra det år aktivet ibrugtages og foretages en gang årligt, således at afskrivningerne effektueres i anlægskartoteket senest den 01/04 efter foregående kalenderårs udløb. Derved sikres det, at alle til- og afgange er medtaget. Der afskrives ikke på grunde, da de antages at have ubegrænset levetid. Derudover foretages der ikke afskrivninger på kategorien 04 Materielle anlægsaktiver under udførelse m.v. Afskrivninger på disse starter først, når anlægsarbejdet er afsluttet og ibrugtaget. Herefter overføres aktivet til den endelige kategori. 7. Op- / Nedskrivninger Hvis værdien af et aktiv stiger betydeligt i forhold til den historiske kostpris og værdistigningen opfattes som permanent og sket på grundlag af udefra kommende omstændigheder, kan aktivet opskrives til en højere værdi. Hvis værdien af et aktiv uforudset er forringet, og dette værdifald ikke anses for at være midlertidigt, skal aktivet nedskrives til den lavere værdi. Nedskrivninger finder som hovedregel kun sted, når værdien forringes på grund af en faktisk hændelse, såsom brand, anden materiel beskadigelse, konstatering af forurening eller ny lovgivning, der gør et oprindeligt anlæg utidssvarende i forhold til formålet. Op- og nedskrivninger skal under alle omstændigheder foretages under hensyntagen til forsigtighedsprincippet en udgift registreres når den truer, og en indtægt når den realiseres. 12

13 8. Salg af aktiver Aktiver der sælges, skal afgangsføres i anlægskartoteket og udlignes i balancen. 9. Eventualforpligtigelser og garantier Afgivne garantier og forpligtigelser indregnes ikke i balancen, men anføres i fortegnelse over kautions- og garantiforpligtelser i årsregnskabet. Regnskabsafdelingen ajourfører fortegnelsen hvert år i forbindelse med regnskabsafslutningen. De enkelte afdelinger/ institutioner har pligt til at orienterer Regnskabsafdelingen, såfremt de har kendskab til, at kommunalbestyrelsen har behandlet sager vedr. afgivelse af garanti- og/eller kautionsforpligtigelser. Verserende retssager samt væsentlige fremsatte krav i øvrigt omtales under eventualforpligtelser. 10. Donationer Som noget nyt for 2009 skal donationer af aktiver eller modtagelse af tilskud på kr eller derover til helt eller delvis finansiering af aktiver, der indgår i kommunens serviceproduktion, indregnes til den kostpris, som kommunen skulle betale for det, hvis det ikke var modtaget som en donation (dagsværdi). Samtidig optages en tilsvarende passivpost på denne funktion. Beløb indregnes (optages/afskrives) i det år, donationen modtages. 13