Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 fra bestyrelsesmøde Torsdag den 4. april 2013 kl i bestyrelseslokalet Afbud fra Rene Tauner 1. Opfølgning på generalforsamling Henrik Høgstrup Nye vedtægter er underskrevet og mangler alene underskrift fra dirigenten. fra generalforsamlingen er lagt på nettet. 2. Bestyrelsesansvarsforsikring a) Rene Thauner foreslår en bestyrelsesdækning på mellem kr. 1,0 2,0 mio. Der henvises til vedlagte fil (se nedenfor). a) Udsættes til næste møde. 3. Medlemmer Christian Halling a) Medlemsstatus sammenholdt med 4. april 2012 b) Målsætning for forøgelse c) Initiativer til medlemsforøgelse d) Medlemsrettigheder for flexmedlemmer herunder klubber i klubben. e) Medlemsrestancer versus spillerettigheder mm. f) Betalingsform a) Medlemsstatus p.t. er 411 aktive medlemstallet sammenhold med 2012 fremlægges på næste møde. b) Målsætning 450 medlemmer i 2013 c) Der tages følgende initiativer til medlemsforøgelse: Der fremsendes brev til tidligere medlemmer med opfordring til indmeldelse. Der følges op telefonisk fra Pernille i sekretariatet. Ansvarlig er Christian som trækker en aktuel liste fra Golfbox, og gennemgår den med Flemming Biel og Egon for eventuelle fejladresser mv.

2 Tidligere medlemmer inviteres til arrangement med mulighed for at opleve golfspillet på ny. Ansvarlig er Ulrik som beder Henrik Molsing om at tænde op i grille på dagen. Tag en ven med kobles på repræsentanter fra mentorgruppen så der sker opfølgning. Der gennemføres arrangement for prøvemedlemmer i starten af maj. Sammen med begynderudvalget og kaninklubben udarbejder Henrik annonce ultimo april og Egon sørger for pressemeddelelse. Aktiviteten gentages ultimo maj. Egon koordinerer pressemeddelelser og annonce i Extraposten. Henrik og Ulrik er ansvarlig og sammenkalder kaninklub og begynderudvalg i næste uge. For nye medlemmer modregnes indskud på 895 i de næste tre rater eksempelvis start maj medfører reduktion i august, februar og maj. Bjarne er ansvarlig for at rette på hjemmeside. d) Der åbnes ikke for at flexmedlemmer kan indgå i klub i klub. e) Kontingentrestance udgør kr Det er forudsætning for at spille herunder at spille match at kontingent er betalt. 14 dage efter forfald udelukker kasseren medlemmet i Golfbox. Der skal være aftaler om afvikling af restancer med kasseren for at restanter må spille. f) Kontingent opkræves via PBS da det medfører meget store administrative fordele for kasseren. Hvis man ikke ønsker at bruge PBS opkræves girokortgebyr med kr. 50, pr. gang med virkning fra august. Anføres i nyhedsbrev at det kan undgås når betaling overgår til PBS. 4. Sponsorer Ulrik Skovgaard Hansen a) Status indgåede sponsoraftaler b) Mulige åbne aftaler potentielle nye sponsorer c) Sponsorpleje d) Restancer fra 2012 a) Der er aktuelt faktureret sponsoraftaler for kr og der mangle at blive faktureret kr som stor set er aftalt der er således solgt sponsoraftaler for i alt kr Ulrik orienterede om at to huller og 13 parkeringspladser er disponible for yderligere sponsorer. b) Ulrik udarbejder og sender sponsorkontrakt med Næstved Pro Michael Brink vedrørende hul 16 i aftalen indgår at han skal have mulighed for at gennemføre lagersalg af slagudstyr et par gange over sæsonen. Hvis aftalen falder på plads vil Michael Brink endvidere tilbyde sin assistance som PRO træner på enkelte dage over sæsonen, hvor medlemmerne har mulighed for mod betaling at bestille træningssessioner.

3 I nyhedsbrev og på hjemmeside vil i givet fald fremgå mulighed for PRO træning. c) Som sponsorpleje gennemføres arrangementer over sæsonen hvor sponsorerne kan deltage med medarbejdere på banen. Sponsorudvalget er ansvarligt. d) Sponsorrestancer udgør kr. 0 pr Budgetopfølgning og likviditet Christian Halling a) Aftale med træner a) Henrik og Christian afholder møde med Jesper om vilkår for træning. 6. Website mv. Ulrik Skovgaard Hansen a) Status website og Facebook b) Opmærksomhedspunkter vedrørende navneændring c) Aftale Apps d) Aftale logo e) Aftale vedligehold/service a) Website gennemgået og der blev aftalt mindre justeringer Ulrik er ansvarlig. b) Navneændringen skal slå igennem i alt materiale i klubben. Den flersproglig salgsbrochure skal ændres, og Henrik sørger for fil i programmet Indesign sendes til Ulrik. Der produceres 200 baneguides med nyt navn og logo og vi har tilladelser fra Dansk Baneguides til at bruge banebilleder. Ulrik aftaler med Marseilles om begge ændringer i det nye design. c) Apps til telefoner er et let tilgængeligt redskab via mobil. Der er nu udviklet en App for Halsted Kloster Golfklub som bestyrelsen har godkendt. Ulriks søn har lavet den nye App og der blev i bestyrelsen udtrykt stor anerkendelse for det flotte arbejde som nu i samarbejde med Marseilles lægges op på App Store. d) Ulrik har sendt mail til Halsted Kloster om at vi gerne vil have en skriftlig accept. e) Vedligehold af websites indhold vil fortsat ske via de hidtidige aktører (formænd m.v.). Der skal fortsat være intensiv fokus på website, sociale medier som Facebook som kommunikations og markedsføringsplatform. Indsatsen med dette sker i tæt samarbejde mellem Ulrik og Bjarne. f) Der indgås supportaftale med Marseille på kr. 399 pr. måned passer hjemmesiden så den spiller. Han instruerer alle redaktører i anvendelse og redigering af sider.

4 7. Golfens dag 14. april 2013 Ulrik Skovgaard Hansen a) Ansvarlige b) Plan a) Ansvarlig for Golfens dag er hele bestyrelsen som vil være i klubben på dagen. Begynderudvalget vil også være i klubben og vil gå på bane med interesserede. Par 3 banen, puttingbane og drivingrange er åben Ulrik er overordnet ansvarlig og beder begynderudvalget og kaninklubben om at arrangere fortæring med Poul m.v. b) Arrangementet gennemføres fra kl Egon har sendt pressemeddelelse til folketidende og Bjarne sender nyhedsbrev til abonnerende medlemmer via website. 8. Pro Am Susanne Møllenbach a) Forslag til udvalg b) Status a) Susanne er formand og sammensætter for Pro Am udvalget. Henrik og Ulrik sørger for sponsoraftaler. b) Susanne har aftale på plads i forhold til 10. august 2012 og kontakter Jan i Marseilles med henblik på at lave nye foldere til Pro Am og Par Match. Disse skal udarbejdes så det er mulighed for at bruge dem efterfølgende som skabelon. Susanne fremskaffer lister over pro er som tidligere har deltaget, og sørger for at der sendes breve ud til potentielle deltagere. Tilmelding for firmahold sættes til kr med fri fortæring, frugt og forfriskninger. Markedsføringsmæssigt slås på at det er Danmarks ældste pro am. I brainstorm over firmaer som tilskrives blev nævnt Nykredit (Per Ladegaard), Business LF, GE moneybank. Pro Am gennemføres som Gun start 9. Par Match Henrik Høgstrup a) Status b) Susanne er formand og der forholdes som under punktet med Pro Am

5 10. Shoppen Egon Jensen a) Indgåede aftaler for shoppen b) Bemanding a) Sports Back Up og Amer er aktuelle leverandører til Shoppen men andre leverandører kan tages ind. Vi har 60 dages kredit og godt dækningsbidrag. b) Pernille bemander shoppen. Henrik orienterer tidligere aktører i Shoppen om dette. Christian tjekker op på momsregler for shoppen ved revisor. 11. Markedsføring Egon Jensen a) Nyhedsbreve b) Ajourføring af foldere og hotelaftaler c) Business LF a) Egon udarbejder pressedelen Bjarne versionerer til nyhedsbrev til medlemmerne. b) Aftaler med hoteller er på plads. Hotellerne får 10 % på green fee. c) Der er dialog med Business LF. 12. Aktiv Ferie juniorklubber i sommerferie Bjarne Voigt Hansen Ulrik opfordrer Mie til at kontakte ungdomsskolen. 13. Orientering erindring a) Feriepengesagen b) Grundskyldsagen c) Reviderede vedtægter Orienteringerne taget til efterretning 14. Mødeplan 2013

6 Bestyrelsesmøde afholdes første torsdag i måneden hele året og forretningsudvalgsmøde tredje torsdag i måneden oktober inklusive. 15. Punkter til kommende møder a) Forsikringer generelt, herunder bestyrelsesansvarsforsikring. 16. Eventuelt a) Vi holder LF mesterskab Susanne står for det sammen med turneringsudvalget, herunder sikrer at det sættes op i Golfmatch m.v. b) Mailboks er overfyldt Lars bedes om at se på om mailboksen er overfyldt. c) Ulrik undersøger om der er plads til tees og bolde i slikautomaten. d) Klubledelse: på DGU kan man tilmelde sig nyhedsbreve for bestyrelser. Referent : Bjarne Voigt Hansen Bilag: Materiale vedrørende bestyrelsesansvarsforsikring image.pdf