NEMT OG EFFEKTIVT - Ejendomsadministration

Transkript

1 Istandsættelse Baggrund De almene boligselskaber arbejder med 3 forskellige vedligeholdelsesordninger for lejemål, A-ordning, A-ordning med NI beløb og B-ordning. A-ordning: Den indvendige vedligeholdelse påhviler lejer. Lejeren skal som udgangspunkt ved fraflytning betale de faktiske udgifter til istandsættelse af lejligheden, men afdelingen (udlejer) overtager gradvist udgiften til normalistandsættelse, typisk med 1% pr. måned lejeren har beboet lejemålet (reduktion). Ved istandsættelse skelnes mellem normalistandsættelse og misligholdelse. Normalistandsættelse omfatter: - maling/hvidtning af lofter - maling/tapetsering af vægge - rengøring af lejligheden og dens installationer A-ordning med NI-beløb: Er en variant af A-ordningen, hvor der i stedet for de faktiske udgifter til normalistandsættelse fastsættes et fast beløb, som lejeren indbetaler ved fraflytning. B-ordning: Den indvendige vedligeholdelse påhviler udlejer (afdelingen). Dette foregår i praksis ved, at der til hvert lejemål er oprettet en vedligeholdelseskonto. Der opspares penge til istandsættelse på lejemålets vedligeholdelseskonto med et fast beløb hver måned. Beløbet beregnes som regel som en sats pr. fordelingstal. For almene boliger opkræves beløbet ikke særskilt overfor lejer men er indeholdt i huslejen. Ved fraflytning betaler lejeren kun udgifter til istandsættelse af misligholdelse. Gælder for alle 3 ordninger: I forbindelse med fraflytning skal udlejer give et overslag på de samlede istandsættelsesomkostninger. Overskridelser udover 10% af dette overslag afholdes af udlejer. Filer / Indstillinger I mappen Bolig / Diverse 2, angives om man benytter udvidet istandsættelse. 1 af 14

2 Hvis der ikke er markering i feltet Anvend udvidet istandsættelse, benyttes en udregning, hvor afdelingen overtager 1 pct. af udgiften til normal istandsættelse pr. beboet måned. Hvis der er en markering i Anvend udvidet istandsættelse, sker udregning på grundlag af en opsætning som laves i forretningsgangen til flytteopgørelse. Forretningsgang flytteopgørelse Beregningsmetode: A-ordning Normalistandsættelse bogføres udfra modtaget faktura fra håndværkere. A-ordning med NI beløb Normalistandsættelse er et fast beløb (som angives på lejemålet). B-ordning Der opspares penge til istandsættelse på lejemålets vedligeholdelseskonto med et fast beløb hver måned. Beløbet beregnes som regel som en sats pr. fordelingstal. For almene boliger opkræves beløbet ikke særskilt overfor lejer men er indeholdt i huslejen. 2 af 14

3 Opkr.type for NI poster: A-ordning - Opkrævningstype der skal benyttes ved bogføring af regninger vedr. normalistandsættelse og som i flytteopgørelsens bogføring bliver benyttet til samlet bogføring af normalistandsættelse. A-ordning med NI beløb - Opkrævningstypen bliver anvendt ved flytteopgørelsens bogføring af fast NI beløb. Konto for bogføring af NI beløb: A-ordning konto som bruges ved flytteopgørelsens bogføring af samlet normalistandsættelse. A-ordning med NI beløb - konto som bruges ved flytteopgørelsens bogføring af fast NI beløb. Bogf. Tekst for NI beløb: A-ordning Bogføringstekst som bruges ved flytteopgørelsens bogføring af samlet normalistandsættelse. A-ordning med NI beløb Bogføringstekst til fast NI beløb bogføres på ved flytteopgørelsens bogføring. Karens periode i måneder: Angives med et antal måneder, hvis lejeren skal have boet i lejemålet et stykke tid, før reduktionsprocenten træder i kraft. Reduktionsprocent pr. måned: Den procentsats pr. måneds boperiode, som normalistandsættelse eller fast NI-beløb reduceres med (bruges af systemet til at beregne lejers istandsættelsesprocent). Reduktionsprocent pr. år: Den procentsats pr. års boperiode, som normalistandsættelse eller fast NI-beløb reduceres med. Hvis der både angives en værdi pr. måned, og en pr. år, er det den årlige værdi der bestemmer. Opkr. Typer (flere) for øvrig istandsættelse: Opkrævningstyper, som benyttes til bogføring af faktura fra håndværkere som vedrører misligholdelse af lejemålet. Reduktion opkr.type: Opkrævningstype, som skal bruges ved flytteopgørelsens bogføring af reduktionsbeløbet (udlejers andel af normalistandsættelsen) som er beregnet udfra lejers istandsættelsesprocent. Reduktion konto: Konto, som skal bruges ved flytteopgørelsens bogføring af reduktionsbeløbet (udlejers andel af normalistandsættelsen) som er beregnet udfra lejers istandsættelsesprocent. 3 af 14

4 Reduktion tekst: Bogføringstekst, der skal påføres posteringen for reduktionen. Reduktion vis udlejers % -andel i teksten: Markering i dette felt vil tilføje udlejers procentandel til bogføringsteksten på posteringen for reduktionen (så det optræder på kontokortet og dermed også på flytteopgørelsen). Overslag procent: Der angives procentsats for hvor meget de faktiske samlede istandsættelse udgifter må overskride overslagt givet til lejer. I forbindelse med fraflytningssyn, skal lejeren have et overslag på dennes samlede andel af istandsættelse udgifter (både evt. normalistandsættelse og misligholdelse). Udlejer skal betale udgifter der ligger ud over en overskridelse på p.t. 10%. Overslag opkr.type: Opkrævningstype, som skal bruges ved flytteopgørelsens bogføring af reduktion i forbindelse med ovennævnte overslag. Overslag konto: Konto som skal bruges ved flytteopgørelsens bogføring af reduktion i henhold til ovennævnte overslag. Overslag tekst: Bogføringstekst, der skal påføres posteringen for reduktion i henhold til ovennævnte overslag. Overslag vis overslagsbeløb i teksten: Der sættes markering i dette felt, såfremt det oprindelige overslagsbeløb ønskes tilføjet bogføringsteksten (så det optræder på kontokortet og dermed også på flytteopgørelsen). Bemærk! De tekster du angiver benyttes som bogføringstekster og er dermed specifikationen i flytteopgørelsen. Bemærk! Der er p.t. en begrænsning på bogføringsteksternes længde på 40 tegn. Tegn derudover bliver bortkastet. 4 af 14

5 Anbefalede opkrævningstyper (master database) Bemærk at der ikke er sat hverken konto eller modkonto på disse opkrævningstyper, kun std. Kontoplan. Opkrævningstyperne skal have markering i bogføres og opkræves samt Opkr. Kun ved = Fraflytning. 5 af 14

6 6 af 14

7 7 af 14

8 Anbefalet opsætning A-ordning (master database). Anbefalet opsætning A-ordning med NI-beløb (master database). Anbefalet opsætning B-ordning (master database). 8 af 14

9 9 af 14

10 Bogføring A-ordning: Faktura som vedr. normalistandsættelse - Bogføres på (K) og (D) (opkr.type ) Reduktion sættes til konto i forretningsgang. Konti bogføring: Konto Kreditor samlekonto anvendelsestype: kreditorkonti/kreditor Konto Fraflytning hvoraf til inkasso (restance fraflyttere) anvendelsestype: Lejerkonti/restance Andre konti: Konto Afholdte udgifter (402) - fordelingsnøgle : (+1) / (-1) Konto Overslag - fordelingsnøgle : (+1) / (-1) Konto Henlæggelse Istandsættelse ved fraflytning Misligholdelse: Faktura som vedr. misligholdelse bogføres på (K) og (D) (opkr.type ). 10 af 14

11 Konti bogføring: Konto Kreditor samlekonto anvendelsestype: kreditorkonti/kreditor Konto Fraflytning hvoraf til inkasso (restance fraflyttere) anvendelsestype: Lejerkonti/restance Andre konti: B-ordning: Varsling til månedlig hensættelse på lejemål bogføres på Faktura/udbetaling vedr. indvendig vedligeholdelse bogføres på (K) / og (D) af 14

12 Faktura fælleskonto bogføres (K) , (D) (opkr.type ), (K) (opkr.type ) og (K) Konti: Konto Afholdte udgifter (404) - fordelingsnøgle : (forbrug i året) (+1) / (-1) + anvendelsestype: Lejemålskonti/indvendigvedligehold. Konto Overslag - fordelingsnøgle : (forbrug i året) (+1) / (-1) Konto Afholdte udgifter fælleskonto (403) - fordelingsnøgle : (+1) / (-1) Konto Henlæggelse fælleskonto (slid og ælde) Konto Henlæggelse indvendig vedligehold Konto IV forbrug i året Nulstilling Konto IV hensættes i året Nulstilling anvendelsestype: lejemålskonti/indvendigvedligehold. Konti 115/116 alm. drift/udskiftning (planlagt DV). 12 af 14

13 13 af 14

14 14 af 14