Aftale om levering af administrativ service

Transkript

1 Side 1 af 8 Aftale om levering af administrativ service Mellem Kunde Adresse 1 Adresse 2 CVR nr.: EAN nr.: Og Statens Administration Landgreven København K CVR nr.: EAN nr

2 Indledning Aftalen fungerer som grundlag for de ydelser, som Økonomiservicecenteret (ØSC) i Statens Administration (SAM), skal levere til kunden. Side 2 af 8 Aftalen skal ses i sammenhæng med den styringsmodel og den særlige regnskabsinstruks, som gælder for ØSC et og som blandt andet regulerer forholdet mellem kunde og leverandør. Herudover henvises til selve aftalegrundlaget, jf. pkt. 3 nedenfor. Styringsmodellen og regnskabsinstruksen er offentliggjort på Statens Administrations hjemmeside under serviceforhold. I aftalen specificeres formålet med aftalen, de involverede parter, aftalens omfang, forhold vedrørende samarbejde og kommunikation, parternes ansvar, pris og betalinger, tvister/misligeholdelse, ikrafttrædelse og revision m.v., Aftalegrundlaget underskrives af de involverede parter. 1. AFTALENS PARTER Aftalen indgås mellem >institutionsnavn, ministerområde< >cvr-nr<, herefter benævnt kunden og Statens Administration/ØSC, Landgreven 4, 1017 København K, cvr. nr , herefter benævnt leverandøren. 2. AFTALENS FORMÅL Denne aftale regulerer forholdet mellem kunden og leverandør vedrørende de ydelser, der leveres til kunden. Aftalen beskriver parternes forpligtelser, ansvar og de servicemål ydelserne skal leveres efter. Aftalen skal medvirke til at sikre samarbejdet mellem kunde og leverandør således at de administrative opgaver varetages mest effektivt og i god kvalitet ud fra de processer og forretningsgange som er beskrevet i EpiCenteret for ØSC. Det er kundens pligt løbende at holde sig orienteret om eventuelle ændringer i forretningsgangene via SAM s hjemmeside. 3. AFTALEGRUNDLAG Baggrunden er regeringens beslutning om at samle varetagelsen af de administrative opgaver inden for løn, bogholderi og regnskab i et administrativt servicecenter i Statens Administration (tidligere Økonomistyrelsen). Denne aftale er et led i udmøntningen af regeringens beslutning. Aftalen indgås på baggrund af den opgaveflytning, som er sket ved kongelig resolution.

3 Side 3 af 8 Der henvises i øvrigt til de indeholdte oplysninger i den udarbejdede styringsmodel for servicecenteret og regnskabsinstruksen. Disse er offentliggjort på SAM s hjemmeside. 4. SAMARBEJDE OG KOMMUNIKATION Kunden og leverandøren er afhængige af hinandens leverancer for at kunne opfylde deres forpligtelser. Der er derfor tale om et samarbejde mellem kunde og leverandør, som skal sikre, at der kan produceres kvalitative og effektive administrative ydelser. For at samarbejdet kan fungere, er det afgørende, at parterne altid holder hinanden underrettet om forhold af betydning for serviceleverancen. Det daglige samarbejde mellem kunde og leverandør bygger på åben dialog med løbende forventningsafstemning. Der afholdes som minimum statusmøder med kunden hvert halve år, hvor forhold vedrørende samarbejde og service drøftes. Frekvensen for disse møder kan justeres løbende, så den afstemmes i forhold til behovet. Leverandøren tager initiativ til disse møder og udsender dagsorden. På møderne deltager relevante repræsentanter for leverandøren samt repræsentanter for kunden. På møderne gennemgås driftsstatusrapporten jf. nedenfor pkt. 8. Kunden er forpligtet til at holde sig orienteret om løbende driftsstatusmeddelelser mv. via SAM s hjemmeside. 5. STYRINGSMODEL Der er udarbejdet en styringsmodel for ØSC i SAM, som fastlægger beslutningskompetence angående organisation og opgaveløsning. Finansministeriet udgør den øverste beslutningsmyndighed i forhold til ØSC. Styringen sker som led i den almindelige opgavestyring fra departementet til SAM. Det betyder, at rammerne for ØSC ets virksomhed, herunder mål for de opgaver centeret skal løse samt økonomi og budget, fastlægges af Finansministeriet, jf. i øvrigt nedenfor vedrørende pris og betaling. Jf. styringsmodellen inddrages kunderne i udviklingen af ØSC et. Dette sker bl.a. i forbindelse med eventuelle væsentlige ændringer af opgavesplittet mellem kunde og leverandør, og ved væsentlige planlagte ændringer af forretningsgange der vedrører kunden og standardydelser. For såvidt opgavesplittet m.v. henvises til beskrivelserne i EpiCentret.

4 6. PRIS OG BETALING Løn- og regnskabsydelser fra leverandøren finansieres ved betalinger fra de omfattede institutioner. Hjemlen hertil fremgår af anmærkningsdelen til den aktuelle Finanslov Taksterne fastsættes således, at der opnås fuld omkostningsdækning. Fremadrettet vil dette bl.a. ske på baggrund af aktiviteten for udvalgte ydelser og anvendt ressourceforbrug for den enkelte kunde. Finansministeriet har imidlertid endnu ikke endeligt besluttet, hvordan og hvornår overgangen til den nye betalingsmodel skal ske. Når dette sker, vil beregningsforudsætninger, takster, betalingstidspunkt m.v. blive offentliggjort på SAM s hjemmeside. Side 4 af 8 7. ANSVAR Udover denne aftales bestemmelser om ansvarsplacering gælder reglerne i kundens regnskabsinstruks samt regnskabsinstruksen for ØSC. Såfremt der opstår tvivl eller uoverensstemmelse, gælder bestemmelserne i denne aftale. Det er således kundens ansvar at sikre, at lokale regnskabsinstrukser altid er i overensstemmende med det, der er aftalt i kundeaftalen. Kundens ansvar Kunden er ansvarlig for regnskabsaflæggelsen i henhold til de til enhver tid gældende regler. Det er således kundens ansvar, at der sker godkendelse af kvartals- og årsregnskab. Kunden er ansvarlig for, at regnskabsopgaven løses korrekt, og at kundens del af dokumentationen for opgaveløsningen er i orden, herunder at kontrol- og transaktionssporet er tilstrækkeligt. Kunden er ansvarlig for, at alt regnskabsmateriale indsendes rettidigt til leverandøren efter de frister der er fastlagt. Regnskabsmaterialet skal være fyldestgørende og opfylde fastsatte kvalitetskrav til sikring af at leverandøren kan udarbejde et retvisende regnskab. Kunden er ansvarlig for, at alt indrapporteringsgrundlag på løn og refusionsområdet ligeledes er fyldestgørende og er indsendt rettidigt, samt er kontrolleret og godkendt af dertil bemyndigede personer. Manglende rettidig eller kvalitetsmæssig omhu der udløser morarente, gebyrer m.v. eller manglende refusionsbetalinger er således kundens ansvar. Dette gælder også selvom det måtte være leverandøren der har fejlet. Leverandøren har ikke hjemmel til at afholde sådanne udgifter. Kunden er ansvarlig for at udarbejde og opdatere oversigter over gældende bemyndigelser på både økonomi- og lønområdet. Kunden skal sikre, at SAM altid har adgang til den senest opdaterede oversigt, herunder særskilt oversigt der angiver, hvilke medarbejdere hos kunden der er bemyndiget til at indsende materiale til leverandøren og i øvrigt bestille ydelser hos leverandøren.

5 Side 5 af 8 Leverandørens ansvar Leverandøren er ansvarlig for korrekt og rettidig behandling af det modtagne materiale ud fra de fastsatte tidsfrister. Leverandøren er ansvarlig for dokumentation af sin del af opgaveløsningen. Leverandøren er ansvarlig for at de regnskabsmæssige transaktioner er korrekt udført i forhold til de oplysninger, der er modtaget fra kunden, således at regnskabet er retvisende i forhold til disse. Leverandøren er ansvarlig for korrekt udførelse af opgaverne, som de er defineret i procesbeskrivelserne i EpiCentret og de regler, der gælder på området i øvrigt. Det er således leverandørens ansvar at sikre, at arbejdsfunktioner og arbejdsopgaver organiseres og udføres i henhold til beskrivelsen i gældende instrukser, herunder at sikre den fornødne funktionsadskillelse og overholdelse af forudsatte forretningsgange og interne kontroller, samt kontrol af sikkerhedsforskrifter omkring systemanvendelse. Leverandøren har ansvaret for at sikre, at kvaliteten af de regnskabsmæssige data er i overensstemmelse med de krav til opgaveløsningen, der fremgår af denne aftale. Servicecentret skal over for virksomhederne kunne dokumentere indholdet af eksempelvis foretagne afstemninger. Såfremt leverandøren konstaterer fejl eller mangler i det modtagne materiale fra kunden, tages kontakt til kunden med henblik på fejlrettelse. Leverandøren foretager kun fejlrettelse, når dette er aftalt med kunden. Konstateres der åbenbare fejl som leverandøren selv har begået i forbindelse med eksempelvis indtastning, kontering o. lign. foretager leverandøren selv fejlrettelse. Som led i den regelmæssige afrapportering af servicemålene i forhold til kunden, jfr. pkt. 8, indgår afrapportering af fejl og fejlrettelser foretaget i den forgangne måleperiode. Der kan på baggrund af denne gennemgang udtages enkelte opgaveområder, hvor årsagen til fejl analyseres nærmere. På SAM s hjemmeside under serviceforhold er der defineret en række servicemål samt forudsætningerne for opfyldelsen af disse. Kunden og levarandøren er sammen ansvarlige for opfyldelsen af disse, sådan som de er beskrevet. I opgavesplittet, jf. EpiCentret, er ansvarsfordelingen mellem kunde og leverandør beskrevet detaljeret for hver af de opgaver, der varetages af ØSC 8. OPFØLGNING OG AFRAPPORTERING

6 Det påhviler leverandøren at foretage registrering, således at der kan afrapporteres på de fastlagte servicemål. Hvert kvartal udarbejdes en driftsstatusrapport som indeholder oplysninger om status på drift af ydelserne, servicemål, opfyldelsesgrad af servicemål samt status over kundens aktivitetsniveau. Rapporten drøftes på et statusmøde jfr. ovenfor pkt. 4. Side 6 af 8 Afrapporteringen af servicemålene vil successivt blive udfoldet i den takt, der etableres de nødvendige målesystemer til brug herfor. Ved vurdering af målopfyldelsen tages blandt andet højde for, om kunden har opfyldt de leverancekrav der er en forudsætning for at servicemålene kan forventes overholdt. Bliver der identificeret problemer med levering af ydelser, som ikke er direkte omfattet af servicemålene, kan det aftales, at der iværksættes særlige målinger eller overvågning på kundens område, med henblik på at kunne afdække årsager og igangsætte eventuelle tiltag til forbedring af leverancen. 9. TVISTER/MISLIGHOLDELSE Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med denne aftale, skal parterne søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne løftes op på højt plan i parternes organisationer. Såfremt der herved ikke opnås nogen løsning, kan kunden indbringe sagen som klage til Finansministeriet. 10. IKRAFTTRÆDELSE Aftalen træder i kraft ved underskrivelsen og erstatter tidligere kundeaftale. Begge parter er berettigede til at kræve aftalen fornyet, såfremt der opstår væsentlige ændringer i forudsætningerne for det aftalte. 11. ØVRIGE BESTEMMELSER Revision Med etableringen af ØSC i SAM er der ikke sket ændringer i Rigsrevisionens adgang til at udføre revision hos kunden. Reglerne om Rigsrevisionens virksomhed og kundens ansvar og forpligtelser i forhold hertil påvirkes ikke af denne aftale. Efter konkret anmodning bistår leverandøren kunden med fremskaffelse af regnskabsmateriale til brug for kundens besvarelser af henvendelser fra Rigsrevisionen.

7 Finansministeriets interne revision (Koncernrevision) afgiver årligt en erklæring om ØSC s opgavevaretagelse. Erklæringen omhandler revision af, om aftalte forretningsgange og arbejdsrutiner bliver fulgt. Erklæringen skal tjene som kundens dokumentation for, om leverandøren udfører opgaverne i henhold til det aftalte. Side 7 af 8 Rettigheder Alt materiale som kunden indsender til leverandøren forbliver kundens ejendom. Bilag vedrørende kundens regnskab eller lønadministration efter overgangstidspunktet arkiveres hos leverandøren i digitalt format og opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører, med mindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. Opbevaringen sker i øvrigt i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelsen om statens regnskabsvæsen jævnfør dennes kapitel 9. Anmeldelse til Datatilsynet Kunden sørger for anmeldelse til Datatilsynet af SAM som databehandler. Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. 11. UNDERSKRIFT For leverandøren Den For kunden Den Kontorchef Navn

8 Side 8 af 8 Bilag Som bilag indsættes: Bilag 1: Varige afvigelser fra ØSC standardopgavesplit Bilaget indeholder beskrivelse af eventuelle permanente kundespecifikke afvigelser fra standard. Bilag 2: Aftale om indberetning via HR-løn Bilaget indeholder beskrivelse af eventuelle kundespecifikke afvigelser fra standardprocesserne for indberetning på HR-Løn. Bilag 3: Aftale om indberetning via webservice Bilaget indeholder beskrivelse af eventuelle kundespecifikke afvigelser fra standardprocesserne for indberetning via webservice. Bilag 4: Midlertidige afvigelser/aftaler Bilaget er en aktuel udskrift fra EpiCenter, der lister kundens aftalte midlertidige afvigelser/indgåede aftaler. Når alle midlertidige afvigelser/indgåede aftaler er ophørt udgår bilaget. Bilag 5: Aftale om tillægsydelser Bilaget indeholder kundens aftalte tillægsydelser i forhold til standardydelseskataloget.