Fælles museumsmagasiner

Transkript

1 Vedtægter for den selvejende institution Fælles museumsmagasiner 1. Navn og hjemsted Den selvejende institutions navn er Fælles museumsmagasiner. Dens hjemsted er Vejle. 2. Institutionens formål Institutionens formål er at opføre og forestå driften af fælles museumsmagasiner for museer og arkiver og lignende. Gennem driften af de fælles museumsmagasiner er det endvidere formålet, at fremme opbygningen af en fælles registreringspraksis og en fælles indsamlingspolitik blandt brugerne. 3. Stiftelse Den selvejende institution er stiftet den 22.juni 2001 af Vejle Amt og Vejle Kommune med en grundkapital på kr. 4. Kapitalforhold Den nødvendige kapital til den selvejende institutions formål søges tilvejebragt, dels gennem tilskud fra offentlige myndigheder, institutioner, organisationer, fonde mv. dels ved belåning af ejendommen og dels ved udlejning af lokaler.

2 5. Brugere og lejere Som brugere og lejere kan optages alle, der beskæftiger sig med bevaring af kulturarv, såsom museer, arkiver og kirker efter indstilling fra bestyrelsen. 6. Institutionens midler Den kapital, der ikke er bundet, skal indsættes i bank, sparekasse eller sættes i obligationer. Eventuelt overskud af driften skal bruges til henlæggelser og eventuelle forbedringer af fællesmagasinerne efter repræsentantskabets skøn. 7. Ledelsen Den selvejende institutions øverste myndighed er repræsentantskabet. Repræsentantskabet består af de tilknyttede museer, arkiver og andre, der er brugere og lejere med hver 1 repræsentant samt bestyrelsen. Lederen af Den selvejende institution Konserveringscentret i Vejle er født medlem af repræsentantskabet. Herudover kan Fredericia Kommune, Hedensted Kommune, Horsens Kommune, Kolding Kommune og Vejle Kommune hver udpege en repræsentant. De udpegede repræsentanter vælges til repræsentantskabet for 2 år. Perioden starter den 1. januar i ulige år og løber frem til den 31. december det efterfølgende år. Navnene på de udpegede repræsentanter og disses suppleanter skal skriftligt meddeles til formanden senest den 15. december forud for en ny valgperiode. Optagelse af nye museer, arkiver og andre skal godkendes af repræsentantskabet, der tillige fastsætter evt. indskud. De tilsluttede museer, arkiver og andre kan kun udtræde af repræsentantskabet og blive frigjort for sine forpligtelser, når skriftlig meddelelse herom er givet til formanden med 3 års varsel til den 1. januar. Meddelelse om udtrædelse vil ikke kunne afgives i en periode på 10 år efter stiftelsen, medmindre det besluttes, at museumsdriften ophører og ikke overgår til andet museum. Eventuelt indskud tilbagebetales ikke.

3 8. Repræsentantskabsmøde Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i maj måned. Indkaldelse til repræsentantskabsmødet sker ved udsendelse af dagsorden til de tilsluttede museer senest 1. måned før repræsentantskabsmødet. Endelig dagsorden bilagt eventuelle forslag, regnskab og budget udsendes senest 1 uge før repræsentantskabsmødet. Dagsordenen skal omfatte: 1. Valg af dirigent og referent 2. Aflæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning 3. Aflæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab samt budget for kommende år. 4. Indkomne forslag 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter 6. Valg af revisor 7. Eventuelt. Forslag, der af medlemmer ønskes behandlet på det ordinære repræsentantskabsmøde, må være indgivet skriftligt til bestyrelsen senest 2 uger før repræsentantskabsmødets afholdelse. Alle interesserede har adgang til repræsentantskabsmødet, men kun de udpegede medlemmer af repræsentantskabet er stemmeberettigede. Der kan stemmes ved fuldmagt. Beslutninger på repræsentantskabsmødet træffes ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Repræsentantskabsmødet er beslutningsdygtig uden hensyn til antallet af fremmødte repræsentanter. Dog kræves til vedtagelse af beslutning om vedtægtsændringer og beslutning om institutionens opløsning, at mindst 2/3 af de tilsluttede museers repræsentanter stemmer derfor. Møder et sådant antal ikke, men er forslaget i øvrigt vedtaget med 2/3 af de fremmødtes stemmer, indkalder bestyrelsen inden 14 dage til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, på hvilket forslag kan vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer uden hensyn til, hvor mange repræsentanter, der har givet møde. Denne bestemmelse gælder også for beslutninger om væsentlige bygningsændringer ved de fælles museumsmagasiner, Maribovej 10 B, 7100.

4 Over det på repræsentantskabsmødet passerede og vedtagne føres en protokol, der underskrives af dirigenten. Senest 8 dage efter repræsentantskabsmødet udsendes referat til repræsentantskabet. 9. Ekstraordinær repræsentantskabsmøde Udover bestemmelsen i 7 afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde når bestyrelsen finder anledning dertil, eller når mindst 1/3 af repræsentantskabets medlemmer skriftligt overfor bestyrelsen fremsætter begrundet anmodning herom. Mødet skal afholdes senest 4 uger efter at anmodning er fremsat og mødet indkaldes med mindst 14 dages varsel bilagt dagsorden. Øvrige bestemmelser i 7 og 8 vedrørende beslutningsdygtighed mm. er tillige gældende. 10. Bestyrelsen Den selvejende institution ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer. Der vælges 5 medlemmer til bestyrelsen på repræsentantskabsmødet ved almindeligt stemmeflertal. Enhver er valgbar til bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær for 2 år ad gangen. Bestyrelsesformanden er tillige formand for repræsentantskabet. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden samt kasse- og regnskabsregulativ for institutionen. Der afholdes bestyrelsesmøde, når formanden eller mindst 2 medlemmer af bestyrelsen ønsker det. Bestyrelsesmøder indkaldes skriftligt med angivelse af dagsorden. Bestyrelsens beslutninger afgøres ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formanden eller i dennes fravær næstformandens stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er tilstede. Der føres en protokol over de vedtagne beslutninger.

5 11. Bestyrelsens ansvarsområde Bestyrelsen har ansvaret for den daglige ledelse af institutionen samt ansvaret for, at bygninger, inventar m.v. stedse er i god stand og behørigt forsikret, herunder brandforsikret. Den ansætter og afskediger det til driften nødvendige personale eller indgår aftale herom og drager omsorg for at udleje og benyttelse af ejendommen sker med fornøden hensyntagen til de deri interesserede. Den fastsætter den leje eller det brugsvederlag, der vil være at erlægge for benyttelse af lokalerne. Lejen skal alene fastsættes til opnåelse af en forsvarlig drift med behørig hensyntagen til afskrivninger og henlæggelser. Bestyrelsen udarbejder et regulativ indeholdende nærmere direktiver for ejendommens daglige drift og afbenyttelse. Bestyrelsen skal påse, at bogføring og formueforvaltning kontrolleres på en tilfredsstillende måde. Intet bestyrelsesmedlem kan oppebære vederlag fra fonden for sit arbejde i bestyrelsen. 12. Tegningsret og prokura Den selvejende institution tegnes af den samlede bestyrelse. Bestyrelsen kan meddele prokura. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom kræver godkendelse og underskrift af hele bestyrelsen samt godkendelse af repræsentantskabet med 2/3 flertal. 13. Budget Forud for hvert regnskabsår opstilles af bestyrelsen et specificeret budget for det kommende regnskabsår omfattende forventede indtægter og udgifter vedrørende institutionens drift, samt overslag over eventuelle udgifter til større vedligeholdelsesarbejder eller nyanlæg samt større anskaffelser og forslag til udgifternes finansiering. Forslaget forelægges repræsentantskabet på repræsentantskabsmødet forud for budgetåret. 14. Regnskab Der skal føres nøjagtigt regnskab over fællesmagasinernes drift og status og der udarbejdes hvert år et årsregnskab.

6 Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskab og status indleveres senest 15. februar til revisoren, som inden 1. april tilbageleverer det reviderede regnskab til bestyrelsen. 15. Revision Den selvejende institutions regnskab revideres af enten en statsautoriseret revisor, en registreret revisor eller Kommunernes Revision valgt af repræsentantskabet, jfr. 7. Regnskabet underskrives af bestyrelsen og revisoren. 16. Overskudsanvendelse Det påhviler repræsentantskabet at anvende overskud i overensstemmelse med de formål, der er fastsat i nærværende vedtægts 2. Repræsentantskabet kan foretage rimelige henlæggelser til at sikre den fortsatte drift. Desuden kan der henlægges midler til anlægsinvesteringer. 17. Ophør I tilfælde af ophør skal den ophævede selvejende institutions midler anvendes efter aftale med Kulturarvsstyrelsen til tilsvarende museale formål.

7 Disse vedtægter træder i kraft med virkning pr. 1. januar 2007 i stedet for vedtægter godkendt af repræsentantskabet d. 12. september Godkendt på repræsentantskabsmøde d. 30. maj 2006 Bent Bechmann Poul Dedenroth-Schou Steen W. Andersen Ole Puggaard Lise Ræder Knudsen