Bestyrelsesmøde Nr,2 Agenda

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Nr,2 Tirsdag d kl hos Hanne Deltagere: Hans Aarup, Jørn Fagerlund, Randi Søndergaard, Hanne Nygaard Formand Kommunikation Kasserer Ad. Formand: Indkaldelse og referat Agenda 1. Opfølgning af referat fra sidste møde - Bestyrelsesmøde d Økonomi Generel status - Oprette bankkonto - Indgå aftale med Revisionsfirma (ikke budgetteret) - Drøftelse af budget - Opkræve kontingent 3. Kommunikation til bebyggelsen Generel status - Korrespondance via - Etablere hjemmeside - Etc. 4. Drift opgaver - Indgå aftale med Ejendomsservice selskab - Skiltning i bebyggelse - Afklaring omkring TDC - Grundejerforening Ansvarsforsikring - Mødelokale Generalforsamling 5. Eventuelt 6. Næste møde

2 Referat Ad.1 Referat af d blev godkendt. Havde en generel drøftelse om bestyrelsesansvar - og erstatningsansvarlighed. Hans har kontaktet Revisor Lasse Svensson, Aktiv Revision, der oplyser at han skal have ca. kr ( 3 timer) for at påtegne vores regnskab (ren revisions opgave). Hans har haft kontakt til Rønne & Lundgren, Advokatpartnerskab, som oplyser at der ikke er krav til at revisor er professionel. Det betyder at vi kan vælge en person i foreningen. Bestyrelsen vil indstille Niels Birger Lunde til revisor. For at skabe en entydig kommunikation foreslog Hans at Jørn bliver næstformand. Det blev vedtaget og bestyrelse incl ansvarsområder er følgende: Hans Aarup, Formand, Indkaldelser og referater Jørn Fagerlund, Næstformand og Sekretær kommunikation og hjemmeside Randi Søndergaard, Kasserer Hanne Nygaard Jørgen Strand, Suppleant Niels Birger Lunde, Revisor Ad.2 Fast punkt vil fremover være en detaljeret gennemgang af vores økonomi samt budgetopfølgning. Foreningen er nu blevet registreret i Erhvervsstyrelsen: CVR-nummer: Foreningens navn: Grevens Ny Fejde Adresse: Karlslunde Parkvej 10-30, 2690 Karlslunde [email protected] Randi ændrer registrering til formands adresse og mail. Erhvervsstyrelsen sender beskeder til foreningens digitale postkasse. Randi opretter. Der er ved at blive oprettet en bankkonto i Den Danske Bank. Nødvendige papirer forventes afsendt i denne uge. Etablering af bankkonto samt opkrævning af kontingent (marts) haster. Aftalte, at fuldmagt ikke skal være i forening. Der er modtaget registreringsbevis fra skat:

3 Grevens Ny Fejde Karlslunde Parkvej 10-30, 2690 Karlslunde Mobil Randi ændrer adresse, telefon og mail til formands. Revideret budget: Vinterservice Dong fællesbelysning Kontorhold og bankkonto Vedligeholdelse fællesarealer Møder og aktiviteter Ansvarsforsikring Uforudset Revideret budget blev vedtaget af bestyrelsen og fremlægges til godkendelse på kommende generalforsamling. Det blev aftalt, at opkrævning af kontingent sker 1/3 og 1/9. Opkrævning 1/3 vil være kr baseret på det nuværende godkendte budget. Forudsat godkendelse af revideret budget vil der 1/9 opkræves yderligere kr Ad.3 Kommunikation. Der er meget tilfredshed med vores lille blad GNYF som vil udkomme sporadisk. Bladet udsendes elektronisk med mindre der er ting der taler for fysisk uddeling (eks. Brochuren om Nabohjælp). GNYF vil være at finde på vores hjemmeside. I sidste udgave er der spec. fokus på Nabohjælp. Bestyrelsen har besluttet at oprette profil samt tilmelde hinanden. Det er ønskeligt, hvis alle 10 boliger var bundet op til hinanden for at sikre os optimal tryghed. Arbejdet med at videreudvikle vores hjemmeside fortsætter. Ad.4 Ejendomsservice Der foreligger tilbud fra SSE Ejendomsservice. Samme firma som anvendes af vores nabo Grevens Fejde. Hanne har desuden indhentet tilbud fra Complet Rengørings- og Ejendomsservice ApS. Det blev aftalt at Hanne indgår aftale med SSE-Ejendomsservice som vi har vurderet passer bedst til at løse vores konkrete opgave. Ligeledes melder tilbage til Complet Rengørings- og Ejendomsservice ApS, at vi ikke kan gøre brug af deres tilbud. Beplantningsplan Drøftede beplantning af fællesarealer men er tilbage ved den ekstraordinære Generalforsamling, hvor Niels Kruse ikke havde en beplantningsplan. Drøftede specifikt hækplanter og gromuligheder i rende mellem fliser fyldt med grus. Om sommeren opvarmes fliser og vil udtørre planteomgivelserne. Hanne har i morgen besøg af en havemand og vil her indhente

4 informationer. Findes der nogen standard. Hvordan sikrer vi bedst mulig hæk (plantehøjde, planteafstand, grogaranti, etc.) Ansvarsforsikring. Der foreligger flere tilbud, og der arbejdes videre med sagen. Hanne har udspil herfor. Mødelokale. Grevens Fejde har meddelt, at deres fælleshus ikke kan udlånes til andre. Det drejer sig om skattemæssige problemer. Det blev på sidste møde aftalt, at vi ville undersøge muligheden omkring Aktivhuset Olsbækken. Hans er i mellemtiden blevet vidende om, at f.eks. Kysthaven og Ældresagen bruger Langagergård Plejecenter, som er vores genbo. Bestyrelsen besluttede, at vi vil bruge Langagergård Plejecenter til vore mødeaktiviteter i foreningen. TDC. Konklusionen på vore drøftelser med TDC blev følgende: Der etableres Pair Bonding uden ekstra udgift. Der er en boks ved bygning med 10 ledninger. Der skal bruges 4x2 hvilket betyder 2 for meget. Disse kan ikke bruges andre steder. Der er en boks til de 2 andre bygninger og også med 10 ledninger. Der skal bruges 6x2 hvilket er 2 for lidt. Det betyder at nr. 24 og 30 ikke får Pair Bonding og dermed øget hastighed. Reaktionen fra TDC er, at det bare er ærgerligt. Skiltning til bebyggelse Jørn forventer, at det er lige på trapperne. Ad.5 Eventuelt Husorden Vi besluttede, at vi over tid vil udarbejde en Husorden bl.a. med udgangspunkt i vedtægterne 8 Rådigheds- og tilstandsdeklarationer. Det blev aftalt, at Jørn udsender en skrivelse herom. Formålet hermed er at informere om, at en Husorden er på vej samt få tilbagemeldinger med forslag. Markise Jørn har haft kontakt til Moltzen om markiser. D vil vi modtage forslag. Emnet tænkes indarbejdet i Husorden. Stisystem I lokalplanen er det nævnt, at der skal etableres en sti fra vores matrikel over til hovedstien, der går under Karlslunde Parkvej til center. Jørn får afklaret det konkrete i denne sag. Carport Randi forespurgte om etablering af el-stik i carport. Der er en positiv holdning hertil. Emnet er noteret og tænkes indarbejdet i Husorden. Plejecenter Hans laver oplæg til skrivelse om Plejecenter til Jørn for udsendelse. Skrivelsen vendes med Plejecenter.

5 Ad.6 Bestyrelsesmøde: Næste møde aftaltes til d kl hos Jørn Mødet er et formøde til generalforsamlingen Kl afslutte vi med en middag på Langagergård Plejecenter. Fredag d Udsendelse af indkaldelse til generalforsamling. Generalforsamling. Dato: Onsdag d Sted: Langagergård Plejecenter Tid: Kl ca. Kl Fællesspisning Kl Generalforsamling