Udbud af indkøbsordning for visiterede borgere i eget hjem

Transkript

1 Bilag 1 ravspecifikation Udbud af indkøbsordning for visiterede borgere i eget hjem Januar 2015

2 Indledning Social- og Sundhedsafdelingen i øge ommune har mulighed for at visitere til hjælp til indkøb til visiterede borgere. Nærværende kravspecifikation indeholder sammen med udkast til kontrakt de krav, som øge ommune stiller til levering af indkøbsordning til visiterede borgere i eget hjem i øge ommune. Derudover henvises til kvalitetsstandarden for øge ommune (bilag 3). Målgruppen for indkøbsordningen, er de borgere, der ikke helt eller delvist selv er i stand til at foretage indkøb af dagligvarer. Varig hjælp bevilges til borgere, hvor visitator vurderer, at tabet af færdigheder skønnes at være permanent og ikke kan genvindes inden for en overskuelig tid. Midlertidig hjælp bevilges til borgere, hvor visitator vurderer, at tabet af færdigheder er begrundet i pludselig opstået tab af færdigheder og/eller dele heraf kan genvindes indenfor en overskuelig tid. Indkøbsordningen består af følgende dele: bestilling af varer levering af varer afregning sætte varer på plads aflevering og afregning for returflasker og returdåser Selve kravspecifikationen I det omfang, at det fremgår, at Leverandøren skal beskrive/redegøre eller lignende, for hvorledes Leverandøren vil opfylde et krav, skal Leverandøren anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis "vi vil forsøge at gøre ", eller "man kunne også forestille sig, at " er ikke acceptabelt, og vil inden for rammerne af kriterierne i afsnit 6 i annonceringsbetingelserne blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. De grå felter i kolonnen Leverandørens redegørelse skal ikke udfyldes. Tilbudsgiver skal ud for hvert krav angive ved enten ja eller nej, om kravet opfyldes. Bemærk at hvis Leverandøren skriver nej ud for et mindstekrav, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt som følge af forbehold overfor grundlæggende elementer og dermed ikke blive taget i betragtning. Mindstekrav () Behov formuleret som mindstekrav skal opfyldes af Leverandøren. Leverandøren erklærer mindstekravet for opfyldt ved at skrive ja i kolonnen Erklæres opfyldt. Har Leverandøren ikke skrevet ja ud fra det pågældende pkt. i kravspecifikationen, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt som følge af forbehold overfor grundlæggende elementer og dermed ikke blive taget i betragtning. Ovenstående gælder dog ikke mindstekrav, der indgår som et underpunkt til et krav. Opfyldes et sådant mindstekrav ikke, vil det overliggende krav blive anset som ikke opfyldt. øge ommune forbeholder sig ret til enhver tid at indhente dokumentation hos Leverandøren for kravenes opfyldelse uanset, at Leverandøren har erklæret, at kravet er opfyldt. rav () Alle øvrige krav, som ikke er formuleret som mindstekrav, er krav, som bør opfyldes af Leverandøren, og vil indgå som et konkurrenceparameter i tilbudsevalueringen. Leverandøren skal i kolonnen Erklæres opfyldt angive om kravet er opfyldt ved ja/nej/delvist. Graden af opfyldelsen af et krav har således indflydelse på det pointtal, som tilbuddet opnår for det relevante underkriterium til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, således at et ikke-opfyldt eller mangelfuldt opfyldt krav medfører en lavere pointscore under det pågældende underkriterium, mens et opfyldt krav tillægges positiv vægt under det relevante underkriterium. øge ommune har i kolonnen kravtype angivet om kravet et mindstekrav () eller et almindeligt krav (). Side 2 af 11

3 1. rav til varer og varesortiment øge ommune ønsker, at borgerne i indkøbsordningen har et bredt varesortiment at vælge fra, der tilgodeser alle borgere i ordningen, således at borgeren ikke oplever, at det er dyrere at benytte sig af indkøbsordningen frem for selv at forestå indkøbet. 1.1 Tilbudsgiver skal kunne levere følgende varesortiment: Leverandøren bedes redegøre for varesortiment. almindelige dagligvarer til supermarkedspriser øge ommune vil se positivt på et bredt varesortiment, der indeholder varerne oplistet i pkt discountvarer frostvarer bredt udvalg i færdigvarer sæsonvarer håndkøbsmedicin/vitaminer ugeblade almindelige hygiejne- og plejeprodukter økologiske varer fedtfattige varer sukkerfri varer miljømærkede varer (f.eks. det europæiske miljømærke Blomsten og det nordiske miljømærke Svanen ) 1.2 Tilbudsgiver skal som minimum kunne levere 1800 varenumre. 1.3 Leverandøren skal redegøre for tilbudsvarer og discountsortiment. Bemærk at det er et, at Leverandøren kan tilbyde discountvarer jf. krav Mejeriprodukter skal ved levering til borgeren mindst have en holdbarhedstid på 7 dage 1.5 Fødevarer med kort holdbarhed, udover de i pkt. 1.4 nævnte, skal ved leveringstidspunktet være så lang fra udløbsdato som mulig. Side 3 af 11 Leverandøren skal redegøre for tilbudsmuligheder og discountvaresortimentet. Leverandøren bedes for følgende varegrupper redegøre for, hvorledes det vil blive sikret, at varerne har den længst mulige holdbarhed ved leveringstidspunktet: 1. Brød 2. ødvarer 3.4. Frugt og grønt øge ommune vil se positivt på, at varer med kort holdbarhed leveres

4 1.6 Tilbudsgiver skal garantere at borgerne som minimum kan få leveret 20 kilo per gang. 1.7 Varesortimentet skal være lige så bredt og prismæssigt tilsvarende priserne i kommunens supermarkeder. så langt fra udløbsdato som muligt. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan det sikres, at priserne er tilsvarende kommunens supermarkeder. 2. Personaleforhold øge ommune ønsker, at aflevering af varer på borgerens bopæl foregår på en måde, der sikrer borgeren størst mulig tryghed, med respekt for den enkelte borger og under hensyntagen til, at aflevering af varer foregår i borgerens eget hjem. 2.1 Leverandørens medarbejdere med borgerkontakt skal: tale dansk så de ældre borgere kan forstå det skrive dansk så opgaven løftes fagligt forsvarligt læse dansk så opgaven løftes fagligt forsvarligt 2.2 Leverandørens medarbejdere med borgerkontakt skal have ren straffeattest. 2.3 Leverandørens medarbejdere skal have gennemført hygiejnekursus samt være bekendt med og overholde hygiejniske principper i forhold til opgaveløsningen. 2.4 Leverandøren og leverandørens medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelsen af arbejdet, jf. bestemmelserne i straffeloven, forvaltningsloven samt lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. Tavshedspligten ophører ikke ved fratræden eller ved kontraktforholdets ophør. 2.5 Leverandøren skal sikre, at leverandørens medarbejdere er vidende om, at de ikke må modtage eller give gaver herunder arv eller låne penge til eller af borgeren. 2.6 Leverandørens medarbejdere må ikke opholde sig i borgerens hjem uden borgerens tilstedeværelse eller borgerens samtykke. Side 4 af 11

5 2.7 De af leverandørens medarbejdere, der har borgerkontakt, skal være forsynet med synlig billedlegitimation. Billede og tekst skal være udformet, således at svagtseende kan læse det. 2.8 Leverandøren skal for så vidt angår medarbejdere med borgerkontakt, jf. krav 2.2: - Forinden medarbejderens ansættelse have indhentet ren straffeattest. - Både mundtligt og skriftligt orientere medarbejderne om pkt. 2.4, 2.5 og Af hensyn til borgerens tryghed stilles krav om, at leverandøren i videst muligt omfang tilstræber, at aflevering af varer udføres af den samme medarbejder, og at det ligeledes tilstræbes, at eventuelle afløsere er de samme Der kræves i vid udstrækning konduite fra leverandørens medarbejdere i forbindelse med leveringen. Medarbejderne skal ikke yde ekstraordinær service i forbindelse med leveringen, men de skal udvise almindelige menneskelige hensyn i de situationer, hvor borgere eventuelt har behov for hjælp. Medarbejderen skal opfylde almindelige anerkendte krav til etik, hvad angår optræden, hygiejne og påklædning Leverandøren forpligter sig endvidere til at overholde sikkerhedsforskrifter mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. lov om behandling af personoplysninger. 3. Information om varer og priser øge ommune udarbejder information om indkøbsordningen til borgerne i samarbejde med leverandøren. Side 5 af 11

6 3.1 øge ommune ønsker, at borgere, som er tilknyttet indkøbsordningen, informeres om både priser og vareudbud på en måde, der gør dem i stand til at vælge mellem varerne på et velinformeret grundlag. 3.2 Leverandøren er forpligtet til at informere borgeren om væsentlige ændringer i tilknytning til indkøbsordningen, fx om ændrede indkøbsdage i forbindelse med helligdage og lignende. Leverandøren bedes redegøre for, hvordan leverandøren vil informere borgeren om priser og vareudbud, herunder om der tilbydes ugentlige tilbudsaviser samt information om discountvarer til fast lav pris. 4. Tilmelding/afmelding/ændringer øge ommune ønsker en enkel og brugervenlig proces med indbygget fleksibilitet, som tilgodeser borgernes behov. Social- og Sundhedsafdelingen varetager kontakten mellem borgeren og leverandøren, både hvad angår tilmeldinger og afmeldinger (ophør). Aflysninger eller andre ændringer, f.eks. flytning af en aftale, aftales mellem borger og leverandør. I tilfælde af varige ændringer eller ændringer i en længere periode, f.eks. ved sommerferie, skal Social- og Sundhedsafdelingen orienteres. 4.1 Leverandøren registrerer tilmeldinger, afmeldinger og ændringer elektronisk til styrings-, rapporterings- og opfølgningsspørgsmål. Borgerne tilmeldes og afmeldes Leverandøren ved, at Social- og Sundhedsafdelingen kontakter Leverandøren. 4.2 Fristen for flytning og aflysning af levering er senest kl. 16 hverdagen før den planlagte levering. 4.3 Afbestilles en levering ikke senest kl. 16 dagen før den planlagte levering, debiteres kommunen for leveringen. 4.4 Ved forgæves gang dvs. hvor borgeren ikke er hjemme f.eks. akut hospitalsindlæggelse - tager leverandøren alle varer retur. I disse tilfælde betaler borgeren for let fordærvelige varer, mens leverandøren tager øvrige varer retur. 4.5 Leverandøren skal kunne tilbyde opstart af levering inden for en uge fra tilmelding, se dog pkt Borgeren har mulighed for at skifte leverandør med Side 6 af 11

7 30 dages varsel. Borgeren skal henvende sig til Social- og Sundhedsafdelingen ved ønske om leverandørskift. I særlige tilfælde kan Social- og Sundhedsafdelingen forkorte varslet om leverandørskift. 4.7 I tilfælde af, at varen er udsolgt, skal der leveres en erstatningsvare. Erstatningsvaren skal være så identisk med den bestilte vare som muligt. Borgeren har i den forbindelse ret til at fravælge erstatningsvaren. 5. Bestilling 5.1 øge ommune ønsker en hurtig, effektiv og driftssikker bestillingsproces, der fungerer så smidigt og optimalt som muligt. 5.2 Leverandøren skal garantere, at bestilling kan ske via telefon, og PDA/smartphone. 5.3 Fristen for afgivelse af bestilling er senest 48 timer før levering. Frisen kan dog afviges i forbindelse med højtider. 5.4 Der skal for den enkelte bestilling være mulighed for blot at bekræfte forrige bestilling, således at der leveres præcis de samme varer, som ved sidste bestilling og levering. Leverandøren bedes redegøre for, hvordan denne proces vil blive tilrettelagt. øge ommune vil se positivt på en nem og smidig bestillingsproces, hvor borgeren nemt og uden unødig ventetid kan komme i kontakt med Leverandøren. 6. Transport af varer til borgerens bopæl 6.1 øle- og frostvarer skal transporteres under de rette temperaturmæssige forhold for at undgå Side 7 af 11

8 fordærvet mad, optøning af frostvarer etc. 6.2 Alle dagligvarer skal transporteres forsvarligt uden risiko for at få i stykker eller blive udsat for ekstreme temperaturer. 6.3 Social- og Sundhedsafdelingen orienterer Leverandøren, såfremt der er borgere inficeret med multiresistente bakterier. Leverandøren skal i så tilfælde overholde øge ommunes procedure for håndtering af borgere inficeret med multiresistente bakterier. 6.4 Der skal i alle bilerne forefindes engangshandsker, - maske og sprit til desinficering. 6.5 Leverandøren skal sikre, at leverandørens medarbejdere er vejledt om og overholder reglerne for tomgang (vedlagt som bilag) samt bekendtgørelse om standsning og parkering i tættere bebyggede område i øge ommune (vedlagt som bilag). 7. Levering øge ommune ønsker, at levering af varer på borgernes bopæl foregår på en måde, som sikrer borgerne størst mulig tryghed. Derfor er legitimering og overholdelse af aftalte leveringstidspunkter afgørende elementer i indkøbsordningen. 7.1 Leveringen skal foregå på en aftalt ugedag inden for et tidsinterval på max. 3 timer på den faste leveringsdag. Hvis tidspunktet afviges med mere end 1 time skal samtlige borgere på ruten kontaktes og orienteres om forsinkelsen. Hvis ordningen er afhængig af hjemmehjælper skal tidsintervallet være max 30 min. Det skal være muligt at få leveret varer på alle hverdage i tidsrummet Ydelsen kan ikke aflyses, så der skal altid findes en erstatningsdag. 7.2 Leverandøren er forpligtet til at koordinere tidspunktet for levering med dagtilbud og træ- Side 8 af 11

9 ningscentre. Tidspunktet for levering af varer må ikke afskære borgeren fra disse tilbud. 7.3 I de tilfælde hvor en leveringsdag falder på en helligdag skal leverandøren tilbyde en erstatningsdag, der ligger før den faste leveringsdag. 7.4 Leverandøren skal tilbyde akutlevering på hjemkomstdagen til borgere, der kommer hjem fra hospital eller lignende, såfremt bestillingen er afgivet senest kl. 12 samme dag. Afgives bestillingen efter kl. 12, skal leveringen foregå på den efterfølgende hverdag. 7.5 Leverandøren skal udarbejde et velkomstbrev, som bekræfter overfor borgeren hvilken dag og i hvilket timeinterval bestilling er aftalt, samt hvilken dag varerne leveres. Velkomstbrevet skal endvidere indeholde et telefonnummer til eventuelle afbud. Leveringens gennemførelse hos borgeren 7.6 Leverandøren skal ved levering ringe på, præsentere sig tydeligt i eventuel dørtelefon, vente på at døren bliver åbnet og bære varerne til borgerens køkkenbord. 7.7 Nogle borgere har cylinderadgang. Cylinderadgangen må kun benyttes, hvis der foreligger skriftligt samtykke fra borgeren (indhentes af øge ommune). Der skal her udleveres nøgle fra Social- og Sundhedsafdelingen. I disse tilfælde låser Leverandørens medarbejder sig selv ind. Leverandøren hæfter for omkodning af lås i tilfælde af bortkomst af nøgle. Ved bortkomst af nøgle kontaktes Social- og Sundhedsafdelingen med det samme. 7.8 Leverandøren er forpligtet til at opbevare udleverede nøgler aflåst, når nøglerne ikke anvendes. Nøgler skal tilbageleveres ved ophør af Side 9 af 11

10 kontrakt. 7.9 ølevarer samt frugt og grønt skal anbringes i køleskab hos borgeren og frostvarer i fryser, såfremt det er aftalt med øge ommune I tilfælde af manglende kontakt til borgeren skal Leverandøren kontakte pårørende med det samme (fremgår af visitationssedlen, hvem der skal kontaktes) pr. telefon. Hvis dette ikke forklarer borgerens situation, har leverandøren pligt til at kontakte hjemmeplejen (fremgår af visitationssedlen). Leverandøren skal oplyse borgerens navn og adresse. Tilbagemelding fra kommunen skal ske elektronisk samme dag. Leverandøren skal gemme alle tilbagemeldinger til brug for senere dokumentation. Leverancens indhold 7.11 Alle leveringer skal ledsages af en kvittering til borgeren med tydelig angivelse af de enkelte varer og priser samt samlet pris. Desuden skal borgeren orienteres om ikke leverede varer samt varer som er erstattet med alternative varer Ved levering af varer, som er beskadigede, optøede eller på anden måde kvalitetsmæssigt forringet, skal der tilbydes erstatningsvarer, som skal leveres senest dagen efter. Hvis borgeren ikke ønsker varen, krediteres borgeren. 8. Pris og betaling Borgeren skal alene betale for varerne, mens øge ommune betaler for pakning, udbringning m.v. Med hensyn til opgaven er udgangspunktet, at øge ommune som alt overvejende hovedregel kun er økonomisk ansvarlig for ydelser, som borgeren er visiteret til. Leverandørens medarbejdere forventes at yde almindelige hjælpsomhed i tilknytning til leverancen, mens Leverandørens medarbejder er i borgerens hjem. Side 10 af 11

11 8.1 Leverandøren skal modtage borgerens betaling for varer via PBS, mobile pay eller dankort. Det er borgeren, der angiver, hvilken løsning, der ønskes. 8.2 Varerne omfatter flasker og dåser med pant. Returpant skal modtages og fratrækkes næste bestilling. Leverandøren er kun forpligtiget til at modtage den type returpant, som oprindeligt er leveret af leverandøren. 8.3 Ved manglende betaling for 2. gang skal Leverandøren kontakte borgeren for at afklare årsa- gen hertil. Hvis leveringen ophører grundet manglende betaling skal både borgeren og Social- og Sundhedsafdelingen orienteres. 8.4 Ved borgerens eventuelle manglende betaling, må leverandøren alene pålægge borgeren retmæssige rykkergebyrer og renter. Leverandøren bedes redegøre for rykkerproceduren. Side 11 af 11