LEVERANDØRKRAV INDKØB/VAREUDBRINGNING

Transkript

1 LEVERANDØRKRAV INDKØB/VAREUDBRINGNING 1

2 Indhold 1. Indledning Ekstern leverandør Krav til ekstern leverandør Leveringssikkerhed og leveringsbetingelser Bestilling af varer, udbringning m.v Priser

3 1. Indledning I Vesthimmerlands Kommune blev det i forbindelse med Budget 2018 besluttet, at serviceniveauet for indkøb, posthus og bank skal justeres jf. Ankestyrelsens principafgørelse Denne anfører, at en kommune i sin kvalitetsstandard kan fastsætte, at borgere, som er i stand til at benytte tekniske redskaber som internet, online supermarked og telefonisk varebestilling, ikke kan modtage indkøbsordning. Hvis borgeren selv kan varetage opgaven, og dermed er selvhjulpen, er borgeren ikke berettiget til at modtage praktisk hjælp. Hvis borgeren ikke selv kan varetage opgaven, ligges der i forbindelse med godkendelsesmodellen op til at borgere kan modtage praktisk hjælp til indkøb gennem tekniske redskaber, mens pakning og udbringning vil blive håndteret af private leverandører. Borgeren har i henhold til den gældende Servicelov frit valg, og aftalen skal derfor betragtes som et tilbud til den enkelte borger, der er visiteret til ordningen. Vesthimmerland Kommune bevilger hjælp til indkøb og pakning/udbringning af varer maksimalt én gang ugentligt til borgere i eget hjem. Vesthimmerland Kommune betaler således for indsamling og pakning samt udbringning af dagligvarer max én gang ugentligt pr. borger. Yderligere udbringninger derudover betales af borgeren selv. Ved pakning og levering af bestilte dagligvarer skal betaling for varerne ske i et samarbejde mellem borger og leverandører, eventuelt via PBS betaling. Betaling for de bestilte varer er således udelukkende et anliggende mellem leverandøren og borgeren. Manglende betaling af leverede varer er Vesthimmerland Kommune uvedkommende. Relevant betaling for indsamling, pakning og eventuelt udbringning af dagligvarer sker via Bevillingsenheden. I de tilfælde, hvor Vesthimmerland Kommune skal betale for indsamling, pakning og udbringning, skal regningen til borgeren kun omhandle bestilte varer og må IKKE indeholde udgifter til indsamling, pakning og udbringning. Leverandørerne er forpligtiget til at udføre opgaverne jf. de til enhver tid gældende bestem- 3

4 melser om arbejdsmetoder, arbejdsprocesser og arbejdsgange i arbejdsmiljølovgivningen. Vesthimmerland Kommune kan ikke garantere, at alle visiterede borgere vil gøre brug af ordningen hver uge. Omfanget bestemmes alene af den enkelte borgers behov. For nuværende er der ca. 210 borgere i Vesthimmerlands Kommune, der modtager praktisk hjælp til indkøb: Det antal kan ændre sig i forbindelse med at kommunens service niveau tilpasses Ankestyrelsens principafgørelse Ekstern leverandør Vesthimmerland Kommune vil indgå kontrakt med interesserede leverandører, som kan leve op til de krav, der gælder for Vesthimmerland Kommune. Leverandøren kan anmode om at blive godkendt til levering i hele Vesthimmerland Kommune eller til ét eller flere distrikter (se Bilag 5 Distrikter i Vesthimmerlands Kommune). For nuværende er de borgere, der er visiteret til indkøb fordelt på distrikterne: Løgstør ca. 60 borgere Aars ca. 80 borgere Farsø ca. 60 borgere Aalestrup ca. 10 borgere Distrikterne følger de gamle kommunegrænser se: e=drift&showonly=tl748660&selected=tl748660&bbox= , , , I kapitel 3 beskrives det nærmere, hvilke krav Vesthimmerland Kommune stiller til leverandørerne. Indsendte godkendelsesanmodning med tilhørende bilag betragtes som Vesthimmerland Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret. Godkendelsesanmodning sendes til kommunen på følgende adresse: Vesthimmerland Kommune Bevillingsenheden Att. Vareudbringning Frederik IX's Plads Farsø 4

5 Mrk. Anmodning om godkendelse Frit valg Indkøb/vareudbringning Eller på Der vil blive udsendt bekræftelse på modtagelse af anmodninger den 7. august. Godkendelsesprocessen er at betragte som en tilbudsproces, hvor den afgivne godkendelsesanmodning betragtes som et tilbud med de forpligtelser, der gælder ved en sædvanlig udbudsforretning. Vesthimmerlands Kommune har som mål, at der er eksterne leverandører i alle distrikter, hvis dette ikke opnås forbeholder Vesthimmerlands Kommune sig retten til at gå i dialog med de leverandører, der har indsendt godkendelsesanmodning, om dækning af flere distrikter eller eventuelt afvise alle godkendelsesanmodninger, hvis der ikke opnås dækning i alle distrikter. 3. Krav til ekstern leverandør I nærværende Bilag er oplistet gældende krav, som leverandører skal bekræfte, at de kan leve op til i hele kontraktperioden. Bilaget fungerer ligeledes som en vejledning til, hvad tilbuddet skal indeholde. Materialet er derfor også rettet mod eventuelle underleverandører. Der vil i kontrakten (Bilag 4) være specificeret yderligere krav til leverandøren og det opfordres til at leverandøren sætter sig ind i disse inden en godkendelsesanmodning. Godkendelsesanmodningen skal være affattet på dansk. Leverandøren skal udforme Godkendelsesanmodningen (Bilag 2) således, at alle efterspurgte oplysninger er udfyldt. Leverandøren må ikke have forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover. Potentielle leverandører skal kunne dokumentere, at de ikke er i betalingsstandsning eller på anden måde i en økonomisk situation, der vanskeliggør opfyldelse af de forpligtelser, der vil følge med en godkendelse som leverandør. Derfor bedes Tro og love erklæring (Bilag 3) udfyldt og vedlagt godkendelsesanmodningen (Bilag 2). 5

6 3.1 Leveringssikkerhed og leveringsbetingelser De bestilte dagligvarer skal leveres i dagtimerne mellem med mindre andet er aftalt med borgeren. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Varerne, der leveres, skal være friske forstået på den måde, at mindst 2/3 af varernes holdbarhedstid, er tilbage ved levering. Kravet gælder ikke ved kolonialvarer med en i henhold til Fødevarelovgivningen lang holdbarhedsperiode. Såfremt der medtages køle/frostvarer skal leverandøren sikre en forsvarlig leveringsform således, at varerne ikke opvarmes eller risikerer optøning før levering. Kølevarers temperatur må på leveringstidspunktet ikke overstige 8 grader og frostvarers temperatur skal være minimum -15 grader på leveringstidspunktet, jf. Fødevaredirektoratets bestemmelser. Leverandøren skal, hvor der måtte være behov, være behjælpelig med at lægge varerne på køl eller frys. Levering op til og i forbindelse med helligdage aftales i hvert enkelt tilfælde med den enkelte borger. Ved reklamation fordi varens holdbarhedsdato er udløbet, skal produktet byttes med et tilsvarende produkt. Bytning skal ske uden omkostninger for borgeren eller Vesthimmerland Kommune. 3.2 Bestilling af varer, udbringning m.v. Bestilling af varer til den enkelte borger vil ske pr. telefon, eller webportal. Vesthimmerland Kommune vil hos borgere, der visiteret til praktisk hjælp med indkøb, være behjælpelig med bestilling af varerne. Det forventes, at tilbudsgiver kan levere et bredt varesortiment af dagligvarer herunder mejeriprodukter, kød, frisk frugt og grønt, kolonialvarer m.m. i forskellige prisklasser. Det skal altså være muligt både at vælge discountvarer og kvalitetsvarer. Leverandøren skal udvise omhu, ansvarlighed samt optræde fagligt, etisk, juridisk og økonomisk forsvarligt. Leverandøren skal overholde de hygiejniske principper og være i stand til at legitimere sig i forbindelse med vareudbringning. Ved vigtige/akutte observationer, der vurderes at have betydning for modtagerens sundhed og velvære, viderebringes dette straks til Vesthimmerland Kommunes hjemme- og sygepleje. Varebiler, der benyttes til levering, må ikke stå i tomgang/have motoren kørende, mens der foretages levering. Der henvises til transportregulativet fra Miljøministeriet. Leverandør garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU 6

7 direktiver m.m. Leverandørens medarbejdere skal i mødet med borgeren kunne gøre sig forståelige på dansk. Aflevering af bestilte varer må kun ske, når borgeren selv er til stede i hjemmet. Hvis borgeren ikke er hjemme på det aftalte tidspunkt, er det vigtigt, at der gives besked til relevant hjemme- og sygepleje distrikt, hvis ikke andet er aftalt. Har borgeren ikke meddelt, at han/hun ikke er hjemme på leveringstidspunktet, vil personalet - af hensyn til borgerens sikkerhed kontakte pårørende. Visitation til ordningen sker via Vesthimmerlands Kommune. I forbindelse med visitation til ordningen vil der blive udformet en bevillingsskrivelse til borgeren, og leverandør vil modtage besked om bevillingen. 3.3 Priser Vesthimmerlands Kommune har fastsat at: Pris er 80 kr. pr borger pr levering. Maksimalt 1 gang ugentligt. Prisen er excl. Moms og inklusiv alle øvrige afgifter og gebyrer. Prisen reguleres i henhold til kontrakten. 7