Kommissorium for risiko- og revisionsudvalget i Den Jyske Sparekasse

Transkript

1 1. Indledning På bestyrelsesmødet den 12. marts 2009 besluttede bestyrelsen for at nedsætte et revisionsudvalg samt at indstille valg af formand og udvalgets honorering til repræsentantskabets godkendelse den 19. marts På bestyrelsesmødet den 22. februar 2012 besluttede bestyrelsen for at udvide det bestående revisionsudvalg til fremadrettet at omfatte både et risiko- og revisionsudvalg. Risiko- og revisionsudvalgets ansvarsområder og kompetence fastlægges i nærværende kommissorium. Risiko- og revisionsudvalget skal alene forberede beslutninger, som træffes af den samlede bestyrelse. Bestyrelsen sikrer, bl.a. via dette kommissorium, at etableringen af et risiko- og revisionsudvalg ikke medfører, at væsentlig information, som alle bestyrelsesmedlemmer bør modtage, alene tilgår risikoog revisionsudvalget. Nærværende kommissorium gennemgås, ajourføres og godkendes årligt i s bestyrelse. Forslag til ændringer kan stilles af ethvert bestyrelsesmedlem, herunder af risiko- og revisionsudvalgets medlemmer. 2. Risiko- og revisionsudvalgets medlemmer Risiko- og revisionsudvalgets medlemmer, herunder formanden for udvalget, udpeges af og blandt medlemmer af bestyrelsen for. Udvalget består af max. 6 medlemmer. Mindst et af udvalgets medlemmer skal være uafhængig af virksomheden og have kvalifikationer inden for regnskabsvæsen eller revision. Herudover forventes det, at mindst ét medlem af udvalget skal have indsigt i særlige forretningsmæssige risici i sparekassen. Der kan være tale om samme person. Medlemmerne af risiko- og revisionsudvalget skal tilsammen have opdateret indsigt i og erfaring med finansielle selskabers finansielle forhold og risici samt regnskabs- og revisionsforhold. 3. Deltagelse i møder Risiko- og revisionsudvalgets medlemmer er berettiget og forpligtet til at deltage i risiko- og revisionsudvalgets møder. Revisionschefen deltager i udvalgets møder. Den risikoansvarlige deltager i udvalgets møder efter behov. Risiko- og revisionsudvalget kan indbyde eller indkalde direktionen samt øvrige ledende medarbejdere og/eller specialister til sine møder. Mindst én gang årligt mødes risiko- og revisionsudvalget med ekstern revision. 1

2 Møder i risiko- og revisionsudvalget er underlagt samme fortrolighedsbestemmelser, som gælder for bestyrelsesarbejde. 4. Risiko- og revisionsudvalgets møder Møder i risiko- og revisionsudvalget indkaldes af risiko- og revisionsudvalgets formand og ved dennes forfald af et af de øvrige medlemmer senest en uge før mødets afholdelse. Med indkaldelsen udsendes en dagsorden. Alle medlemmer i udvalget kan komme med forslag til punkter til dagsordenen. Den eksterne revisor og/eller revisionschefen kan indkalde til møder i risiko- og revisionsudvalget, såfremt det findes påkrævet. Der afholdes mindst 4 møder årligt i risiko- og revisionsudvalget eller så ofte som formanden finder det nødvendigt. 5. Beføjelser m.v. Bestyrelsen bemyndiger risiko- og revisionsudvalget til at: Undersøge ethvert forhold, der ligger inden for kommissoriet. Indhente nødvendig information fra medarbejderne i sparekassen. Medarbejdere er forpligtet til at samarbejde med udvalget og besvare ethvert spørgsmål, udvalget stiller, af relevans for udvalgets arbejde. Indhente oplysninger fra risiko- og complianceansvarlige medarbejdere i sparekassen Indhente oplysninger fra sparekassens interne og eksterne revision Indhente råd, vejledning og bistand fra eksterne rådgivere, regnskabsspecialister, når det skønnes nødvendigt for varetagelse af udvalgets opgaver. 2

3 6. Risiko- og revisionsudvalgets opgaver Risiko- og revisionsudvalgets opgaver består i at: Overvåge og identificere de forretningsmæssige risici i herunder - skal udvalget mindst én gang om året forelægges sparekassens risikoprofil, herunder en beskrivelse af de procedurer, der anvendes til at identificere og kvantificere risici. - overvåge, at sparekassens risikokultur er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger, rammer m.v. - overvåge udviklingen indenfor de væsentligste risikoområder og overholdelsen af vedtagne politikker. - overvåge direktionens opfølgning på compliance- og risikoansvarliges anbefalinger. - overvåge at uafhængigheden hos compliance- og risikoansvarlig overholdes. - medvirke til at styrke sparekassens generelle holdning til risici samt til at identificere, acceptere, eliminere, øge eller reducere delrisici. Overvåge regnskabsaflæggelsesprocessen - overvåge de finansielle oplysninger mv. i årsrapport, halvårsrapport, kvartalsrapporter, prospekter og anden væsentlig finansiel rapportering - vurdere overholdelse af gældende lovgivning, standarder og andre krav til rapporteringen - vurdere den anvendte regnskabspraksis og eventuelle ændringer heri - vurdere hensigtsmæssigheden af den valgte regnskabspraksis på væsentlige områder samt de indregnings- og målingsmetoder, der benyttes i forbindelse med væsentlige og usædvanlige transaktioner - vurdere væsentlige regnskabsmæssige skøn og ændringer heri Overvåge om sparekassens interne kontrolsystem, intern revision og risikostyringssystemer fungerer effektivt - årligt gennemgå og vurdere de interne kontrolprocedurer samt ledelsens retningslinjer herfor og overvågning heraf - fremkomme med anbefalinger til bestyrelsen med henblik på at styrke den interne kontrol - gennemgå sparekassens procedurer for forebyggelse, afsløring og afskrækkelse fra besvigelser - fremkomme med anbefalinger til bestyrelsen med henblik på at styrke procedurer for forebyggelse, afsløring og afskrækkelse fra besvigelser - årligt gennemgå og vurdere de af ledelsen etablerede risikostyringsprocesser samt ledelsens retningslinjer herfor og overvågning heraf - fremkomme med anbefalinger til bestyrelsen med henblik på at styrke sparekassens risikostyring - give anbefalinger om udvælgelse, ansættelse eller afskedigelse af chefen for intern revision - godkende den interne revisionsafdelings budget - underrettes om den interne revisions revisionsplan - gennemgå intern revisions protokollat, herunder eventuelle problemstillinger og ledelsens reaktion herpå - overvåge direktionens opfølgning på den interne revisions konklusioner og anbefalinger 3

4 Overvåge den lovpligtige revision af årsregnskaber m.v. - gennemgå og drøfte resultatet af revisionen, herunder revisors observationer og konklusioner - informeres om og gennemgå alle væsentlige spørgsmål, som revisionen måtte give anledning til, herunder væsentlige korrigerede såvel som ikke-korrigerede fejl - gennemgå udkast til revisionsprotokoller Overvåge og kontrollere revisors uafhængighed, objektivitet og kompetence - overvåge størrelsen og sammensætningen af honorarerne til ekstern revision - fremkomme med forslag til bestyrelsen vedrørende generelle rammer for revisors levering af ikke-revisionsydelser Indstille valg af ekstern revisor til bestyrelsen Vurdere/overvåge andre emner efter anmodning fra bestyrelsen 7. Rapportering 7.1. Referater Der udarbejdes referater fra møderne i risiko- og revisionsudvalget. Referaterne godkendes i risikoog revisionsudvalget og tilstilles herefter den samlede bestyrelse. Når risiko- og revisionsudvalgets møder afholdes umiddelbart forud for et bestyrelsesmøde, kan foreløbige referater gives mundtligt til bestyrelsen Årsrapporten I årsrapporten oplyses om risiko- og revisionsudvalget, herunder udvalgets medlemmer, aflønning, antal møder og en kort redegørelse for udvalgets opgaver Hjemmeside På sparekassens hjemmeside oplyses om risiko- og revisionsudvalget, herunder udvalgets medlemmer, antal møder og udvalgets kommissorium. 8. Evaluering Udvalget gennemgår og vurderer årligt kommissoriet. Der henvises i øvrigt til punkt Sekretariat Direktionssekretariatet fungerer som sekretariat for risiko- og revisionsudvalget. 4

5 Vedtaget på bestyrelsesmøde den 4. marts 2016 Tiltrådt uændret gældende på bestyrelsesmødet den 21. april 2016 Bestyrelsen: Sejer Mortensen Bjarne L Petersen Bent Grøn Andersen Anette H. Bjerregaard Karsten W. Hansen Knud-Ove Hansen Stine Aare Jensen Ib Kristensen Bjarne Toftlund Kjeld Højhuus Jeppesen Risiko og revisionsudvalget Bjarne Toftlund Stine Aare Jensen Sejer Mortensen Anette H. Bjerregaard 5