Slagelse Boligselskabs ordinære repræsentantskabsmøde Tirsdag den 31. maj 2016 kl I SBI s Klubhus, Parkvej, Slagelse.

Transkript

1 Slagelse Boligselskabs ordinære repræsentantskabsmøde Tirsdag den 31. maj 2016 kl I SBI s Klubhus, Parkvej, Slagelse. Tidsplanen er som følger: Kl Kl Kl Besigtigelse af afdeling 32, Stadionparken Spisning Repræsentantskabsmøde 2. dagsorden: Referat: 1. A) Valg af dirigent. A) Valgt blev Karl Klüssendorf, afd. 5 B) Valg af referent. B) Valgt blev Gada Omar, Kommunikationsmedarbejder C) Valg af stemmeudvalg. C) Valgt blev Mette B. Petersen, administrationschef og Preben Eschen Eriksen, formand afd. 2 D) Godkendelse af dagsorden. D) Mødet konstateres lovligt indkaldt. Karl gennemgår dagsordenen. Repræsentantskabet godkendte dagsordenen. 2. Bestyrelsens årsberetning for 2015: Bestyrelsens skriftlige beretning udsendes med denne dagsorden. Beretningen suppleres mundtligt på mødet. Årsberetningen er udsendt til alle repræsentanter, og blev suppleret mundtligt af organisationsbestyrelsesformanden Knud Glavind. Knud fortalte om helhedsplanerne i afd. 3, 10 og 12, som vi som selskab kan være stolte af udførelsen af. Herudover har vi taget 1. spadestik til Stadionparken, som vi forventer afleveret til tiden. Årsberetningen blev godkendt af repræsentantskabet. 1

2 3. Endelig godkendelse af årsregnskaber 2015 med tilhørende revisionsprotokollat: A) Afdelingernes årsregnskaber 2015 forelægges af boligselskabets administrationschef ud fra nøgletalsopstillinger, der udsendes med denne dagsorden. Afdelingernes årsregnskaber indstilles af bestyrelsen til endelig godkendelse. Mette B. Petersen, administrationschef, gennemgik det udsendte regnskab. Der er kun 7 afdelinger der er kommet ud med et underskud, hvilket vi kan være stolte af. Der er kun 5 afdelinger med et opsparet underskud. Der er et fald på vores tilgodehavender, for første gang i 4 år. Det er rigtig godt at se, at der er en positiv fremgang hvad dette angår. Revisionen har været meget tilfredse med det vi leverer til dem, og det er alle medarbejdere såvel som i administrationen som ude i markens fortjeneste. Afdelingernes årsregnskaber blev godkendt af repræsentantskabet. B) Selskabets årsregnskab 2015 forelægges af boligselskabets administrationschef. Årsregnskabet udsendes med denne dagsorden. Selskabets årsregnskab indstilles af bestyrelsen til endelig godkendelse. Mette B. Petersen fortalte om det udsendte regnskab. Vi har fået et positivt resultat med et overskud, som går til at styrke vores arbejdskapital. Vores overskud skyldes bl.a. besparelser i lønninger til fratrådte: Tidligere teknisk chef, Mogens samt en udlejningsmedarbejder. Regnskabet blev godkendt af repræsentantskabet. C) Revisionsprotokollat udsendes med denne dagsorden, og indstilles til endelig godkendelse. Revisionsprotokollatet blev kort kommenteret af direktør Arne Juul. Den tilbagemelding vi får fra revisionen er, at vi opfører os ordentligt, ansvarligt og visionært. Revisionsprotokollatet blev godkendt af repræsentantskabet. 4. Boligselskabets budget 2017: 2

3 Bestyrelsens budget for år 2017 for selskabet. fremlægges af boligselskabets administrationschef og direktør. Budgettet udsendes med denne dagsorden. Der foreslås et uændret administrationsbidrag på kr i Mette B. Petersen gennemgik det udsendte budget for I budgettet foreslås et uændret administrationsbidrag. Mette kommenterede byggesagshonorarerne, som er udregnet med udgangspunkt i projekt Engdraget (Tidselsbjerget), som vi forventer at få accept af Slagelse Kommune til at påbegynde. Mette fortalte, at Peter, som sidder i teknisk afd., bl.a. kommer til at arbejde med registrering af større bygningsdele, som f.eks. TV inspektion af kloakker. Budgettet blev godkendt af repræsentantskabet. 5. Forslag: A) Selskabets Organisationsbestyrelse foreslår uændret kompetence mellem repræsentantskabet og bestyrelsen jf. vedtægternes 5, stk. 5: Repræsentantskabet godkendte pkt. A, 1-5. Bestyrelsesdelegerede kompetencer: 1. Erhvervelse og salg af boligorganisationens /afdelingernes ejendomme. 2. Væsentlig forandring af boligorganisationens / afdelingernes ejendomme. 3. Grundkøb. 4. Iværksættelse af nyt byggeri. 5. Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 16, stk Sammenlægning af boligselskabets afdelinger. B) At afdelingsformænd til dækning af telefon- Udgifter årligt modtager kr uden skattetræk. (uændret) Repræsentantskabet godkendte det foreslåede. 3

4 C) At afdelingsbestyrelsesmedlemmer, afdelingsformænd og medlemmer af organisationsbestyrelsen til dækning af kontorholdsudgifter årligt modtager kr uden skattetræk (uændret) D) Forslag fra Thomas Stensholm og Per Westphalen, afd. 7, Søndermarken. Forslag vedlægges dagsordenen, ligesom notatet vedr. det punkt på Organisationsbestyrelsens dagsorden, der henvises til i forslaget, vedlægges denne dagsorden. Repræsentantskabet godkendte det foreslåede Per Westphalen og Thomas Stensholm, afd. 7, fremlagde det udsendte forslag. Per kommenterede, at de ønsker at afdelingerne selv kan bestemme, hvorvidt ejendomsfunktionærerne skal indgå i et fysisk kontorfællesskab med andre ejendomsfunktionærer fra andre afdelinger. Afd. 7 har afholdt et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor afdelingens fremmødte beboer har medgivet, at deres afdelingsbestyrelse gerne må fremsætte denne sag for repræsentantskabet. Per Westphalen kommenterede yderligere, at han ikke forstår hvorfor vi arbejder ud fra en APV fra 2011, som han mener, er gennemført på tværs af alle afdelinger. Thomas kommenterer, at der er udsendt nyhedsbreve til alle beboere i afdelingen fra Slagelse Boligselskabets administration om, at ejendomsfunktionærens kontor er flyttet til Skovvejen. Bestyrelsen var ikke varslet med dato forud. Jan Hansen, medarbejderrepræsentant og ejendomsfunktionær i afd. 12, Sydbyen, kommenterede at sparringen imellem kollegaerne, når man mødes på det fælles kontor, er positiv og vigtig. Vedr. PC kan man i den afdeling, hvor der er flere om en computer, sagtens planlægge sig ud af tidspunkter hvor de kan tilgå denne. De har ydermere nemmere ved at afløse hinanden ved ferie, sygdom mm., når man kender til hinandens afdelinger fra dagligdagen. Direktør Arne Juul kommenterede, at en APV gennemføres iblandt samtlige medarbejdere, og altså ikke på tværs af afdelingerne. Et af de gennemgående emner i resultatet for 2011 er, at der er en stor følelse af ensomhed. Dette er imødekommet i dette tiltag, hvor flere medarbejdere kan ses til dagligt, fremfor at man skal gå alene en hel arbejdsdag, uden sparring, viden mv. 4

5 Formand Knud Glavind spurgte, hvor stor tilslutningen i afd. 7 er til dette punkt. Der er jo 82 lejemål, hvoraf 19 mødte op til afdelingsmødet. Heraf ved vi ikke, hvor mange der har stemt ja. Arne Juul kommenterede, at organisationsbestyrelse og repræsentantskab har besluttet et projekt, som vi arbejder på pt.: Professionel, effektiv og transparent ejendomsdrift i Slagelse Boligselskab. Et projekt, som vi vil vende tilbage med til repræsentantskabet, når vi har de konkrete forslag, baseret på grundig analyse. Herudover kommer regeringen og BL i foråret med et krav om besparelser på området. Jannick, afd. 25 kommenterede, at det med fremlagte forslag ser ud til, at hvis alle afdelinger ikke ønsker at være en del af et fællesskab, så vil ejendomsdriften blive dyrere for alle. Mette B. Petersen kommenterede, at vi som administration er nødt til at kunne agere arbejdsgiver, hvilket vi jo er. Gitte Svendsen, afd. 3 kommenterede, at der i hendes afdeling også er et kontorfællesskab, som hun oplever, er til gavn for alle de ansatte som er tilknyttet afdelingen. Det opleves som et fællesskab med god sparring og socialt kollegaskab. Der afstemmes om forslaget. 27 stemte imod 5 stemte for Forslaget bortfaldt dermed. 7. Valg af formand: På valg er: - Knud Glavind, afd. 26, Møllevænget (genopstiller) Knud Glavind blev genvalgt. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer: 5

6 På valg er: - Gitte Svendsen, afd. 3, Slotsvænget (genopstiller) - Ayhan Tuncer, afd. 12, Sydbyen (genopstiller) Gitte Svendsen og Ayhan Tuncer blev genvalgt. 9. Valg af suppleanter: Der vælges 2 eller flere suppleanter Britta Klüssendorf afd. 5 og Jannick Madsen, afd. 25 opstillede, og valgt som 1. suppleant blev Jannick Madsen og Britta Klüssendorf blev valgt som 2. suppleant. 8. Valg af revisor for regnskabet 2016: Bestyrelsen indstiller valg af PriceWaterhouse- Coopers som revisor for selskabet og afdelingerne for året PriceWaterhouse Coopers blev valgt og godkendt som revisor for selskabet i 2016, af repræsentantskabet. 9. Eventuelt: Knud Glavind takker for valget og for det gode repræsentantskabsmøde. Slagelse d. 31. maj 2016 Dirigent: Referent: 6