It-arkitekturprincipper for Randers Kommune

Transkript

1 It-arkitekturprincipper for Randers Kommune Februar 2011

2 1. Indledning Randers Kommunes digitaliseringsstrategi er en rettesnor for, hvordan kommunen gerne ser den digitale udvikling og anvendelse. Form let med it-arkitekturprincipperne er at udgłre et v rktłjer, hvormed Randers Kommune kan guide it-udviklingen fremover og som er udtryk for en f lles styring af it-arkitekturen i kommunen. It-arkitekturprincipperne l gges til grund for fremtidige udbud og kravspecifikationer. Som kravstiller er principperne medvirkende til, at man kan stille de rigtige krav i den enkelte anskaffelse. Det er ikke alle principper, der er lige vigtige hver gang. G ldende for alle principperne er, at de tager udgangspunkt i digitaliseringsstrategiens visioner og indsatsomr der. Eksempelvis vil indsatsomr det om tv rg ende data- og systemintegration stille krav om til infrastruktur, standardisering m.v. og at systemer er opbygget af genbrugelige komponenter. For at sikre sammenh ng mellem det strategiske niveau og de praktiske metoder for implementering, standarder mv. kan principperne s ttes op i en hierarkisk struktur, som illustreret nedenfor: 1

3 Niveauerne best r af Forretningsprincipper, It-principper og It-arkitekturprincipper. Forretningsprincipper Forretningsprincipperne beskriver hvilke forretningsm ssige visioner og m l forretningen har. Forretningsprincipperne fremg r af digitaliseringsstrategien. It-principper It-princpperne er de overordnede principper for, hvordan it anvendes til at stłtte Randers kommunes strategiske og forretningsm ssige initiativer. Det er de strukturer og mekanismer, der styrer Randers kommunes it-anvendelse og ressourcer, samt sikrer at de rigtige beslutninger bliver taget, og at projekter bliver prioriteret. En r kke it-principper udledes gennem de opstillede visioner og indsatsomr der i digitaliseringsstrategien. F.eks. organisatoriske rammer for digitalisering, łkonomimodel mv. It-arkitekturprincipper It-arkitekturprincipperne beskriver, hvilke rammer der m udvikles, indkłbes og forvaltes indenfor. It-arkitekturprincipperne kan typisk inddeles i de ovenst ende viste omr der samt andre omr der alt efter behov. Standarder og retningslinjer Operationaliseringen af principperne ligger i retningslinierne, der specifikt forklarer hvilke standarder der błr anvendes, og hvordan de anvendes indenfor Randers Kommune. Retningslinier kan v re valg ift. eksterne standarder (eks. OIO og ISO 27000), arbejdsgangsbeskrivelser. 2

4 2. It-arkitekturprincipper It-projekter og initiativer der igangs ttes i Randers Kommune skal altid kunne relateres til m ls tningerne i digitaliseringsstrategien. Projektbeskrivelser og retningslinier for arkitektur skal beskrive hvordan projekt eller regel understłtter disse m l- s tninger. I den forbindelse fastl gger Randers Kommune en projektmodel. H ndh velse af it-arkitekturprincipper forankres i IT-afdelingen. En r kke it-asrkitekturprincipper diskuteres og vedtages i f llesoffentligt regi, f.eks. OIO-komiteen. Andre principper er f lleskommunale og forankret i KL og en r kke principper er lokale. Nedenst ende it-arkitekturprincipper er identificeret og beskrevet p de efterfłlgende skemaer: #1 Anvend EA-metoden i arkitekturarbejdet #2 F llesoffentlige standarder skal anvendes #3 Informationssikkerhed fra start til slut #4 Alle systemer skal benytte f lles brugerstyring og kunne foretage single sign-on #5 F lles data deles p tv rs af systemer med udgangspunkt i samme datadefinitioner #6 Nem og effektiv adgang til data skal prioriteres #7 Brugervenlighed skal prioriteres i kommunens systemer #8 Udarbejdelse af driftsaftaler #9 F lles standard for og łget anvendelse af geografiske data p tv rs af systemer #10 bne, nemme og standardiserede gr nseflader til fagdata #11 Overblik over arkitekturen vha. referencemodeller #12 Data skal kunne genbruges #13 Lłsninger bygges af lłst koblede komponenter 3

5 Princip #1 #1 Anvend EA-metoden i arkitekturarbejdet EA-metoden, som er beskrevet af ITST, anvendes som kommunikationsredskab mellem kommunen og leverandłrerne Det er et velafprłvet metodeapparat, som sikrer konsistens i den m de, man kan formulerer og forst de forskellige dokumenter i metoderammen. Note Leverandłrerne leverer beskrivelser i fastlagte metoder og modeller. Ved ikke at fłlge princippet f r vi forskelligartede dokumenter, som ikke kan sammenlignes. Princip #2 F llesoffentlige standarder skal anvendes N r der specificeres nye lłsninger eller foretages opgraderinger af eksisterende arkitektur og lłsninger, er det essentielt at der tages hłjde for f lles standarder, b de fra KL, f lles kommunale samarbejder og fra IT og Telestyrelsen. Findes f llesoffentlige standarder skal standarden anvendes. Brug af standarder vil give lettere integration p sigt og vil głre det mere enkelt at overholde de forretningsm ssige samt juridiske krav, ogs p tv rs af kommuner. M.h.p. at sikre kommunen stłrst mulighed fleksibilitet og handlefrihed i valget af it-lłsninger og it-infrastruktur. Og m.h.p. at undg lock-in hos bestemte leverandłrer og dermed sikre en bedre konkurrence situation blandt kommunens leverandłrer. 4

6 Indsatser Brugen af standarder kan fłre til hłjere startinvesteringer, eftersom det kan koste leverandłren ekstra udvikling at fłlge standarder. Etablering af katalog over/links til hvilke standarder der skal fłlges. Etablering af processer der sikrer at katalog over/links til besluttede standarder vedligeholdes. Etablering af processer der sikrer at kommunen overholder standarder. Indarbejdelse af styringsm ssige rammer i projektmodellen. Etablering af f lles katalog over standarder (f.eks. standarder for geodata). Vedligeholdelse af katalog over standarder. H ndh velse af katalog over standarder. Princip #3 Informationssikkerhed fra start til slut Kommunen arbejder med s hłj grad af informationssikkerhed som muligt overfor sine borgere og medarbejdere. Standarder som ISO skal bruges til at strukturere sikkerhedskrav. Det er af afgłrende vigtighed at borgerne har tillid til, at deres personlige data er sikre i kommunens systemer. Hvis denne tillid ikke er til stede, vil det v re en hindring for at bruge netbaserede selvbetjeningslłsninger og kommunikation, og det vil skabe barrierer for at realisere digitaliseringsgevinster ved at nedl gge analoge lłsninger. Hvordan information h ndteres, sikres, deles og auditeres skal behandles i alle kravspecifikationer, og kr ves beskrevet af alle leverandłrer. Der foretages regelm ssige kontrol af s rligt fłlsomme systemer. Kommunens anskaffelsesprocesser, udbud, kravspecifikationer og projektmodeller, skal tilpasses s der fokuseres p sikkerhedskrav p relevante tidspunkter i processen. 5

7 Indsatser Sikkerhedspolitik - kommunens fortolkning af ISO Definere og forankre roller for h ndh velse og opdatering af sikkerhedspolitikken. Princip #4 Alle systemer skal benytte f lles brugerstyring og kunne foretage single sign-on Alle kommunens systemer skal integreres med kommunens f lles brugerstyring og fłlge de offentlige standarder for brugerstyring. Brugerne oprettes/administreres automatisk i systemerne ud fra stamdata og rolleoplysninger udstillet fra brugerstyring. At alle brugere findes i brugerstyringssystemet, sikrer hurtigere, sikrere og mere korrekt brugeradministration. Brugervenligheden for kommunens medarbejdere łges pga. mere enkel kontoadministration. P sigt vil en r kke brugerstyringslłsninger kunne elimineres, dvs. der kan spares dobbeltregistreringer og systemvedligehold. Indsatser Integration med den f lles brugerstyring i kommunen kan muligvis medfłre łgede udviklings- eller ops tningsinvesteringer for visse systemer. Forskelle i h ndtering af medarbejdere hhv. borgere ift. den f lles brugerstyring. Fłlge konomistyrelsens arbejde med f lles offentlig brugerstyring 6

8 Princip #5 F lles data deles p tv rs af systemer, med udgangspunkt i samme datadefinitioner Data der er udfłrligt opm rkede og beskrevne vil kunne genbruges i andre systemer end der hvor de er opst et. Det vil betyde mindre genindtastning, mere aktuelle data og f rre problemer pga. bedre datakvalitet. Det vil ogs betyde et bedre datagrundlag, med det form l at sammenstille data fra forskellige systemer. Genanvender f lles data p tv rs af kommunens forskellige systemer. Data i alle kommunens systemer v re korrekte, aktuelle og dokumenterede og have tilstr kkeligt med metadata til at de kan anvendes i andre systemer. Data optr der ift. F llesoffentlige datadefinitioner. Indsatser For at opfylde dette krav, er det nłdvendigt at kommunen analyserer eksisterende systemer og konstruerer en f lles reference datamodel (begrebsmodel), der kan guide det videre arbejde. Dette arbejde skal ske i samarbejde med andre, offentlige myndigheder og samarbejdspartnere. Datamodellen skal derefter h ndh ves i nye projekter og ved opgraderinger for at opfylde it-arkitekturprincippet. Udarbejde / anvende eksisterende begrebsmodeller (ofte kaldet datamodeller i offentligt regi), i samarbejde med relevante forretningsrepr sentanter Princip #6 Nem og effektiv adgang til data skal prioriteres Det skal v re nemt at f adgang til data lagret i forskellige systemer. Originale data (bl.a. master data) skal udstilles og derved kunne genbruges p tv rs af systemer gennem standardiserede integrationer og tjenester. 7

9 Med nem og effektiv adgang til data vil data kunne genbruges i andre systemer end der, hvor de er opst et. Det vil betyde mindre genindtastning og f rre problemer pga. bedre datakvalitet. Indsatser For at opfylde dette krav, er det nłdvendigt at kommunen formulerer krav for integrationer og snitflader, der kan guide det videre arbejde. Dette arbejde skal s vidt muligt foretages i samarbejde med andre kommuner. Kravene skal derefter h ndh ves i nye projekter og ved opgraderinger for at opfylde it-princippet. Se desuden princip #5 og princip #10. Krav til integrationer og snitflader (evt. i samarbejde med andre kommuner). H ndh velse af krav. Princip #7 Brugervenlighed skal prioriteres i kommunens systemer Brugervenligheden skal prioriteres i alle lłsninger, b de ved nyudvikling og ved opgradering af eksisterende systemer. I kravene til brugervenlighed skal der tages hłjde for, om lłsningen er til internt eller eksternt brug. Kommunens lłsninger er kun investeringen v rd, hvis de bliver brugt af brugerne. Der kan derfor v re store fordele ved at fokusere p brugervenligheden. Bedre brugervenlighed i eksterne lłsninger kan łge borgernes brug, bedre brugervenlighed i interne systemer kan łge medarbejdernes produktivitet. Indsatser Brugervenlighed skal have en fremtr dende rolle i kravspecifikationer og i samarbejdet med leverandłren. Der skal afs ttes tid til specificering og test af brugervenlige lłsninger. Brugerne skal inddrages efter behov. Kommunen skal udarbejde standarder og retningslinier for brugervenlighed. Standarder og retningslinier for brugervenlighed (for eksternt rettede systemer med udgangspunkt i designmanualen). 8

10 Princip #8 Udarbejdelse af driftsaftaler Der findes forskellige driftskrav til forskellige systemer, alt efter hvor vitalt systemet er. Udarbejdelsen af driftsaftaler błr derfor altid ske i t t samarbejde med systemejerne, ud fra forretningsm ssig vurdering af hvor vigtigt systemet er for kommunen. I differentieringen af driftsaftaler p forskellige systemer, kan der spares udgifter. Visse borgervendte systemer kan eksempelvis have hłje krav til svartider, men lavere krav til oppetid 24/7. For andre systemer kan situationen v re omvendt. Ved inddragelse af systemejere tilpasses driftsaftalen den enkelte lłsning. For at opfylde dette princip, skal der afs ttes tid i specifikations- og udviklingsprocessen til at inddrage system ejerne, og foretage test af at deres krav er blevet opfyldt. Driftsaftalerne skal lłbende revurderes, i takt med at brugen af systemerne ndrer sig. Princip #9 F lles standard for og łget anvendelse af geografiske data p tv rs af systemer Geografiske data błr udnyttes s meget som muligt, til at berige andre data samt til genbrug i andre systemer (uden at genindtaste). En af kommunens vigtigste ressourcer (master data) er de geografiske data og f lles standarder herfor. Kommunen har allerede investeret v sentlige midler og ressourcer i at udarbejde geografiske data af hłj kvalitet. Derfor er geografiske data et vigtigt indsatsomr de ift. genbrug af data. At bruge geografiske data i sammenh ng med andre data kan lette arbejdsgange og give mere kvalitet i sagsbehandlingen i forskellige situationer. I sidste ende kan denne bedre brug af data fłre til kortere sagsbehandlingstider og mindre spild og svindel. 9

11 Geografiske data skal v re konsistente og velstyrede for at kunne genbruges (se desuden princip #5). Systemer med geografiske data skal have dokumenterede snitflader og skal kunne levere data (se desuden princip #6). Der m p regnes ekstra udviklingsressourcer for at lave integration med geografiske data. Princip #10 bne, nemme og standardiserede gr nseflader til fagdata Kommunens lłsninger skal have bne og standardiserede snitflader, der głr det muligt at udveksle fagdata mellem systemer. Udvekslingen kan foreg b de mellem interne systemer (f.eks. ESDH, łkonomi + socialt system) og til eksternt rettede systemer (f.eks. Miljłportalen, Arbejdsmarkedsportalen). Ved at fokusere p bne snitflader til alle systemer, begynder kommunen arbejdet med at głre lłsningerne mere modul re og begynder arbejdet mod en serviceorienteret tilgang. Med denne tilgang vil systemerne v re nemmere at udskifte og koble sammen, med besparelser til fłlge p (lang) sigt. Det vil v re nemmere at genbruge data i andre systemer, end der hvor de er opst et. Det vil betyde mindre genindtastning og f rre problemer pga. bedre datakvalitet Krav om bne standardiserede snitflader błr v re til stede i alle kravspecfikationer og ved beskrivelser af opgraderinger. Kravet om bne, standardiserede snitflader kan medfłre forłgede udviklingsomkostninger p kort sigt. Princip #11 Overblik over arkitekturen vha. referencemodeller Overblik over - samt dokumentation af - arkitekturen skal v re aktuel og tilg ngelig. Overblik skal i s hłj grad som muligt v re relateret i kommunale og f llesoffentlige referencemodeller. 10

12 Indsatser Overblik og aktuel dokumentation med link til referencemodeller kan give v sentligt input til vigtige beslutninger for optimal videreudvikling af arkitekturen. Kan give svar p graden af duplikerede lłsninger, anvendelse af forskellige HW og SW versioner for samme komponenttype, grad af egenudviklede brugerstyringslłsninger, etc. Der skal investeres energi p at kortl gge nuv rende arkitektur situation hvilket p kort sigt kan virke som en stłrre opgave, ogs selvom der foreligger muligheder for at arbejde sammen med andre kommuner. Arkitektur dokumentation og overblik Ift. Digitaliseringsstrategi Note fra workshops FORM, STORM og (Devoteams egen DORM anvende kommunal data referencemodel), etc. Princip #12 Data skal kunne genbruges Note Data ejes af kommunen. Derfor skal der kunne etableres adgang til de data, der lagres i eller beregnes af produktionssystemerne. Data skal betragtes som en f lles ressource og skal kun indtastes Øn gang. Det skal v re muligt for andre leverandłrer at bygge videre p det fundament, der datam ssigt er skabt i forbindelse med det daglige arbejde. Der skal etableres en standard for, hvorledes denne adgang skal etableres. FORM, STORM referencemodeller kan anvendes. 11

13 Princip #13 Lłsninger bygges af lłst koblede komponenter It-lłsninger bygges af lłst koblede komponenter. Brugergr nseflade, forretningslogik og infrastruktur adskilles. Muliggłr genbrug af komponenter, hvilket giver mindre komplekse systemer. Kravspecifikationer udformes p en s dan m de at dele af lłsningen kan genbruges i andre sammenh nge. 12