En repræsentant kan udover sin egen stemme afgive én og kun én stemme iht. skriftelig fuldmagt fra en anden stemmeberettiget (jf. vedtægternes 9).

Transkript

1 Danske Funktionærers Boligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde Torsdag den 31. marts 2016 kl På Park Hotel, Hovedvejen 41, 2600 Glostrup Dagsorden Side 1 Valg af dirigent Godkendelse af årsberetning Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsberetning Forelæggelse af boligorganisationens budget Behandling af indkomne forslag Valg af formand Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Valg af revisor Valg af medlem(mer) til Domea.dks repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Kompetencedelegering m.v Eventuelt... 9 Hver afdeling har 1 stemme pr. påbegyndt 125 boliger indtil 375 boliger. Afdelinger med mere end 375 boliger herudover har 1 stemme pr. påbegyndt 200 boliger udover 375 boliger (jf. vedtægternes 8). En repræsentant kan udover sin egen stemme afgive én og kun én stemme iht. skriftelig fuldmagt fra en anden stemmeberettiget (jf. vedtægternes 9). Udsendt den 5. april 2016 Side 1 af 9

2 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. John Adelsteen bød velkommen og præsenterede bestyrelsens kandidat til dirigent, Ole Nyholm fra BL. Ole Nyholm blev valgt som dirigent. Han takkede for valget og konstaterede at mødet var lovligt indvarslet i henhold til DFBs vedtægter og derfor beslutningsdygtigt. Der var 31 fremmødte repræsentanter og herudover 4 fuldmagter. Jesper Jensen fra Gadehavegård og Carsten Pedersen fra Domea.dk blev valgt som stemmeudvalgt. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 14 til 25. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. John Adelsteen forelagde bestyrelsens beretning: SERVICECENTRE: Servicecentrene er næsten alle etablerede, men der forestår stadig et stort arbejde med at få disse til at fungere tilfredsstillende, d.v.s. at vi forventer væsentlige besparelser på driften fremover. Både DFB og Domea og ikke mindst beboerne skal lære at arbejde med den nye struktur, men vi er overbevist om, at når arbejdsopgaverne er implementeret, vil vi få stor gavn af centrene ikke mindst med en god økonomisk gevinst til følge. HELHEDSPLANER: DFB har flere helhedsplaner på bedding Markedspladsen ca. 50 mil. Meget omfattende idet der reduceres i antallet af lejemål, men til gengæld bliver området åbnet op med en mere naturlig tilgang til naboområder. Prags Boulevard med 142 mil, Morelhaven med 42 mil. Kongensgade i Slangerup med 14 mil, hvor meget nedslidte ungdomsboliger konverteres til 6 familieboliger. Side 2 af 9

3 Charlottegården med nyt fælleshus, og ligeledes er der en helhedsplan for Gadehavegård undervejs, og det bliver en meget stor økonomisk opgave. BYGGESAGER: Vi har en del byggesager i gang, men med bl.a. det formål, at byggerierne placeres rimeligt naturligt i forhold til vores etablerede servicecentre, men fortrinsvis i region København. Sommerlyst Amager med 28 familieboliger meget tæt på Prags Boulevard Seniorboligfælleskab med 28 boliger i Tikøbgade. Rådhusgrunden i Allerød med 30 familieboliger der er indflytningsklare ca. 1. marts Vi arbejder også med ca. 125 ungdomsboliger i Gentofte. DFB og Boligselskabet Domea København arbejder sammen med Københavns Kommune om opførelse af ca. 800 boliger i det københavnske område, hvor ca. halvdelen skal indgå i DFB regi. DISPOSITIONSFOND OG ARBEJDSKAPITAL: DFB har p.t.ca. 21 mil. til rådighed, hvilket kan lyde af meget, men bestyrelsen vil fremover sikre at denne kapital ikke bliver mindre end ca. 10 mil. så vi kan stå imod eventuel akut hjælp til vore afdelinger. BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING OG ARBEJDE: Bestyrelsen spejler faktisk vore afdelinger med hensyn til størrelse, og det er således at alle vore bestyrelsesmedlemmer deltager i forskellige aktiviteter, og vi koordinere tilgangen til de enkelte opgaver på vore bestyrelsesmøder. Bestyrelsen finder det vigtigt at alle deltager aktivt i bestyrelsesarbejdet, og samtidig ønsker vi et tættere forhold til alle vore afdelinger. Vi har brug for både positive og negative input fra afdelingerne. Dette har medført, at bestyrelsen gennemførte et strategimøde på Kolle Kolle som igen mundede ud i en konference den 6. februar i år. På vores strategimøde arbejdede bestyrelsen netop med, hvordan vi får en tættere kontakt og et bedre samarbejde på tværs af afdelingerne. For at nå dertil, er det vigtigt at bestyrelsen ser indad og ser på, hvad bestyrelsen kan gøre for at sikre et godt samarbejde. Vi udarbejdede derfor vor vision og værdier som er vigtige for DFB. Bestyrelsen har sideløbende arbejdet med et nyt logo for DFB. Bestyrelsens afholdelse af konferencen blev en stor succes, og konferencen gav os alle et godt indblik i det samarbejde vi ønsker fremover. Bestyrelsen blev opfordret til at der blev afholdt en årlig konference, hvilket er en naturlig ting, idet der jo jævnligt bliver skiftet ud i afdelingsbestyrelserne. Bestyrelsen har arbejdet meget målrettet, og vi lægger et velmenende pres på Domea, så vi i fællesskab kan byde vore beboere gode og økonomiske forhold i hverdagen til gavn for alle. Vi ønsker dette arbejde Side 3 af 9

4 skal fortsætte og vort håb er, at de enkelte medlemmer der er på valg, genvælges i dag. Jens Peter Hansen fra Bolbrohaven bad om, at afdelingerne bliver inddraget i den faktiske placering mv. af de planlagte skilte. John Adelsteen sagde, at det er bestyrelsens plan, at afdelingerne skal inddrages. Årsberetningen blev godkendt. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Michael Jørgensen fra Domea.dk fremlagde regnskabet, og det blev enstemmigt godkendt. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Michael Jørgensen fra Domea.dk fremlagde revisionsberetningen, og den blev enstemmigt godkendt. 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen forelægges til orientering. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. Michael Jørgensen fra Domea.dk fremlagde budgettet og repræsentantskabet tog det til efterretning. 6 Behandling af indkomne forslag Bestyrelsen stiller flg. forslag: Side 4 af 9

5 Sammenlægning med Funktionærernes Boligselskab i Tårnby med DFB som det fortsættende boligselskab Funktionærernes Boligselskab i Tårnby og DFB en lang tradition for samarbejde, eksempelvis giver vedtægerne DFB ret til 2 pladser i bestyrelsen i Funktionærernes Boligselskab i Tårnby På disse pladser sidder pt. Bente Nees og Peter Hansen. Funktionærernes Boligselskab i Tårnby er et lille selskab bestående af 1 afdeling med 46 boliger. Selskabet har en solid økonomi med en egenkapital (Dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital) på kr kr. ved seneste regnskabsafslutning. Selskabets regnskab er vedlagt som bilag. Både Funktionærernes Boligselskab i Tårnby og DFB har regnskabsskæring 30/9, og stemmer repræsentantskaberne i begge selskaber for sammenlægningen vil den træde i kraft pr. 1. oktober Det indstilles til repræsentantskabet at lægge DBF sammen med Funktionærernes Boligselskab i Tårnby med DFB som det fortsættende boligselskab. Forslaget blev enstemmigt vedtaget og stemmer repræsentantskabet i Funktionærernes Boligselskab i Tårnby også for forslaget bliver sammenlægningen en realitet. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 20. marts 2014 blev John Adelsteen Andersen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for 2 år. John Adelsteen oplyste, at han genopstiller som formand. Der var ikke andre kandidater. John Adelsteen blev derved valgt til en ny 2 årig periode. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 9 medlemmer. 7 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens bestyrelsen udpeger 1 medlemmer og 1 medlem vælges af og blandt de ansatte i DFB Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Side 5 af 9

6 Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2016 Peter Hansen Næstformand Repræsentantskabet 2017 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2017 Anne Grethe Christensen Medlem Repræsentantskabet 2016 Uffe Dybdal Medlem Repræsentantskabet 2016 Petina Larsen Medlem Repræsentantskabet 2017 Henrik Schram Medlem Repræsentantskabet 2016 Kirsten Malinowsky Medlem Bestyrelsen 2017 Ole Nielsen Medlem Ansatte 2017 Afgangsorden indebærer, at Anne Grete Christensen, Uffe Dybdal og Henrik Schram er på valg. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 3 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Anne Grete Christensen, Uffe Dybdal og Henrik Schram oplyste, at de genopstillede til bestyrelsen. Herudover opstillede Pia Benzon fra Gadehavegård og Susanne Pia Hansen fra Charlottegården. I den efterfølgende afstemning, hvor hver repræsentant skulle stemme på 3 kandidater, fordelte stemmerne sig således: Henrik Schram 27 Uffe Dybdal 25 Anne Grethe Christensen 20 Pia Benzon 16 Susanne Pia Hansen 5 Der var 3 ugyldig og en blank stemmeseddel. Resultatet af afstemningen blev således, at Anne Grete Christensen, Uffe Dybdal og Henrik Schram blev valgt til en ny 2-årsperiode. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2015 blev Anne Grethe Christensen og Hans Herløw valgt som 1. og 2. suppleant. Anne Grethe Christensen er efterfølgende trådt ind i bestyrelsen. Side 6 af 9

7 Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Hans Herløv fra Sølvkær, Pia Benzon fra Gadehavegård, Ann Ploug fra Hellerupvej og Susanne Pia Hansen fra Charlottegården ønskede valg. I den efterfølgende afstemning fordelte stemmerne sig således: Hans Herløw 23 Pia Benzon 19 Ann Ploug 15 Susanne Pia Hansen 11 Det betød, at Hans Herløw blev valgt som 1. suppleant og Pia Benzon som 2. suppleant. På et efterfølgende bestyrelsesmøde konstituerede bestyrelsen sig med Kirsten Malinowsky som næstformand og efter repræsentantskabet har bestyrelsen derfor følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2018 Kirsten Malinowsky Næstformand Bestyrelsen 2017 Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2017 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2017 Anne Grethe Christensen Medlem Repræsentantskabet 2018 Uffe Dybdal Medlem Repræsentantskabet 2018 Petina Larsen Medlem Repræsentantskabet 2017 Henrik Schram Medlem Repræsentantskabet 2018 Ole Nielsen Medlem Ansatte 2017 Hans Herløw 1. suppleant Repræsentantskabet 2017 Pia Benzon 2. suppleant Repræsentantskabet Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2015 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. BDO blev genvalgt. 11 Valg af medlem(mer) til Domea.dks repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domea.dks repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 Side 7 af 9

8 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. DFB kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at bemyndige kompetencen til at udpege repræsentanterne til bestyrelsen. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. DFB har ret til at vælge flg. antal kredsdelegeret: Kreds Område Delegerede Kreds 1 København og Frederiksberg Kommuner 2 Kreds 2 Roskilde, Fredensborg og Bornholm Amter 2 Kreds 3 Fyns Amt 2 Kreds 9 Københavns Amt 6 Kreds 11 Vestsjælland og Stormstrøms Amter 2 Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Der blev oplyst om, at det også kan være medlemmer af afdelingsbestyrelserne, der kan være kredsdelegeret, og bestyrelsen sagde, at eventuelt interesserede kandidater kan tage kontakt til bestyrelsen. Orienteringen blev taget til efterretning. 13 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA.DK s.m.b.a. er boligselskabets administrator Side 8 af 9

9 b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. Repræsentantskabet bekræftede valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. 14 Eventuelt Der var intet under eventuelt, og dirigenten takkede for god ro og orden og gav ordet til John Adelsteen, der takkede for et godt møde. Ole Nyholm Dirigent Side 9 af 9