EU s nye udbudsdirektiv Væsentlige ændringer i forhold til gældende direktiv

Transkript

1 EU s nye udbudsdirektiv Væsentlige ændringer i forhold til gældende direktiv 2013

2 EU s nye udbudsdirektiv -væsentlige ændringer i forhold til gældende direktiv Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby Tlf kfst@kfst.dk On-line ISBN: Denne publikation er udarbejdet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Oktober 2013

3 Indhold Indledning... 4 Anvendelsesområde/Grundlæggende bestemmelser... 4 Fleksible procedurer... 5 Ordregivers strategiske brug af offentlige indkøb... 6 Bedre adgang for SMV er og nystartede virksomheder... 8 Sammenlægning af behov/indkøbsteknikker... 9 Reduktion af dokumentationsomkostninger Velfungerende procedurer Andre proceduremæssige krav E-procurement Forvaltning... 13

4 SIDE 4 Indledning I december 2011 fremlagde EU-Kommissionen et direktivforslag til ændring af udbudsdirektivet. Hensigten med direktivet er at modernisere reglerne, så de offentlige midler bliver udnyttet mere effektivt. Næste skridt er at udarbejde en dansk udbudslov. Udbudslovsudvalget blev nedsat sommeren 2013 og skal medio 2014 aflevere forslag til et samlet og overskueligt regelsæt, der implementerer det nye udbudsdirektiv i dansk ret. Danmarks nye udbudslov skal sikre, at der skabes bedst mulige rammer for, at offentlige indkøb kan foregå så effektivt, intelligent og hensigtsmæssigt som muligt med lavest mulige transaktionsomkostninger for både ordregivere og leverandører. Følgende er en kort gennemgang af de væsentligste ændringer i det nye udbudsdirektiv. Anvendelsesområde/Grundlæggende bestemmelser Med det nye direktiv er tærskelværdierne uændrede i forhold til de gældende regler. Direktivet introducerer Light Regimet for offentlige kontrakter vedrørende sociale- og andre specifikke tjenesteydelser. Under Light Regimet bliver der indført en ny og mere enkel udbudsprocedure, Udbud Light, med færre krav til, hvordan udbud kan tilrettelægges og gennemføres. Direktivet indeholder en ny bestemmelse om in-house leverancer, der præciserer området og giver øgede frihedsgrader. Tærskelværdier Tærskelværdierne for kontrakter inden for varekontrakter og tjenesteydelser samt bygge- og anlæg er uændrede. Men som noget nyt er Light Regimet indført. Med Light Regimet indføres der en ny og mere enkel udbudsprocedure, Udbud Light, med færre krav til, hvordan udbud kan tilrettelægges og gennemføres. Ydelser under Light Regimet er fx redningstjenester, fængselsydelser, visse juridiske rådgivningsydelser samt hotel og restaurationsydelser. Light Regimet gælder for kontrakter på EUR svarende til omkring 5,6 millioner kroner og indebærer, at de pågældende tjenesteydelser er omfattet af langt mere lempelige procedureregler end de øvrige kontrakter, der er omfattet af direktivet. Med Light regimet bliver den traditionelle sondring mellem A- og B-tjenesteydelser ophævet. Det betyder, at nogle af de nuværende bilag II B tjenesteydelser helt udgår af udbudsdirektivet, nogle falder i den nye kategori Light regimet og resten vil blive fuld udbudspligtige. Blandede kontrakter Det nye direktiv præciserer, hvilke regler der gælder ved kontrakter, der indeholder mindst to typer ydelser, og hvilke regler der gælder, når dele af kontrakten ikke er omfattet af direktivet. Undtagelser I lighed med det gældende direktiv indeholder det nye direktiv en række undtagelser. Kun enkelte af undtagelserne er nye eller ændrede i forhold til det gældende direktiv: Eksempelvis projektkonkurrencer, som er fastsat af en international organisation, og udvidelsen af særlige undtagelser for tjenesteydelseskontrakter. I sidste eksempel kan der blandt andet være tale om juridiske tjenesteydelser, lån, civilforsvar mv., offentlig personbefordring med jernbane/metro og politiske kampagnetjenester.

5 SIDE 5 In-house Direktivet indeholder en ny bestemmelse vedrørende in house leverancer det vil sige, hvornår en kontrakt kan gives til en anden myndighed, uden at den ordregivende myndighed skal følge udbudsdirektivet. Der er i vidt omfang tale om en kodificering af EU-Domstolens praksis, men direktivet indeholder på visse punkter præciseringer og nyskabelser, der ikke kan udledes direkte af domstolens praksis:» På flere punkter lægger direktivet op til øgede frihedsgrader. Det gælder blandt andet i forhold til, hvem der kan indgå aftaler med hvem og muligheden for tilstedeværelse af privat kapital.» Direktivet opstiller desuden betingelser for, hvornår kontrakter vedrørende såkaldte "vertikale in house-leverancer" og "horisontale samarbejder" kan undtages fra udbudsdirektivet. Fleksible procedurer Med direktivet bliver det nemmere for ordregiver at bruge de fleksible udbudsformer udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog. Samtidig bliver der indført en ny udbudsprocedure innovations-partnerskab, som giver mulighed for at indgå en længerevarende partnerskabskontrakt med henblik på at udvikle et produkt eller en ydelse. Direktivet giver desuden mulighed for at fastsætte tidsfrister, der er betydelig kortere end i det gældende direktiv. Udbudsprocedurer Begrænset udbud og offentligt udbud skal fortsat være de to udbudsprocedurer, som ordregiver altid frit kan vælge at bruge. Udover begrænset udbud og offentlige udbud kan ordregiver vælge at bruge udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog, innovationspartnerskab eller udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af bekendtgørelse. Betingelserne for at bruge udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog er i det nye direktiv mindre restriktive end i dag og kan bruges, hvis:» ordregivers behov ikke kan dækkes af eksisterende løsninger» opgaven omfatter design eller innovative løsninger» kontrakten på grund af særlige omstændigheder ikke kan tildeles uden forudgående forhandling» de tekniske specifikationer ikke kan fastlægges tilstrækkeligt præcist af den ordregivende myndighed. Ordregiver skal undervejs i processen være opmærksom på, at alle potentielle tilbudsgivere modtager de samme informationer, og at forhandlingen sker på ens vilkår. Innovationspartnerskab er en ny udbudsprocedure og kan bruges, når ordregiver har behov for et innovativt produkt eller ydelse, som ikke er tilgængeligt på markedet. Partnerskabet består i, at ordregiver får mulighed for at etablere et struktureret partnerskab med en eller flere partnere for at udvikle og efterfølgende købe varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder. Tidsfrister Direktivet reducerer minimumsfristerne for at modtage prækvalifikation og tilbud betydeligt i forhold til de gældende regler:

6 SIDE 6» Offentlige udbud har som udgangspunkt en tilbudsfrist på 35 dage. Fristen kan reduceres ned til 15 dage ved akut behov eller i de tilfælde, hvor ordregiver har offentliggjort en vejledende forhåndsmeddelelse.» Begrænset udbud kan gennemføres med en ansøgningsfrist på 30 dage for prækvalifikation, dog med mulighed for at reducerer ned til 15 dage ved akut behov. Tilbudsfristen er som udgangspunkt 30 dage, men kan reduceres ned til 10 dage, hvis ordregiver har offentliggjort en vejledende forhåndsmeddelelse eller ved akut behov. Ordregivers strategiske brug af offentlige indkøb Strategisk brug af offentlige indkøb er både relevant for ordregiver og tilbudsgiver. En væsentlig ændring i direktivet er, at ordregiver får mulighed for at stille krav om mærkningsordninger. Direktivet giver også mulighed for at afhjælpe fejl og mangler ved udbud i endnu højere grad, end man kan efter danske regler i dag. Det nye direktiv ændrer ved terminologien omkring tildelingskriterier, men der er i højere grad tale om formuleringsændringer end ændringer i praksis. Reserverede kontrakter Efter de nye regler kan medlemsstaterne reservere kontrakter til beskyttede værksteder og økonomiske aktører med mindst 30 procent ansatte med et handicap. Det er en udvidet adgang til at reservere kontrakter i forhold til de gældende regler. Mærker Ordregiver må i dag ikke stille som betingelser at en vare eller en ydelse er mærket med et bestemt miljømærke som Svanemærket eller Blomsten. Det ændrer det nye direktiv. En ordregiver er dog forpligtet til at acceptere anden tilsvarende mærkning eller bevis for, at varen eller ydelsen lever op til det pågældende krav, hvis tilbudsgiver ikke har tid til at anskaffe sig det relevante mærke inden for fristerne. Afhjælpning af fejl og mangler Det nye direktiv giver mulighed for at afhjælpe fejl eller mangler ved et tilbud. Ordregiver må bede tilbudsgivere med uklare tilbud om supplerende oplysninger i stedet for at være nødt til at afslå tilbuddene på grund af manglende oplysninger. I Danmark indførte man allerede en lignende mulighed i 2011, men direktivet præciserer i højere grad, hvilke fejl og mangler, der kan afhjælpes. Udelukkelsesgrunde Med det nye direktiv opdeles udelukkelsesgrundene som i dag mellem frivillige og obligatoriske udelukkelsesgrunde. Dog kan medlemsstaterne som noget nyt gøre de frivillige udelukkelsesgrunde obligatoriske. Både listen over frivillige og obligatoriske udelukkelsesgrunde er blevet udvidet. Tilbudsgiver skal som noget nyt kunne rense sig selv self-cleaning ved en frivillig eller obligatorisk udelukkelsesgrund. På den måde får tilbudsgiver mulighed for at rette op på de forhold, der førte til udelukkelse. Det er op til ordregiver at beslutte, om tilbudsgivers tiltag er tilstrækkelige. Medlemsstaterne kan fastsætte retningslinjer for, hvad der er tilstrækkeligt til self-cleaning. Udvælgelseskriterier Ordregiver må selv bestemme, om der skal bruges udvælgelseskriterier. Hvis de bliver brugt, er det alene de kriterier, der er oplistet i direktivet, der må bruges. I det nye direktiv er der i det store hele tale om de samme udvælgelseskriterier som i det gældende direktiv. Dog må ordregiver i det nye direktiv ikke kræve højere omsætning end det

7 SIDE 7 dobbelte af kontraktens værdi medmindre det kan retfærdiggøres som følge af særlige risici i relation til den enkelte kontrakt. Derudover må ordregiver gerne se på forholdet mellem aktiver og forpligtelser, hvis ordregiver på forhånd har angivet en specifik metode og kriterier for vurderingen. Hvis ordregiver vælger at op opdele kontrakten, skal den økonomiske kapacitet vurderes ud fra hver kontrakt. Hvis en tilbudsgiver vinder flere kontrakter, er det i orden, at ordregiver stiller krav til en anden (højere) omsætning. I forhold til rammeaftaler fremgår det af det nye direktiv, at mindstekrav til omsætningen ikke må være højere end to gange den forventede værdi af den/de største kontrakt(er) indgået samtidig på baggrund af rammeaftalen. Tildelingskriterier Det nye direktiv ændrer ved terminologien omkring tildelingskriterier, men der er i højere grad tale om formuleringsændringer end ændringer i praksis. Det overordnede princip i forhold til tildelingskriterierne er, at ordregiver skal tildele kontrakten efter princippet om det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud kan enten identificeres på baggrund af pris eller pris/kvalitet. Ved at vælge kriteriet pris kan prisen alene være afgørende, eller prisen kan betragtes som totalomkostninger, eksempelvis ved beregning af livscyklusomkostninger. Ved pris/kvalitet kan ordregiver bruge en række underkriterier til at vurdere tilbuddene. Lige som i dag skal underkriterierne være knyttet til kontraktens genstand. Dog giver direktivet mulighed for, at der kan knyttes flere ting til kontraktens genstand. Eksempelvis kan ordregiver lægge vægt på produktionsmetoden, tilbudsgivernes organisering, kvalifikationer og erfaring. Endelig giver direktivet mulighed for, at ordregiver kan fastsætte en bestemt pris for opgaven, så tilbudsgiverne kun konkurrerer om kvalitetskriterierne. Medlemsstaten kan imidlertid begrænse adgangen til kun at vurderer på pris/omkostninger. Livscyklusomkostninger Som noget nyt bliver det muligt for ordregiver at inddrage livscyklusomkostninger i deres evaluering af tilbud. Begrebet livscyklusomkostninger omfatter alle omkostninger i løbet af livscyklussen for bygge- og anlægsarbejder og varer eller tjenesteydelser. Livscyklusomkostninger kan eksempelvis være omkostninger i forbindelse med fremstilling, vedligeholdelse eller bortskaffelse. Det kan også være omkostninger for miljøet, eksempelvis forurening forårsaget af selve varen eller fremstillingen af varen. Ordregiver skal i udbudsdokumenterne angive, hvilke data tilbudsgiver skal indsende, og hvilken metode ordregiver vil anvende til at beregne livscyklusomkostningerne. Metoden skal leve op til en række krav angivet i direktivet. Unormalt lave tilbud Lige som i dag bliver det med det nye direktiv muligt for ordregiver at bede tilbudsgiver om en uddybende forklaring, hvis tilbuddet er unormalt lavt. Ordregiver må alene udelukke tilbudsgiver, hvis det unormalt lave tilbud skyldes en af de årsager, der er oplistet i selve artiklen, eksempelvis statsstøtte eller originaliteten af tilbudsgivers arbejder, varer eller ydelser.

8 SIDE 8 Bedre adgang for SMV er og nystartede virksomheder Det nye direktiv har en række tiltag, der skal gøre de offentlige kontrakter mere tilgængelige for SMV er og nystartede virksomheder. Ifølge direktivet skal ordregiver begrunde, hvis ordregiver ikke vælger at opdele en kontrakt. Og ordregiver må ikke kræve, at tilbudsgiver har en højere omsætning end det dobbelte af kontraktens værdi. Opdeling af kontrakter i delkontrakter Det nye direktiv giver mulighed for, at ordregiver kan beslutte at opdele en kontrakt i delkontrakter. Ordregiver kan afgøre størrelsen og genstanden for delkontrakterne. Hvis ordregiver vælger ikke at opdele en kontrakt, skal det begrundes undtagen hvis medlemsstaten vælger at gøre det obligatorisk for ordregivere at opdele kontrakter. Hvis ordregiver vælger at opdele kontrakten, skal det angives, om tilbudsgiver kan afgive tilbud for én, flere eller alle kontrakter. Ordregiver kan begrænse antallet af kontrakter, der kan tildeles én tilbudsgiver. Det gælder også, selvom tilbudsgiver kan afgive tilbud for alle kontrakter, og selvom tilbudsgiver ville have vundet alle kontrakter baseret på tildelingskriterierne. Ordregiver skal i så fald oplyse om vilkårene for begrænsningen, og vilkårene skal være objektive og ikke diskriminerende. Ordregiver skal på forhånd i deres udbudsbekendtgørelse forbeholde sig ret til at tildele delkontrakterne. Ordregiver skal udarbejde en samlet evaluering af flere delkontrakter for den tilbudsgiver, der afleverer tilbud for flere eller alle delkontrakter. Det betyder, at den tilbudsgiver, der kun afleverer ét tilbud, kun skal evalueres på baggrund af det, mens den tilbudsgiver, der afleverer flere tilbud, skal have sine tilbud evalueret samlet i forhold til tildelingskriteriet. Udvælgelseskriterier Som tidligere nævnt er det med det nye direktiv valgfrit, om ordregiver vil bruge udvælgelseskriterier. Hvis de bliver brugt, er det alene de kriterier, der er oplistet i bestemmelsen, der må bruges. For at gøre de offentlige kontrakter mere tilgængelige for SMV er og nystartede virksomheder, må ordregiver med det nye direktiv ikke kræve en højere omsætning end det dobbelte af kontraktens værdi medmindre det kan retfærdiggøres som følge af særlige risici. Underentrepriser I det nye direktiv skal ordregiver kunne få oplysninger om, hvorvidt en hovedleverandør forventer at få en underleverandør til at udføre dele af opgaven. Medlemsstaterne kan kræve, at en ordregiver betaler en underleverandør direkte, hvis underleverandøren kræver det. Direktivet sikrer et større tilsyn med, om underleverandører overholder sociale, miljømæssige og arbejdsmæssige regler, om underleverandørerne lever op til udvælgelseskriterierne, og om der er udelukkelsesgrunde.

9 SIDE 9 Sammenlægning af behov/indkøbsteknikker En række uklarheder omkring brugen af rammeaftaler er reduceret med det nye direktiv. Eksempelvis giver direktivet mulighed for at bruge miniudbud og direkte tildeling i samme rammeaftale. Ansvarsfordelingen mellem indkøbsorganisationer og ordregiver er gjort tydeligere. Og der er sket en forenkling af proceduren for dynamiske indkøbssystemer. Rammeaftaler Med det nye direktiv skal medlemsstaterne implementere muligheden for rammeaftaler. Direktivet præciserer brugen af rammeaftaler, herunder muligheden for at bruge direkte tildeling og miniudbud i samme rammeaftale. De objektive kriterier for valget mellem direkte tildeling og miniudbud kan være antal, værdi, karakteristika ved produktet eller behovet for højere service eller større sikkerhed. Det er også præciseret, at antallet af ordregivere på en rammeaftale skal være klarlagt fra start, så der ikke kan optages nye ordregivere på en eksisterende rammeaftale. Og at aftalen skal indgås i rammeaftalens løbetid, mens leveringer med videre kan finde sted over en længere periode. Dynamiske indkøbssystemer Det er allerede i dag muligt at bruge dynamiske indkøbssystemer, men det bruges kun i begrænset omfang. Det skyldes formentlig, at det er kompliceret at oprette et dynamisk indkøbssystem. Det nye direktiv gør det nemmere at bruge dynamiske indkøbssystemer, fordi ordregiver ikke længere skal modtage prisindikationer, eksempelvis timepriser, fra tilbudsgiver. I stedet skal tilbudsgiver alene anmode om at blive optaget i systemet baseret på deres kvalifikationer. Ordregiver kan oprette sine indkøb i systemet, og de tilbudsgivere, der er optaget, kan herefter give tilbud. Dynamiske indkøbssystemer kan kun bruges i forbindelse med standardkøb. Al kommunikation skal foregå elektronisk i systemet. Der kan kræves betaling for at bruge systemet, men ikke for at komme på systemet. Centraliserede indkøb og indkøbscentraler Centraliserede indkøbsteknikker bruges i stadig højere grad i de fleste medlemsstater. Med det nye direktiv kan medlemsstaterne bestemme, at ordregiver skal bruge indkøbscentraler for visse udbud. Direktivet præciserer ansvarsfordelingen for fejl. Som udgangspunkt er det indkøbscentralen, der er ansvarlig. Dog er indkøbscentralen ikke ansvarlig for forhold, hvor ordregiver eksempelvis selvstændigt genåbner konkurrencen eller tildeler individuelle kontrakter på grundlag af et dynamisk indkøbssystem. Lejlighedsvise fælles udbud Som noget nyt kan medlemsstaterne give ordregivere mulighed for at tilrettelægge et fælles udbud. Efter dansk praksis eksisterer den mulighed allerede. Hvis ordregivere laver et fælles udbud, er de fælles ansvarlige, også selvom det kun er den ene af ordregiverne, der udfører udbuddet. Udbud der berører ordregivere fra forskellige medlemsstater Direktivet åbner for, at ordregivere fra forskellige medlemsstater kan gå sammen om et fælles udbud fx om at konstruere og bygge en bro. Ordregivere skal indgå en aftale, der fastlægger ansvarsfordelingen.

10 SIDE 10 En medlemsstat kan ikke forbyde ordregiver at bruge indkøbscentraler i andre medlemslande. Hvis en ordregiver benytter sig af en indkøbscentral i en anden medlemsstat, gælder det pågældende lands regler. Reduktion af dokumentationsomkostninger Direktivet reducerer dokumentationsomkostningerne for både ordregiver og tilbudsgiver. Eksempelvis er det som udgangspunkt kun den vindende tilbudsgiver, der skal fremsende dokumentation. European Single Procurement Document Som noget nyt skal ordregiver acceptere en form for egenerklæring kaldet et European Single Procurement Document (ESPD) fra tilbudsgiver, når tilbudsgiver sender dokumentation. ESPD er en ajourført egenerklæring, der erstatter certifikater udstedt af offentlige myndigheder eller tredjeparter. Ordregiver skal acceptere erklæringen som foreløbigt bevis i relation til udelukkelsesgrundene, udvælgelsesgrundene og kriterierne til at begrænse antallet af ansøgere/tilbudsgivere. Som udgangspunkt er det alene den vindende tilbudsgiver, der skal fremsende dokumentation. Ordregiver kan dog på ethvert tidspunkt under proceduren bede tilbudsgiver om at indsende dele af eller hele dokumentationen, hvis det er nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren. Tilbudsgiver kan genbruge ESPD forudsat, at de erklærer, at de forsat lever op til forholdene i erklæringen. Før tildelingen af en kontrakt skal ordregiver bede om alle krævede dokumenter fra den vindende tilbudsgiver. Ordregiver må dog ikke bede om dokumenter, som den allerede er i besiddelse af eller kan få adgang til via en database, som skal oprettes af medlemsstaterne. Kommissionen vil udforme en standardformular for EPSD og gøre den tilgængelig via E-certis. Påberåbelse af andre enheders kapacitet Det nye direktiv viderefører i det store hele reglerne om påberåbelse af andre enheders kapacitet, dog med visse ændringer. I forhold til udvælgelseskriterierne uddannelse og erfaring kan tilbudsgiver kun basere sig på én underleverandørs formåen, hvis det er den pågældende underleverandør, der skal udføre arbejdet. Det er ordregiver, der skal verificere, om underleverandøren lever op til udvælgelseskriterierne, og om der er udvælgelsesgrunde. Ordregiver har nogle forpligtelser og muligheder, hvis en underleverandør ikke lever op til udvælgelseskriterierne, eller hvis der er en udelukkelsesgrund:» Ordregiver er forpligtet til at bede tilbudsgiver om at erstatte underleverandøren» Hvis der er tale om en frivillig udelukkelsesgrund, er det ordregiver, der skal kræve, at underleverandøren erstattes» I forhold til økonomisk/finansiel kapacitet kan ordregiver kræve, at virksomheden og underleverandøren hæfter solidarisk» Ved bygge- og anlægskontrakter, tjenesteydelseskontrakter samt varekontrakter med monterings- eller installationsarbejde kan ordregiver kræve, at virksomheden selv (og ikke underleverandøren) udfører arbejdet, hvis der er tale om en central opgave.

11 SIDE 11 Velfungerende procedurer Direktivet indeholder en række nye regler for procedurer, der kan bidrage til at opnå det bedste udbud både for ordregiver og tilbudsgiver. Der bliver mulighed for at gennemføre indledende markedsundersøgelser og inddrage ansøgere eller tilbudsgivere for at søge rådgivning og tilrettelægge udbuddet. Som noget nyt fastslår direktivet, at der ikke kræves nyt udbud i de situationer, hvor der ikke er tale om væsentlige ændringer i en kontrakt. Indledende markedsundersøgelser og forudgående inddragelse af ansøgere eller tilbudsgivere Det nye direktiv giver mulighed for at gennemføre indledende markedsundersøgelser og inddrage ansøgere eller tilbudsgivere for at søge rådgivning og tilrettelægge udbuddet. Direktivet indeholder krav om beskyttelsesforanstaltninger for at undgå konkurrencefordrejning som følge af den tidlige inddragelse af potentielle tilbudsgivere. En tidligere rådgiver kan kun ekskluderes, hvis der ikke er andre behørige måder at sikre ligebehandlingsprincippet. Den pågældende rådgiver skal forinden have mulighed for at bevise det modsatte. Ændringer af kontrakter i deres løbetid Som noget nyt fastslår direktivet, at væsentlige ændringer i en kontrakt skal sidestilles med, at der bliver indgået en ny kontrakt og det kræver et nyt udbud. Hvis der derimod ikke er tale om væsentlige ændringer, er der ingen fornyet udbudspligt. Det gælder i situationer, hvor kontraktsummen er på mindre end henholdsvis 10 procent for vare- og tjenesteydelseskontrakter og 15 procent for bygge- og anlægskontrakter. Desuden kræver en væsentlig ændring ikke et nyt udbud, hvis behovet for ændringen ikke kunne forudses og ikke ændrer kontraktens overordnede karakter. For at undgå et nyt udbud må ændringerne heller ikke medfører en forøgelse af omkostninger på over 50 procent. Dog skal sådanne ændringer offentliggøres i EU-tidende. Direktivet giver også mulighed for at udskifte leverandøren, uden at det er en væsentlig ændring af kontrakten. Det kan eksempelvis være i tilfælde af konkurser og fusioner. Som noget nyt skal medlemsstaterne sikre, at ordregiver kan opsige kontrakter:» Hvis kontrakten er ændret væsentligt, så det kræver et nyt udbud» Hvis den vindende tilbudsgiver på tidspunktet for kontrakttildeling skulle have været udelukket på grund af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde» Hvis tildeling af kontrakten var en alvorlig overtrædelse af EU-retten og udbudsdirektivet, og overtrædelse er slået fast af EU-domstolen i en traktatkrænkelsessag.

12 SIDE 12 Andre proceduremæssige krav Direktivet indeholder en række formelle procedurekrav. Som noget nyt kan regionale og lokale myndigheder udsende en vejledende forhåndsmeddelelse i stedet for en udbudsbekendtgørelse. Og direktivet stiller krav om, at offentliggørelse af et udbud skal ske på EU-plan, før det kan ske på nationalt plan. Proceduremæssige krav Der er ikke blevet ændret væsentligt i bestemmelserne om andre proceduremæssige krav. I forhold til offentliggørelse af et udbud på udbud.dk kan det som noget nyt først ske, når offentliggørelsen er sket på EU-plan det vil sige på TED. Det gælder imidlertid ikke, hvis offentliggørelsen er sket efter 48 timer fra modtagelse af kvittering for afsendelse til TED. Det er også blevet præciseret, at en ordregiver kan vælge at offentliggøre et udbud i TED, selvom det ikke er omfattet af udbudsdirektivet. Som noget nyt fremgår det af direktivet, hvornår tidsfrister skal forlænges, og at lokale og regionale myndigheder kan udsende en vejledende forhåndsmeddelelse i stedet for en udbudsbekendtgørelse. I den vejledende forhåndsmeddelelse skal myndigheden gøre rede for deres forventede indkøb indenfor maksimalt 12 måneder ad gangen. Når myndigheden efterfølgende foretager konkrete indkøb, behøver den ikke udsende en egentlig udbudsbekendtgørelse. E-procurement Direktivet indeholder en række regler for obligatorisk tilgængelighed af udbudsmaterialet og obligatorisk anvendelse af elektronisk kommunikation frem til tilbudsafgivelsen. Elektroniske udbud vil gøre det nemmere og mindre omkostningstungt for både ordregivere og leverandører at gennemføre et udbud. Elektronisk tilgængelighed af udbudsmaterialet og elektronisk kommunikation Det nye direktiv indeholder krav om, at udbud skal gennemføres elektronisk. Det betyder, at al kommunikation i forbindelse med et udbud herunder ansøgning om prækvalifikation og tilbudsafgivelse skal ske elektronisk, medmindre det af særlige grunde ikke er muligt eller hensigtsmæssigt. Det kan eksempelvis være, hvis tilbudsafgivelsen involverer fysiske objekter, eller hvor særligt kontorudstyr er nødvendigt for, at ordregiver kan modtage filer.

13 SIDE 13 Den elektroniske kommunikation skal opfylde visse krav for at sikre:» ligebehandling af alle tilbudsgivere» at visse sikkerhedsstandarder bliver overholdt. Implementeringsfristen for at benytte elektronisk kommunikation er 54 måneder fra direktivets vedtagelse, hvilket forventes at ske primo Implementeringsfristen for at benytte elektronisk kommunikation er 2½ år længere end for direktivets øvrige regler. Dog gælder en forkortet frist for indkøbscentraler, hvor fristen for implementering er 36 måneder efter direktivets vedtagelse Forvaltning Det nye direktiv indeholder en række forpligtigelser og opgaver, som medlemsstaterne skal udføre. Skriftlig rapport For alle kontrakter eller rammeaftaler, der er omfattet af direktivet, og for hver oprettelse af et dynamisk indkøbssystem, skal de offentlige myndigheder udarbejde en skriftlig rapport. Rapporten skal indeholde en række oplysninger, eksempelvis begrundelsen for valg af tilbudsgiver og begrundelsen for at tilsidesætte unormalt lave tilbud. Rapport om udbud Medlemsstaterne skal hvert tredje år fremsende en rapport til Kommissionen om de udbud, der ikke er omfattet af direktivet, fordi de er under tærskelværdierne. I rapporten skal medlemsstaterne give et overslag over den samlede værdi af udbuddene. Gensidig bistand og udveksling af oplysninger Medlemsstaterne skal yde gensidig bistand til hinanden og sikre udveksling af oplysninger. Når de relevante myndigheder udveksler oplysninger, skal det ske i overensstemmelse med lovgivningen om beskyttelse af personoplysninger.