Beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsåret med agenturets svar

Transkript

1 Beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Miljøagentur for regnskabsåret 2015 med agenturets svar 12, rue Alcide De Gasperi - L-1615 Luxembourg T (+352) E eca-info@eca.europa.eu eca.europa.eu

2 2 INDLEDNING 1. Det Europæiske Miljøagentur (herefter "agenturet" eller "EEA"), der ligger i København, blev oprettet ved Rådets forordning (EØF) nr. 1210/90 1. Agenturets opgave er at indføre et overvågningsnet, der kan forsyne Kommissionen, Parlamentet, medlemsstaterne og offentligheden generelt med pålidelige oplysninger om miljøsituationen. Disse oplysninger skal især give Den Europæiske Union og medlemsstaterne mulighed for at træffe miljøbeskyttelsesforanstaltninger og evaluere, hvor effektive disse foranstaltninger er. 2. Tabel 1 viser agenturets nøgletal. 2 TABEL 1: AGENTURETS NØGLETAL Budget (millioner euro) 52,6 49,2 Ansatte i alt pr. 31. december Kilde: Agenturet. OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN 3. Retten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i agenturets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer og en analyse af ledelsens udtalelser EFT L 120 af , s. 1. Nærmere oplysninger om agenturets beføjelser og aktiviteter kan findes på dets websted: Tjenestemænd, midlertidigt ansatte, kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter.

3 3 REVISIONSERKLÆRING 4. I overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten: a) revideret agenturets årsregnskab, som omfatter årsopgørelsen 4 og beretningen om budgetgennemførelsen 5 for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2015, og b) efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet. Ledelsens ansvar 5. Ledelsen er ansvarlig for at udarbejde et årsregnskab for agenturet, som giver et retvisende billede, og for, at de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet, er lovlige og formelt rigtige 6 : a) Ledelsens ansvar med hensyn til agenturets årsregnskab omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et internt kontrolsystem, som sikrer, at der udarbejdes en årsopgørelse, som giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udvælgelse og anvendelse af passende regnskabspraksis på grundlag af de regnskabsregler, Kommissionens regnskabsfører har fastlagt 7, og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Den administrerende direktør godkender agenturets årsregnskab, efter at agenturets regnskabsfører har udarbejdet det på grundlag af alle tilgængelige oplysninger og skrevet en note, som vedlægges regnskabet, og hvori han bl.a Denne omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over ændringer i nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende bemærkninger. Denne omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen. Artikel 39 og 50 i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 (EUT L 328 af , s. 42). De regnskabsregler, Kommissionens regnskabsfører har fastlagt, er baseret på de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS), som er udgivet af International Federation of Accountants, og - hvor det er relevant - på International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) udgivet af International Accounting Standards Board.

4 4 erklærer, at han har rimelig sikkerhed for, at regnskabet i alt væsentligt giver et retvisende billede af agenturets finansielle stilling. b) Ledelsens ansvar med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et effektivt og produktivt internt kontrolsystem, hvori indgår tilstrækkelig overvågning og passende foranstaltninger, som kan forhindre uregelmæssigheder og besvigelser samt, hvis det er nødvendigt, sikre, at der iværksættes retlige procedurer med henblik på at inddrive uberettiget udbetalte eller anvendte midler. Revisors ansvar 6. Det er Rettens ansvar på baggrund af sin revision at afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet 8 om årsregnskabets rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Retten udfører sin revision i overensstemmelse med IFAC's Internationale Standarder om Revision og etiske regler og INTOSAI's internationale standarder for overordnede revisionsorganer (International Standards of Supreme Audit Institutions). Ifølge disse standarder skal Retten planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, om agenturets årsregnskab er uden væsentlig fejlinformation, og om de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige. 7. Revisionen omfatter udførelse af handlinger med henblik på at opnå revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risiciene for væsentlig fejlinformation i regnskabet og for, at de underliggende transaktioner i væsentligt omfang ikke opfylder kravene i Den Europæiske Unions retlige ramme, uanset om det skyldes besvigelser eller fejl. Ved vurderingen af disse risici tager revisor både hensyn til den interne kontrol, som skal sikre, at der udarbejdes et retvisende årsregnskab, og til de overvågnings- og kontrolsystemer, der er indført for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, og udformer revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter også en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis er passende, og om de regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af regnskabet. Retten tog i forbindelse med 8 Artikel 107 i forordning (EU) nr. 1271/2013.

5 5 udarbejdelsen af denne beretning og revisionserklæring det revisionsarbejde, der er udført af uafhængige eksterne revisorer i relation til agenturets regnskab, med i betragtning som fastsat i artikel 208, stk. 4, i EU's finansforordning Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for denne revisionserklæring. Erklæring om regnskabernes rigtighed 9. Det er Rettens opfattelse, at agenturets årsregnskab i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2015 og af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med dets finansielle bestemmelser og de regnskabsregler, Kommissionens regnskabsfører har fastlagt. Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet 10. Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for agenturets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2015, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige. 11. Bemærkningerne i det følgende drager ikke Rettens erklæringer i tvivl. ANDRE BEMÆRKNINGER 12. De undersøgte udbud viste, at agenturet har indgået rammeaftaler med én kontrahent, og at disse bruges til indkøb af forskellige tjenesteydelser i henhold til specifikke fastpriskontrakter. Denne praksis med at bruge rammekontrakter til at indhente fastpristilbud fra én kontrahent neutraliserer priskonkurrencen og øger agenturets afhængighed af kontrahenten. Agenturet bør så vidt muligt indgå aftaler med flere leverandører med ny indkaldelse af bud eller direkte kontrakter om levering af tjenesteydelser. 9 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (EUT L 298 af , s. 1).

6 6 OPFØLGNING PÅ DE SENESTE ÅRS BEMÆRKNINGER 13. En oversigt over de korrigerende foranstaltninger, der er truffet som reaktion på de bemærkninger, Retten har fremsat de seneste år, vises i bilag I. Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Baudilio TOMÉ MUGURUZA, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 13. september På Revisionsrettens vegne (sign.) Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Formand

7 1 Bilag I Opfølgning på de seneste års bemærkninger År Rettens bemærkning I 2012 tildelte agenturet støtte under tre vigtige støtteprogrammer 1 til konsortier bestående af miljøinstitutioner og -organer i Europa, FN-organisationer og nationale miljøorganisationer. De samlede støtteudgifter beløb sig i 2012 til 11,9 millioner euro, hvilket udgjorde 27 % af de samlede aktionsudgifter. Agenturets kontrol forud for godtgørelsen af de omkostninger, støttemodtagerne har anmeldt, består af en skrivebordsanalyse af udgiftsanmeldelserne. Agenturet modtager normalt ikke dokumentation fra støttemodtagerne, der kan bevise støtteberettigelsen og nøjagtigheden af de anmeldte personaleudgifter, der udgør størsteparten af omkostningerne 2. I 2013 tildelte agenturet støtte under fem støtteprogrammer 3 til konsortier bestående af miljøinstitutioner og -organer i Europa, FN-organisationer og nationale miljøorganisationer. De samlede udgifter til tilskud i 2013 var 13,9 millioner euro, dvs. 31 % af de samlede aktionsudgifter. Agenturets forudgående kontrol består i en skrivebordsanalyse af omkostningsanmeldelser. Efter Rettens bemærkning sidste år intensiverede EEA sin kontrol af støtteberettigelsen og nøjagtigheden af de anmeldte personaleudgifter, da de udgør størsteparten af omkostningerne. Nærmere bestemt blev der fra en stikprøve af støttemodtagerne indhentet timesedler med henblik på kontrol af de anmeldte lønomkostninger, men der blev ikke indhentet lønsedler. For så vidt angår de transaktioner, Retten reviderede, blev der indhentet dokumentation, der gav rimelig sikkerhed for deres lovlighed og formelle rigtighed. Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/I gang/ikke igangsat/ Ikke relevant) Afsluttet Afsluttet

8 2 År 2012 og Rettens bemærkning På støttemodtagerniveau forekommer der sjældent (forudgående) kontrol på stedet af omkostninger [anmeldt under støtteprogrammerne] 4. De eksisterende kontroller giver derfor kun begrænset sikkerhed med hensyn til støtteberettigelsen og nøjagtigheden af de omkostninger, som støttemodtagerne har anmeldt. I 2014 iværksatte agenturet et udbud med henblik på indkøb af tjenesteydelser - rådgivning om IT og geografiske informationssystemer (GIS) i forbindelse med implementering af komponenten Reference Data Access (RDA) samt støtte til EEA vedrørende andre aktiviteter i relation til Copernicus - til en værdi af 1,7 millioner euro. Et vigtigt aspekt omtalt som "kendte mangler" var ikke defineret nogen steder i udbuddets tekniske specifikationer. Klarere udbudsspecifikationer ville have bidraget til en mere effektiv og konkurrencepræget udbudsprocedure. EEA er begyndt at gennemføre en ny politik for forudgående og efterfølgende kontrol i relation til tilskud, men kontrolprocedurerne er endnu ikke dokumenterede. Der er dog udsendt retningslinjer til støttemodtagerne (europæiske temacentre eller ETC) om udarbejdelsen af omkostningsopgørelser. I de undersøgte tilskudstransaktioner blev der imidlertid konstateret svagheder. Kontrollanten i et af temacentrene havde påpeget, at der var udgifter på omkostningsopgørelsen, som ikke var støtteberettigede, men den anvisningsberettigede godkendte hele det anmeldte beløb. I et andet tilfælde var det fulde anmeldte beløb blevet betalt, selv om størsteparten af de partnere, som var udvalgt til forudgående kontrol, ikke havde givet EEA de krævede dokumenter. Endvidere var den interne revisor involveret i såvel den forudgående som den efterfølgende kontrol: disse opgaver er ikke kompatible. Det skal bemærkes, at den forudgående kontrol har været genstand for drøftelser mellem Retten og agenturet siden Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/I gang/ikke igangsat/ Ikke relevant) I gang 5 Ikke relevant Afsluttet Ikke relevant I gang

9 3 År 2014 Rettens bemærkning Agenturet har indgået en aftale om backuptjenester - herunder tjenester - med en cloudtjenesteudbyder og anvendt en interinstitutionel kontrakt fra DIGIT. Betingelserne i kontrakten definerer ikke lokaliseringen af agenturets data tilstrækkeligt. Kontrahenten har forbeholdt sig ret til uden varsel at overføre agenturets data til databehandlere uden for Den Europæiske Unions geografiske område, da det f.eks. for at afhjælpe latensproblemer kan være nødvendigt at kopiere rutningsdata til forskellige datacentre i forskellige regioner. Agenturet har således ikke sikret, at De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, som det er omfattet af, er garanteret, og at tjenesteudbyderen fuldt ud respekterer privatlivets fred i overensstemmelse med artikel 7 i EU's charter om grundlæggende rettigheder. Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/I gang/ikke igangsat/ Ikke relevant) Ikke igangsat Europæiske temacentre (ETC), det europæiske naboskabs-og partnerskabsinstrument (ENPI) og global miljø- og sikkerhedsovervågning - indledende aktioner (GIO). For andre typer omkostninger (dvs. underleverandører, indkøb af udstyr) kræves der bilag, og de analyseres. Europæiske temacentre (ETC), det europæiske naboskabs- og partnerskabsinstrument (ENPI), global miljø- og sikkerhedsovervågning - indledende aktioner (GIO og GIO2), GMES in situ-koordinering (GISC) og instrumentet til førtiltrædelsesbistand (IPA2). I 2012 og i 2011 blev der gennemført én forudgående kontrol for at kontrollere én støttemodtagers kontrolsystemer. I 2010 blev der gennemført én forudgående kontrol for at kontrollere støtteberettigelse for udgifter anmeldt af én støttemodtager. Agenturet gennemførte fem forudgående kontroller på stedet vedrørende betalinger til ETC'er for regnskabsårene 2015, 2014 og Agenturet betragter dette emne som færdigbehandlet efter ændringerne af kontrakten. Retten tager i sin vurdering forbehold for udfaldet af den verserende sag Microsoft mod USA (nr cv).

10 European Environment Agency (EEA) AGENTURETS SVAR 11. Agenturet vil gerne understrege, at konkurrencen på det særlige marked for satellitbilleder og -analyse er relativt begrænset på grund af de få aktive serviceudbydere i de relaterede sektorer og den stabilitet og konsistens, der gælder for de anvendte priser. Derudover kræver de udbudte tjenesters tekniske egenart og kompleksitet en kombination af forskellige ekspertiser, som de serviceudbydere, der opererer på dette marked, kun kan levere, hvis de arbejder sammen i et konsortium. Når en rammekontrakt tildeles en enkelt økonomisk operatør, er der derfor tale om et meget bevidst valg, der hviler på en vurdering af håndgribelige faktorer frem for antagelser. Bilag I, bemærkning 2012 og 2013: Efter Rettens bemærkning om tilskud vedrørende regnskabsårene 2012 og 2013 blev der udført fem forudgående kontroller på stedet i forbindelse med betalinger til europæiske temacentre for regnskabsårene 2013, 2014 og Efter disse kontroller på stedet, som dækkede 20 % af de samlede anmeldte omkostninger til personale fra alle støttemodtagere, blev 0,12 % af de kontrollerede udgifter erklæret ikke-støtteberettigede. Miljøagenturets kontrolpolitik over for de europæiske temacentre fra og med maj måned 2014 sikrede, at de kontroller, der udføres i form af anmodninger om støttedokumentation, giver sikkerhed med hensyn til støtteberettigelsen og nøjagtigheden af de udgifter, der anmeldes af støttemodtagerne. Denne politik er blevet efterset i oktober 2015, og siden da udfører den interne revisionsfunktion udelukkende efterfølgende kontroller på stedet, hvoraf den første fandt sted i foråret Ydermere blev den interne revisionsfunktion, efter en ekstern bedømmelse udført i 2015, certificeret som værende i overensstemmelse med the Institute of Internal Auditors' standarder, som især undersøger revisionsfunktionens uafhængighed. EEA-DA