V E D T Æ G T E R. for TURISMENETVÆRK SJÆLLAND - MØN

Transkript

1 V E D T Æ G T E R for TURISMENETVÆRK SJÆLLAND - MØN Navn, hjemsted og formål: 1. Foreningens navn er TURISMENETVÆRK SJÆLLAND-MØN. Foreningens hjemsted er i den kommune, hvor foreningens til enhver tid værende formand, jfr. 8, stk. 4, er hjemmehørende. 2. Foreningen har til formål at udvikle og markedsføre turismen på Sjælland og Møn. Foreningen kan til opfyldelse af dens formål til eksempel virke ved at at at at udvikle og vedligeholde turismeprodukter, som øger områdets attraktionsværdi og kvalitet som besøgsmål for turister, styrke og koordinere den regionale markedsføring, så området præsenterer sig som et turistmål for (potentielle) turister, styrke turistvirksomhedernes muligheder for at indgå i samarbejder, der kan medvirke til at øge omsætning, indtjening og jobskabelse i områdets turisterhverv, og udbygge samarbejdet mellem områdets turismeaktører (kommuner, turistorganisationer, turistvirksomheder og andre virksomheder med interesse for turisterhvervet) med henblik på en optimal ressourceudnyttelse og opnåelse af synergieffekter. 1

2 Medlemskab: 3. Som medlemmer af foreningen kan optages kommuner, turistorganisationer, turistvirksomheder og andre virksomheder med interesse for turisterhvervet. Ansøgning om medlemskab indgives til koordinationsgruppen, der herefter træffer bestemmelse om, hvorvidt ansøgningen kan imødekommes. I tvivlstilfælde forelægges ansøgningen bestyrelsen til afgørelse. Udmeldelse kan kun finde sted ved meddelelse herom til koordinationsgruppen med 3 måneders varsel til udgangen af en måned og tidligst med virkning 1 år efter ansøgning om medlemskab er imødekommet. 4. Medlemmerne betaler et årligt kontingent, der fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling for det efterfølgende år. Kontingentet kan fastsættes forskelligt inden for hver af medlemskategorierne: Kommuner, turistorganisationer, turistvirksomheder og andre virksomheder med interesse for turisterhvervet. Kontingentet kan fastsættes til kr. 0,00. Kontingenterne kan udelukkende anvendes til dækning af foreningens driftsomkostninger. Som driftsomkostninger betragtes bl.a. udgifter til vedligeholdelse af eksisterende turismeprodukter, startudgifter til udvikling af nye produkter, bidrag til fælles regional markedsføring, udgifter til køb af koordinator- og sekretærbistand, udgifter til konsulent-, advokat- og revisorbistand og diverse mødeudgifter m.v. Øvrige omkostninger, herunder udviklingsomkostninger, dækkes ved bidrag, som de enkelte medlemmer forpligter sig til at betale ifølge herom med foreningen indgåede aftaler, ligesom de enkelte medlemmer med foreningen kan indgå aftaler, hvorved medlemmerne overfor foreningen påtager sig en arbejdsforpligtelse. Herudover kan dækning af omkostningerne fås ved støtte fra offentlige udviklingsordninger, fonde og andre samt ved salg af annoncer og turismeprodukter m.v. 2

3 Generalforsamling: 5. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. Foreningens generalforsamlinger holdes i en af de kommuner, som er medlem af foreningen. Den ordinære generalforsamling holdes hvert år i tiden fra 1. februar til 30. april. Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter vedtagelse på en ordinær generalforsamling, efter beslutning af bestyrelsen eller efter forlangende af mindst 8 af foreningens medlemmer eller af foreningens revisor. Forlangende som nævnt skal meddeles bestyrelsen skriftligt med angivelse af hensigten med generalforsamlingens afholdelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal indkaldes senest 4 uger efter, at forlangendet om dens afholdelse er modtaget af bestyrelsen. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med højest 4 ugers og mindst 8 dages varsel ved almindeligt brev med angivelse af dagsordenen til foreningens medlemmer. Afholdes generalforsamlingen på forlangende af foreningens revisor, skal denne indkaldes med samme varsel og på samme måde som medlemmerne. Forslag fra medlemmernes side må for at komme til behandling på den ordinære generalforsamling være indgivet til bestyrelsen senest 14 dage før afholdelsen af generalforsamlingen. 6. På den ordinære generalforsamling skal foretages følgende: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning. 3. Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med revisionspåtegning. 4. Forelæggelse af budget for indeværende regnskabsår og rammebudget for efterfølgende regnskabsår. 5. Fastsættelse af kontingent for efterfølgende regnskabsår, jfr. 4, stk. 1 og Eventuelt indkomne forslag fra medlemmerne. 7. Meddelelse om, hvem der i h.t. vedtægternes 8, stk. 2, er udpeget som medlemmer af bestyrelsen. 8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer og en suppleant for disse. 9. Valg af revisor efter indstilling fra bestyrelsen. 10. Eventuelt. 3

4 7. På generalforsamlingen har hvert medlem 1 stemme. Der kan stemmes ved skriftlig fuldmagt, som kun kan gives til et andet medlem og kun for en generalforsamling ad gangen. Intet medlem kan stemme i henhold til mere end 2 fuldmagter. Afstemninger foretages skriftligt, såfremt dirigenten beslutter det, eller mindst 8 medlemmer forlanger det. De på generalforsamlingen behandlede anliggender afgøres ved almindelig stemmeflerhed af de på generalforsamlingen tilstedeværende eller ved fuldmagt repræsenterede medlemmer, dog således, at der til vedtagelse af beslutning om ændring af vedtægterne eller foreningens opløsning udkræves, at beslutningen vedtages med tilslutning af mindst 2/3 af de tilstedeværende eller repræsenterede medlemmer. Over det på generalforsamlingerne passerede indføres en kort beretning i en dertil af bestyrelsen autoriseret forhandlingsprotokol, der underskrives af dirigenten. Bestyrelse: 8. Bestyrelsen, som består af 14 medlemmer, varetager foreningens overordnede ledelsesopgaver. I forbindelse hermed fastsætter bestyrelsen de overordnede økonomiske rammer for arbejdet i koordinationsgruppen ( 9), turismegruppen ( 10), markedsføringsgruppen ( 11) og projektgrupperne ( 12), ligesom bestyrelsen indenfor rammerne af nærværende vedtægter kan fastlægge nærmere regler for, hvilke kompetencer koordineringsgruppen skal have. Af bestyrelsens medlemmer udpeges 7 medlemmer af de kommuner, som er medlem af foreningen, blandt kommunernes borgmestre eller formændene for ressortudvalgene. Udpegningen er gældende for en af kommunerne fastsat periode. Genudpegning kan finde sted. Udtræder et af de udpegede bestyrelsesmedlemmer i perioden, udpeger den pågældende kommune, hvorfra det udtrædende medlem kommer, et nyt bestyrelses-medlem for resten af perioden. De øvrige 7 medlemmer af bestyrelsen vælges af generalforsamlingen som repræsentanter for de turistorganisationer, turistvirksomheder og andre virksomheder med interesse for turisterhvervet, som er medlemmer af foreningen. Alle valg gældende for 2 år. Genvalg kan finde sted. Herudover vælges af generalforsamlingen en suppleant. Valget er gældende for 1 år. Genvalg kan finde sted. Udtræder et af de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer i valgperioden, indtræder suppleanten i bestyrelsen i den udtrådtes sted for resten af den udtrådtes valgperiode. 4

5 Bestyrelsen kan supplere sig selv med yderligere op til 2 medlemmer ved udpegning blandt foreningens medlemmer. Udpegningen gælder for 1 år ad gangen. Bestyrelsen konstituerer sig med en formand og en næstformand efter hvert års ordinære generalforsamling. Formanden skal vælges blandt de af kommunerne udpegede bestyrelsesmedlemmer. Næstformanden skal vælges blandt de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 8 af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. Afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaggivende. Formanden indkalder til bestyrelsesmøde, når formanden skønner det påkrævet, eller når et medlem af bestyrelsen eller foreningens revisor fremsætter forlangende herom. Indkaldes der til bestyrelsesmøde efter forlangende af revisor, har revisor ret til at deltage i mødet uden stemmeret. Over det på bestyrelsesmøderne passerede indføres en kort beretning i en dertil af bestyrelsen autoriseret forhandlingsprotokol. Beretningen vil være at forelægge bestyrelsen til godkendelse på det efterfølgende bestyrelsesmøde. Som sekretær for bestyrelsen fungerer den i. h.t. 9, stk. 2, af bestyrelsen valgte koordinator. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden. Koordinationsgruppe: 9. Til at koordinere arbejdet med produktudvikling og markedsføring og til at udfærdige oplæg til nye tiltag til brug for bestyrelsen og Turismegruppen, nedsættes en koordinationsgruppe bestående af en koordinator og netværkets turistchefer eller bureauledere. Koordinatoren vælges af bestyrelsen efter indstilling af koordinationsgruppen. Valget finder sted på det første møde efter hvert års ordinære generalforsamling og er gældende for 1 år. Genvalg kan finde sted. Koordinationsgruppen fastsætter selv indenfor de af bestyrelsen fastsatte overordnede rammer, jfr. 8, stk. 1, de nærmere økonomiske rammer for arbejdet i gruppen. 5

6 Koordinationsgruppen er beslutningsdygtig, når koordinatoren og mindst halvdelen af gruppens øvrige medlemmer er tilstede. Møderne ledes af koordinatoren. Afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er koordinatorens stemme udslagsgivende. Koordinationsgruppens møder indkaldes af koordinatoren, når koordinatoren finder det hensigtsmæssigt, eller når et medlem af koordinationsgruppen fremsætter forlangende herom. Gruppen fastsætter selv regler for, i hvilket omfang og hvordan der skal føres protokol for møderne i gruppen. Koordinationsgruppen har reference til bestyrelsen. Når bestyrelsen behandler oplæg til nye tiltag udfærdiget af koordinationsgruppen, har medlemmerne af gruppen ret til at deltage i bestyrelsesmødet uden stemmeret. Koordinationsgruppen kan ved nedsættelsen af en projektgruppe som omtalt i 12 beslutte, at formanden for gruppen, såfremt formanden ikke i forvejen er medlem af Koordinationsgruppen, skal være medlem heraf. Turismegruppe: 10. Til at fremkomme med forslag til handlingsplan for udvikling af nye turismeprodukter og nye markedsføringstiltag, og til at forestå den konkrete produktudvikling og tilrettelæggelsen af markedsføringen, kan nedsættes en Turismegruppe bestående af de turistorganisationer, som er medlemmer af foreningen, ansatte daglige ledere. Herudover kan hver af de kommuner, som er medlemmer af foreningen, udpege en af kommunens nøglemedarbejdere, som medlem af Turismegruppen. Koordinationsgruppen fastsætter indenfor de af bestyrelsen fastsatte overordnede rammer, jfr. 8, stk. 1, de nærmere økonomiske rammer for arbejdet i Turismegruppen, ligesom Koordinationsgruppen indenfor rammerne af nærværende vedtægter kan fastlægge nærmere regler for, hvilke kompetencer Turismegruppen skal have.. Møderne i turismegruppen ledes af en af gruppen ved mødets begyndelse valgt ordstyrer. Turismegruppen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er tilstede. Afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed. 6

7 Turismegruppen fastsætter selv regler for, hvem der indkalder til møder i gruppen, hvor ofte der skal afholdes møder, og om i hvilket omfang og hvordan der skal føres protokol for møderne. Turismegruppen har reference til koordinationsgruppen. Markedsføringsgruppe: 11. Til at udarbejde oplæg til brug for turismegruppen til en koordineret markedsføringsindsats, kan koordinationsgruppen lade nedsætte en markedsføringsgruppe bestående af 5 medlemmer, hvoraf den af bestyrelsen i h.t. 9, stk. 2, valgte koordinator er den ene, mens 1 medlem vælges blandt medlemmerne af koordinationsgruppen og de 3 øvrige som repræsentanter for de turistvirksomheder og andre virksomheder med interesse for turisterhvervet, der er medlemmer af foreningen. Koordinationsgruppen fastsætter indenfor de af bestyrelsen fastsatte overordnede rammer, jfr. 8, stk. 1, de nærmere økonomiske rammer for arbejdet i markedsføringsgruppen, ligesom koordinationsgruppen indenfor rammerne af nærværende vedtægter kan fastlægge nærmere regler for, hvilke kompetencer markedsføringsgruppen skal have. Markedsføringsgruppen er beslutningsdygtig, når koordinatoren og mindst halvdelen af gruppens øvrige medlemmer er tilstede. Møderne ledes af koordinator. Afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er koordinatorens stemme udslagsgivende. Markedsføringsgruppens møder indkaldes af koordinatoren, når koordinatoren finder det hensigtsmæssigt, eller når et medlem af markedsføringsgruppen fremsætter forlangende herom. Gruppen fastsætter selv regler for, i hvilket omfang og hvordan der skal føres protokol for møderne i gruppen. Markedsføringsgruppen har reference til koordinationsgruppen. Projektgrupper: 12. Til at realisere de af turismegruppen foreslåede udviklings- og markedsføringstiltag kan koordinationsgruppen nedsætte projektgrupper. 7

8 Til hver projektgruppe udpeger koordinationsgruppen det antal medlemmer, som af koordinationsgruppen skønnes hensigtsmæssigt. Hver projektgruppe vælger selv blandt dens medlemmer en formand. Koordinationsgruppen fastsætter indenfor de af bestyrelsen fastsatte overordnede rammer, jfr. 8, stk. 1, de nærmere økonomiske rammer for arbejdet i de enkelte projektgrupper, ligesom koordinationsgruppen indenfor rammerne af nærværende vedtægter fastlægger nærmere regler for, hvilke kompetencer de enkelte projektgrupper skal have. Projektgrupperne er beslutningsdygtige, når formanden og mindst halvdelen af gruppens øvrige medlemmer er til stede. Møderne ledes af formanden. Afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Projektgruppernes møder indkaldes af formanden for de enkelte grupper, når formanden finder det hensigtsmæssigt, eller når et medlem af gruppen fremsætter forlangende herom. Grupperne fastsætter selv regler for, i hvilket omfang og hvordan der skal føres protokol for møderne i gruppen. Projektgrupperne har reference til koordinationsgruppen. Tegningsregel og hæftelse: 13. Foreningen tegnes af formanden for bestyrelsen og koordinatoren i forening. Bestyrelsen kan meddele prokura. Foreningen hæfter alene med dens formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller medlemmerne af foreningens bestyrelse, koordinationsgruppen, turismegruppen, markedsføringsgruppen eller de af koordinationsgruppen nedsatte projektgrupper nogen personlig hæftelse. Intet medlem af foreningen kan, når bortses fra det på den stiftende generalforsamling eller på en ordinær generalforsamling fastsatte kontingent, pålægges at foretage indbetalinger til foreningen eller dennes kreditorer. Der kan dog mellem foreningen og de enkelte medlemmer oprettes aftaler, hvorved det pågældende medlem forpligter sig til at bidrage til foreningens udviklingsomkostninger eller andre specifikke omkostninger, herunder omkostningerne til konkrete markedsføringstiltag. 8

9 Revision og årsregnskab: 14. Revision af foreningens regnskaber foretages af en på hvert års ordinære generalforsamling efter indstilling af bestyrelsen valgt statsautoriseret eller registreret revisor. Som revisor kan ligeledes vælges Kommunernes Revisionsafdeling. Afgår revisor i valgperioden, udpeger bestyrelsen en ny revisor for resten af valgperioden. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Første regnskabsår løber dog fra foreningens stiftelse til den 31. december Opløsning: 15. Vedtages det på en generalforsamling med det herfor ifølge 7, stk. 2, fornødne flertal at opløse foreningen, skal foreningens formue efter beslutning på den opløsende generalforsamling anvendes til almennyttigt formål, projekter eller aktiviteter, som er omfattet af foreningens formål. ---o0o--- Således vedtaget på den ordinære generalforsamling den 26. april Som dirigent: Lars Nielsen Turistchef 9