Velkommen i brugsforeningsbestyrelsen

Transkript

1 Velkommen i brugsforeningsbestyrelsen Det er stort at være medlem af FDB Gør hverdagen bedre

2 Brugsforeningsbestyrelsens arbejde Bestyrelsen for en brugsforening har ansvar for brugsforeningens drift og udvikling, herunder for butikkens ledelse. Desuden skal bestyrelsen sikre, at FDB s arbejde bliver synligt lokalt i hverdagen.

3 Bestyrelsen er udpeget af generalforsamlingen til at være brugsforeningens øverste ledelse og står til ansvar over for generalforsamlingen for sine dispositioner. Bestyrelsen ansætter og kan afskedige butikschefen. Som medlemsvalgt i en bestyrelse har du sammen med de øvrige i bestyrelsen ansvaret for at: Beslutte brugsforeningens strategiske udvikling 3-5 år frem og lave handlingsplan for de kommende års aktiviteter. Herunder aktiviteter for medlemmerne. Følge udviklingen i brugsforeningens regnskab i forhold til det lagte budget og indstille dette til generalforsamlingens godkendelse. Ansætte eller afskedige butikschefen og drøfte dennes ansættelsesforhold. Indgå og overholde franchiseaftalen med Coop. Træffe beslutning om køb, salg eller pantsætning af foreningens faste ejendom, optagelse af lån, udvidelse af det faste anlæg eller køb af ny virksomhed. I hverdagen Brugsforeningsbestyrelsen er fundamentet for FDB s demokratisk opbyggede andelsorganisation, og den giver den tætteste kontakt til medlemmerne. Det er lokalt i hverdagen, at FDB s arbejde bliver synligt. Det er en god idé at planlægge bestyrelsens møder for hele det kommende år, så flest muligt kan deltage. I kan finde hjælp til forretningsorden, mødeafholdelse og re fe ratskrivning på Forum, som er en hjemmeside henvendt til medlemsvalgte på fdbforum.fdb.dk På bestyrelsesmøderne orienterer butikschefen om butikkens udvikling og drift ved at gennemgå driftsrapporten og nøgletallene. Desuden drøftes den seneste CoopPlus-rapport. Hvis butikken har gennemført kundemeterundersøgelse, ser I på butikkens resultat og på, hvordan det kan forbedres. Butikschefen sikrer, at bestyrelsen er orienteret om butikkens strategiske udfordringer, personalesituationen og nye tiltag i butikken. Bestyrelsens medlemmer er også butikkens ambassadører i lokalområdet. Nyheder i lokalområdet diskuteres sammen med butikschefen. Bestyrelsens medlemmer indsamler løbende egne og medlemmers indtryk fra og om butikken og videregiver dem til butikschefen. Formanden for bestyrelsen er ansvarlig for, at bestyrelsen er informeret om og drøfter aktiviteter i FDB, blandt andet de to årlige distriktsmøder. Formanden fremlægger også modtaget materiale, for eksempel uddannelseskataloget. Alle medlemsvalgte, som FDB har -adresse på, får hver 14. dag et nyhedsbrev fra Forum. Her kan I holde jer orienteret om FDB s aktiviteter, uddannelseskatalog og andet relevant. FDB s landsråd er det øverste beslutningsorgan i FDB. Det består af 124 medlemmer. Der er valg til landsrådet en gang om året, og alle medlemmer kan blive opstillet af en bestyrelse. Før valg til landsrådet

4 drøfter bestyrelsen eventuelle kandidatopstillinger. Bestyrelsen kan opstille tre kandidater. Det er formanden, der har bemyndigelse til at afgive butikkens stemmer i forbindelse med landsrådsvalget. En mulighed er at holde møde i stemmeperioden, så bestyrelsen kan sidde sammen og stemme. Hvis et medlem, som ikke er med i bestyrelsen, gerne vil stille op til landsrådet, kan man invitere vedkommende til et møde sammen med bestyrelsen. Før en planlagt aktivitet bliver sat i gang, drøfter bestyrelsen forberedelse, materialer og presseomtale og fordeler arbejdsopgaverne. Ligeledes drøftes budget for den pågældende aktivitet på baggrund af de midler, brugsforeningsbestyrelsen eventuelt har afsat i butikkens budget til medlemsaktiviteter. Læs mere i afsnittet om aktiviteter. I kan endvidere søge økonomisk støtte til jeres aktiviteter i FDB s aktivitetspulje. Bestyrelsen kan også samarbejde med andre bestyrelser i lokalområdet om fælles aktiviteter. Fortrolighed Som udgangspunkt er bestyrelsen omfattet af samme regler for god adfærd i butikken, som gælder for personalet. Regler i forhold til fortrolighed er fastlagt i brugsforeningens vedtægter og eventuelle forretningsorden. FDB anbefaler endvidere, at brugsforeningernes bestyrelse har samme regler for fortrolighed som de regler, der gælder for FDB s bestyrelse. Ifølge disse regler er der som udgangspunkt ingen tavsheds-

5 Alt arbejde i FDB bygger på idealer om indflydelse, omtanke, ærlighed og nytænkning. pligt om foreningsforhold. Til gengæld er der fortrolighed om: Butikkens og kædens regnskaber. Sager vedrørende personaleforhold samt køb og salg af ejendom. Sager, som er mærket eller oplyst som værende fortrolige. Sager, hvis omtale kan skade FDB s og Coops omdømme. Aktiviteter Bestyrelsen afstemmer efter hvert bestyrelsesvalg forventningerne til det kommende år. Bestyrelsens formand bruger denne forventningsafstemning til at forberede en handlingsplan, som drøftes med butikschefen. Som hjælp til handlingsplanen har Coop lavet et årshjul over de kampagner, Coop sætter fokus på i løbet af året. Det er jeres eget valg, om eller hvor ofte I vil stå i butikken og hjælpe med budskaber om den konkrete kampagne og dermed de varer, der aktuelt er i fokus. I kan også vælge at bruge jeres energi på aktiviteter, der sætter fokus på FDB s mærkesager som for eksempel FDB s Grønne Idépris eller madpyramiden i eller uden for butikken. Du kan læse mere om Coops årshjul og om hvem, der gør hvad hvornår på fdbforum.fdb.dk/aktiviteter og i folderen, der handler om årshjulet. Jeres handlingsplan fremlægges til beslutning i bestyrelsen i efteråret. Når planen er besluttet, indarbejder butikschefen planen i en relevant post i det budget, der godkendes af bestyrelsen inden indgangen til et nyt regnskabsår. Udgifter

6 til aktiviteter afholdes af det beløb til aktiviteter, som bestyrelsen fastsætter i budgettet. Hvis der er tale om større aktiviteter, for eksempel når flere butikker slår sig sammen, kan bestyrelsen søge tilskud fra FDB s aktivitetspulje. Læs om aktivitetspuljen på fdbforum.fdb.dk/aktiviteter eller i folderen Lokale aktiviteter. Aktiviteter har til formål at profilere FDB, brugsforeningen og butikken inden for mærkesagerne sundhed, miljø, klima og etisk handel. Handlingerne baseres på FDB s idealer om indflydelse, omtanke, ærlighed og nytænkning med det udgangspunkt, at der skal skabes værdi for medlemmerne. Når bare aktiviteterne tager udgangspunkt i ovenstående, er der meget frie hænder til at lave aktiviteter. Kun din egen fantasi sætter grænser. Du kan finde inspiration til aktiviteter på fdbforum.fdb.dk/aktiviteter. Generalforsamlingen Bestyrelsen skal i samarbejde med butikken afholde en generalforsamling. Bestyrelsen aftaler med butikschefen, hvordan generalforsamlingen gennemføres. Hvornår denne skal holdes, fremgår af brugsforeningens vedtægter, oftest er det i perioden 1. marts-30. april. Der vil blive sendt en basispakke med materiale til butikken, og alle i bestyrelsen vil få information om mødet løbende i nyhedsbrevene fra Forum hver 14. dag. Information og materiale kan findes på fdbforum.fdb.dk.

7 Læs om aktivitetspuljen på fdbforum.fdb.dk/aktiviteter Udgifter til generalforsamlingen fastsættes i brugsforeningens budget. Andre måder at være aktiv på I FDB vil vi gerne afprøve nye måder at være aktiv på, så vores forening også afspejler nutidens samfund. Som medlemsvalgt kan du prøve kræfter med nye måder at organisere aktive på. Det kan for eksempel være på Facebook eller ved at få medlemmer til at engagere sig i et enkelt FDB-projekt. Landsrådet og brugsforeningsbestyrelsen Landsrådet er FDB s øverste myndighed. Landsrådet lægger de overordnede rammer for FDB. Landsrådet beslutter, i henhold til vedtægterne, de økonomiske rammer for bestyrelsen for FDB s arbejde. FDB har inddelt landet i ti distrikter. Landsrådsmedlemmerne i hvert distrikt vælger blandt sig kontaktpersoner, som skal sikre kommunikationen til brugsforeningernes bestyrelser. Kontaktpersonerne står for: Planlægning af de to årlige distriktsmøder. Præsentation af kandidater til landsrådsvalget. At indbyde de medlemsvalgte, butikkernes ansatte og medlemmer i øvrigt til de to årlige distriktsmøder. At søge om midler fra FDB s aktivitetspulje til større arrangementer i distriktet. Få hjælp hos FDB s medarbejdere FDB er din forening, og som medlemsvalgt kan du få hjælp i Forening & Medlemskab, som er en afdeling i FDB s administration.

8 Få hjælp og sparring om aktiviteter og samarbejde fra erfarne foreningsguider. Læs mere på fdbforum.fdb.dk Forening & Medlemskab hjælper med viden, støtte og materialer til det daglige arbejde i bestyrelsen. Du er altid velkommen til at kontakte Forening & Medlemskab, stille spørgsmål og få hjælp til at komme videre i dit arbejde som medlemsvalgt. På fdbforum.fdb.dk/foreningen kan du finde en medarbejder i Forening & Medlemskab. Det gør Forening & Medlemskab blandt andet: Sørger for, at nye medlemsvalgte bliver budt velkommen, og at de bliver introduceret til samarbejdet med butikschefen i deres butik og til Forum, hjemmesiden for medlemsvalgte. Udsender løbende information og nyhedsbreve til brug for bestyrelsens arbejde og aktiviteter. Planlægger og udarbejder materiale til distriktsmøder forår og efterår sammen med distrikternes kontaktpersoner. Udarbejder standardmateriale og oplæg til årsmøde. Udgiver FDB s kursuskatalog forår og efterår og arrangerer kurser og uddannelse, som du gratis kan tilmelde dig. Emnerne er både at arbejde med mærke sager og ansvarlighed og at holde gode møder, undervise andre, lave budgetter og samarbejde med andre lokale foreninger. Rådgiver og vejleder brugsforeningsbestyrelser og medlemsvalgte, når der planlægges større medlemsaktiviteter.

9 På Forum under aktiviteter kan du finde masser af eksempler på sjove, skøre, inspirerende aktiviteter, som andre medlemsvalgte har arrangeret. Arrangerer valg til landsrådet og til FDB s bestyrelse. FDB s medarbejdere sørger for: At holde kontakt til datterselskaberne, herunder Coops kæder, så det gode samarbejde kan fortsætte, samtidig med at vi underviser kæderne i at samarbejde lokalt. At nye butikschefer bliver budt velkommen, og at de bliver introduceret til samarbejdet med medlemsvalgte i deres butik og på forum, hjemmesiden for medlemsvalgte. At lægge referater fra FDB s landsråd og bestyrelse på siderne bag log ind på Forum. Årligt at udarbejde en tilfredshedsundersøgelse for alle medlemsvalgte. Brugsforeningsbestyrelsen og butikschefen Samarbejdet mellem bestyrelsen og butikschefen er afgørende for succes i driften af brugsforeningen. Samtale og løbende kommunikation baseret på tillid og klare aftaler er derfor nødvendig. Bestyrelsens rolle er at tage sig af de overordnede mål, mens butikschefen har ansvaret for den daglige drift. Dette håndteres gennem en ledelsesinstruks, som beskriver, hvad butikschefen

10 har beføjelser til uden at skulle spørge bestyrelsen om lov. For eksempel til køb af inventar eller vedligehold af bygning, ændring af butiksrummet, ansættelse af medarbejdere og kontakt til andre interessenter mv. Bestyrelsens og butikschefens samarbejde evalueres én gang årligt. Jeres brugsforening er medlem af Brugsforeningernes Arbejdsgiverforening, og på hjemmesiden, ba.dk, kan I finde inspiration til ledelsesinstruks og anden vejledning.

11 Du skal selv rette dine personlige oplysninger på coopplus.dk Alle medlemmer af brugsforeningsbestyrelsen kan rette bestyrelsens sammensætning på fdbforum.fdb.dk

12 Gør hverdagen bedre