Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet

Transkript

1 Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 22, stk. 6 i vedtægten for Københavns Universitet fastsætter rektor hermed en standardforretningsorden til brug for universitetets Institutråd. Det påhviler herefter det enkelte råd at udarbejde en forretningsorden ud fra standardforretningsorden, jf. 41, stk.4 i vedtægten for Københavns Universitet. 2. Institutrådet er et rådgivende organ. Den omtalte medbestemmelse og medinddragelse i forretningsordenens 1, stk. 1 skal forstås i overensstemmelse med det internationale evalueringspanels definition 1 og i overensstemmelse med universitetsloven, der fastslår en øget forpligtelse til medinddragelse og medbestemmelse uden at ændre på den enstrengede ledelse. Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet Nordisk Forskningsinstitut 1. I henhold til 41, stk. 1 i vedtægten for Københavns Universitet nedsætter institutlederen et institutråd for at sikre medbestemmelse til og medinddragelse af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende om instituttets forhold vedr. uddannelse og forskning. Stk. 2. Efter drøftelse i institutrådet fastsætter institutlederen institutrådets opgaver. Opgaverne skal som minimum omfatte; instituttets visioner; instituttets undervisnings- og forskningsstrategier; instituttets langsigtede strategi for fremtidige ansættelser, studiemiljø; instituttets budget/økonomi. Institutlederen påser, at institutrådet i sin virksomhed ikke varetager opgaver, der rettelig henhører under akademisk råd, studienævnet, ph.d.-udvalget og det lokale samarbejdsudvalg eller andre stående udvalg på instituttet. Denne standardforretningsorden er ikke til hinder for, at institutrådet afvikler fællesmøder/seminarer med andre relevante organger på instituttet. Stk. 3. Dekanen godkender institutrådets størrelse og sammensætning efter indstilling fra institutlederen, jf. 2 og 3. Sammensætningen skal sikre repræsentation af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende og skal afspejle instituttets størrelse, personale og studenterbestand. Stk. 4. På fakulteter uden institutter kan dekanen beslutte at nedsætte et fakultetsråd efter reglerne i nærværende standardforretningsorden og med samme opgaver som et institutråd, jf. 1, stk. 2. Fakultetsrådets opgaver følger af denne forretningsorden. Nedsætter dekanen ikke et fakultetsråd, anvendes akademisk råd som fakultetsråd på fakulteter uden institutter, således at de valgte observatører er fuldgyldige medlemmer af fakultetsrådet for så vidt angår de opgaver, der varetages af akademisk råd i dets egenskab af fakultetsråd. Ligesom dekanen ved anvendelse af akademisk råd som fakultetsråd er født forman for fakultetsrådet. 1 Definitionen fremgår i Universistetsevalueringen 2009 Evalueringsrapport under pkt og har følgende formulering: I Danmark lægges der traditionelt stor vægt på medbestemmelse, hvilket stemmer overens med de generelle forventninger i landet samt moderne ledelsespraksis for videnorganisationer som universiteter. Panelet betragter medbestemmelse ved de danske universiteter som inddragelse af videnskabeligt personale i beslutninger om forsknings- og uddannelsesanliggende, inddragelse af studerende i studie- og uddannelsesrelaterede anliggender, inddragelse af administrative medarbejdere i beslutninger om administrative anliggender og inddragelse af teknisk personale i beslutninger om tekniske anliggender.

2 Medlemstal, konstitution m.v. 2. Institutrådet har institutlederen som født formand og består derudover af 6-12 repræsentanter valgt af henholdsvis det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det tekniskadministrative personale og de studerende i henhold til reglerne i universitetets valgstatut. Stk. 2. På Nordisk Forskningsinstitut er valgt 3 repræsentanter for VIP-gruppen, 2 repræsentanter for AC-TAP-gruppen, 1 repræsentant for TAP-gruppen og 1 repræsentant for gruppen af Ph.dstuderende. Stk. 3. I særlige tilfælde kan dekanen efter indstilling fra institutlederen dog fastsætte et højere antal af medlemmer i institutrådet. Stk. 4. Formanden kan efter aftale med eller på initiativ af institutrådet invitere ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder. Sådanne inviterede ikke-medlemmer har taleret. 3. Institutrådets medlemmer fra det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale er valgt for en periode på 3 år. Institutrådets studentermedlemmer er valgt for en periode på 1 år. Stk. 2. Efter nyvalg af medlemmer afholder institutrådet konstituerende møde. Formanden foranstalter indkaldelse til mødet senest en måned efter valget. På mødet orienterer formanden om institutrådets arbejde, og institutrådet fastsætter en mødeplan samt et årshjul. Stk. 3. På det konstituerende møde kan der vælges blandt de valget medlemmer en næstformand for en periode på et år. Næstformanden deltager i tilrettelæggelsen af institutrådets møder, herunder udarbejdelse af dagsordner m.v. Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling, mødemateriale og referater 4. Institutrådet udøver sin virksomhed i møder. Ordinære møder afholdes på universitetet. Formanden kan efter aftale med næstformanden dog beslutte, at høringer eller lign. kan gennemføres ved skriftlig (eller elektronisk) behandling, herunder ved elektronisk korrespondance. Stk. 2. Møderne er offentlige. Formanden kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Dekanen eller en af denne udpeget person har ret til at overvære en sags behandling for lukkede døre Stk. 3. I sager, der i medfør af stk. 2 behandles for lukkede døre, har deltagerne tavshedspligt. Stk. 4. Enhver har, uden taleret, adgang til at overvære institutrådets offentlige møder. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden udelukke den pågældende eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet.

3 Stk. 5. Rådets mødemateriale, herunder dagsordener og beslutningsreferater, gøres tilgængelige for instituttets medarbejdere og studerende på instituttets hjemmeside på KU-net. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af lovgivningens regler om tavshedspligt, offentliggøres dog ikke. Stk. 6. Mødemateriale lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter, at materialet er udsendt til medlemmer og suppleanter. Stk. 7. Institutrådets møder refereres i et referat. Referatet udsendes snarest muligt og indenfor 10 hverdage, og forelægges til godkendelse elektronisk. Det skal af referatet fremgå, hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse. Et medlem i institutrådet kan til enhver tid forlange at få sit synspunkt til en sag optaget i referatet. Det godkendte referat fra det åbne møde lægges på instituttets hjemmeside på KU-net hurtigst muligt efter mødets afholdelse. 5. Institutrådet skal afholde møde mindst 4 gange om året. Stk. 2. Udover de ordinære møder kan formanden indkalde institutrådet til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet. Stk. 3. Formanden skal indkalde institutrådet, når en tredjedel af rådets medlemmer eller samtlige medlemmer af mindst én af de repræsenterede valggrupper skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 10 hverdage efter formandens modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, er formanden pligtig at forsøge mødet afholdt inden fristens udløb. 6. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i institutrådet, skal afbud meddeles formanden inden mødet. Det medlem som er forhindret afgør selv om medlemmets suppleant skal deltage, jf. dog 13, stk Formanden har ansvar for elektronisk udsendelse af en foreløbig dagsorden senest 10 hverdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsorden skal indeholde oplysning om hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet. Stk. 2. Dagsorden udsendes elektronisk til hvert enkelt medlem af institutrådet. Stk. 3. Institutrådets enkelte medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale til disse skal være formanden i hænde senest 7 hverdage før mødets afholdelse. Stk. 4. Formanden drager omsorg for, at det for mødet relevante materiale i videst muligt omfang udsendes elektronisk sammen med dagsordenen mindst 5 hverdage før mødet af hensyn til medlemmernes forhåndsorientering.

4 Mødeledelse. 8. Formanden leder mødet. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødets ledelse. Stk. 2. Medlemmer, der ønsker ordet, skal henvende sig til formanden. Formanden kan bestemme, at taletiden begrænses. 2 medlemmer kan dog forlange afstemning om formandens afgørelse. Stk. 3. Ved formandens fravær overtager næstformanden mødeledelsen, jf. dog stk. 1,2 punktum. 9. Sagerne behandles i mødet i den orden, som formanden bestemmer, og dagsordensrækkefølgen kan herved fraviges. Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt, jf. dog 4, stk Sager, der skal afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden til medlemmerne med angivelse af tidsfrist for tilbagesendelse af medlemmernes skriftlige tilkendegivelser. Fristen bør normalt ikke være mindre end 3 hverdage. Ethvert medlem kan dog forlange sagen henvist til behandling på et møde med mindre andre udefrakommende forhold forhindrer dette, fx frister på høringer. Formanden og næstformanden drager i så fald omsorg for sagens optagelse på dagsordenen for næste møde. 11. Formanden konstaterer ved mødets begyndelse, om det er indkaldt med lovligt varsel og lader medlemmernes fremmøde registrere. Medlemmernes deltagelse i møderne. 12. Institutrådets medlemmer har pligt til at deltage i møderne, med mindre der er væsentlige hindringer (fx sygdom, ferie eller studie- og arbejdsmæssige bindinger/årsager). Stk. 2. Hvis et valgt medlem af institutrådet mister sin valgbarhed, udtræder medlemmet af institutrådet, og suppleanten indtræder i stedet for resten af valgperioden. Stk. 3. Hvis et valgt medlem får orlov i løbet af en valgperiode eller på grund af sygdom eller lignende er ude af stand til at deltage i institutrådets arbejde, bestemmer rådet, om medlemmet skal udtræde for orlovsperioden eller for hele resten af valgperioden. Stk. 4. Hvis der indtræder vakance blandt de valgte medlemmer af institutrådet, og der ikke er valgt et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at institutrådet kan være fuldtalligt, afgør dekanen, efter indstilling fra institutrådet, om besættelsen skal ske ved udpegning eller ved suppleringsvalg i den pågældende valggruppe. Indberetning om vakance indgives til valgsekretariatet af formanden. Institutrådet indstiller valgbare personer til udpegning. Dekanen kan enten vælge at udpege den eller de indstillede eller at udskrive suppleringsvalg.

5 13. Et institutrådsmedlem er udelukket fra at deltage i behandling af sager, hvori den pågældende har en personlig eller økonomisk interesse. Stk. 2. Et medlem har pligt til at underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der bevirker inhabilitet, eller som kan give anledning til tvivl herom. Medlemmet skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne forhold inden mødets afholdelse. Institutrådet afgør herefter, hvorvidt det pågældende medlem skal vige sit sæde under sagens behandling, og der skal træffes afgørelse om, hvorvidt suppleanten skal indkaldes. Et medlem må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om sin habilitet. Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse. 14. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Såfremt det begæres af 2 medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende standardforretningsordenens forståelse skal dog forelægges rektor til endelig afgørelse. Stk. 2. Det skal af den enkelte forretningsorden fremgå, hvornår den er vedtaget. Institutrådet kan ved almindeligt flertal, inden for rammerne af nærværende standardforretningsorden, vedtage ændringer i sin forretningsorden. Stk. 3. Forretningsorden for institutrådet tilstilles dekanen. 3. Nærværende standardforretningsorden for institutråd ved Københavns Universitet træder i kraft den 1. januar København, den 6. november 2012 Ralf Hemmingsen, rektor /Torben Rytter Kristensen, gruppeleder Forretningsordenen for Institutråd ved Nordisk Forskningsinstitut er vedtaget på møde den 29. maj 2013.