Referat: Konstituerende bestyrelsesmøde,

Transkript

1 Referat: Konstituerende bestyrelsesmøde, Resumé: På det konstituerende bestyrelsesmøde blev det enstemmigt afgjort, at Theis fungerer som formand, Jonas som næstformand og Ziyad som kasser. Astrid og Mads vil fungere som backup-gruppe i forhold til økonomien. Der blev nedsat 6 udvalg, der straks påbegynder arbejdet mod at skabe et nyt studenterhus på RUC. Udvalgene er følgende: Communication Strategy, Organizational Structure, Negotiations with RUC s management, Interior Strategy, Economy og Fredagsbaren. Det blev diskuteret, hvorvidt skal videregive deres driftaftale af oprettelsen af en bar på RUC til foreningen Fredagsbaren. Det blev besluttet, at det pågældende udvalg skal skabe indsigt i driftaftalens facetter og derefter udarbejde et forslag til videre handling, som vil blive diskuteret på næste bestyrelsesmøde. Til stede: - Bestyrelsesmedlemmer: Ziyad, Asger, Anders, Signe, Elisabeth, Natascha, Jonas, Mads, Astrid, Theis, Signe. - Suppleant: Sidsel. - Repræsentanter for Fredagsbaren: Josef og Rasmus. 1) Formalities I: Theis som ordstyrer. II: Signe G som referent. III: Referat fra generalforsamlingen er vedtaget: - Note til punkt 4.1.1: Det omtalte ændringsforslag skal indsættes. IV: Forretningsordenen er vedtaget med nedenstående noter: - Paragraf 5 blev diskuteret, og det blev vedtaget, at der også er mødepligt for suppleanterne. 1

2 - Det blev endvidere vedtaget, at der skal være en forklaring af vedtægtsregler på et senere møde. - Paragraf 7 skal uddybes, så det gøres klart, at suppleanterne har en stemme, hvis et bestyrelsesmedlem ikke møder op til bestyrelsesmøde. V: Dagsordenen vedtaget. 2) Presentation of board members I: Hvert bestyrelsesmedlem og suppleant berettede lidt om sig selv. Det er nødvendigt at få udfyldt en telefonliste. Pågældende personer mangler at blive skrevet på: Anders, Asger, Astrid, Mads, Signe R. 3) The constituent of the board Formandsskabet og kasserens rolle blev kort uddybet af Theis: - Formandskabet har det samlede overblik, og deres opgave er at indkalde til møder, udarbejde dagsordener, have overblik over foreningens prioriteter og retning m.m. Det er hovedsageligt formandskabet, der er i kontakt med ledelsen. - Kasseren er økonomiansvarlig og står for opbygningen af det administrative system. Diskussion af forholdet mellem bestyrelse og formandskab. Hvilke rettigheder har formandskabet uafhængigt af bestyrelsen? Det blev vedtaget, at vi bør tilstræbe, at formanden ikke har mulighed for blot at foretage en beslutning uden bestyrelsens opbakning. Hvis det sker, kan beslutningen tilbagetrækkes efterfølgende, hvis ikke bestyrelsen godkender denne. Nedsættelse af udvalg, der varetager forskellige områder/opgaver. Der skal være en backup group, der kan støtte kassereren, selvom han/hun er hovedansvarlig. Vi vil tilstræbe at skabe en politisk uafhængig bestyrelse, hvor vores forskellige (studenter)politiske præferencer ikke påvirker bestyrelsens beslutninger. Vi skal fremstå som en ny bestyrelse med nye ansigter. 2

3 I: Alle bestyrelsesmedlemmer stemte på Theis som formand. II: 11 stemmer på Jonas. III: 11 stemmer på Ziyad. Mads og Astrid som backup-gruppe. 4) The Fridays Bar har drifttilladelse til at drive bar på RUC (salg af alkohol). Det er s ansvar at få det op at køre. Det er uvist, hvad en overtrædelse af driftaftalen får af konsekvenser (møde med ledelsen er nødvendig diskussion af ansvarsområder). Der var stor diskussion af s videre handlinger i forbindelse med skabelsen af en bar. Der var dog konsensus om at inddrage Fredagsbaren, da denne forening tidligere har stået for driften af en fredagsbar på RUC. Repræsentanter for Fredagsbaren var til stede og repræsenterede således denne forenings visioner og holdninger. Det blev besluttet, at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal erhverve sig indsigt i forhold til driftaftalen (minimumskrav, regler for åbning af baren m.m.). Gruppen skal ligeledes udarbejde et udkast, der rummer forslag til s videre handlinger. Til næste bestyrelsesmøde fremlægges dette, og visioner diskuteres af bestyrelsen. Arbejdsgruppen består af Anders, Asger, Astrid og Sidsel. Holdninger repræsenteret i diskussionen: - Det er vigtigt at skabe indsigt i forbindelse med driftaftalen, før vi beslutter det videre forløb (regler, minimumskrav). Hvad forpligter sig på? Det er endvidere vigtigt at skabe indsigt i forbindelse med den tidligere bar, styret af Fredagsbaren. Hvordan er Fredagsbaren hidtil blevet drevet? - Det er dog vigtigt at arbejde hurtigt, da oprettelsen af en bar på RUC er en langsommelig proces (fx i forbindelse med alkoholbevilling). - Der skal hurtigst muligt træffes en midlertidig løsning, hvorefter der på længere sigt (fx til august) kan træffes en permanent løsning. - Vi skal diskutere, hvorvidt der skal være to barer på RUC (i kantinen og i studenterhuset). Ledelsen ser gerne, at baren på lang sigt placeres i. 3

4 Det blev pointeret, at to barer sagtens kan drives af et enkelt organ. Der kunne eksempelvist afholdes torsdagsbar i studenterhuset og fredagsbar i kantinen. - Det vil være fordelagtigt at samarbejde med Fredagsbaren, da de allerede har indsigt i at drive en bar på RUC. Desuden repræsenterer de et brand, som de studerende på RUC allerede har kendskab til. - Baren bør være selvkørende, hvorfor det vil være fordelagtigt at videregive driftaftalen til en ekstern forening. Det vil være oplagt at videregive aftalen til Fredagsbaren, men før dette besluttes, skal vi have indsigt i krav og regler i forbindelse med driftaftalen. - Et nedsat udvalg skal udarbejde et forslag. Når bestyrelsen har godtaget dette, kan forhandlinger med foreningen Fredagsbaren begynde potentielt en udarbejdelse af kontrakt til videregivelse af driftaftalen. - Det blev diskuteret, hvorvidt skal have del i barens profit. Der var dog et flertal der udtalte, at barens overskud ikke skal gå til. Vi må finde alternative indtjeningsmuligheder fx fra cafe eller ølautomat. Josef fra Fredagsbaren berettede om deres forslag til det videre samarbejde mellem og Fredagsbaren. Der blev gennemgået 2 forslag (disse to forslag findes på skrift i en mail sendt til bestyrelsen af Fredagsbaren). Fredagsbaren er umiddelbart af den mening, at det er mest fordelagtigt at starte en ny bar op med en ny ledelse. Derfor er Fredagsbaren i høj grad villig til at indgå et dynamisk samarbejde med. 5. Appointment of members to various areas of responsibilities and a small discussion to each point Nedsættelse af udvalg, der kan effektivisere bestyrelsens arbejde. Der skal først udarbejdes strategier til bestyrelsens videre arbejde. Derefter vil vi påbegynde det praktiske arbejde. Frivillige inddrages senere, når vi har en ide om, hvad der mangler hænder til at udføre. I: Communication Strategy: Indebærer en udarbejdelse af hjemmeside, facebook-side, navn, logo. Vi skal være synlige og vores arbejde gennemsigtigt. 4

5 Gruppen består af 2x Signe og Sidsel. II: Organizational Structure: Hvordan skal organisationen køres? Hvilke områder skal fokusere på? Hvilke udvalg skal der nedsættes? Hvad er visionen for? Hvordan skaffer vi frivillige? Inddragelse af brainstorm for workshoppen efter generalforsamlingen. Signe G, Asger, Ziyad, Astrid. III: Negotiations with RUC s management: Theis, Jonas og et skiftende medlem alt efter omstændigheden. Diskussion af samarbejdsaftalen (appendix V): Paragraf 1: Slette sætning efter bindestreg eller gøre den mere åben. Paragraf 2, stk. 2: Som nævnt under paragraf 1. Paragraf 2, stk. 3: Det indebærer: Hvis vi kommer med nogle klare krav om, hvad vi vil have, kan det dækkes. Paragraf 4, stk. 3: Udbygning af fordeling. Paragraf 6, stk. 2 (high lightet): Vi vil først modtage vores endelige budget, når RUC s regnskab opgøres i januar Paragraf 5, stk. 5: Vi skal være opmærksomme på, at denne paragraf skal stemme overens med punkt 5 i Subsidies agreement, appendix VI (afholdelse af aktiviteter ). Diskussion af Subsidies Agreement (appendix VI): - I punkt 1, Facilitering af husets aktiviteter, skal det klargøres, at det også er sociale aktiviteter. - Eventuelle lønomkostninger går under drift driften skal være så åben som overhovedet muligt. - Ledelsen kan ansøge om, at vi kan facilitere et arrangement for de ansatte. De kan dog ikke kræve det. - Vi har 2,4 mio. kr. til renovering af bygning 13. Vi ved dog endnu ikke, hvad vi helt præcist må bruge dem til. 5

6 - Vi formoder at have kr. til den årlige drift af studenterhuset, selvom dette ikke er endeligt fastlagt. Dette vil være et beløb til årlig udbetaling. IV: Interior Strategy: RUC har hyret en ny arkitekt, som skal være ansvarlig for hele rekonstruktionen af campus. Theis har et møde med hende torsdag d kl. 11. Overordnet møde hvad kan vi ændre, hvad ønsker vi? Denne gruppe skal blandt andet afgøre, hvor mange rum, der er til rådighed til at give væk. Vi skal skabe et overblik over, hvor mange organisationer, der ønsker at erhverve sig et lokale i studenterhuset, og hvor mange lokaler vi kan udlove. Vi skal hurtigst muligt skabe rammerne for en ansøgning. Det er vigtigt at være opmærksom på, at det ikke kun er organisationers Studenterhus, men også almindelige studerendes studenterhus. Skabe en plan: Hvad er forholdet mellem organisationers rum og almindelige studerendes færden. Hvad skal størrelsesforholdet være? Mads, Astrid, Natascha, Elisabeth, Anders, Ziyad ca. 2 mennesker til mødet torsdag. V: Økonomigruppe: Økonomiske systemer, lønprogrammer, hvor skal pengene placeres? Oprettelse af bankkonto. Ziyad, Mads, Astrid. VI: Fredagsbargruppe: Anders, Astrid, Asger og Sidsel. 6) Internal Communication I: Language: Primært engelsk, dansk hvis nødvendigt. Kort opsummering på engelsk og dansk. Referat på dansk og engelsk. 6

7 Efter hvert møde aftales, hvem der oversætter referatet. Appendix på engelsk og dansk. Agenda på engelsk. Mails, facebook: Skriv for så vidt muligt på engelsk. II: Facebook vs. Mail: Facebook anvendes til små diskussioner. Den skal holdes ren (relevant). Mail anvendes til vigtige papirer. III: Mail policy: Keep it relevant! Skriv i emnefeltet. Start med SH:emne. Theis har ansvaret for besvarelse af mails. Cc altid. IV: Others: Signe R og Sidsel laver en præsentation af podio på et fremtidigt møde. 7 Meeting Schedule Alle møder rykkes til Theis udarbejder en doodle. 7