VEJLEDNING om arbejdet i DFU s disciplinudvalg

Transkript

1 VEJLEDNING om arbejdet i DFU s disciplinudvalg I Reglerne Reglerne omkring DFU s udvalg findes i AB-afsnittet af FB eren. I AB nr. 4 findes retningslinierne for budget, økonomi og administration. I AB nr. 9 findes de generelle regler for udvalgsarbejdet. I AB findes reglerne for det enkelte disciplinudvalg. Udvalgene har pligt til at sætte sig ind i disse regler og følge dem. II Udvalgenes sammensætning Disciplinudvalgene består af 4 medlemmer På udvalgets årsseminar vælges - En formand - En repræsentant for eliten - En repræsentant for bredden Derudover vælger disciplinens dommere en repræsentant til at være medlem af udvalget. For at sikre kontinuiteten er valgperioden som udgangspunkt 2 år med forskudt valgperiode for de enkelte medlemmer. Udvalgets sammensætning skal godkendes af DFU s bestyrelse, der også kan udpege udvalgsmedlemmerne. Disciplinudvalgene indgår i Sportsudvalget ( SU ), der består af DFU s næstformand og formændene for disciplinudvalgene. Elitearbejde som for eksempel landsholdssammensætning og afholdelse af DM henhører ikke under disciplinudvalget, men skal ske i samarbejde gennem Sportsudvalget.

2 Disciplinudvalgene samarbejder vedrørende bredden med Aktivitetsudvalget ( AU ), der består af et medlem af DFU s bestyrelse som formand og disciplinudvalgenes bredderepræsentanter. III Administration Udvalget giver straks efter årsseminaret besked til DFU s bestyrelse gennem sportsudvalgsformanden om udvalgets sammensætning. Alle nyvalgte udvalgsmedlemmer sætter sig ind i FB-reglerne for udvalgsarbejdet og i denne vejledning. Derudover holder en nyvalgt udvalgsformand snarest muligt et møde med DFU s administration for orientering om administrative procedurer, afregning med mere. Udvalget aftaler snarest muligt fordeling af ansvarsområder og arbejdsopgaver. Udvalgenes beslutninger træffes på møder eller ved kommunikation. Hvis der ikke er enighed i udvalget, træffes beslutning ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er udvalgsformandens stemme afgørende. Uanset om der holdes møde eller træffes beslutninger ved , skal alle udvalgsmedlemmer være forelagt det pågældende spørgsmål og have haft lejlighed til at ytre sig om spørgsmålet. Det vil sige, at ingen af udvalgsmedlemmerne, heller ikke formanden, kan bestemme noget uden at spørge resten af udvalget. Undtagelsen er, hvis et enigt udvalg beslutter at uddelegere kompetencen til at afgøre visse specifikke spørgsmål til et eller flere medlemmer. Dette skal i så fald tydeligt fremgå af referat. Udvalgets beslutninger skal kunne dokumenteres. Der skal skrives referat af udvalgsmøderne. Referatet skal inden 4 uger efter mødet sendes til DFU s bestyrelse gennem sportsudvalgsformanden. Hvis der træffes beslutninger ved , skal der sørges for, at beslutningerne samles i mødereferat eller i et dokument, som tilsvarende sendes til DFU s bestyrelse ved Sportsudvalgsformanden.

3 IV Økonomi Udvalget skal indsende budgetforslag for det følgende kalenderår til DFU inden den deadline, der meddeles fra DFU s administration. Budgetforslaget skal være udspecificeret på planlagte aktiviteter med en kort beskrivelse af form og indhold. Disciplinudvalgenes budgetforslag forhandles derefter i Sportsudvalget og Aktivitetsudvalget. Efter behandling i bestyrelsen og på formands- og budgetmødet fastlægges det endelige budget og udvalgets bevilling for det kommende år af bestyrelsen. Udvalgsformanden er ansvarlig for, at budgettet overholdes. Hvis der konstateres væsentlige budgetafvigelser, har udvalgsformanden pligt til at informere DFU. De bevilgede beløb er øremærket til de aktiviteter, der fremgår af budgetoplægget fra udvalget og af bestyrelsens godkendte budget/bevilling. Hvis en aktivitet ikke afvikles eller koster mindre end budgetteret, er det beløb, som derved spares, ikke til udvalgets disposition. Udvalget kan ansøge bestyrelsen om tilladelse til at anvende besparelsen til en anden aktivitet. Udvalget må således ikke uden udtrykkelig godkendelse fra bestyrelsen overføre midler mellem de enkelte aktiviteter, der er indgået i budgettet, eller til nye aktiviteter. Udvalget skal i samarbejde med DFU s udviklingskonsulent og sekretariatsleder tilrettelægge, afvikle og afrapportere aktiviteterne, så de i videst mulige omfang overholder DIF s retningslinier for tilskudsberettigede aktiviteter. Udvalgsformanden skal godkende alle udgiftsbilag og er ansvarlig for, at retningslinierne i AB nr. 4 overholdes, inden udgiftsbilag sendes til ekspedition hos DFU s administration.

4 V Hjemmeside og information Planlagte aktiviteter skal hurtigst muligt indlægges på kalenderen. Enhver aktivitet skal annonceres direkte på DFU s hjemmeside med passende varsel. (Manglende direkte annoncering vil kunne medføre, at udgifterne til aktiviteten ikke vil blive dækket.) Hvert udvalg har eget afsnit på hjemmesiden og har pligt til at sørge for, at der direkte på udvalgets underafsnit til enhver tid kan findes relevant og interessant materiale såsom - information om arbejdet i udvalget - information om udvalgets aktiviteter, både planlagte og allerede afholdte, - relevante vejledninger om disciplinen, - internationale nyheder og information for eksempel om konkurrencer, stævner med mere, - fotos, videos m.v. ( Med direkte menes, at hele indlægget/omtalen/annonceringen med mere skal findes på DFU s hjemmeside. Der må ikke blot indlægges et link til et andet website.) Udvalget har ansvaret for, at der straks efter en konkurrences afslutning indlægges oplysning om deltagere, holdnavne og resultater på DFU s hjemmeside. Udvalget har ansvaret for, at der i hvert fald ved DM/UM og gerne også ved DFU Open senest ved konkurrencens start på DFU s hjemmeside indlægges oplysning om deltagere, holdnavne med mere, og at der under konkurrencen på hjemmesiden køres løbende information om status, vejr, afviklede runder osv. 4) Udvalgets forpligtelser omkring DFU s hjemmeside kan ikke opfyldes gennem link til andet website. (I øvrigt skal man være opmærksom på, at officielt DFU-materiale ikke må findes på websites med reklamer, såsom private eller gruppekonti på you-tube eller tilsvarende webportaler)

5 VI Årsseminar, årsberetning m.m. Udvalget skal så tidligt på året som muligt og senest den 1. maj beslutte dato for årsseminar. Ved valg af dato skal ske koordination med de andre DFU-arrangementer, der afholdes om efteråret. Det drejer sig specielt om de andre udvalgs årsseminarer, herunder også MU s og IU s årsseminarer, samt formands- og budgetmøde og instruktøreksamen. Så snart datoen er fastlagt, skal den indlægges i kalenderen på hjemmesiden og fremgå på udvalgets hjemmesideafsnit. Senest 2 måneder før seminaret annonceres seminaret som nyhed på forsiden af hjemmesiden, og senest 4 uger før følges op med dagsorden, indlagt på underafsnittet, med henvisning fra forsiden på hjemmesiden. Der skal skrives referat af årsseminaret. Referatet skal foreligge inden 4 uger efter seminaret. Det skal godkendes af udvalget og indlægges på udvalgets underafsnit på hjemmesiden. Udvalget skal udarbejde årsberetning, der indgår i det materiale, der skal udsendes forud for DFU s repræsentantskabsmøde. Udvalgsformanden har ansvaret for, at beretningen sendes til DFU inden 1. februar.