SEPA DIRECT DEBIT. Vejledning til forespørgselsprocedure ved fejlagtig erhvervsbetaling

Transkript

1 SEPA DIRECT DEBIT Vejledning til forespørgselsprocedure ved fejlagtig erhvervsbetaling Payment Business Services PBS A/S Lautrupbjerg 10 P.O. 500 DK 2750 Ballerup T F pbsmailservice@pbs.dk PBS-nr CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Tidsfrister Kontaktoplysninger på SEPA banker Sammenhæng af situationer Debitors indsigelse baseret på fejlagtig betaling ( 75) Debitors indsigelse baseret på svigagtig betaling Foreslået procedure Trin 1 Debitor iværksætter en anmodning om en tilbageførsel til debitorbanken i tilfælde af fejlagtig eller svigagtig opkrævning Trin 2 Debitorbanken iværksætter forespørgselsproceduren med kreditorbanken Trin 3 Kreditorbanken undersøger anmodningen om oplysninger Trin 4 Kreditor undersøger anmodningen om oplysninger og sender svar Trin 5 Debitorbanken anerkender svaret Trin 6 Kreditor behandler indsigelsen om en tilbageførelse for en opkrævning, der ikke er gennemført korrekt Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 2

3 1 Indledning Denne vejledning beskriver forespørgselsproceduren i B2B (erhvervsbetalinger), som kan benyttes af debitorbanken efter at have modtaget en tilbageførelsesanmodning fra debitor. Proceduren forpligter kreditorbanken til at bistå debitorbanken i tilfælde af undersøgelse af tilbageførelsesanmodninger. Forespørgselsproceduren kan resultere i, at kreditorbanken tilbagebetaler debitorbanken, hvis det viser sig, at kreditorbanken kan dokumentere at kreditorbanken eller kreditor selv har begået fejl, der har ført til debitors tilbageførselsanmodning. Forespørgselsproceduren er ikke en automatisk tilbageførelsesprocedure. Proceduren garanterer ikke en tilbageførslen af opkrævningen. SEPA Direct Debit B2B (erhvervsbetalinger) omfatter ikke retten til tilbageførsel af godkendte transaktioner. Der bør dog ikke opstå tilfælde hvor betalinger er uautoriserede, idet debitorbanken er forpligtet til at kontrollere, at der foreligger en gyldig betalingsaftale. Det forventes derfor, at forespørgselsproceduren kun benyttes i ekstraordinære tilfælde. I tilfælde af, at der opstår en konflikt mellem kreditorbanken og debitorbanken, som ikke kan løses bilateralt, kan ordningens parter eskalere sagen til EPC s Scheme Management Committee. 1.1 Tidsfrister For mere information omkring tidsfrister henvises til debitorreglerne. Debitorreglerne findes både i en version til privatdebitorer og erhvervsdebitorer og kan findes på PBS generelle website samt på PBS website for pengeinstitutter på Kontaktoplysninger på SEPA banker Du kan finde kontaktoplysninger på SEPA banker på PBS website for pengeinstitutter under SEPA på Har du spørgsmål til vejledningen/blanketten, er du velkommen til at kontakte PBS Customer Contact Centre på telefon Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 3

4 2 Sammenhæng SEPA Direct Debit B2B (erhvervsbetalinger) adskiller sig fra SEPA Direct Debit Core (privatbetalinger) på følgende punkter: i. B2B (erhvervsbetalinger) kan ikke benyttes af privatpersoner. ii. B2B (erhvervsbetalinger) omfatter ikke debitors ret til tilbageførsel af godkendte betalinger og fastsætter, at tilbageførsler af uautoriserede betalinger ikke falder inden for ordningens rammer. iii. B2B (erhvervsbetalinger) forpligter debitorbanken til at kontrollere debitors status som privatperson eller ikke-privatperson i henhold til de kriterier, der er fastsat i Betalingstjenesteloven. iv. Ifølge ordningen skal debitorbanken sammenholde aftaleoplysningerne med de modtagne opkrævningsoplysninger før debitors konto debiteres. v. Kreditor skal senest sende transaktioner med automatiske betalingstræk inden for en D-1 tidsramme (hvor D er lig med betalingsdato for både Settlement dato (i en normal tidsramme) og datoen for debitering af debitors konto). vi. Debitorbank skal behandle tilbageførsler inden for en D+2 tidsramme (hvor D er lig med betalingsdato såvel som Settlement dato (i en normal tidsramme) og datoen for debitering af debitors konto). B2B (erhvervsbetalinger) stiller derfor yderligere krav til debitorbanken, som skal påtage sig ansvaret for at kontrollere debitors status og at sammenholde oplysninger i betalingsaftalen med oplysningerne i betalingsdataene. Disse krav udgør en del af B2B-ordningens regler, som debitorbanken skal overholde. Kreditorbanken skal overholde de regler, som er specificeret for B2B (erhvervsbetalinger) og foretage egenkontrol med risikostyringssystem for at sikre, at ordningens regler bliver overholdt. Reglerne for B2B (erhvervsbetalinger) begrænser derfor risikoen for parterne. Der kan dog opstå tilfælde, hvor der kan være en risiko for debitorbanken i løbet af de 13 måneder efter debiteringsdatoen, hvor debitor laver en indsigelse på en opkrævning, og anmoder debitorbanken om kompensation i henhold 58, 59, 60 og 75 i Betalingstjenesteloven. Formålet med dette appendiks er at beskrive disse situationer og at fremlægge en forespørgselsprocedure til parterne. Denne procedure definerer de yderligere krav for ordningens parter: Debitorbanken kan frit iværksætte en forespørgselsprocedure og anmode kreditorbanken om oplysninger. Kreditorbanken skal acceptere denne procedure i henhold til ordningens regler. Det vil sige, at kreditorbanken er forpligtet til at svare debitorbanken efter at have modtaget en anmodning om oplysninger Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 4

5 3 af situationer På trods af kravet i SEPA Rulebook om, at kreditor bør kende sin kunde, og på trods af at debitorbanken kan tage sig sine forholdsregler for at undgå at være erstatningsansvarlig for tilbageførsler, kan kreditor iværksætte opkrævninger af erhvervsbetalinger uden gyldig grund på baggrund af: Kreditors eller kreditors medarbejderes svigagtige handlinger Kreditors eller kreditors medarbejderes fejlagtige handlinger Materielle fejl foretaget af kreditor eller kreditors medarbejdere Disse handlinger resulterer i opkrævning af betalinger, som debitor ikke skylder, og som ikke skulle være sendt til debitorbanken. En sådan opkrævning kan betragtes som fejlagtig, så længe betalingsaftalen gælder. 3.1 Debitors indsigelse baseret på fejlagtig betaling ( 75) Når der er sket en fejl, som er forårsaget af kreditorbanken eller kreditor, og kreditorbanken derfor foretager flere opkrævninger for en enkeltstående opkrævning, kan debitor anmode om en tilbageførsel af det beløb, som er blevet opkrævet for mange gange. Debitorbanken kan muligvis ikke altid umiddelbart afgøre, om der er tale om en dobbelt opkrævning. Debitorbanken har behov for at undersøge disse transaktioner nærmere og forsøge at generhverve det beløb, som kreditorbanken har opkrævet for mange gange. Kreditorbanken kan under særlig omstændigheder generhverve beløbet fra kreditor. Det er ikke muligt at give en udtømmende definition på en dobbelt opkrævning, men debitorbanken kan benytte følgende som rettesnor: Når en betaling lyder på det samme beløb og har den samme betalingsdato som en anden opkrævning, er der højst sandsynligt tale om en dobbelt opkrævning. Når en betaling lyder på det samme beløb som en anden opkrævning, og betalingsdatoerne ligger meget tæt på hinanden, kan der være tale om en dobbelt opkrævning. Set fra bankernes perspektiv kan fejl begået af kreditor med hensyn til beløb eller betalingsdato ikke resultere i fejlagtige betalinger af debitorbanken, da hverken beløb eller betalingsdato er omfattet af betalingsaftalen. Disse transaktioner er godkendte, da de gennemføres på baggrund af en gyldig aftale. I henhold til reglerne for B2B (erhvervsbetalinger) kan de derfor ikke tilbageføres. 3.2 Debitors indsigelse baseret på svigagtig betaling I tilfælde hvor betalingsaftalen er gyldig, vil hverken kreditorbanken eller debitorbanken være i stand til at kontrollere, om en transaktion er svigagtig eller ej, inden den er gennemført. Debitor kan betragte transaktionen som svigagtig og derfor anmode debitorbanken om en tilbageførsel. Debitorbanken må sætte sin lid til et varslingssystem for mistanke om svindel. I dette tilfælde skal kreditorbanken øjeblikkeligt påbegynde en undersøgelse af kreditor. Derudover bør kreditorbanken gøre alt, hvad den kan, for at undgå at mængden af afvisninger og tilbageførsler af opkrævninger i relation til en bestemt kreditor bliver for stor Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 5

6 4 Foreslået procedure 4.1 Trin 1 Debitor iværksætter en anmodning om en tilbageførsel til debitorbanken i tilfælde af fejlagtig eller svigagtig opkrævning. Begyndelsesdag/tidspunkt Varighed Udgående information Denne procedure gælder for fejlagtige eller svigagtige opkrævninger, der er indberettet af debitor til debitorbanken baseret på 60 eller 75 i Betalingstjenesteloven. Efter debiteringsdatoen. 13 måneder efter debiteringsdatoen. Detaljer, der vedrører den gennemførte opkrævning og dokumentation, og som understøtter anmodningen. Anmodningen med understøttende dokumentation. 4.2 Trin 2 Debitorbanken iværksætter forespørgselsproceduren med kreditorbanken Debitorbanken skal undersøge debitors anmodning og beslutte enten at acceptere eller afvise anmodningen. Begyndelsesdag/tidspunkt Efter trin 1. Hvis debitorbanken accepterer anmodningen, kan debitorbanken kontakte kreditorbanken for at indhente oplysninger om den opkrævning, der er gjort indsigelse imod. De accepterede tekniske kanaler for afsendelse af anmodninger er: Den passende SWIFT-meddelelse som standardmulighed DS-08. Tilbyder din bank ikke en SWIFT-besked, anvend da én af de andre nedenstående muligheder. En med formateret skabelon DS-09 En fax med formateret skabelon DS-09 Enhver anden kanal, som debitorbanken og kreditorbanken er blevet enige om. Debitorbanken bør benytte en af de kanaler, som er blevet angivet af kreditorbanken i Kontaktoplysninger på SEPA banker, som du kan finde på PBS website for pengeinstitutter. Varighed Udgående information Højst fire bankdage mellem anmodningen er modtaget fra debitor, til anmodningen sendes til kreditorbanken. Anmodningen med de efterspurgte oplysninger om den gennemførte transaktion. Anmodningen, som beskrevet i DS-08, når den benyttede kanal Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 6

7 er en SWIFT-meddelelse, og i DS-09, når der er tale om eller fax. 4.3 Trin 3 Kreditorbanken undersøger anmodningen om oplysninger Kreditorbanken modtager anmodningen fra debitorbanken. Afhængig af situationen kan det være muligt for kreditorbanken at tilvejebringe de ønskede oplysninger. Begyndelsesdag/tidspunkt Efter trin 2. Kreditorbanken skal svare debitorbanken. Enten anerkender kreditorbanken, at en tilbagebetaling er berettiget. Kreditorbanken aftaler bilateralt med debitorbanken, hvordan tilbagebetalingen skal afvikles. Det kan ske ved tilbageførsel, pengeoverførsel eller en anden løsning. Eller kreditorbanken fremskaffer de oplysninger, som debitorbanken har anmodet om, og sender dokumentation for, at opkrævningen er gennemført på korrekt vis. I begge tilfælde kan kreditorbanken beslutte at kontakte kreditor, før den kontakter debitorbanken. Varighed Højst tre bankdage, hvis kreditorbanken ikke kontakter kreditor. Højst ti bankdage, hvis kreditorbanken har behov for at kontakte kreditor. Udgående information Den oprindelige meddelelse fra debitorbanken, som beskrevet i DS-08 eller DS-09 Tilbagebetaling eller svar til debitorbanken ved at sende en meddelelse, som beskrevet i DS-08 eller DS Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 7

8 4.4 Trin 4 Kreditor undersøger anmodningen om oplysninger og sender svar Efter anmodning fra kreditorbanken skal kreditor undersøge anmodningen og give kreditorbanken de passende oplysninger. Svaret skal være sendt til kreditorbanken via den tekniske kanal, der er aftalt mellem kreditorbanken og kreditor. Svaret skal indeholde tilstrækkelige oplysninger, så kreditorbanken kan svare debitorbanken. Begyndelsesdag/tidspunkt Efter trin 3. Kreditorbanken skal sende kreditors svar til debitorbanken via den kanal, der er indikeret af debitorbanken i anmodningsmeddelelsen. Varighed Udgående information Højst syv bankdage. Anmodningen om oplysninger via den tekniske kanal, der er aftalt med kreditorbanken. Dokumentation for korrekt udført gennemførsel. 4.5 Trin 5 Debitorbanken anerkender svaret Efter at have modtaget kreditorbankens svar, kan debitorbanken modtage en meddelelse fra kreditorbanken med et forslag til, hvordan betalingen af tilbageførslen kan foretages, eller med et svar der indeholder oplysninger, som dokumenterer, at transaktionen blev gennemført korrekt. Debitorbanken kan kontakte SMC: Begyndelsesdag/tidspunkt Efter trin 4. Hvis kreditorbanken ikke har svaret inden for 20 bankdage efter anmodningen Hvis debitorbanken ikke finder svaret tilfredsstillende, og en bilateral samtale ikke har resulteret i et acceptabelt udfald for begge parter. Varighed 20 bankdage efter anmodningen (Trin 1). Den første anmodning, svaret med understøttende oplysninger fra kreditor og/eller kreditorbanken Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 8

9 4.6 Trin 6 Kreditor behandler indsigelsen om en tilbageførelse for en opkrævning, der ikke er gennemført korrekt Hvis kreditor ikke er enig i den tilbageførsel som debitor har anmodet om, kan det være nødvendigt for kreditor at kontakte debitor for at behandle anmodningen uden for ordningens rammer. Begyndelsesdag/tidspunkt Efter trin 4. Varighed Uden for ordningens rammer. Den oprindelige meddelelse fra debitorbanken, som beskrevet i DS-08 eller DS Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 9

10 5 Vejledning i udfyldelse af blanketten 5.1 Anvendelse 1) Blanketten anvendes af debitors bank til at sende en forespørgsel om oplysninger om en fejlagtig betaling fra debitors bank til kreditors bank. 2) Blanketten anvendes af kreditors bank til at sende svar på forespørgslen til debitors bank. Alle felter skal udfyldes med mindre andet er angivet. Vær opmærksom på, at denne blanket alene kan anvendes til erhvervsbetalinger (B2B). 5.2 Vejledning Vejledning om de felter som debitorbank skal udfylde: SEPA B2B Direct debit - Inquiry procedure for an erroneous collection/ forespørgselsprocedure ved fejlagtig betaling The debtor/debitor The creditor/kreditor Information on the collection/oplysninger om betalingen Name/navn Indsæt debitors navn BIC of debtor bank/debitorbank BIC Indsæt debitorbanks BIC IBAN Indsæt debitors IBAN Name/navn Indsæt kreditors navn Identifier/identifikation Indsæt kreditors identifikation BIC of the creditor bank/kreditorbank BIC Indsæt kreditorbanks BIC IBAN Frivilligt felt indsæt kreditors IBAN Amount in/beløb i euro 1) Debit date of the Debtor/debitor betalingsdato 2) Settlement date/dato 3) Latest collection date/dato for sidste opkrævning 4) Unique mandate reference/betalingsaftale identifikation Indsæt betalingsaftaleidentifikationen Creditor s reference/kreditors reference Indsæt End-to-end identifikationen Creditor Bank s reference/kreditorbanks reference Indsæt transaktionsid Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 10

11 Request sent by Debtor Bank/anmodning sendt af debitorbank Date/dato Indsæt dags dato Confirmation of receipt requested/bekræftelse på modtatagelse ønskes 5) Name Debtor Bank/debitorbank navn Indsæt bankens navn Debtor bank contact details/debitorbank kontaktoplysninger Indsæt kontaktoplysninger som kreditorbank kan anvende i tilfælde af spørgsmål Reference of the request/reference til forespørgsel Indsæt egen reference til forespørgsel Date of receipt of Debtor s request/ dato for modtagelse af debitors anmodning 6) Response of Creditor Bank to be sent by/kreditorbank svar på anmodning sendes via: 7) address/ adresse: Fax Fax number/faxnummer: 1. Indsæt det oprindelige beløb i betalingen - beløbet skal være større end 0,00 og maksimum Indsæt dato for hvornår debitors konto blev debiteret såfremt denne er forskellig fra settlementdatoen. 3. Indsæt settlement datoen. 4. Indsæt betalingsdato for hvornår den sidste betaling har fundet sted for den givne betalingsaftale. NB: Datoerne i punkt 2-4 vil ofte være ens. 5. Sæt kryds såfremt du ønsker at modtage en bekræftelse fra kreditorbank om at din forespørgsel er modtaget. 6. Indsæt dato for hvornår forespørgslen er modtaget fra debitor. 7. Angiv hvordan du ønsker at modtage svar samt enten adresse eller faxnummer Vejledning PI blanketter - DS09 B2B - Forespørgsel om fejlagtig betaling 11