Transkript

1 Temamøde i netværket Digital post til virksomheder Mandag den 26. marts 2012 Digitaliseringsstyrelsen

2 Programmet for i dag Kl Velkomst & Introduktion v/ Sibel Kl Præsentationsrunde bordet rundt Kl Pause Kl Oplæg: Ændringer for afsendere v/ Klaus og Kristian Kl Frokost Kl Oplæg: Offentlige virksomheder som modtagere v/ Klaus og Kristian Kl Workshop i grupper Kl Kaffe og kage-pause Kl Opsamling på workshop Kl Plan for det videre forløb i netværket v/sibel Kl Afslutning

3 PAUSE Præsentationsrunde Så er der kaffe og kage

4 Deltagere Socialstyrelsen Statens Administration Ishøj Haderslev Statens Arkiver Næstved Gribskov Region Syddanmark Aabenraa Patientombuddet København X 3 Sønderborg Direktoratet for Kriminalforsorgen Svendborg Roskilde Mariagerfjord Halsnæs Hvidovre Albertslund Kalundborg Lemvig Udlændingestyrelsen Aarhus Holbæk Hedensted ATP Ankestyrelsen Odense Arbejdstilsynet Styrelsen for Rekruttering og Fastholdelse Vordingborg Frederikssund

5 PAUSE Pause Så er der kaffe og kage

6 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Ændringer for afsendere v/ Klaus & Kristian

7 Hvornår bliver det obligatorisk for virksomheder at have en digital postkasse? Ministeren fra Erhvervs og Vækstministeriet bestemmer hvornår i løbet af 2013 det bliver obligatorisk for virksomheder at have en digital postkasse. Dato ikke fastsat. Indtil da er det frivilligt at have en digital postkasse for virksomheder I dag har ca virksomheder en digital postkasse Potentielt får ca virksomheder en digital postkasse

8 Virksomhedspakke 1 implementeret 2012 Udvider digital post med lokale postkasser til virksomhedens hovedpostkasse Virksomheden giver den lokale postkassen et sigende navn (eks. Nordsjælland) Til den lokale postkasse Nordsjælland knyttes p-numre Rettighedsstyring i både hoved - og lokal postkassen

9 Nuværende adresseringsmulighed med digital post Identen på virksomheder er på cvr-nr Virksomheden Fakta (cvr-nr) =

10 Fremtidige adresseringsmulighed med digital post Kan - kan princip Myndigheder kan adresse på en lokal postkasse Virksomheder kan oprette lokal(e) postkasse(r) Opretter virksomheden ikke en lokal postkasse, så sendes meddelelser til hoved postkassen Myndighed har ingen garanti for at meddelelse modtages på p- nr Virksomhed har ingen garanti for at meddelelse modtages på p-nr

11 Adressering Cvr-nr + (p-nr) Virksomhed Hoved postkasse Myndighed Virksomhed Lokal postkasse Virksomhed Lokal postkasse Intern fordeling i virksomheden

12 Fremtidige situation ved obligatorisk brug af digital post Myndigheder kan adresse på en lokal postkasser identificeret ved et p-nr Virksomheden Fakta (cvr-nr) = Fakta i Søborg (p-nr) = = /

13 Spørgsmål ved afsendelse til virksomheder Hvilken betydning har p-nr i dag i den daglige forvaltning? Hvornår adresser myndigheder på p-nr? Hvilke 5 centrale systemer anvendes i dag? Kan der være en forretnings-/forvaltningsmæsssig fordel i at adressere på p-nr?

14 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Frokost

15 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Offentlige virksomheder som modtagere v/ Kristian & Klaus

16 Digital postkasse på for virksomheder 3 muligheder for at hente sin post Webgrænsefladen på virk.dk Afhentning vi af REST Videresende til sikker mail

17 Afsendelse Myndighed Off Virksomhed Digital postkasse Modtagelse Digital postkasse Off Virksomhed Myndighed

18

19 Den gode nyhed I bruger det allerede. Hente meddelelser fra indbakke i sikker boks GET /afhentningssystem/{sysid}/boks/{cvr}/meddelelser GET /afhentningssystem/{sysid}/boks/{cvr}/meddelelser/{meddelelsesid} DELETE /afhentningssystem/{sysid}/boks/{cvr}/meddelelser/{meddelelsesid} PUT /afhentningssystem/{sysid}/boks/{cvr}/meddelelser/ {meddelelsesid}/arkiv Bilag A3 REST : Fjernprint/Teknisk-dokumentation-og-vejledninger/Om-REST-Kald

20 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Workshop i grupper

21 Workshop Hvad er de 5 største udfordringer for jer som offentlige virksomheder????

22 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Kaffe og kage-pause

23 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Opsamling på workshop

24 Udfordringer for offentlige virksomheder Kommunikative udfordringer: 1)Rolleopdeling mellem at være en offentlig virksomhed og myndighed er vanskelig at forstå, 2)Svært at forstå hvad mulighederne er med Digital Post og lokale postkasser og 3)Kommunikativ udfordring ift. brug af kanaler som fx Min Byggesag eller Digital Post Hvor skal postsorteringen foregå? Input management, mail klient m.v.? Hvordan sikres en ordentlig support? Hvor ligger snittet mellem, hvem supporten skal komme fra virk.dk, e-boks, andre? Og hvem står for kommunikationen af dette? P-numre. og datahygiejne: Der bør ske en oprydning af p-numre hos virksomhederne, for at løsningen kommer til at fungere i praksis. Manuelle opslag for at finde p-numre: P-numre bør have automatisk integration til CVR-registret. Lokalt postkassenavn bør vises sammen med de tilhørende p-numre. Hvordan sikres, at myndighederne ikke tvinges ud i en række besværlige manuelle arbejdsgange? Leverandørstyring nødvendig

25 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Plan for videre forløb v/ Sibel

26 Mulige netværkstemaer Forberedelse Projektbeskrivelse Business Case Ledelsesbeslutning Organiseringsplan Analyse og udvælgelse af indsatsområder Kortlægning af breve, systemer, arbejdsgange, tilretning af skabeloner Systemintegration, opbygning af infrastruktur Gennemførsel Markedsføring Leverandørhåndtering Fokus på ejerskab, involvering & implementering (forandringsledelse) Barrierehåndtering Forcering af breve (brevtyper) Løbende opfølgninger (volumen, gevinster mv.) Afslutning Lukning af projektet Slutevaluering Gevinstmåling Fase 2??

27 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Tak for i dag