Budgetvejledning 2016

Transkript

1 Budgetvejledning 2016 Indledning Budgetvejledningen indeholder retningslinjerne for udarbejdelse af budget 2016 og overslagsårene Budgetprocessen arbejder med 3 spor: et politisk- administrativt spor et spor for brugerbestyrelser, råd og nævn (brugerspor) et spor for MED-organisation (medarbejderspor). Budgetvejledningen indeholder: 1. Rammer for budget Politisk - administrativt spor for budgetproces 2016 herunder tidsplan 3. Brugerspor med høring herunder tidsplan 4. Medarbejderspor med budgetdialogmøde herunder tidsplan 5. Teknisk udarbejdelse af budget Rammer for budgetlægningen for 2016 Generelt om processen Budgetprocessen tager overordnet afsæt i tilgangen, som er anvendt ved budgetlægningen de seneste år, idet den på enkelte punkter er præciseret og tilpasset. Processen kan opdeles i tre overordnede faser: Fase 1: Teknisk, administrativ fase I perioden fra januar og frem til marts er budgetprocessen af teknisk, administrativ karakter, indtil de første budgetrammer for 2016 fremlægges i marts. I denne proces foretages tekniske korrektioner som fremskrivning af budget, omplaceringer inden for og mellem udvalg samt korrektion af eventuelle fejl. (se afsnit 5). Fase 2: Politisk, administrativ fase De første budgetrammer forelægges Økonomiudvalget i marts. Økonomiudvalget vil på baggrund heraf opstille målene for budgetlægningen, herunder mål for eventuelle nødvendige reduktioner. Denne fase strækker sig fra udmeldingen af de første budgetrammer i marts til budgettemadagen i august, hvorefter budgetlægningsprocessen frem til budgetvedtagelsen primært bliver politisk. Fase 3: Politisk fase Den afsluttende fase i budgetlægningen fra august og frem til budgetvedtagelsen i oktober er overvejende en politisk proces. Budgetprocessen er i hovedtræk skitseret i nedenstående to figurer. Figur 1 viser det administrativt-politiske spor og figur 2 viser, hvornår de enkelte aktører er involveret i processen. V. 1 Side 1 af 12

2 Figur 1 Budgetlægningens årshjul November Teknisk vedtagelse af budget Budgetbemærkninger færdiggøres December Januar Oktober Vedtagelse af budgettet Godkendelse af takster Februar Administrationen udarbejder et teknisk budgetoplæg Befolkningsprognose September. Afsluttende budgetforhandlinger 1.behandling af budget Takster i fagudvalg Marts Befolkningsprognose færdiggøres Økonomiudvalget behandler rammerne for næste års budget samt budgetvejledning August Budgettemadag 13. august ØK drøfter budgetforslag Borgermøde 17. august Budgetoplæg færdiggøres til 1. behandling Juli Juni 1. budgettemadag 17. juni Regeringsaftale Fagudvalg drøfter budgetforslag April Der udarbejdes forslag til budget Beregning af demografi Forslag til anlægsplan Maj Der udarbejdes forslag til budget Direktionen udarbejder forslag til anlægsplan Figur 2 Aktører i budgetprocessen Medarbejdere Brugere Politikere ØK Byråd Byråd Administration Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2. Politisk-administrativt spor for budgetproces 2016 Det politiske spor for budgetprocessen omfatter de økonomiske beregninger og de politiske drøftelser. Formål: Fastlæggelse af kommunens budget V. 1 Side 2 af 12

3 Indhold: Tilvejebringe de grundlæggende forudsætninger for budgetlægning og sikre forståelse heraf Udarbejdelse og vedtagelse af budgettet Input: Budgetgrundlag (korrigeret budgetoverslag 2016 fremskrevet med KL s p/l) Aftale om kommunernes økonomi (Økonomiaftalen) Faxe Kommunes befolkningsprognose Anlægsplan Planstrategien Mål/reduktionskrav/ønsker Høringssvar Politiske ændringsforslag Output: Budgetoplæg Prioriteringskataloger Budgetversioner Budgettemadage Budget Bidrage til KL s faseopdelte budgetlægning Indmelding til KL, Økonomi- og Indenrigsministeriet og Danmarks Statistik Politiske målsætninger Roller og ansvar: koordinerer budgetprocessen Budget 2016 Budgettet udarbejdes i forhold til de fastsatte målsætninger for økonomien samt kommunens overordnede økonomiske politik. Udgangspunktet for budget 2016 er det korrigerede budgetoverslag 2016 fremskrevet med KL s skøn for pris og lønudvikling (p/l). Direktionen drøfter i slutningen af februar de overordnede rammer for Det sker på baggrund af relevante nøgletal og det foreløbige regnskabsresultat for 2014 samt en første balance for budget 2016 (administrativt oplæg). Balancen udarbejdes af på baggrund af KL s seneste bud på kommunernes økonomi, eventuelle nye politiske beslutninger samt fremskrivning af pris og lønudgifter (p/l). Det samlede administrative oplæg behandles på Økonomiudvalgets møde primo marts og indeholder et samlet overblik over forventninger til både udgifts- og indtægtssiden, herunder beskrivelse af eventuelle særlige udfordringer. V. 1 Side 3 af 12

4 Efter Økonomiudvalgets behandling af de første budgetrammer fastlægger direktionen det videre budgetarbejde, herunder det videre arbejde med at finde de nødvendige driftsreduktioner samt et forslag til anlægsplan. Direktionen udarbejder forslag til anlægsplan for årene , som forelægges på 1. budgettemadag i juni. Befolkningsprognosen udarbejdes i marts. Der beregnes demografisk udvikling på baggrund af de gældende demografimodeller vedrørende henholdsvis skole- og ældreområdet samt børnepasning og fritidstilbud. I perioden april, maj og juni udarbejdes forslag til budget 2016 og status fremlægges på 1. budgettemadag i juni. Der udarbejdes et skøn for overførselsudgifterne i 2016, som skal indgå i materialet til 1. budgettemadag. koordinerer budgetmaterialet og sikrer en samlet ensartet fremstilling til brug for den politiske behandling. inddrages løbende af centrene i forbindelse med udarbejdelsen af budgetmaterialet, herunder drifts- og anlægsforslag. Direktionen udstikker de overordnede rammer for udarbejdelsen af de administrative bidrag og sikrer koordinering og helhed samt dialog på tværs af organisationen. gennemgår alle budgetforslag og medvirker til den faglige koordinering, inden de indgår i den politiske behandling. Rammerne omkring et prioriteringskatalog vil blive fastsat i forhold til det konkrete behov. KL afholder borgmestermøde 4. maj. Den 17. juni afholdes 1. budgettemadag for Byrådet, på baggrund af økonomiaftalen og det foreliggende budgetmateriale. Derudover indgår en status for Herefter udsender fagcentrene høringsmaterialet (se afsnit 3 vedrørende brugerspor). Fagudvalg drøfter budgetforslag fra 1. budgettemadag på møderne i slutningen af juni og Økonomiudvalget medio august. Direktionen udarbejder i august et samlet budgetoplæg, som omfatter: - Et samlet oplæg vedrørende nedprioriteringsforslag - Et samlet oplæg vedrørende eventuelle budgettilpasninger og nye tiltag - Et skøn for udgifterne på beskæftigelsesområdet samt medfinansieringen på sundhedsområdet - Et forslag til en flerårig anlægsplan - Et forslag til demografisk regulering på baggrund af befolkningsprognose V. 1 Side 4 af 12

5 Den 13. august afholdes 2. budgettemadag, hvor målet er at skabe en fælles forståelse for budgetoplægget til 1. behandling. Den 17. august afholdes der borgermøde. Den 19. august kl. 12 er der deadline for høringssvar. Høringssvarene samt oversigt over indkomne høringssvar indgår som bilag til Økonomiudvalgets møde i september samt ved Byrådets 1. behandling af budget Den 20. august indberettes prognosetal for budget 2016 samt forventet regnskab 2015 til KL, som anvendes på borgmestermøde den 3. september, hvor der er en drøftelse og koordinationen af budgetlægningen mellem kommunerne. Borgmesteren fremsætter budgetoplægget til 1. behandling. Den 2. september behandler Økonomiudvalget budgetoplægget og fremsender budget til 1. behandling. Den 10. september er der 1. behandling af budgettet i Byrådet på baggrund af det samlede budgetoplæg. Den 16. september indberettes igen prognosetal for budget 2016 til brug for borgmestermøde den 24. september, hvor der foretages de afsluttende drøftelser af budget Der afholdes budgetforhandlinger den 14. september og 17. september. Der vil være administrativt personale / bistand til rådighed for alle partier på disse tidspunkter uanset om de er med i budgetforlig eller ikke. Den 21. september er der deadline for politiske ændringsforslag. Her kan de enkelte grupper fremstille ændringsforslag til budget Ændringsforslagene fremsendes til Takster for 2016 behandles på fagudvalgenes møder september og efterfølgende i Økonomiudvalg og Byråd samtidig med 2. behandlingen af budgettet det vil sige i Økonomiudvalget den 30. september og i Byrådet den 8. oktober. Den 30. september drøfter Økonomiudvalget budget 2016 og laver indstilling til 2. behandling. Budgettet 2. behandles i Byrådet den 8. oktober. Efter budgetvedtagelsen udarbejdes tilrettede budgetforslag, som lægges på budgethjemmesiden sammen med det øvrige budgetmateriale. V. 1 Side 5 af 12

6 Tabel 1: Tidsplan for politisk-administrativt spor budgetproces Tid Handling Ansvarlig Primo marts erhverv & udvikling udarbejder ny befolkningsprognose erhverv & 10. marts Økonomiudvalget behandler Budgetvejledning 2016 herunder tidsplan for budgetproces, dialogmøder og høring. Kommunaldirektør Centerchefer og direktion 10. marts Direktionen drøfter budget 2016 og fastlægger den videre proces Marts/april/- maj Der udarbejdes konkrete budgetforslag på udvalgte områder Direktionen udarbejder forslag til flerårig anlægsplan udvikling 10. marts ØK behandler de første rammer for budget På den baggrund udstikker ØK rammerne for den videre budgetproces 17. juni Byrådets 1. budgettemadag på baggrund af: Fremlæggelse af nyeste budgetbalance Anlægsplan Orientering om den økonomiske situation som følge af økonomiaftale mv. Status juni Fagcentre udsender budgetmateriale i høring hos brugerbestyrelser, råd og nævn. 4. maj Borgmestermøde Borgmester Medio juni Forventet resultat af forhandlingerne om kommunernes KL/regering økonomi i 2016 (økonomiaftale) 12. juni Materiale til 1. budgettemadag klar på budgethjemmesiden Direktører/- centerchefer juni Fagudvalg drøfter budgetforslag fra 1. budgettemadag Direktører/- centerchefer 7. august Materiale til 2. budgettemadag klar på budgethjemmesiden 12. august Økonomiudvalg drøfter budgetforslag fra 1. budgettemadag 13. august Byrådets 2. budgettemadag 17. august Borgermøde Borgmester 19. august Deadline for høring kl august Prognosetal for budget 2016 til KL 2. sept. Økonomiudvalget behandler budgettet budget til 1. behandling 3. september KL afholder borgmestermøde om koordination af budgetlægningen Borgmester 10. sept. Byrådets 1. behandling af budget sept. Prognosetal for budget 2016 til KL 14. sept. Budgetforhandlinger Borgmester V. 1 Side 6 af 12

7 17. sept. Budgetforhandlinger Borgmester 21. sept. Deadline for fremsendelse af politiske ændringsforslag til De enkelte budget Forslag fremsendes til Økonomi grupper & HR 24. sept. Borgmestermøde 30. september Økonomiudvalget drøfter budget 2016 og laver indstilling Borgmesteren til 2. behandling Økonomiudvalget behandler takstbladet 9. oktober Byrådets 2. behandling af budget 2016 Byrådet behandler takstbladet 15. oktober Lovpligtig deadline for vedtagelse af budget Medio Budget 2016 skal være teknisk vedtaget. november Medio november Udmelding af budgettet til centre og decentrale enheder. Der udarbejdes tilrettede budgetforslag, som lægges på budgethjemmesiden 3. Brugerspor med høring Brugersporet for budgetprocessen omfatter høring af og dialog med borgere, brugerbestyrelser, råd og nævn. Formål: At skabe lydhørhed over for synspunkter og input fra brugerbestyrelser, råd og nævn At skabe gensidig forståelse for de overordnede rammer og dilemmaer bag prioriteringsforslagene, herunder de givne økonomiske og politiske rammer Indhold: Dialogmøde med fagudvalg og repræsentanter for brugerbestyrelser, råd og nævn. Her søges det at kvalificere de høringssvar, som der efterfølgende er deadline for. Dialog-/borgermøder Input: Høringsvar og evt. input til prioriteringsforslag Input fra borgermøder Prioriteringsforslag Output: Information til de politiske fagudvalg om faglige ønsker, behov og ideer fra borgere, brugerne og interessenter Feedback til de politiske fagudvalg Oversigt over høringssvar Roller og ansvar: V. 1 Side 7 af 12

8 De respektive direktører og centre styrer processen i forhold til fagudvalgene. Byrådet afholder 1. budgettemadag den 17. juni. Herefter sendes budgetmaterialet i høring i brugerbestyrelser, råd og nævn. Fagcentrene udsender den 19. juni høringsmaterialet i høring til de relevante parter. Centrene inviterer efter behov på vegne af fagudvalgene repræsentanter for brugerbestyrelser, råd og nævn til dialogmøder på fagudvalgenes møder i slutningen af juni, så det kan nå at indgå i materialet til den politiske behandling af budget 2016 i september. Brugerbestyrelser, råd og nævn kan afgive skriftlige høringssvar til Byrådet. Fristen for skriftlige høringssvar er den 19. august kl. 12. Høringssvarene samt oversigt over indkomne høringssvar indgår som bilag til Økonomiudvalgets møde 3. september samt ved Byrådets 1. behandling af budget 2016 den 11. september. Tabel 2: Tidsplan for brugerspor høring Tid Handling Ansvarlig 14. april Borgerdialogmøde Borgmester 19. juni Høringsmaterialet i forbindelse med budget 2016 Centerchefer sendes til høring i brugerbestyrelser, råd og nævn. Disse opfordres samtidig til at komme med input til budgetprocessen juni Fagudvalg afholder dialogmøde med repræsentanter for brugerbestyrelser, råd og nævn. Direktører/ centerchefer 17. august Borgermøde Borgmester 19. august Frist kl. 12 for afgivelse af skriftlige høringssvar til Høringsparter Byrådet fra brugerbestyrelser, råd og nævn. 20. august Høringssvarene er klar til udsendelse sammen med budgetmaterialet til 1. behandling af budgettet. Materialet lægges samtidig på budgethjemmesiden. Økonomi & HR 4. Medarbejderspor med budgetdialogmøde Medarbejdersporet for budgetprocessen omfatter høring og dialog med MEDorganisationen. Formål: At give politikerne indblik i de faglige udfordringer, glæder og bekymringer centrene finder vigtige i forhold til budgetlægningen for det næste år At give de ansatte indblik i de dilemmaer og udfordringer politikerne oplever, når der skal prioriteres i forhold til helheden Indhold: Personalemøder Møder i centerudvalg V. 1 Side 8 af 12

9 Input: Budgetmateriale Prioriteringsforslag Output: Budgetdialogmøder Tilbagemelding vedrørende budget og budgetdialog Roller og ansvar: styrer processen Der afholdes et dialogmøde mellem Økonomiudvalget og hovedudvalget på Økonomiudvalgets møde den 12. august. Hovedudvalget deltager i budgettemadagene for at sikre dialog mellem MEDorganisationen og den politiske proces. Tabel 3: Tidsplan for medarbejderspor med budgetdialogmøde Tid Handling Ansvarlig 18. februar Hovedudvalget drøfter udkast til budgetvejledning 2014 (behandles på ØK 10. marts) økonomi & HR 10. juni Hovedudvalget behandler budgetforudsætninger Kommunaldirektør og faglige udfordringer på medarbej- derområdet 17. juni Hovedudvalget deltager i budgettemadagen Kommunaldirektør juni Mulighed for dialogmøder mellem fagudvalg Direktører og centerudvalg. 5. august Hovedudvalget udarbejder høringssvar til Hovedudvalget budget august Dialogmøde mellem Økonomiudvalg og Kommunaldirektør hovedudvalget 13. august Hovedudvalget deltager i budgettemadag Kommunaldirektør 19. august Frist for høringssvar til budgettets 1. behandling Efter 2. behandling Tilbagemelding til organisationen om budgetdialog. Økonomi & HR V. 1 Side 9 af 12

10 5. Teknisk udarbejdelse af budget Budgetlægningen på de forskellige områder håndteres administrativt på nedenstående måde: Serviceudgifter Det korrigerede budget for 2016 og de korrigerede budgetoverslagsår for Faxe Kommunes fremskrives og udgør udgangspunktet for budget Forslag til budget Direktionen og alle centre udarbejder administrative budgetforslag i perioden apriljuni. Forslagene udarbejdes som et prioriteringskatalog indeholdende forslag til både budgettilpasninger samt reduktionsforslag og indgår som en del af det samlede budgetoplæg, som fremlægges på budgettemadagene. Budgetforslagene indgår i Byrådets 1. og 2. behandling af budgettet samt på budgettemadagene. Budgetforslagene vedrører forhold, som ikke er dækket af demografi, indkomstoverførsler eller lov- og cirkulæreprogrammet, idet disse forhold beregnes administrativt. Budgetforslagene udarbejdes af fagcentrene og med inddragelse af Tekniske korrektioner Tekniske korrektioner omfatter korrektioner som følge af indberetningsfejl, effekter af allerede trufne beslutninger, omplaceringer mellem udvalg og lignende. Der udarbejdes en samlet oversigt over tekniske korrektioner, som vil blive drøftet i direktionen samt indgå i budgetmaterialet. Anlægsudgifter Direktionen udarbejder forslag til flerårig anlægsplan, som indgår i det samlede budgetoplæg og fremlægges på 1. budgettemadag. Indkomstoverførsler De budgetterede udgifter til indkomstoverførsler i budget 2016 og budgetoverslagsårene fremskrives og udgør udgangspunktet for budget ved 1. budgetbalance i marts. Der udarbejdes et administrativt skøn for indkomstoverførslerne for 2016, så et første oplæg kan indgå i direktionens budgetoplæg samt på 1. budgettemadag i juni. Finansiering (skatter, udligning, renter, afdrag, låneoptagelse og forskydninger) Udgangspunktet er budgetoverslagsår 2016 i budget De budgetterede udgifter/indtægter i budget 2015 (korrigeret) og budgetoverslagsårene (korrigeret) udgør udgangspunktet for budget ved fremlæggelse af den 1. budgetbalance i marts. V. 1 Side 10 af 12

11 Efter indgåelse af økonomiaftalen udarbejdes nyt/endeligt endeligt skøn for skatter og udligning for Renter og afdrag baseres på kommunens gæld samt forventninger til renteniveau mv. Demografi I grundlaget for budgetrammerne for 2016 indarbejdes konsekvenserne af den seneste befolkningsprognose. Der indarbejdes demografi i henhold til de demografimodeller, der blev anvendt ved budgetlægningen for 2014 og Lov- og cirkulæreprogram Konsekvenserne af Lov- og cirkulæreprogrammet indarbejdes som en teknisk korrektion til budgettet i august inden 2. budgettemadag. Beløbene tildeles de områder, som ændringerne omfatter. Der fordeles ikke beløb under Budgetbemærkninger Centrene er ansvarlige for bemærkninger på eget område vedrørende både drift og anlæg. Budgetbemærkninger vedrørende budget 2016 udarbejdes i august, således at de kan indgå i budgetmaterialet til 1. behandling. Efter budgetvedtagelsen tilrettes budgetbemærkningerne i forhold til de politisk vedtagne ændringer. Bevillingsoversigten i bind 1 udarbejdes på funktion 3. niveau. Budgetmateriale Der laves en elektronisk budgetmappe på kommunens hjemmeside, som vil være tilgængelig for politikere, borgere, presse og medarbejdere. Heri vil alt relevant budgetmateriale ligge, herunder materiale til de to budgettemadage. Alt materiale vil således være elektronisk og udsendes ikke i papirform. Information om budgettet Det endeligt vedtagne årsbudget og de flerårige budgetoverslag gøres tilgængelige for kommunens borgere på kommunens hjemmeside. Budgetbalancer Balance 1 (marts) Teknisk fremskrivning af budgetoverslagsårene Balance 2 (budgettemadag 1) Balance 1 + demografi + skøn over indkomstoverførsler V. 1 Side 11 af 12

12 + økonomiaftale (hvis konsekvenser kendes på dette tidspunkt) + lov- og cirkulæreprogram + budgetforslag drift + anlægsplan + tekniske korrektioner + ændret P/L Balance 3 (budgettemadag 2) Balance 2 + konsekvenser af økonomiaftale + lov- og cirkulæreprogram + samlet budgetoplæg + endeligt skøn over finansiering + budgetforslag + andre ændringer + eventuelt ændret P/L Balance 4 (budgetforhandlinger) Balance 3 + evt. låneoptagelse + evt. nye informationer Balance 5 (1. behandling) Balance 4 + nye informationer + evt. nye eller ændrede budgetforslag Balance 6 (2. behandling) Balance 5 + politiske ændringsforslag V. 1 Side 12 af 12