for behandling af budgettet

Transkript

1 Inspirationsnotat nr. 2b til arbejdet i MED-Hovedudvalg Vejledning om procedureretningslinje for behandling af budgettet Budgettet har stor indflydelse på arbejds- og personaleforhold. Retningslinje om procedure for budgetbehandling er derfor særlig vigtig. 8 stk. 3 Der skal aftales retningslinjer for proceduren for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Anbefalinger Retningslinjer om procedure for budgetbehandling kan bygges op omkring forløbet i den kommunale budgetbehandling (budgetårshjulet), så tidsplanen bliver kendt. Retningslinjerne kan planlægge budgetbehandlingen i de forskellige sektorer og niveauer. Indgå evt. retningslinjer på sektorniveau m.v. MED-Hovedudvalget skal kunne fremsætte forslag til budget for MEDområdet. Brug retten til at mødes med den politiske ledelse om budgettet. Brug retten til at få beskrevet konsekvenser for arbejds- og personaleforhold af budgettet i henhold til Aftalen om trivsel og sundhed på arbejdspladserne, 5. Eksempel på en procedureretningslinje for MED-systemets deltagelse i udarbejdelse af kommunens budget Formål Formålet med denne retningslinje er at inddrage medarbejderne og give dem indflydelse på tilblivelsen af budgettet på alle niveauer i MED-systemet samt at få inddraget erfaringer fra den daglige praksis i budgetbeslutningsprocesserne. Medinddragelsen skal give mulighed for at påvirke konsekvenserne af budgettet på arbejds- og personaleniveau samt sikre, at medarbejdernes kommentarer og erfaringer bliver viderebragt til det politiske niveau, så de kan indgå i grundlaget for alle de beslutninger, der bliver truffet.

2 Retningslinjen tager afsæt i den aktuelle budgetprocedure for kommunen. Retningslinjen tilpasses derfor proceduren i det aktuelle år, således at formålet fortsat tilgodeses. Rammer for budgetbehandlingen, herunder fastsættelse af en tids- og aktivitetsplan Hvert år udarbejdes inden 31. januar en tids- og aktivitetsplan (et årshjul), som giver overblik over forløbet gennem resten af året. En tids- og aktivitetsplan for hvert MED-niveau skal sikre medinddragelse, hvis der i oplægge til budgettet er foreslået, at der skal ske budgetændringer af væsentlig betydning for det pågældende niveau. Generelt gælder, at budgetlægning og budgetændringer i løbet af året, som vurderes til at have betydning for arbejds- og personalemæssige forhold, skal drøftes i MED-systemet på alle relevante niveauer, sådan at medarbejdernes synspunkter kan indgå i beslutningsgrundlaget. I den forbindelse påhviler det ledelsen at redegøre for hvilke personalegrupper, der vil blive påvirket af forslagene, herunder hvilke af disse personalegrupper, der eventuelt ikke normalt er repræsenteret i det relevante MED-udvalg. Med drøftelse menes, at der skal være tale om en egentlig forhandling, hvor parterne forsøger at opnå enighed om spørgsmålet. Kan man ikke opnå enighed, kan medarbejderrepræsentanterne udarbejde et selvstændigt høringssvar til det aktuelle oplæg. Hovedudvalget drøfter budgetproceduren for det aktuelle år forinden fastlæggelsen samt eventuelle ændringer i denne i løbet af året med henblik på at sikre overensstemmelse mellem kommunens budgetprocedure og denne retningslinje for inddragelse. Hovedudvalget fastlægger herefter en tids- og aktivitetsplan for sin deltagelse i den aktuelle budgetprocedure. Fastlæggelsen af budgetproceduren og ændringer i denne skal tilsvarende drøftes på alle de øvrige niveauer i MED for tilsvarende at fastsætte tids- og aktivitetsplan for deltagelsen i budgetproceduren på det pågældende niveau. Minimumskrav til aktuelle tids- og aktivitetsplaner Uanset det aktuelle års tids- og aktivitetsplan skal denne som minimum indeholde følgende aktiviteter og møder: En møde- og kalenderplan med præcise tidsfrister, der sikrer, at oplæg, forslag og andet materiale fremlægges i så god tid inden møderne, så medarbejderrepræsentanterne har tid og mulighed for at konsultere deres bagland. Medmindre der er helt særlige årsager til at fravige det, skal oplæg fremsendes senest 14 dage før møderne. Hovedudvalget drøfter økonomiudvalgets forslag til det samlede budgetforslag inden byrådets førstebehandling af dette. Hvis der forventes væsentlige ændringer, der berører medarbejdernes forhold i budgetforslaget mellem 1. og 2. behandling, skal disse drøftes i Hovedudvalget. 2

3 MED-udvalgene på fagudvalgs- og forvaltningsniveau inddrages i drøftelserne af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold på det tidspunkt, hvor ledelsen på det pågældende niveau behandler budgettet, og inden det præsenteres for fagudvalgene. Der skal ske inddragelse på institutionsniveau, således at medarbejdernes bemærkninger og evt. forslag til budgettet for arbejds- og personaleforhold på arbejdspladsniveauer kan vedlægges den videre behandling af budgettet. Bemærkninger fra fagudvalgs-, forvaltnings- eller institutionsniveau indsendes desuden skriftligt til Hovedudvalget. Hvis medarbejderne ikke ønsker at afgive bemærkninger eller forslag til budgettet, skal dette ligeledes fremgå skriftligt. Hovedudvalget deltager i byrådets budgetseminar/ evt. flere. Hvis der til dette tidspunkt er fremkommet skriftlige bemærkninger/forslag fra medarbejderne til budgettet, indgår disse i drøftelserne. Ledelsen skal til budgettet udarbejde noter til alle budgetforslag, som har konsekvens for arbejds- og personaleforhold. Ligeledes skal der på alle niveauer redegøres fra ledelsens side for alle de konsekvenser, som de enkelte dele i budgettet måtte have for arbejds- og personalemæssige forhold, herunder for hvilke personalegrupper, der vil blive berørt af ændringerne, jf. stk. 2. Hovedudvalget fremsætter forslag til eget budget til Borgmesterkontoret. Sikkerhedsudvalgene fremsætter forslag til investeringer i henhold til APV til forvaltningerne Det endeligt vedtagne budget distribueres i hovedtal til Hovedudvalget og MED-udvalgene på fagudvalgs og forvaltningsniveau til orientering. Udmøntningen af budgettet på alle niveauer af kommunen skal følges af MED-systemet gennem information og eventuel drøftelse i henhold til retningslinier for behandling af omstilling m.v. Budgetændringer og tilpasninger i løbet af året skal ligeledes behandles i MED-systemet. Særligt skal det relevante MED-udvalg drøfte eventuelle konsekvenser for medarbejderne. Evaluering og ændring Ændringer i denne procedureretningslinje for budgetbehandling drøftes i hovedudvalget samt på alle øvrige niveauer i MED-systemet med henblik på aftale om ny procedure i hovedudvalget. Retningslinjen er gældende indtil parterne er enige om ændringer heraf, jf. MEDrammeaftalens 8, stk.8. (Dato og underskrifter) 3

4 Eksempel på en tidsplan for budgetbehandlingen for socialudvalgets område Nedenfor er et eksempel på en tids- og aktivitetsplan for drøftelse af budgettet i et MED-områdeudvalg. Eksemplet bygger bl.a. på erfaringer fra et amt. Gældende mødedage/tidsfrister Primo januar 4. februar Ide- og afklaringsfasen Udsendelse af budgetvejledning og øvrige retningslinjer til MED-områdeudvalget m.fl. Afdelingerne afleverer forslag til investeringsoversigt, mængdeændringer og andre særlige driftsmæssige forhold. 23. februar Udvalgets drøftelse af fokusområder. 1. marts Udsendelse af materiale til MED-områdeudvalgets 1. budgetmøde, herunder HovedMEDs foreløbige kommentarer 14. marts Institutionerne afleverer budgetmateriale til økonomikontoret. 15. marts MED-områdeudvalgets 1. budgetmøde skal drøfte: Direktørens notat til foreløbigt budgetoplæg inden for rammerne og om evt. større problematikker på området. Udvalgets foreløbige drøftelser af politikområderne. HovedMEDs foreløbige kommentarer til budgetoplæg Foreløbig status for institutionernes behandling af budgetmateriale, herunder bemærkninger fra Lokale MED/P-møder 30. marts 31. marts Udvalgets drøftelse af foreløbig økonomioversigt og eventuelle problemfelter. Orientering om direktørens udkast foreløbigt budgetoplæg og notat omkring eventuelle større problematikker på området. Direktøren afleverer foreløbigt budgetoplæg på rammerne samt notat om evt. større problematikker indenfor områderne. Kopi til MED-områdeudvalget med mulighed for skriftlige bemærkninger senest den 10 april. 12. april Direktionens indledende drøftelser med institutionerne. 27. april 27. april 10. maj Udvalgets drøftelse af fokusområder. Kopi af oplæg til MEDområdeudvalget inden mødet og senest den 20. april. Økonomiudvalget udmelder budgetrammer for 2007 i prisniveau. Kopi til MED-områdeudvalget sammen med oplæg til 2. budgetmøde. MED-områdeudvalgets 2. budgetmøde med drøftelse af: De generelle budgetrammer med fokus på ændringer i forhold 4

5 til aktuelle budget. Noter og oplæg om eventuelle konsekvenser for medarbejdergrupperne, herunder oversigt over, hvilke personalegrupper, der vil kunne blive berørt (afhængig af udmøntningen på institutionsniveau). Ledelsen informerer endvidere om forventningerne til det videre forløb og herunder om eventuelle udestående/uafklarede spørgsmål. Udvalgets indledende drøftelser/behandling på baggrund af rammeudmeldingen. Opfølgnings-materiale fra 2. budgetmøde 25. maj og 30. juni i MED-områdeudvalget fremsendes til udvalget sammen med øvrige dagsordensmateriale med kopi til HovedMEDudvalget. 22. juni 10. august 15. august 24. august Høringsfasen Økonomiudvalget vurderer eventuel ændring i finansieringsgrundlaget (regeringsaftalen) og herunder behov for rammeregulering (lov og cirkulæreprogrammet). Ledelsen fremsender umiddelbart efter mødet en redegørelse til MED-områdeudvalget via HovedMED-udvalget om eventuelle konsekvenser for medarbejderne. MED-områdeudvalget har mulighed for at bede om et ekstraordinært møde i henhold til forretningsordenen til drøftelse af denne redegørelse. Socialudvalget drøfter konsekvenserne af en eventuel ændret udmelding fra Økonomiudvalget og det foreløbige budgetoplæg, herunder eventuelle bemærkninger fra MEDområdeudvalget (eller øvrige MED-udvalg) MED-områdeudvalgets 3. budgetmøde med drøftelse af budgetoplægget inden udvalgets endelige behandling. Udvalgets endelige behandling af budgetforslaget. Eventuelle bemærkninger fra MED-områdeudvalget fremsendes til udvalget inden mødet og senest 2 dage før. Der kan opstå behov for ekstraordinære udvalgsmøder, ligesom institutionsledere og MED-områdeudvalg kan blive inddraget på andre tidspunkter afhængigt af de økonomiske forudsætninger, herunder ved ekstra møder i MEDområdeudvalget. 15. november Virkeliggørelsesfasen MED-områdeudvalgets 4. budgetmøde med drøftelse af opfølgning på budgettet. Materiale med ledelsens redegørelse af konsekvenserne for medarbejderne af det vedtagne budget, herunder redegørelse for eventuelle spørgsmål, der efterfølgende skal afklares på områdeniveau, fremsendes til MEDområdeudvalget senest den 1. november. 5