BRUGERBETINGELSER FOR GENVEJ HERUNDER NEMPOST

Transkript

1 BRUGERBETINGELSER FOR GENVEJ HERUNDER NEMPOST Følgende betingelser gælder for brugen af Genvej ( herunder e- mailløsningen NemPost ( som er en integreret del af Genvej. For at logge på samt bruge Genvej, accepterer du betingelserne for Genvej herunder betingelserne for NemPost. Du opfordres til at udskrive og eller gemme disse betingelser. Du skal være særligt opmærksom på det samtykke, du giver vedrørende persondata u n- der pkt Om Genvej og NemPost 1.1 Generelt Genvej er internetbaseret selvbetjeningsservice, som giver dig adgang til info r- mation om og selvbetjening for dig og din familie. Genvej indeholder e- mailløsningen NemPost, som giver dig adgang til at kommunikere sikkert via e- mail med alle myndigheder samt en række virksomheder i Danmark. Derudover giver NemPost dig adgang til at oprette et arkiv med den korrespondance, du har haft. 1.2 Ansvaret for Genvej og NemPost. Genvej og NemPost udbydes og stilles til rådighed af Gentofte Kommune (herefter samlet benævnt vi / vores eller os ). Dataansvaret for NemPost deles med Rudersdal Kommune. 1.3 Disse betingelser Anvendelsen af Genvej og NemPost er underlagt de til enhver tid gældende brugerbetingelser. Det er dit eget ansvar at holde dig orienteret om de til enhver tid gældende brugerbetingelser, som altid kan findes på og Betingelserne kan til enhver tid ændres uden varsel. Ændringer i betingelserne eller tekniske ændringer, som indebærer væsentlige indskrænkninger i Genvej eller NemPosts anvendelse, vil dog kun ske med et forudgående varsel på en m å- ned gennem annoncering på og ved meddelelse til din NemPost.

2 2 Din Genvej og NemPost 2.1 Påkrævede oplysninger Når du logger på Genvej, indhenter Genvej dit fulde navn og dit CPR-nummer samt dine adresseoplysninger. Herudover skal du selv oplyse din adresse eller et mobilnummer. adresse eller mobil nr. benyttes til at påminde dig om, at du har fået en NemPost. Du kan læse om vores behandling af dine persondata under pkt Personlige adgange til Genvej og NemPost Din Genvej og NemPost er personlig og må alene anvendes af dig. 2.3 NemID eller Digital Signatur Du logger på Genvej ved brug af et NemID eller en Digital Signatur. Det er således en forudsætning for brugen af Genvej og NemPost, at du er indehaver af et NemID eller en Digital Signatur. 2.4 Funktioner og services Du opnår alene adgang til de funktioner og services på og som er tilgængelige på tidspunktet, hvor du logger dig på (realtid). 2.5 Sletning eller spærring af Genvej Du kan til enhver tid selv slette din Genvej. Vi forbeholder os retten til at slette din Genvej, såfremt din Genvej ikke anvendes i en sammenhængende periode på 5 år, og, såfremt du måtte afgå ved døden, 15 måneder efter datoen for din død. Gentofte Kommune forbeholder sig ret til at spærre for brugen af din Genvej eller din NemPost og/eller slette denne, såfremt kontoen benyttes i strid med lovgivningen, tredjemands rettigheder eller formålet med NemPost. Hvis vi spærrer for brugen af din Genvej eller din NemPost, bliver du orienteret om dette samt grunden til spærringen ved dit næste login på Genvej. Ved sletning af Genvej eller NemPost vil du ikke længere kunne tilgå din konto, og alt indhold, som findes på din NemPost, herunder i arkivet, bliver slettet samtidig med en sletning af kontoen. Disse tabte data vil ikke senere kunne gendannes, og dette accepterer du ved anmodning om sletning. 3 Korrespondance via Genvej 3.1 Valg af NemPost som kommunikationskanal i Genvej På din NemPost kan du tilmelde de myndigheder og virksomheder, du ønsker at modtage meddelelser fra via NemPost. De tilmeldte myndigheder og virksomheder vil efterfølgende blive orienteret om din tilmelding, jf. punkt 4. Vælger du at benytte NemPost til at fremsende en meddelelse til en myndighed eller virksomhed, som du ikke forinden har tilmeldt din NemPost, accepterer du Side 2 af 7

3 samtidig, at den pågældende modtager fremover kan anvende NemPost som kommunikationskanal i forbindelse med fremsendelse af meddelelser til dig. 3.2 Information fra os Ved første gangs login til din Genvej accepterer du samtidig, at vi løbende sender meddelelser til din NemPost om nye muligheder og funktioner, driftsinformation og andre informationer vedrørende NemPost. Du accepterer videre, at vi må informere dig om breve, meddelelser, som du endnu ikke har tilmeldt i NemPost, og om myndigheder, der ønsker at sende meddelelser til dig via NemPost med mulighed for din efterfølgende tilmelding af den eller de pågældende myndigheder. 3.3 Retsvirkning af valg af NemPost som kommunikationskanal. Når du har valgt NemPost som kommunikationskanal mellem dig og en myndighed eller en virksomhed i overensstemmelse med punkt 3.1, kan NemPost anvendes i enhver korrespondance som alternativ til enhver anden form for ko m- munikationskanal, herunder brevpost, mellem dig og den pågældende myndighed eller virksomhed. For tilmeldte myndigheder vil du således som udgangspunkt ikke modtage meddelelser via almindelig post efter tilmeldingen af myndigheden. Ovenstående indebærer, - at du ikke kan fravælge NemPost fra Gentofte Kommune eller virksomheder ejet af Gentofte Kommune, - at meddelelser, der er fremsendt og modtaget via NemPost, har samme retsvirkning som eks. brevpost, der er sendt til din eller myndigh e- dens/virksomhedens postadresse, - at ethvert krav om skriftlighed anses for opfyldt i relation til kommunikat i- on via NemPost, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning eller ufravigelige forskrifter, og - at tilmeldte myndigheder dermed eks. kan sende forvaltningsafgørelser til dig via NemPost med samme virkning som ved brevpost. 3.4 Datering Meddelelser, der sendes via NemPost, anses for at være afsendt på det tidspunkt, hvor meddelelsen er afsendt fra den NemPost, hvorfra meddelelsen sendes, og anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen er modtaget og tilgængelig i indbakken i den NemPost, der tilhører adressaten. Er der i dokumenter, der er fremsendt via NemPost, angivet frister, herunder b e- talingsfrister, skal sådanne frister regnes fra datoen, hvor det pågældende dok u- ment er dateret, medmindre andet er angivet i skrivelsen. Er dokumentet ikke dateret og er andet ikke angivet i skrivelsen, skal fristen regnes fra tidspunktet, hvor meddelelsen er afsendt via NemPost. 3.5 Framelding af NemPost som kommunikationskanal Du kan til enhver tid framelde NemPost som kommunikationskanal for enhver af de myndigheder og virksomheder, du har tilmeldt i henhold til punkt 3.1. Side 3 af 7

4 Din framelding vil blive meddelt den eller de pågældende myndigheder og virksomheder, som frameldingen omfatter, og vil træde i kraft straks efter din fr a- melding med den følge, at du herefter ikke vil modtage meddelelser fra den eller de pågældende myndigheder eller virksomheder via NemPost. Hvis du ikke ønsker NemPost, kan du ikke benytte Genvej, da NemPost er en integreret del af Genvej. Derfor vil en sletning af NemPost betyde, at du nægtes adgang til Genvej. 4 Persondata 4.1 Indsamlede data Når du logger på Genvej, får du automatisk åbnet en NemPost, og vi indsamler og opbevarer følgende obligatoriske stamdata om dig: dit navn, dit CPR-nummer, adresseoplysninger og dit NemID. Vi registrerer disse oplysninger for at kunne opbygge din profil og identificere dig som rette modtager af meddelelser fra de myndigheder og virksomheder, du ti l- melder, jf. pkt. 3.1, Samtidig opbevarer vi oplysninger om din adresse og dit mobiltelefonnummer. Disse oplysninger vil blive opbevaret og anvendt til at sende dig orientering om nye meddelelser i din NemPost til henholdsvis din adresse og/eller mobiltelefon. Genvej anvender såkaldte cookies. En cookie er en lille fil, som lagres på din computer, der indeholder en identifikation af computeren overfor Genvej. Filen indeholder ikke i sig selv oplysninger om dig. Cookies bruges til at vedligeholde din login-session med Genvej. I forbindelse med hvert besøg på Genvej registreres den anvendte IP-adresse. Din IP-adresse er adressen på den computer, som du anvender til at besøge Genvej. IP-adressen registreres for at sikre, at NemPost altid kan finde tilbage til den anvendte computer, såfremt der måtte ske misbrug eller ulovligheder i forbindelse med besøget på Genvej. 4.2 Videregivelse af persondata NemPost videregiver dit navn og dit CPR-nummer til de myndigheder og virksomheder, du tilmelder, jf. pkt Videregivelsen sker til brug for de tilmeldte myndigheders og virksomheders fremsendelse af meddelelser til din NemPost og er nødvendig for at sikre en identifikation af dig som rette modtager af de me d- delelser, der sendes af tilmeldte myndigheder og virksomheder til dig. De tilmeldte myndigheder og virksomheder bliver i forbindelse med videregive l- sen orienteret om, at du alene har givet samtykke til en brug som beskrevet ovenfor. Hvis vi ønsker at videregive dine oplysninger herudover, vil du særskilt blive spurgt om dette ved hvert ønske om videregivelse. Side 4 af 7

5 Såfremt vi modtager henvendelse fra politi eller retsvæsen om udlevering af o p- lysninger, vil vi foretage sådan udlevering af dine oplysninger uden dit forudg å- ende samtykke. 4.3 Samtykke Gennem accept af disse betingelser giver du samtykke til den behandling af dine persondata, der er beskrevet under pkt. 4.1 og Indsigt og berigtigelse Såfremt du ønsker indsigt i, hvilke oplysninger om dig, som Genvej som dataansvarlig behandler om dig, hvilket formål behandlingen har, hvem der modtager oplysningerne, og hvorfra oplysningerne stammer, kan du rette henvendelse til følgende adresse: gentofte@gentofte.dk Henvendelser om aktindsigt vil alene blive besvaret, såfremt der er forløbet mere end 6 måneder fra din sidste henvendelse om aktindsigt. Såfremt du opdager, at de oplysninger, som vi som dataansvarlige behandler om dig, er fejlbehæftede eller vildledende, vil vi foretage rettelse af dette på din b e- gæring. Du opfordres til selv at foretage rettelse af sådanne evt. fejl eller rette henvendelse til os med henblik på dette. 4.5 Dataansvar Gentofte Kommune er dataansvarlig i forhold til de stamdata, som Genvej indhenter, og du selv indtaster i forbindelse med din brug af Genvej, dvs. dit navn, dit CPR-nummer, din adresse, dit NemID, dit telefonnummer, din -adresse samt forholdet til registreringen af den anvendte IP-adresse. For øvrigt indhold, som du sender, gemmer og på anden måde behandler i og via Genvej og NemPost, er du selv dataansvarlig eksempelvis billeder lagt i barnets galleri, vaccinationsoplysninger, kalenderaftaler mv Databehandler Vi anvender en ekstern virksomhed til at foretage den tekniske drift af NemPost. Denne virksomhed behandler data i forhold til de personoplysninger, for hvilke vi er dataansvarlige. Ved accept af disse betingelser, accepterer du, at vi også lader data, for hvilke du er dataansvarlig, behandle af samme databehandler. Databehandleren handler alene efter instruks fra os. Du giver ved accept af disse betingelser os fuldmagt til at give sådan instruktion. Databehandleren har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at o p- lysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, Side 5 af 7

6 at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. På din anmodning og mod betaling af databehandlerens til enhver tid gældende timetakster for sådant a r- bejde giver databehandleren dig tilstrækkelige oplysninger til at denne kan p å- vise, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Om sikkerheden kan det generelt oplyses, at der i NemPost anvendes et go d- kendt sikkerhedscertifikat, som er integreret i de fleste browsertyper. Dermed er du sikker på, at du er logget på hos NemPost. Data, som sendes til og fra dig gennem NemPost, bliver krypteret således, at andre ikke kan se dataene, heru n- der for eksempel dit CPR-nummer. Dette kaldes kryptering. Med hensyn til Genvej foretager vi selv den tekniske drift heraf. 4.7 Sletning af persondata Din Genvej og NemPost kan slettes i overensstemmelse med det under pkt. 2.5 anførte. I sådanne tilfælde slettes alle stamdata, som er registeret på Genvej og NemPost om dig. Øvrigt indhold, som du måtte have sendt, modtaget og gemt via og på NemPost, dvs. oplysninger og indhold, som ikke er stamdata, kan du til enhver tid selv slette. 5 Dit ansvar Du er ansvarlig for - at overholde lovgivningen i forbindelse med brugen af NemPost, herunder i forhold til de meddelelser, du sender, og de dokumenter mv., du gemmer i NemPost, - at kontrollere, om der er nye meddelelser mv. i din NemPost. Dette gælder uanset, om du vælger at modtage besked via eller sms om nye meddelelser mv. i din NemPost, - at vi har din korrekte adresse og/eller mobiltelefonnummer, så vi kan sende dig en besked, når der er nye meddelelser mv. i din NemPost, - at orientere os, hvis du bliver opmærksom på eller får mistanke om uregelmæssigheder i forhold til eller misbrug af din Genvej. Du hæfter for tab, der er opstået som følge af, at du har givet andre adgang til din Genvej. 6 Vores ansvar Vi tilstræber at sikre stabil drift af Genvej, herunder at sikre levering af meddelelser, der sendes via NemPost, og opbevare meddelelser mv., der gemmes i NemPost. Vores ansvar for disse ydelser er begrænset som fastsat nedenfor. Side 6 af 7

7 Vi er ansvarlige for uberettiget brug af din Genvej og NemPost, der finder sted efter, du har underrettet os om uregelmæssigheder eller misbrug af din NemPost. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af de meddelelser mv., du sender, modtager eller arkiverer via og i Genvej og NemPost, og vi er ikke ansvarlige for tab som følge af driftsforstyrrelser, der forhindrer anvendelsen af Genvej og NemPost. Vi er ikke ansvarlige for indirekte tab eller følgeskader, herunder avancetab, tab af data eller genoprettelse af data, rentetab, manglende opnåelse af forventede besparelser, kurstab eller tab som følge af rykkergebyrer. 7 Force majeure Hverken du eller vi er ansvarlige for skader eller tab for så vidt ansvaret kan henføres til omstændigheder, der ligger uden for din eller vores kontrol, herunder bl.a. strejker og lock out, offentlige reguleringer, krig eller terror, t elekommunikationssvigt, brand, strømbrud eller -svigt, oversvømmelse, lynnedslag, unormale vejrforhold eller anden force majeure. I tilfælde af, at vores underleverandør hi n- dres af ovennævnte type begivenhed, skal dette ligeledes anses for force maje u- re for os. 8 Lovvalg og værneting Enhver konflikt, der opstår mellem dig eller os på baggrund af brugen af Genvej og NemPost, skal afgøres efter dansk ret ved Retten i Lyngby som første instans. Side 7 af 7