Det Frivillige Samråd

Transkript

1 Det Frivillige Samråd Referat Dato 24. februar 2015 Mødetidspunkt 17:30-19:30 Sted Medlemmer Fraværende Lokale 4, Præstø (Glasburet) Østerbro 2, Præstø Pia Westergaard (formand), Kim Errebo (næstformand), Michael Seiding Larsen, Else-Marie Langballe Sørensen, Niels Jørgensen Abildgaard, Birthe Helth, Birthe Juul, Kathe Vest, Lene Andersen Kim Errebo, Michael Seiding Larsen, Niels Jørgensen Abildgaard, Kathe Vest, Lene Andersen Bemærkninger Birthe Helth kom 18:15

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Orienteringssager Tilbageblik på året der er gået i Det Frivillige Samråd Frivilligpuljen - deadline og puljemidler Frivillig Fredag Årshjul Det Frivillige Samråd Bilagsoversigt... 8 Underskriftsside... 9

3 Det Frivillige Samråd Orienteringssager Sagsnr.: 13/ Sagen afgøres i: Det Frivillige Samråd Område: Afdelingen for Kultur og Fritid - Sagsbeh: Helle Woetmann Græsdal Sagsfremstilling Orientering om Handleplan til Frivilligpolitikken Status: En digital indgang for de frivillige (ikke noget nyt) Fælles brug af foreningsportalen til alle frivillige (markedsføring på vej.) Frivilligbaserne Samarbejdet på skrift (ikke noget nyt) Frivillig Fredag (er på som dagsordenpunkt) Rådgivning/Fundraising (opfølgning på kurset d. 5.februar Puljeguiden ) Orientering om kommende kommunikationsstrategi og kommunikationskalender Nyt fast punkt under punktet Årshjul i Det Frivillige Samråd (efter næste møde i maj). Orientering om Frivilligrådets Årsmøde d. 19. november 2014 Pia Westergaard, Birthe Helth samt Kim Errebo deltog ved Frivilligrådets Årsmøde d. 19. november Indstilling Administrationen indstiller, At orienteringen tages til efterretning Beslutning i Det Frivillige Samråd den Fraværende: Kim Errebo, Michael Seiding Larsen, Niels Jørgensen Abildgaard, Kathe Vest, Lene Andersen Der blev orienteret om avisartiklen i Sydsjællands Tidende vedr. frivillighed og samarbejdet mellem Frivilligcenter Sydsjælland - Møn og Vordingborg Kommune. Kommunen har rettet henvendelse til avisen i forbindelse med kommunens mulighed for at udtale sig, og der lægges desuden op til et fælles møde mellem kommunen og Frivilligcenter Sydsjælland Møn for et fortsat godt samarbejde. Der blev orienteret om opgaverne i henhold til handleplanen. I forhold til frivilligbaserne, er der ved at blive etableret PC er i lokalerne og de penge, Samrådet tidligere har afsat til printere, vil også kunne anvendes til indkøb af Microsoft Officepakken. Der blev orienteret om kurset for frivillige i brug af puljeguiden. Kurset fik ros og for de frivillige, der ikke havde mulighed for at deltage, kommer der endnu en omgang kursus. Der blev orienteret om den kommende kommunikationskalender, der skal give samrådet overblik over de forskellige aktiviteter og events, der har betydning for de frivillige.kalenderen bliver præsenteret på mødet i maj. 2

4 Det Frivillige Samråd Tilbageblik på året der er gået i Det Frivillige Samråd Sagsnr.: 13/ Sagen afgøres i: Det Frivillige Samråd Område: Afdelingen for Kultur og Fritid - Sagsbeh: Helle Woetmann Græsdal Sagsfremstilling Det Frivillige Samråd blev besluttet nedsat d. 10. oktober 2013 af kommunalbestyrelsen i forbindelse med godkendelsen af frivilligpolitikken med tilhørende handleplan og kommissorium. Det frivillige Samråd blev nedsat med det formål at sikre dialog på frivilligområdet og følge implementeringen af Vordingborg Kommunes frivillighedspolitik. Vedhæftet er kommissorium samt forretningsorden for rådet. Om opgaverne: At være høringspart i emner der har betydning for frivillige i Vordingborg Kommune At udtale sig om principperne for tildeling af de forskellige midler til de frivillige At tildele tværgående midler fra frivilligpuljen til frivillige aktiviteter og initiativer, der ligger indenfor de fastsatte kriterier. At være aktiv dialog- og samarbejdspartner i forhold til implementering af frivilligpolitikken herunder planlægning af den årlige dialogdag, input til den digitale indgang, forslag til nye samarbejdsformer eller andre elementer som kan understøtte frivilligpolitikken. Rådet blev sammensat således, at tre medlemmer udpeges af og blandt kommunalbestyrelsen og seks medlemmer udpeges af og blandt de frivillige fordelt indenfor fem kategorier, hvoraf den ene kategori repræsenterer øvrige frivillige. Målet var på den måde, at favne så godt som alle typer frivillige uanset om der er tale om frivillige i foreningsregi eller frivillige uden forankring i en forening (de selvorganiserede, enkeltpersoner mv.). Om rådets sammensætning: Kommunalbestyrelsen: 3 pladser Social og sundhed : 1 plads Kultur og musik : 1 plads Idræt og motion : 1 plads Fritid og korps : 1 plads Øvrige frivillige: 2 pladser Bilag: 1 Åben Kommissorium vedr. oprettelse af Det Frivillige Samråd.pdf /13 2 Åben Forretningsorden 10856/14 Indstilling Administrationen indstiller, At Det Frivillige Samråd evaluerer det første år af rådets virke Beslutning i Det Frivillige Samråd den Fraværende: Kim Errebo, Michael Seiding Larsen, Niels Jørgensen Abildgaard, Kathe Vest, Lene Andersen Samrådets virke blev drøftet i forhold til de opgaver, Samrådet er tillagt. 3

5 Det Frivillige Samråd I forhold til høringer ønsker samrådet - som forsøg - at modtage alle emner, der har betydning for frivillige. Emnerne sendes til orientering til alle i Samrådet, og Samrådets medlemmer henvender sig til formanden, hvis der ønskes at afgive høringssvar. I forhold til Samrådets sammensætning blev det bemærket, at der har været mandefald til en del af møderne. Til gengæld var der opbakning til selve sammensætningen af Samrådet med henholdsvis politisk og frivillig repræsentation. Samrådet skal evalueres i slutningen af 2015 ifølge kommissoriet. Sagens sættes på augustmødet. 4

6 Det Frivillige Samråd Frivilligpuljen - deadline og puljemidler Sagsnr.: 13/ Sagen afgøres i: Det Frivillige Samråd Område: Afdelingen for Kultur og Fritid - Sagsbeh: Helle Woetmann Græsdal Sagsfremstilling På mødet den 12. november 2014 i Det Frivillige Samråd blev puljekriterierne drøftet inden behandlingen af de indkomne ansøgninger. Det blev besluttet at fastholde puljekriterierne, og at der ved behandling af ansøgningerne lægges vægt på følgende punkter i nævnte rækkefølge: Frivillige Deltagere Materiel Desuden blev det besluttet, at anvende op til kr. fra puljen til køb af printere samt farvepatroner til frivilligbaserne. I 2014 blev der ligeledes afsat 3x5.000 kr. til de tre bedste tværgående initiativer fra de frivillige i forbindelse med frivillig fredag. I 2014 blev den oprindelige frist for ansøgninger 30. marts flyttet til 1. maj samt en yderligere ansøgningsrunde med frist 10. oktober. Procedure for 2015 Da fristen 30. marts ligger tæt på årets start i forhold til annoncering mv. foreslår administrationen, at fristen for ansøgninger til frivilligpuljen fastsættes til permanent at være d. 1. maj. Hvis det viser sig, at der ikke er tilstrækkelige ansøgninger i første runde, kan Samrådet beslutte endnu en ansøgningsrunde på samme vis som i Det foreslås, at der laves en samlet sagsfremstilling frem for hver enkelt ansøgning, og at ansøgningerne vedhæftes som bilag. Desuden anvendes et økonomiskema til at danne overblik over det ansøgte. Bilag: 1 Åben Kriterier frivilligpuljen 12081/14 2 Åben Økonomiskema - Frivilligpuljen /14 Indstilling Administrationen indstiller, At At ansøgningsfristen til frivilligpuljen fastsættes til 1. maj med mulighed for endnu en runde, hvis det viser sig nødvendigt det drøftes, hvorvidt der skal afsættes et beløb til en konkurrence i forbindelse med frivillig fredag som i 2014 Beslutning i Det Frivillige Samråd den Fraværende: Kim Errebo, Michael Seiding Larsen, Niels Jørgensen Abildgaard, Kathe Vest, Lene Andersen Det blev besluttet, at ansøgningsfristen til frivilligpuljen fastsættes til d. 1. maj med mulighed for endnu en runde, hvis der mangler ansøgere, samt at der ikke afsættes et beløb i 2015 fra frivilligpuljen til en konkurrence til frivillig fredag i

7 Det Frivillige Samråd Frivillig Fredag 2015 Sagsnr.: 15/ Sagen afgøres i: Det Frivillige Samråd Område: Frivillighed - Sagsbeh: Trine Raun Mørkbak Resumé Den landsdækkende frivillighedsdag, Frivillig Fredag, afholdes hvert år den sidste fredag i september og foregår i år fredag den 25. september Som led i Vordingborg Kommunes frivillighedspolitik har Frivillig Fredag siden 2014 været afholdt som fælles årlig dialogdag for alle foreninger og frivillige på tværs af Vordingborg Kommune. Frivillig Fredag har hidtil været forbeholdt de frivillige sociale foreninger. Formålet med den fælles årlige dialogdag er at skabe rammerne for, at de frivillige foreninger og organisationer kan skabe nye samarbejdsformer og netværke på tværs samt med kommunen. Sagsfremstilling Frivillig Fredag 2014 indeholdt oplæg om frivilligt arbejde, netværk på tværs mellem frivillige og foreninger, workshop om udvikling af samarbejdsformer, information fra kommunen til frivillige og dialog med afdelingerne og de frivillige. Frivillig Fredag blev holdt på det nyindviede Panteren. Ved mødet i Det Frivillige Samråd 12. november 2014 evaluerede man Frivillig Fredag 2014, og det blev foreslået, at der skulle afsættes mere til workshop og networking efter oplæggene. Derudover blev muligheden for at have basar med boder og stande til alle frivillige og foreninger drøftet. Man drøftede også muligheder for steder, hvor man kan afholde Frivillig Fredag Det var Samrådets ønske, at Frivillig Fredag 2015 afholdes i Præstø Multicenter og er åbent for alle også potentielle frivillige. Bilag: 1 Åben Evaluering af Frivillig Fredag spørgeskemaopgørelse 16979/15 2 Åben Evaluering af Frivillig Fredag den 26. september 2014 (punkt fra samrådsmøde 17278/ ) Indstilling Det indstilles at Det Frivillige Samråd drøfter tema for Frivillig Fredag 2015 at Det Frivillige Samråd drøfter indhold af program for Frivillig Fredag 2015 Beslutning i Det Frivillige Samråd den Fraværende: Kim Errebo, Michael Seiding Larsen, Niels Jørgensen Abildgaard, Kathe Vest, Lene Andersen Samrådet drøftede indholdet af Frivillig Fredag i 2015 og ønskede at benytte det landsdækkende tema Grokraft for fællesskaber og med mulighed for mere networking end sidst, samt en frivilligjobbørs som appetitvækker til at tiltrække endnu flere frivillige til Vordingborg Kommune. Undertemaet kunne være alle har ret til et fællesskab - men hvordan skaber vi det? og Samrådet foreslog bl.a, at lave en form for teambuilding, hvor deltagerne skaber noget sammen på tværs af frivilligtyper. Effekten af dagen kunne være større fællesskabsfølelse. Målgruppen for dagen blev ligeledes drøftet, og der var enighed om, at både eksisterende og kommende frivillige kunne være målgruppen. Arbejdsgruppen vil tage Samrådets input med i et forslag. Som tidligere besluttet, vil Frivillig Fredag d. 25. september 2015 blive afholdt i Multicenteret i Præstø. 6

8 Det Frivillige Samråd Årshjul Det Frivillige Samråd 2015 Sagsnr.: 13/ Sagen afgøres i: Det Frivillige Samråd Område: Det Frivillige Samråd - Sagsbeh: Aynur Suvak Sagsfremstilling Årshjulet fremlægges på møderne og anvendes som et dynamisk arbejdsredskab og arbejdsplan for året. Efter hvert møde vil årshjulet blive opdateret med de beslutninger, tiltag m.v. som er fremkommet på mødet, ligesom administrationen også løbende holder årshjulet ajour. Da der skal afholdes valg af to frivillige repræsentanter på den årlige dialogdag den 25.september 2015, skal rådet afsætte mødedato i august Bilag: 1 Åben Årshjul /14 Indstilling Det indstilles, at at augustmødet afholdes torsdag den 13. august 2015 i Multicenteret i Præstø det fremlagte årshjul tages til orientering Beslutning i Det Frivillige Samråd den Fraværende: Kim Errebo, Michael Seiding Larsen, Niels Jørgensen Abildgaard, Kathe Vest, Lene Andersen Godkendt. 7

9 Det Frivillige Samråd Bilagsoversigt 2. Tilbageblik på året der er gået i Det Frivillige Samråd 1. Kommissorium vedr. oprettelse af Det Frivillige Samråd.pdf (123785/13) 2. Forretningsorden (10856/14) 3. Frivilligpuljen - deadline og puljemidler 1. Kriterier frivilligpuljen (12081/14) 2. Økonomiskema - Frivilligpuljen (127495/14) 4. Frivillig Fredag Evaluering af Frivillig Fredag spørgeskemaopgørelse (16979/15) 2. Evaluering af Frivillig Fredag den 26. september 2014 (punkt fra samrådsmøde ) (17278/15) 5. Årshjul Det Frivillige Samråd Årshjul 2015 (145090/14) 8

10 Det Frivillige Samråd Underskriftsside Pia Westergaard Kim Errebo Michael Seiding Larsen Else-Marie Langballe Sørensen Niels Jørgensen Abildgaard Birthe Helth Birthe Juul Kathe Vest Lene Andersen 9