Sammenslutningen af grundejerforeninger i Syddjurs Kommune SAM

Transkript

1 Til stede: Erling Post Helge Poulsen Jørgen Ivar Mikkelsen Susanne Bødker Dagmar Brendstrup Anne Sophie Gamborg Jette Sørensen Mette Foged Marianne Kirkegaard Jakob Vedsted Peter Brostrøm Peter Gjelstrup Afbud fra: Eva Kullberg Kirsten Thabasz Zaluski Vibeke Kahl Formand Lodsejerforeningen Mols Bjerge Fredning Djursland Landboforening Sammenslutningen af grundejerforeninger i Syddjurs Kommune SAM VisitDenmark Dansk Skovforening Dansk Geologisk Forening Nationalpark Mols Bjerges Venner Syddjurs Byråd Museumsforeningen for Ebeltoft og Omegn Skov og Naturstyrelsen, Kronjylland Danmarks Naturfredningsforening, Syddjurs Dansk Botanisk Forening Friluftsrådet, Østjylland Foreningen af Private Lodsejere i og omkring Mols Bjerge Fra sekretariatet: Mika Leth Pedersen, Sekretariatsleder, Kristian Herget, Nete Thomsen, referent Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2 2. Godkendelse af referat fra den 31. januar Årsberetning Evaluering af bestyrelsesarbejdet 3 6. Middelaldermarked ved Kalø Slotsruin den 22. og 23. juni Ansættelse af kommunikations- og projektmedarbejder 8 8. Organisering af formidling for og i nationalparken 9 9. Orientering om status for projektansøgninger til og med kr Orientering fra sekretariatet og bestyrelsesformanden om aktiviteter siden sidst Åben for tilføjelser Eventuelt 12 1

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt. 2. Godkendelse af referat fra den 31. januar 2013 Jette: havde rettelse til punktet om geologiworkshop. Referat godkendt med ovennævnte ændring. 3. Årsberetning 2012 Bilag Årsberetning I henhold til regnskabsvejledningen for de danske nationalparker skal bestyrelsen årligt fremlægge en beretning. Sekretariatet har udarbejdet årsberetning Indstilling Formanden indstiller årsberetningen til godkendelse. Der blev udtrykt generel tilfredshed med årsberetningen. Målgruppen for årsberetningen blev klarlagt: Miljøministeriet (i henhold til regler for regnskab m.v.). Endvidere vil den kunne bruges som præsentation af, hvad Nationalparken har arbejdet med og gennemført i 2012, og at midlerne forvaltes ansvarligt. Der blev udtrykt ønske om, at lagkagediagrammet over tidsforbrug fjernes, samt at farveskalaen fra debatoplæg og nationalparkplan også går igen i årsberetningen. Beslutning Formandens indstilling følges. Med enkelte sproglige justeringer og fjernelse af lagkagediagram, godkendes årsberetningen Sekretariatet ser på muligheden for farvekoordinering. 2

3 4. Evaluering af bestyrelsesarbejdet Bilag Forretningsorden vedtaget af bestyrelsen. På sidste møde var denne sag til behandling og det blev besluttet, at Evalueringen tages på næste bestyrelsesmøde tidligt på dagsordenen med ovennævnte punkter og udvalgenes kompetence. De punkter i sidste mødes sagsfremstilling der henvises til i beslutningen er: a. Bestyrelsens rolle i forhold til sekretariatet b. Bestyrelsens rolle i forhold til rådet og herunder samarbejdets form c. Antal bestyrelsesmøder og herunder mødeledelse, mødelængde og planlægningen af møderne d. Bestyrelsesdagsorden og herunder indhold, procedure for udarbejdelse og sagsfremstillinger e. Bestyrelsens øvrige aktiviteter Og efter beslutningen suppleres listen over punkter til drøftelse med f. Antal udvalg og udvalgenes kompetence. Indstilling Formanden indstiller at 1. sagen drøftes og 2. at der i efteråret 2013 afholdes en workshop for den kommende bestyrelse. Evalueringen af bestyrelsesarbejdet afspejlede ganske fint de mange forskellige organisationer, som bestyrelsesmedlemmerne repræsenterer. a. Bestyrelsens rolle i forhold til sekretariatet Der blev udtrykt tilfredshed med sekretariatet b. Bestyrelsens rolle i forhold til rådet og herunder samarbejdets form Der blev fra en enkelt udtrykt utilfredshed med, at der foregår meget arbejde i udvalgene, der er sammensat af bestyrelse og rådet, som på den måde er med i beslutningerne. Det var dog generel stor tilfredshed med arbejdsformen i udvalg, hvor emner behandles ud fra faglig ekspertise. Da udvalgene laver begrundet indstilling til bestyrelsen, er det stadig bestyrelsen, der tager beslutningerne. Der blev også udtrykt tilfredshed med, at rådet havde fået en faktisk rolle. c. Antal bestyrelsesmøder og herunder mødeledelse, mødelængde og planlægningen af møderne Til selve afviklingen af bestyrelsesmøder blev der udtrykt, at formanden burde have afklaret med bestyrelsesmedlemmer på forhånd, og meldt klarere ud, hvad der ville være basis for at beslutte. En tydeligere dagsorden omkring arbejdet med formidling ønskedes. Det modsatte synspunkt: at formanden ikke kunne have gjort det anderledes med den sammensætning af bestyrelsen og gruppedannelse, der er virkeligheden. Det blev udtrykt at arbejdet i bestyrelsen var forløbet over al forventning, og at det er positivt, at der er arbejdet hen mod konsensus med kun få afstemninger. Formanden pointerede, at beslutningerne træffes i bestyrelsen, på bestyrelsesmøder. Antallet af møder er tilfredsstillende, det kan ændres efter behov. d. Bestyrelsesdagsorden og herunder indhold, procedure for udarbejdelse og sagsfremstillinger Det blev bemærket, at bestyrelsesmaterialerne har udviklet sig til at være state of the art med sagsfremstillinger og klare indstillinger. 3

4 e. Bestyrelsens øvrige aktiviteter Arrangementer i forbindelse med bestyrelsesmøder blev vurderet som meget positivt og givende. Der blev foreslået: Besøg hos de projekter, som man har understøttet. Konferencer med udenlandske oplægsholdere fra andre nationalparker / studieture f. Antal udvalg og udvalgenes kompetence. Antal udvalg er passende som det er nu. 4 grupper med geologi under natur. Der blev udtrykt holdning til, at der skal passes på med at oprette for mange niveauer fx grupper under udvalgene. Udvalget for logo og erhverv kan træffe afgørelse i forhold til de retningslinjer, som bestyrelsen har lagt. De andre udvalg kommer med begrundede indstillinger til bestyrelsens beslutning. g. Bestyrelsens indsatsområder Der blev udtrykt utilfredshed med, at det ikke virker som om det er bestyrelsen, der sætter dagsordenen med hensyn til projekter, men at bestyrelsen blot vurderer indkomne projektansøgninger. Der ønskes større fokus på naturen. Vi skal sætte noget i gang på naturområdet. Andre var tilfredse med, at punkterne var sidestillede, og at man er begyndt at bede om ansøgninger på naturområdet via bl.a. hjemmesiden. Vi arbejder efter planen, og hvordan den bliver modtaget af omverdenen, frivillighedsbasis. Det er grundholdningen. Beslutning Drøftelsen blev gennemført Formandens indstilling punkt 2. blev godkendt. 4

5 5. Projektansøgninger fra ansøgningsrunden 1. december 2012 Bilag Notat fra Susanne Bødker På sidste bestyrelsesmøde behandlede bestyrelsen 17 ansøgninger på over kr og afgjorde de 15. For to ansøgnings vedkomne besluttede bestyrelsen, at yderligere forhold skulle undersøges, før bestyrelsen kunne træffe endelig beslutning: I ansøgning nr. 15 om en Historisk troværdig smartphone og web app til Kalø Slotsruien var der usikkerheder i forhold til produktets kvalitet og brugervenlighed. Opsætning af performancekrav blev drøftet, og Susanne Bødker har efterfølgende haft et møde med ansøgeren Kaspar Lund. På den baggrund har Susanne udarbejdet et kort notat om sine drøftelser med Kaspar samt om nogle generelle problemstillinger i forbindelse med, at der udarbejdes applikationer i nationalparkregi. I ansøgning nr. 16 om One Man One Beach maleri ved en strand i nationalparken var der uklarhed omkring økonomien i bogproduktionen samt omkring projektets totaløkonomi. Erling Post har holdt møde med Ken Zier og fået afklaret, at de 52 billeder vil blive søgt holdt samlet og udstillet i Fuglsøcentret, Hamburg og New York. Indstilling Formanden indstiller, at 1. der gives tilsagn til det ansøgte beløb på kr til projektet en Historisk troværdig smartphone og webapp til Kalø Slotsruien. 2. der giver tilsagn på pr til afholdelse af udgifter i forbindelse med de planlagte udstillinger i projektet One Man One Beach maleri ved en strand i nationalparken. Susanne har undersøgt sagen og fremlægger sine betragtninger: Der er en kørende app. Hvad mere får man for de i forhold til det, der er. Hun problematiserer den antagelse som gøres om at en sådan app er rettet mod unge. Hendes bekymringer går på: Nøjagtigheden af gps ved spring i højde, som er et generelt problem. Navigationen foregår ved, at man skal vælge nogle virtuelle skilte, der angiver de historier man får tilbudt. Det kan være en begrænsning, man bliver ikke opsøgt at historierne, men det ved vi ikke helt før det har været prøvet. I prototypen går det langsomt, når man drejer sig om sig selv det kan Kaspar gøre bedre, siger han. Også med nogle mere avancerede overflader. Med hensyn til at uploade app en, hvor meget det fylder, og hvor lang tid tager det, siger Kaspar, at det god kan lade sig gøre at forbedre, det er lyden, der tager tid. Kaspar vil gerne have grafikere til at lægge mere realistiske og avancerede overlader på det er det vi får for pengene. Nye historier m.v. er noget vi selv skal stå for (eller lade nogen stå for). Et væsentlig spørgsmål er hvor længe en sådan app holder brugernes interesse, uden at der kommer nye historier 1½ 2 år. Der skal altså sørges for, at der kommer nyt indhold i, og der skal findes nogle arbejdsformer hvorved nyt indhold tilvejebringes. Susanne synes det stiller spørgsmål til bestyrelsen og sekretariatet om, hvordan vi køber apps og sikrer deres levedygtighed udover de første 2 år. Skal vi engagere frivillige som kan levere nyt indhold? Vil vi have hånds og 5

6 halsret over indholdet for at det må komme ind i "vores app"? Det åbner mange spørgsmål. Hun er ret bekymret for, hvad vi får ud af det, især hvis vi skal have flere apps på lidt længere sigt. Det er vigtigt at tage spørgsmålene op og diskutere dem, så vi fremover kan have en strategi for hvad vi bruger penge på, og hvilke krav vi stiller til leverandørerne. Der er en app, men den vil ikke holde på lang sigt, hvis vi ikke selv gør noget for at holde den kørende. Hun pointerede også, at det er vigtigt at eksperimentere på området. Hun har ikke noget imod at bruge penge på app, men vi skal forstå, hvad vi får for pengene. Er vi parate til som sekretariat og bestyrelse at tage det ind og sørge for at det ikke dør? Debatten gik i vid udstrækning på, om det er for mange penge at give til det. Og om vedligehold og udvikling af app en. Det blev pointeret, at det er Kaspars App. Han kan gøre med den, hvad han vil, også fjerne prototypen fra app store. Der blev talt for, at man selv definerer, hvad man vil have og så sender det i udbud. Der blev også diskuteret beløbets størrelse, kan det gøres for mindre, som Kaspar har nævnt i ansøgningen. Der var generel opbakning til, at vi skal have en app, hvor det primære er at formidle stedet. Det blev fremhævet, at det er et udviklingsprojekt, supermodellen, man kunne vælge en mindre model. Der henvises også til, at vi har støttet andre udviklingsprojekter. Det blev foreslået, at Kaspar laver app en færdig, og så beslutter vi om vi vil støtte den. Der blev bedt om, at en it strategi tages op til udarbejdelse i bestyrelsen. Beslutning Formandens indstilling 1: godkendes ikke, der er ikke grundlag for at tage en beslutning. Formandens indstilling 2: godkendes 6

7 6. Middelaldermarked ved Kalø Slotsruin den 22. og 23. juni 2013 Bilag Ansøgning fra jubilæumskoordinatoren under Museum Østjylland. På møde i oktober 2012 besluttede bestyrelsen, at der samlet i budget 2012 og 2013 disponeres et beløb på kr til medfinansiering af Museum Østjyllands koordinator for afvikling af Kalø Slotsruins 700 års jubilæum samt, at bestyrelsen på baggrund af et nærmere program for jubilæumsaktiviteterne vil være indstillet på at medfinansiere jubilæumsprojekter og arrangementer med et beløb på kr ud over de beløb, som bestyrelsen eventuelt bevilger på baggrund af fremsendte ansøgninger. Formanden sidder i en styregruppe for tilrettelæggelse af jubilæumsåret sammen med Museum Østjylland, Naturstyrelsen og Syddjurs Kommune. På gruppens sidste møde blev afholdelse af et Middelaldermarked den 22. og 23. juni 2013 drøftet. Museum Østjylland har foreslået dette som en fyrtårnsevent og hovedbegivenhed i fejringen af Kalø Slots 700 år jubilæum. Begivenheden vil få potentiale til at vække stor opmærksomhed både lokalt og i hele regionen, og arrangementet kan appellere til en meget bred målgruppe. Samtidig vil et fokus på middelalderen og en tilstræbt autenticitet bidrage til at understøtte Nationalpark Mols Bjerges overordnede formål om at styrke formidlingen af kulturhistorien. Faciliteringen af arrangementet varetages overordnet af Sekretariatskoordinator Julie Lolk med bistand af en lønnet praktisk medhjælper, der ansættes i 1 1/2 måned omkring afviklingen. Logistikken dvs. sanitet, materiel i form af hegn, køreplader mm. samt beredskab forventes varetaget af Syddjurs Kommune, mens Naturstyrelsen bidrager med mandskab til afvikling af relevante, fysiske opgaver, og Museum Østjylland stiller medarbejdere til rådighed i forbindelse med planlægning og afvikling af diverse aktiviteter og vidensformidling under selve eventen. Rønde Handelsstands Forening har efter mundtlig aftale givet tilsagn om opbakning til en middelalderevent og samarbejde i den sammenhæng. Derudover forventes det, at de øvrige parter i formidlingspartnerskabet i Nationalpark Mols Bjerge vil bidrage efter evne med arbejdskraft, materiel mv. Det forventes endvidere, at der kan rejses et hold af frivillige medhjælpere fra bl.a. lokale foreninger. Som det fremgår af bilaget anslås den samlede udgift for arrangement at være på kr På den baggrund er bestyrelsen blevet anmodet om stillingtagen til en underskudsdækning på budgetteret kr Indstilling Formanden indstiller, at der gives tilsagn om underskudsdækning på maksimalt kr til dækning af udgifter for afvikling af arrangementet. Det blev oplyst, at der ikke bliver Barda træf i år. Der blev afklaret, at de , som vi i forvejen har afsat til projekter indgår i de Beslutning Formandens indstilling: Godkendt. 7

8 7. Ansættelse af kommunikations og projektmedarbejder På sidste møde i bestyrelsen blev stillingsopslag og tidsplan for genbesættelse af sekretariatets vakante stilling som kommunikations og projektmedarbejder godkendt, og der blev nedsat et ansættelsesudvalg bestående af formanden, sekretariatslederen samt Jette og Dagmar fra bestyrelsen. Ansøgningsfristen udløb den 27. februar 2013 og der var indkommet 286 ansøgninger til stillingen. Ansættelsesudvalget udpegede på møde den 4. marts 6 til samtale, som afholdes den 11. marts Indstilling På baggrund af de afholdte samtaler vil sekretariatslederens indstilling til hvilken ansøger, der skal tilbydes jobbet, blive fremlagt på mødet. Erling orienterede om, at der var286 ansøgere. Der var rigtig mange relevante ansøgere. Ansættelsesudvalget enedes om at tage 6 til samtale, hvorefter der indstilles 1 til ansættelse. Der har været en god og professionel håndtering Beslutning Sekretariatets indstilling til ansættelse godkendes. 8

9 8. Organisering af formidling for og i nationalparken På sidste møde i bestyrelsen blev det i lyset af den koordinerende naturvejleders overførsel til nationalparksekretariatet besluttet, at organiseringen af formidlingen for og i nationalparken skulle genbehandles. Endvidere blev det besluttet at sekretariatet skulle udarbejde en liste over formidlingskoordinatorens arbejdsopgaver: 1. Aktiv formidling i og om nationalparken, herunder guidede ture og rundvisninger 2. Vedligehold og videreudvikling af diverse brochuremateriale og kortmateriale 3. Synliggøre nationalparken på diverse messer og udstillinger 4. Arbejde med frivillige i nationalparken 5. Udvikling af undervisning om nationalparken, skoletjeneste og lejrskoler 6. Udvikling af elektroniske formidlingstiltag til Smartphones og Tablets, herunder vedligehold af den eksisterende app, og udvikling af en version 2 7. Udvikling af pakketure, i samarbejde med Destinationen og de øvrige formidlingsaktører 8. Arbejde med bedre tilgængelighed i kystzonen 9. Deltage i netværk om Danmarks nationalparker og faglige netværk om naturvejledning. Indstilling Formanden indstiller, at 1. listen over arbejdsopgaver tages til efterretning 2. formidlingen i og for nationalparken refererer direkte til bestyrelsen 3. formanden indgår i en styregruppe med Kommunen og Friluftsrådet, som 2 gange årligt indkalder alle, der er involveret i formidling i og omkring nationalparken til et inspirations og koordinationsseminar. Det blev oplyst, at de krav Friluftsrådet har i forhold til afrapportering sker på baggrund af de mål, der er beskrevet i bevillingsskrivelsen. Beslutning Formandens indstilling godkendes. 9

10 9. Orientering om status for projektansøgninger til og med kr Bilag Afgjorte projekter: 1. Reindeersafari Tilsagn 2. BryoCamp Tilsagn med forbehold Siden bestyrelsens møde i januar 2013 har sekretariatet modtaget og afgjort 2 ansøgning om projekter til og med kr , som hermed fremlægges til orientering. Ingen bemærkninger 10

11 10. Orientering fra sekretariatet og bestyrelsesformanden om aktiviteter siden sidst Bilag Aktivitetsoversigt februar 2013 Sekretariatet har til orientering udarbejdet en aktivitetsoversigt opdelt på projekter, møder og oplæg. Ingen bemærkninger 11

12 11. Åben for tilføjelser Intet 12. Eventuelt Der blev efterlyst en oversigt over de ansøgninger, som får afslag, fordi de ligger uden for nationalparkgrænsen. Der blev spurgt til beløb til dækning af udgifter for lodsejerne på grund af skader som følge af den øgede turisme. Der blev spurgt til, hvordan processen er ved udpegning af ny bestyrelse. Det er ministeriet, der arbejder med det, vi skal ikke gøre noget. 12