Indsendelse af filer til banken

Transkript

1 Forløbet for indsendelse af en betalingsfil til banken Sådan godkendes og sendes betalinger i Navision Stat Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du indsender og godkender en betalingsfil i Business Online, som først er dannet i dit økonomisystem. I udbetalingskladden udsøges betalinger der afsendes til Business Online, til NEMkonto eller som en blanding af betalinger, der enten afsendes til Danske Bank eller NEMkonto. En Udbetalingskladde indeholder betalingsposter. Samtidig med at betalingerne udsøges, overføres de til en betalingsoversigt, hvorfra betalingerne godkendes og sendes. Ønsker du at vide mere om de generelle opsætninger, der skal foretages i Navision Stat, for at kunne anvende Business Online, kan det læses i Kvikguide til opsætning af Navision Stat for afvikling af betalinger via Business Online (Danske Bank), som kan ses på Økonomistyrelsens hjemmeside. Direkte afsendelse til Danske Bank og NEMkonto Såfremt du vælger en blanding af betalinger, fås følgende besked, når der vælges enten Godkend og Send eller blot Send efter udført godkendelse. Til denne besked kan du blot svare OK, hvorefter følgende billede fremkommer: Den aktuelle løsning af Navision Stat understøtter ikke, at du samtidigt sender via API direkte til Danske Bank og via web service direkte til NEMkonto. Derfor skal du i ovenstående vindue fjerne markeringen i kolonnen Udlæs for NKS (NEMkonto) og klikke OK for udelukkende at håndtere Danske Bank betalingerne. Når du er færdig med at sende til Danske Bank, kan du igen vælge Send fra Betalingsoversigten og sende resten af betalingsposterne til NEMkonto. Hvis du kun udsøger ENTEN Danske Bank ELLER NEMkonto betalinger, vil du ikke få den første besked, og vinduet Banker (Udlæsning) vil kun indeholde en linje (enten DB eller NKS).

2 Nedenstående skærmdump viser et antal betalinger, der ligger klar til godkendelse. Indeholder Udbetalingskladden både betalinger til NEMkonto (NKS) og til Business Online, sker godkendelsen på en gang, hvor afsendelse af betalingerne foretages over to gang. Betalinger til både NKS og Business Online bliver først delvis godkendt af første godkender, hvorfor en anden bruger vil skulle endelig godkende og sende betalingerne. Der er i Navision Stat indført en funktionsadskillelse der sikre, at den person der bogføre en faktura kun må første godkende en betaling. Der kommer derfor en fejlmeddelelse, hvis den der har bogført fakturaen prøver, at anden godkend betalingen. Efter at betalingsforslaget er dannet, skal betalingerne godkendes og sendes, dette gøres ved at vælge knappen Funktion og punktet Godkend og send. Der kommer nu nedenstående meddelelse, som du skal svare ja til.

3 Der kommer nu dette billede, der viser, at der vil blive dannet to betalingsfiler. Tryk OK for at sende betalingerne af sted. Tryk på OK. 1. Importer fil via Mappeoversigt 2. Luk mappen og godkend betalinger 3. Eventuel 2. godkendelse af betalinger 4. Tilbagekaldelse betaling 5. Visning af udbetalingsmaksimum I det efterfølgende kan du trin for trin følge forløbet for en betaling, der er oprettet i Business Online. Importer fil til Business Online Når du vil indsende en betalingsfil via Business Online, skal du først importere denne via Mappeoversigten. Du kommer automatisk ind i mappeoversigten ved at klikke på menupunktet Filer til banken i din topmenu.

4 Lokale filer I rullelisten Lokale filer vælger du den placering, din betalingsfil har på din pc. Hvis den pågældende placering ikke fremgår af rullelisten, kan du registrere den ved at klikke på knappen Opret filregistrering Når du har valgt en placering, klikker du på Søg. Du vil herefter få vist en oversigt over de lokale filer. Filerne vises som mapper, der får samme navne som de oprindelige filer. Filerne vil have status Klar til indsendelse. Send fil Klik på funktionspilen til venstre for mappen med den fil, du ønsker at sende til banken, og vælg menupunktet Send mappe. Hvis du vil sende flere betalingsfiler på samme tid, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de ønskede mapper og klikke på knappen Send mapper. Du vil efterfølgende blive bedt om at indtaste din personlige kode. Betalingsfilen bliver nu overført fra din pc til bankens system. Overførselstiden afhænger bl.a. af filens størrelse og hastigheden på din internetforbindelse. Du vil derfor kunne opleve, at filen får status Under indsendelse af xxxxxx. Klik på Søg for at opdatere skærmbilledet, indtil filen er modtaget i banken, f.eks. med status Åbnet af xxxxxx. Mappen skal efterfølgende eventuelt lukkes og betalingerne godkendes.

5 Hvis mappen mangler lukning og/eller betalingerne mangler godkendelse, kan du f.eks. gøre det via Godkend alle betalinger og luk mappen i funktionsmenuen. Hvis fuldmagtsforholdene kræver, at der er to underskrifter på betalingerne, skal en anden bruger logge på Business Online og godkende betalingerne, inden de kan blive gennemført på ekspeditionsdagen. Luk mappen, og godkend betalinger En mappe med status Åbnet af xxxxxx er en kladde, og betalingerne i den mappe ekspederes ikke. Du kan fortsat oprette flere betalinger i den samme mappe. I en mappe med status Lukket af xxxxxx ekspederer vi betalingen på ekspeditionsdagen, hvis betalingen er godkendt. Når du vil lukke mappen og godkende betalingerne, skal du vælge Mappeoversigt i Genveje eller i menuen. Klik på funktionspilen til venstre for den aktuelle mappe. Vælg menupunktet Godkend alle betalinger og luk mappen. Indtast personlig kode for at forsyne betalingen med en digital signatur. Klik på knappen OK. Nu er dine betalinger godkendt og mappen lukket. Betalingerne er nu klar til at blive gennemført på ekspeditionsdagen. Se eventuelt også næste punkt. Hvis mappen ikke er lukket og/eller mangler godkendelse vil dette fremgå af en meddelelsesboks i højre side af Business Online. Derudover vil du ved log-off få vist et popup billede, som gør opmærksom på, at der er betalinger, som ikke vil blive ekspederet førend lukning af mappen er foretaget samt eventuel godkendelse af disse.

6 2. godkendelse Hvis fuldmagtsforholdene kræver, at der er to underskrifter på betalingerne, skal en af betalinger anden bruger logge på Business Online og godkende betalingerne, inden de kan blive gennemført på ekspeditionsdagen. Når den anden bruger er logget på, kan denne vælge Mappeoversigt i Genveje eller i menuen. Klik på funktionspilen til venstre for den aktuelle mappe Vælg menupunktet Godkend alle betalinger Indtast personlig kode for at forsyne betalingerne med en digital signatur Klik på knappen OK. Nu er betalingerne godkendt og mappen lukket. Betalingerne er nu klar til at blive gennemført på ekspeditionsdagen. Tilbagekaldelse af betaling Hvis betalingen fejlagtigt er blevet ekspederet, er det muligt at tilbagekalde en allerede ekspederet betaling på ekspeditionsdagen (det er ikke muligt at tilbagekalde en ekspederet betaling senere end på ekspeditionsdagen). Via Betalingsoversigt vælges den betaling, som ønskes tilbageført. Følgende fremgangmåde kan anvendes Klik på funktionspilen til venstre for den aktuelle betaling Vælg menupunktet Tilbagekald betaling Klik på knappen OK

7 Nu er betalingen tilbagekaldt (kræver ikke en evt. 2. godkendelse) og vil ikke blive ekspederet. Status på betalingen er herefter Tilbagekaldt. Visning af betalingsmaksimum Når du vil have vist en kontos betalingsmaksimum, skal du benytte menupunktet Kontobevægelser. Herefter vælges den aktuelle konto og klikker på Vilkår og Betalingsmaksimum Konto vil blive vist som en del af næste skærmbillede: