Kom godt i gang med Easybooks

Transkript

1 Kom godt i gang med Easybooks Easybooks er et brugervenligt og gratis regnskabsprogram, som betjenes direkte via internettet ved hjælp af en browser, for eksempel via Internet Explorer eller Mozilla Firefox. Det eneste, du behøver, er en computer med internetadgang. Det kræver ingen specielle ITkundskaber at bruge Easybooks. Easybooks er reklamefinansieret og derfor gratis at bruge. Der er intet startgebyr og ingen løbende abonnementer. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte vores supportteam. Du kan også benytte onlinehjælpen ved at klikke på de blå feltnavne eller se vores videoer på YouTube om specifikke funktioner i Easybooks. På de næste sider får du en nærmere beskrivelse af systemets opbygning, funktioner og brug. Vi ønsker dig held og lykke med Easybooks! K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 1

2 Indholdsfortegnelse Prøv Easybooks... 3 Hvordan bliver jeg kunde hos Easybooks?... 4 Oprettelse af brugere... 6 Opsætning af virksomhed... 7 Oprettelse af regnskabsår... 9 Oprettelse af kontoplan Oprettelse af momskoder Bogføring af en kassekladde Oprettelse af varer og varegrupper Oprettelse af debitorer og debitorgrupper Oprettelse af tilbud til bogføring af fakturaen Oprettelse og bogføring af en kreditnota Åbningssaldi Årsafslutning Din Easybooks-konto Hvordan får jeg hjælp? K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 2

3 Prøv Easybooks Du kan prøve Easybooks ved at gå ind på adressen og klikke på knappen Prøv i dag. Dette åbner nedenstående vindue: På denne side indtaster du brugernavn og adgangskode. Vi anbefaler, at du vælger et brugernavn og en adgangskode, som du kan huske, da du skal bruge disse til at logge ind på Easybooks efterfølgende. Herefter får du adgang til et demofirma (Peters Vinduesservice I/S), som giver dig mulighed for at teste regnskabsprogrammet. Du kan ligeledes udfylde felterne med egne data og oprette flere brugere. Hvis du ikke ønsker at fortsætte med at bruge Easybooks, vil dine data blive slettet fra systemet efter 30 dage, og din konto vil blive lukket. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 3

4 Hvordan bliver jeg kunde hos Easybooks? For at blive kunde hos Easybooks skal du godkende aftalen om brug af Easybooks. Vi anbefaler, at du udskriver og læser dokumentet, inden du godkender det. Klik på menupunktet Konto og vælg Aftale. Dette åbner nedenstående vindue: Klik på linket Aftale i PDF og læs dokumentet grundigt. Hvis du kan godkende aftalen, skal du klikke på knappen Frem. Dette åbner nedenstående vindue: Du skal nu indtaste oplysningerne for kontohaveren. Kontohaveren er den virksomhed, som Easybooks registrerer og eventuelt kan tage kontakt til, hvis nødvendigt. Indtast firmanavnet i feltet Navn. Felterne Adresse 2, Telefonnr. og Mobilnr. er frivillige alle andre felter skal udfyldes. Når oplysningerne er indtastet, skal du klikke på knappen Frem. Dette åbner nedenstående vindue: K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 4

5 Hvis du ønsker at godkende aftalen endeligt, skal du markere dette felt og klikke på knappen Frem. Dette åbner nedenstående vindue: Aftalen om brug af Easybooks er nu godkendt. Når du klikker på knappen Afslut, sendes en med et aktiveringslink til den adresse, der er angivet under Konto, Generelt. Ved at klikke på linket bliver det muligt at oprette de ønskede firmaer for kontoen og at bogføre for disse firmaer! K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 5

6 Oprettelse af brugere Vælg menupunktet Konto, Bruger: For at oprette en ny bruger skal du udfylde felterne Brugernavn, Adgangskode, Navn og E- mail alle andre felter er valgfrie. Du kan begrænse brugeren til kun at se et bestemt firma. Du kan ligeledes begrænse brugeren til kun at have læserettigheder. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 6

7 Opsætning af virksomhed Du kan oprette et eller flere firmaer på din konto. Under Opsætning, Virksomheder fremgår de vigtigste virksomhedsoplysninger som for eksempel firmanavn, adresse og kontaktperson. Demofirmaet Peters Vinduesservice I/S har du altid til rådighed, med mindre du vælger at slette det. Du kan oprette nye brugere tilknyttet dette firma og bogføre på testbasis. Nogle funktioner i Easybooks kræver oprettelse af et ikke-fiktivt firma. Opret dit eget firma ved at klikke på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue. NB! Hvis knappen Ny ikke er aktiveret, har du ikke godkendt aftalen om brug af Easybooks. Godkendelsen er en forudsætning for oprettelse af et ikke-fiktivt firma. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 7

8 Du kan nu udfylde felterne. For at få hjælp kan du bruge onlinehjælpen. I hvert felt kan du klikke på det blå feltnavn, hvorefter onlinehjælpen åbnes. Som eksempel opretter vi firmaet Peters Vinduesservice I/S i Danmark. Vinduet ser nu således ud: NB! Alle data er fiktive data, som udelukkende tjener som eksempel. Glem ikke at gemme dine oplysninger. Når felterne under menupunktet Virksomheder er udfyldt og gemt, kan du klikke på Nummeropsætning. Her kan du opsætte fx bilagsnr. og vælge, om Easybooks automatisk skal foreslå næste nummer ved oprettelse af debitorer og kreditorer. Hvis du skal bruge hjælp til at udfylde felterne, kan du benytte dig af onlinehjælpen ved at klikke på det blå feltnavn. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 8

9 Oprettelse af regnskabsår Inden du begynder at oprette tilbud og fakturaer eller at bogføre i dine kassekladder, er det nødvendigt, at du først sætter dit regnskabsår op. Vælg menupunktet Opsætning, Regnskabsår: Demofirmaet har et eksisterende regnskabsår for år Hvis du har oprettet dit eget firma, vil dette regnskabsår ikke fremgå af din oversigt. Opret dit regnskabsår ved at klikke på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue. NB! Et regnskabsår løber oftest fra den til den Hvis der er et eksisterende regnskabsår, vil programmet foreslå datoerne for det nye regnskabsår, som i dette tilfælde. Hvis der ikke er nogle eksisterende regnskabsår, vil felterne Startdato og Slutdato være blanke. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 9

10 Gem dit regnskabsår ved at klikke på knappen Gem. For at oprette et regnskabsår skal felterne Regnskabsår, Startdato og Slutdato som minimum være udfyldt. Det er muligt at oprette regnskabsår hen over et årsskifte. For hvert oprettet regnskabsår vil programmet automatisk oprette dine regnskabsperioder. Der bliver automatisk oprettet en primo-periode med regnskabsårets startdato samt en ultimo-periode med regnskabsårets slutdato. For bogføring i en primo- eller ultimo-periode se punktet Bogføring af en kassekladde. Du kan se dine regnskabsperioder ved at klikke på knappen Perioder. Dette åbner nedenstående vindue: For at lukke en regnskabsperiode markerer du feltet Lukket ud for den ønskede periode. Når alle regnskabsperioder er lukkede, kan du se det i oversigten over dine regnskabsår. Det er ikke muligt at bogføre i en lukket regnskabsperiode. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 10

11 Oprettelse af kontoplan Vælg menupunktet Opsætning, Finanskonti: Ovenstående oversigt er for demofirmaet. Hvis du har oprettet din egen virksomhed, vil denne oversigt være tom. Det er muligt at oprette finanskonti sumkonti og overskriftskonti. Felterne Kontonr., Kontonavn og Kontotype skal som minimum være udfyldt. For at oprette nye finanskonti klik på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue: K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 11

12 Hvis du ønsker at benytte en eksisterende kontoplan, klik på knappen Kopier. Vælg det firma i listen, som du ønsker at kopiere fra. Eventuelt manglende momskoder, der bliver benyttet på de kopierede konti, vil automatisk blive oprettet. For at kunne kopiere en kontoplan fra et andet firma skal kontoplanen for det aktuelle firma være tom. Oprettelse af momskoder Vælg menupunktet Opsætning, Momskoder: For at oprette en ny momskode klik på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue: Felterne Momskode, Momssats, Momstype samt Kontonr. skal som minimum udfyldes. Ved oprettelse af en EU-momskode skal feltet Modkontonr. ligeledes udfyldes. Ved bogføring med en momskode vil momsbeløbet blive bogført på den indtastede konto ud for feltet Kontonr. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 12

13 Bogføring af en kassekladde Vælg menupunktet Opsætning, Kassekladdenavne: Ovenstående oversigt er for demofirmaet. Hvis du har oprettet din egen virksomhed, vil denne oversigt være tom. For at oprette en ny kassekladde klik på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue: Felterne kassekladdenavn og Periodetype skal som minimum udfyldes. For at bogføre i en primo-periode kræver det en kassekladde med periodetypen sat til Primo. Det tilsvarende gælder for ultimo. Indtastede linjer i en kassekladde med periodetypen sat til Primo vil automatisk blive bogført på primo-perioden. Det tilsvarende gælder for ultimo og normal. Efter at have oprettet de ønskede kassekladder er du klar til bogføring. Klik på menupunktet Bogføring, Kassekladder. Dette åbner nedenstående vindue: K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 13

14 Klik på knappen Vælg ud for den ønskede kassekladde. I dette tilfælde vælges den øverste kassekladde (Kasse), som kan benyttes til kassebilag. Dette åbner nedenstående vindue: Ovenstående kassekladde er for demofirmaet. Der er på forhånd lagt linjer ind for at give et overblik over, hvordan det virker og ser ud. Hvis du har valgt en kassekladde for din egen virksomhed, vil denne være tom. Du er nu klar til at indtaste linjer i kassekladden. Den øverste linje i kassekladden er altid den linje, du indtaster i for at tilføje nye linjer i kassekladden. Når du er færdig med at indtaste i linjen, trykker du på knappen Gem. Herefter bliver din linje oprettet i kassekladden og rykke ned på linje 2. Den øverste linje er tom igen. Det er muligt at ændre i dine linjer. Dette gør du ved at ændre i den/de pågældende linjer og klikke på knappen Gem. Programmet vil automatisk kontrollere, om kassekladden stemmer. Det er ikke muligt at bogføre linjerne, før kassekladden stemmer. Hvis du ved oprettelse af kassekladden indtastede kontonr. for sumvisning samt tekstfelt til sumkonto, kan du se summen for den valgte konto i overskriftsfeltet. Overskriftsfeltet indeholder kassekladdenavnet samt eventuelt tekstfelt til sumkonto og saldoen for den valgte konto. Se eksempel nedenfor: K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 14

15 For bogføring af kassekladden klik på knappen Bogfør. Ved bogføring af kassekladden opretter programmet finansposter, eventuelle momsposter samt en journal for bogføringen. Linjerne i kassekladden bliver slettet ved bogføring. Hvis du ønsker at beholde linjerne efter bogføring af kassekladden, kan du angive dette under oprettelse af kassekladden. Vælg menupunktet Opsætning, Kassekladdenavne. Klik på knappen Vælg ud for den ønskede kassekladde. Dette åbner et vindue, som svarer til nedenstående: Fjern markeringen i feltet Slet efter bogføring. Linjerne i denne kassekladde bliver ikke længere slettet ved bogføring. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 15

16 Oprettelse af varer og varegrupper For at kunne oprette tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer skal der oprettes nogle varer/serviceydelser. Vælg menupunktet Opsætning, Varegrupper: Ovenstående oversigt er for demofirmaet. Hvis du har oprettet din egen virksomhed, vil denne oversigt være tom. For at oprette nye varegrupper klik på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue: Ved bogføring af en vare, som er tilknyttet denne varegruppe, vil beløbet blive bogført på det indtastede kontonummer ud fra feltet Salgskontonr. For at gemme varegruppen klik på knappen Gem. Varegruppen er nu oprettet, og varerne kan oprettes. For at oprette nye varer vælg menupunktet Opsætning, Varer: K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 16

17 Ovenstående oversigt er for demofirmaet. Hvis du har oprettet din egen virksomhed, vil oversigten være tom. For at oprette en vare klik på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue: For at gemme varen klik på knappen Gem. Du er nu klar til at oprette tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer. Læs mere om dette under punktet Oprettelse af et tilbud til bogføring af fakturaen. Alle felterne skal udfyldes for at kunne oprette en vare. Ved bogføring af en vare, vil momsbeløbet automatisk blive bogført på den konto, der er valgt for den tilhørende momskode. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 17

18 Oprettelse af debitorer og debitorgrupper Vælg menupunktet Debitor, Debitorgrupper: Ovenstående oversigt er for demofirmaet. Hvis du har oprettet din egen virksomhed, er denne oversigt tom. For at oprette en debitorgruppe, klik på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue: For at gemme debitorgruppen, klik på knappen Gem. Ved bogføring af en debitor, der er tilknyttet denne debitorgruppe, bliver beløbet bogført på det indtastede kontonummer ud for feltet Finanskontonr. For at oprette debitorer, vælg menupunktet Debitor, Debitorer: K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 18

19 Ovenstående oversigt er for demofirmaet. Hvis du har oprettet din egen virksomhed, vil denne oversigt være tom. For at oprette en ny debitor klik på knappen Ny. Dette vil åbne nedenstående vindue: Feltet Debitornr. bliver som standard sat automatisk ud fra det sidste nummer, der er brugt. Felterne Debitornr., Debitornavn, Debitorgruppe, Momszone og Betalingsbetingelse skal som minimum udfyldes for at kunne oprette en debitor. Klik herefter på knappen Gem for at gemme debitoren. Proceduren for oprettelse af debitorer og debitorgrupper er den samme som for oprettelse af kreditorer og kreditorgrupper. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 19

20 Oprettelse af tilbud til bogføring af fakturaen Vælg menupunktet Salg, Tilbud. Ovenstående oversigt er for demofirmaet. Hvis du har oprettet din egen virksomhed, er denne oversigt tom. For at oprette et nyt tilbud klik på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue: På et tilbud er det ikke en nødvendighed, at du har oprettet debitoren forinden. Det er muligt at indtaste de oplysninger, du har på tilbuddet, og oprette debitoren senere. Dette gælder K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 20

21 også for oprettelse af ordrer. Ved oprettelse af faktura og kreditnota skal du have oprettet debitoren forinden. Hvis en oprettet debitor vælges, indsættes alle oplysningerne for debitoren på tilbuddet. Det samme gælder for ordrer, fakturaer og kreditnotaer. Felterne Tilbudsnr., Tilbudsdato, Debitornavn, Momszone og Betalingsbetingelse skal som minimum udfyldes. Når oplysningerne på debitoren er udfyldt, klik på Gem. Tilbudshovedet er nu gemt, og der kan oprettes linjer på tilbuddet. Klik på knappen Linjer. Dette åbner nedenstående vindue: Her ses en oversigt over varelinjerne for tilbuddet. Overskriftsfeltet indeholder tilbudsnummeret, så det hele tiden er muligt at se, hvilket tilbud der tilføjes varelinjer på. For at oprette en ny linje på tilbuddet klik på knappen Ny. Dette åbner nedenstående vindue: For at vælge en vare klik på knappen Vælg ud for feltet Varenr. Varens navn indsættes automatisk i tekstfeltet. Husk at trykke på knappen Gem for at gemme linjen. Når det K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 21

22 ønskede antal linjer er oprettet, klik på knappen Tilbage. Oversigten over linjerne vil igen vises. For at komme tilbage til tilbudshovedet klik på knappen Tilbage. Det samme gælder for oprettelse af ordrer, fakturaer og kreditnotaer. En ordre kan dannes på baggrund af et tilbud. Dette gøres ved at vælge menupunktet Salg, Tilbud og klikke på knappen Vælg ud for det ønskede tilbud. Klik på knappen Dan ordre, og der dannes en ordre svarende til tilbuddet. Tilbuddet bliver samtidig arkiveret. Ordren kan nu ses under menupunktet Salg, Ordrer. Ligeledes kan en faktura dannes på baggrund af et tilbud og en ordre. Dette betyder, at arbejdet fra oprettelse af et tilbud, til et egentligt salg er gennemført og bogført, kan udføres ved nogle få klik. For at udskrive det samlet tilbud klik på knappen Udskriv. Der åbnes nu et pdf-dokument, som enten kan vedhæftes i en eller printes ud og sendes til debitoren. Inden bogføring af en faktura er det muligt at udskrive en testfaktura for at kontrollere, at det ser ud som ønsket. Efter bogføring af fakturaen er det muligt at udskrive en rigtig faktura. Det samme gælder for kreditnotaer. Når tilbuddet slettes, slettes det helt fra programmet. Tilbuddet kan også arkiveres, og det er efterfølgende muligt at kopiere dette tilbud. For at arkivere tilbuddet klik på knappen Arkiver. Tilbuddet arkiveres og findes nu i stedet under menupunktet Historik, Tilbud. Det er muligt at kopiere fra et arkiveret tilbud og herved danne et identisk tilbud. Det samme gælder for ordrer, fakturaer og kreditnotaer. Efter oprettelse af en faktura er det muligt at bogføre denne. Ved bogføring bliver der oprettet finansposter, momsposter og en journal for bogføringen, og fakturaen bliver arkiveret. Oprettelse og bogføring af en kreditnota Vælg menupunktet Salg, Kreditnota. Proceduren ved oprettelse af en kreditnota er den samme som ved oprettelse af tilbud, ordrer og fakturaer. Det er muligt at oprette en kreditnota på baggrund af en bogført faktura. Klik på knappen Dan kreditnota af faktura og herefter på Vælg ud for den ønskede kreditnota. Klik på knappen Kopier. Kreditnotaen er nu dannet og kan ses under menupunktet Salg, Kreditnota. Efter oprettelse af en kreditnota er det muligt at bogføre denne. Ved bogføring bliver der oprettet finansposter, momsposter og en journal for bogføringen, og kreditnotaen bliver arkiveret. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 22

23 Åbningssaldi For at kunne danne åbningssaldi skal der først oprettes en kassekladde med periodetypen primo. I demofirmaet er der oprettet en kassekladde med navnet Opstart og periodetypen primo, som kan benyttes til formålet. Årsafslutning For at kunne lave en årsafslutning skal der først oprettes en kassekladde med periodetypen ultimo. I demofirmaet er der oprettet en kassekladde med navnet Årsafslutning og periodetypen ultimo, som kan benyttes til formålet. Herefter vælges menupunktet Opsætning, Regnskabsår. Klik på knappen Vælg ud for regnskabsåret og herefter på knappen Årsafslutning. Dette åbner nedenstående vindue: Udfyld felterne og klik herefter på knappen Årsafslutning. For at gennemføre årsafslutningen vælg menupunktet Bogføring, Kassekladder og klik på knappen Vælg ud for den kassekladde, der blev brugt til årsafslutningen. Her ses linjerne, der blev dannet ved årsafslutningen. Klik på knappen bogfør, og årsafslutningen er nu gennemført. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 23

24 Din Easybooks-konto Du kan unter Konto, Generelt se dine stamdata på din konto hos Easybooks. Skærmbilledet ser således ud: I feltet Status kan du se, om din konto er aktiv (normaltilstand), eller om aftalen om brug af Easybooks endnu ikke er godkendt. I givet fald vil feltet Status indeholde Aftale mangler godkendelse. Såfremt du på et tidspunkt ikke længere vil benytte Easybooks, kan du lukke din konto ved at klikke på knappen Luk konto. Du vil da blive bedt om at bekræfte, at du vil lukke kontoen. K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 24

25 Hvordan får jeg hjælp? Der er flere muligheder for at få hjælp: - Dette dokument: Læs dette dokument grundigt, og det vil hjælpe dig med at komme i gang med Easybooks. - Onlinehjælp: Du kan i hvert felt klikke på det blå feltnavn, hvorefter onlinehjælpen åbnes i et nyt vindue. - Support gennem vores supportafdeling: Du kan stille et spørgsmål til vores supportafdeling. Vælg Hjælp, Supportspørgsmål, Ny. Vær venligst så præcis som muligt, når du formulerer spørgsmålet, således at vi kan give dig et hurtigt svar med en anvendelig løsning. Vær opmærksom på, at supporten kun omfatter håndtering af regnskabsprogrammet, og at spørgsmål om bogføring generelt skal henvendes til revisor eller lignende. - YouTube: Easybooks er også på YouTube. Vi har produceret en række videoer om specifikke funktioner i regnskabsprogrammet for på den måde at lette arbejdet med Easybooks for dig. Vælg adressen Dato: K o m g o d t i g a n g m e d E a s y b o o k s S i d e 25