Bestilling af udtræk på Fælles Indbetalingskort

Transkript

1 Bestilling af udtræk på Fælles Indbetalingskort Forord Denne information er en guide til lave udtræk af Fælles Indbetalingskort (FIK) til dit økonomisystem. Guiden giver et godt grundlag til at vurdere, om du ønsker at lave udtræk efter behov eller udtræk med faste intervaller. Indstillinger: I Indstillinger kan du indsætte faste oplysninger, du skal bruge, hver gang du udlæser FIK. Faste indstillinger laves i Indstillinger under menupunktet Fil ind-/udlæs på fanen FI-Advisering Filnavn: Hvis ikke du udfylder feltet Filnavn, bruges standard-filnavnet f.eks. FI ). Det skal læses på følgende måde: Udtrækstype-Kreditornummer-Udtræk fra-udtræk til-kortarter i udtrækket. Giver du filen et fast filnavn, skal du skrive.pbs bagefter. F.eks: Export.PBS. Gem i: Du kan klikke på Gennemse for at udpege mappen, hvor du vil have udlæst filen. Format: PBS Payment Business Services kan indlæses af de fleste økonomisystemer. For at se andre formater, skal du vælge Vis alle udgaver. Husk at klikke på Gem! 1/5

2 Bestil udtræk med FIK Nye udtræk kan bestilles ved at klikke på Bestil nyt udtræk i Udlæs i menuen Fil ind-/udlæs. Hyppighed: Vælg hvor ofte du vil have udtrækket leveret. Vælger du engangs, betyder det, at du selv vælger periode fra gang til gang. Det har den fordel, at du får en fil pr. gang, du ønsker at ajourføre dine debitorer. Udtrækket kan også indeholde FIKindbetalinger fra i dag. Ulempen kan være, at du skal ind og definere udtrækket hver gang. Vælger du en anden hyppighed, betyder det, at der ligger et udtræk for hver periode. Hvis du f.eks. ønsker at ajourføre dine debitorer dagligt, vil der hver dag ligge en fil med dagens FIKindbetalinger. Bliver filerne i en periode ikke udlæst, f.eks. på grund af ferie, kursus eller sygdom, vil der ligge en fil pr. dag 3 ugers manglende ajourføring giver i dette tilfælde 15 filer. En anden ulempe kan være, at filen ikke indeholder data fra leveringsdatoen, hvilket betyder, at ajourføringen af økonomisystemet altid vil være en dag bagefter. Vælges Engangs, ser bestillingsbilledet sådan ud: 2/5

3 Kreditornummer: Vælg det eller de kreditornumre, som du ønsker at lave et udtræk på. Holder du Ctrl nede, samtidig med at du klikker på de enkelte kreditornumre, markeres de som valgte. Du kan også vælge alle på en gang ved at klikke på Alle kreditorer. De kreditornumre, du har valgt, samles i én fil. Ønsker du derfor en fil pr. kreditornummer, skal du lave en bestilling pr. kreditornummer. Fra dato (Inkl.): Her skriver du den dato, du vil have udtrækket fra. Du kan lave udtræk 3 måneder tilbage. For nemheds skyld står datoen for sidste udtræk ud for datofeltet. Til dato (Inkl.): Her skriver du den dato, du vil have udtrækket til. Perioden må højst være 3 måneder. Hvis dagens FI-adviseringer ikke er dannet, har du ikke mulighed for at vælge dags dato. Så kan du enten vente med at lave udtrækket til senere på dagen eller lave det til og med i går. Kortart: Vælg den kortart, som du ønsker skal være med i udtrækket. Vær opmærksom på, at Kortart 73 ikke indeholder betalingsident, der bruges til automatisk ajourføring af debitorer. Betalingsident: Ønsker du at lave et udtræk med bestemte betalingsidenter, kan du definere det her. Adviseringer: Du kan vælge, om du kun vil have gennemførte adviseringer med i udtrækket eller kun tilbageførte adviseringer. Oftest vil du vælge Gennemførte adviseringer. Gemte Indstillinger: Ønsker du at ændre standardindstillinger for: Filnavn Sti Format kan du klikke på Vær opmærksom på, at ændringen kun gælder for denne bestilling. Ønsker du en generel ændring i standardindstillingerne, skal du gøre det i Indstillinger. 3/5

4 Vælges en anden Hyppighed end Engangs, ser bestillingsbilledet lidt anderledes ud: Dato for 1. udtræk: Her skriver du den dato, du vil have det første udtræk leveret. Dato skal være fremtidig, dvs. du skal skrive en dato fra i morgen og frem i tiden. Dato for næste udtræk: Denne dato bliver beregnet ud fra Hyppighed og Dato for 1. udtræk. Data indhold fra den: Her skriver du den dato, du vil have udtrækket fra. Perioden må højst være 3 måneder regnet fra den dato, du skriver i Dato for 1. udtræk. Kortart: Vælg den kortart, som du ønsker skal være med i udtrækket. Vær opmærksom på, at kortart 73 ikke indeholder betalingsident, der bruges til automatisk ajourføring af debitorer. 4/5

5 Gemte Indstillinger: Ønsker du at ændre standardindstillinger for: Filnavn Sti Format kan du klikke på Vær opmærksom på, at ændringen kun gælder for denne bestilling. Ønsker du en generel ændring i standardindstillingerne, gøres det i Indstillinger. Husk at klikke på Bestil. Når udtrækket er klar, står det på Forsiden under Til godkendelse Se også: Bestilte udtræk. Klik på teksten, så kommer du ind til de bestilte udtræk. Du kan også klikke på Fil ind-/udlæs og Udlæs. Marker den fil, du vil udlæse, og klik på Udlæs markerede filer. Du har nu mulighed for at ændre placeringen af filen. Klik på Gem og efterfølgende OK. Nu er filen klar til at blive indlæst i økonomisystemet. 5/5