Vejledning til indtastning.

Transkript

1 Vejledning til indtastning. Sidst opdateret i marts 2015 Indhold Vejledning til indtastning Indtastningsvejledning til ansøgninger til en erindringsmedalje... 2 Tillæg til indtastningsvejledning vedr. ansøgninger om en erindringsmedalje fra soldater bosat syd for Kongeågrænsen... 4 Tillæg til ansøgninger om erindringsmedalje fra emigrerede veteraner... 6 To ansøgninger på samme billede... 6 Vejledning til indtastning af pleje- og fødselsstiftelsens protokoller... 7 Flere navne på samme side... 8 Fra start til færdigindtastet

2 Indtastningsvejledning til ansøgninger til en erindringsmedalje Når du indtaster ansøgningerne til en erindringsmedalje, skal du overholde nedenstående regler. Bemærk også at der for de sønderjyske ansøgninger gælder særlige regler (se side 5). 1. Al tekst skal transskriberes. Også selvom der forekommer gentagelser og oplysninger der kan virke irrelevante. 2. Er dokumentet en forside, bagside, tom eller evt. brevet om bevillingen af en erindringsmedalje (gælder særligt for de sønderjyske ansøgninger), markeres dette ved at sætte mærke i feltet ja. Indtastningen kan nu gemmes, uden af du skal udfylde obligatoriske felter. 3. Navne på personer skrives som angivet. Det vil sige: stavemåder bevares, selvom de kan forekomme forkerte. Anvender ansøgeren sin bopæl som navn skrives det angivne stednavn også i navnefeltet. 4. Stednavne (sogne, amter, herreder byer mv) skrives i forhold til moderne retstavning. Fx skal Kjøbenhavn ændres til København og Veile til Vejle. Er du i tvivl om et stednavn kan du evt. søge det på Stednavnsudvalgets hjemmeside. Du kan også læse mere om reglerne for dansk retstavning På Dansk Sprognævns hjemmesider. 5. Al anden tekst i dokumentet indtaster du som skrevet af ansøgeren, selvom stavningen kan forekomme forkert. 6. Alle titulationer skrives ifølge dansk retsstaving og med stort. Fx Husmand, Gårdmand samt miltære titulationer. Undtagelse: anvender ansøgernen titlen menigmand som grad skrives Menig mand. 7. Militære enheder skrives ifølge dansk retstavning. F.eks. skrives infanteri regimenet Infanteriregiment. 8. Militære enheder skrives med stort og i et ord: Fx. skrives 1 th infanteri regiment 7 th Compagni som 1. Infanteriregiment 7 th Kompagni. Er du i tvivl kan du evt. læse mere på Den Danske Ordbog. 9. Anvendte forkortelser i dokumentet indtaster du som skrevet i ansøgningen. Ønsker du at skrive forkortelsen ud, hvilket du er meget velkommen til, angiver du dette i parentes. Fx kan du hvor ansøgeren har skrevet HMD skrives HMD (Husmand) i transskriptionsfeltet. 10. UDTAGELSE: Skriver ansøgerne No 234 som tjenestenummer transskriberes dette til: Nr 234. Se i øvrigt ovenstående punkt Datoer indtaster du, som de står i dokumentet. Med mindre andet er angivet. Eksempelvis beder vi i ansøgningerne til en erindringsmedalje om, at du altid skriver ansøgernes fødselsdato i særligt datoformat således at fx 2. august 1834 indtastes som Anvender ansøgeren 'ligeså', 'ibid', do, II, for at fortælle svaret er identisk med det foregående svar, gentager du hele ordlyden fra det felt ansøgeren henviser til. 13. Kan du ikke læse en sætning eller et enkelte ord i en sætning skriver du [kanikkelæses]. 14. Felter markeret med rød stjerne * er obligatoriske, og skal udfyldes. Tomme felter og manglende svar Kan du ikke udfylde et obligatorisk felt (felter markeret med rød stjerne *), fordi ansøgeren ikke har svaret på spørgsmålet, sætter du et flueben i feltet Tomt felt. Husk at et tomt felt ikke kan tolkes som et nej, en henvisning til et forudgående svar eller et ja. Se punkt nr. 11 Forkert placerede besvarelser Du vil støde på ansøgninger, hvor ansøgeren er kommet til at skrive svarene på flere spørgsmål i et enkelt felt. For eksempel kan ansøgere til spørgsmålet Ved hvilken afdeling tjente De dengang? skrevet 1. infanteri Regiment, 7. kompagni, nr Dette svar indeholder svaret på tre spørgsmål. Du skal derfor dele og indtaste svaret i de rigtige felter. I dette eksempel skal: Infanteri Regiment indtastes i feltet Afdeling (institution). Se i øvrigt ovenstående punkt Kompagni indtastes i feltet Kompagni, eskadron eller batteri. 3. Nr. 578 indtastes i feltet Tjenestenummer 2

3 Anden tekst i dokumentet: Ansøgerne skriver ofte forskellige bemærkninger i siden eller nederst på ansøgningsskemaet. Disse bemærkninger har stor værdi og skal indtastes i feltet Yderligere bemærkninger i dokument. Hvis ansøgeren ikke har anvendt et skema. Ikke alle ansøgere anvendte det officielle ansøgningsskema. Du støder derfor på ansøgninger, der er skrevet i brevform. I disse tilfælde indtaster du minimum ansøgernes Navn. Er der i teksten korrespondere med svarmulighederne i felterne registreres disse. Se eksemplet se Figur 1 i Tillægget til de sønderjyske ansøgninger. Resten af ansøgningen indtastes i feltet Yderligere bemærkninger i dokument. Indtasterens bemærkninger Har du bemærkninger til dokumentet eller din indtastning, skal du bruge feltet Indtasterens bemærkninger. Hvilket også gælder, hvis du har baggrundsviden om den aktuelle ansøgning eller ansøgeren selv. Du skal være opmærksom på at dine bemærkninger, vil blive synlige på hjemmesiden. Har du kommentarer til vores vejledning, hører vi meget gerne fra dig. Du kan enten skrive til os på [email protected] eller ringe på Husk også at du kan finde svar og stille spørgsmål på vores Facebook side. Klik her 3

4 Tillæg til indtastningsvejledning vedr. ansøgninger om en erindringsmedalje fra soldater bosat syd for Kongeågrænsen Mht. retstavning, forkortelser, tomme felter mv., følges de almindelige retningslinjer for indtastning af ansøgningerne til en erindringsmedalje (se side 1). Ansøgningerne fra de sønderjyske veteraner er dog på væsentlige punkter anderledes i deres opbygning, hvorfor der gælder særlige regler og undtagelser for indtastningen af de sønderjyske ansøgninger. Hvilket samlet set måske gør indtastningsarbejdet en smule mere udfordrende. Den anderledes struktur betyder også, at reglen, om at al tekst skal indtastes (se punkt 1), kan afviges. De sønderjyske ansøgere har, som tilfældet var nord for kongeågrænsen, nemlig ikke alle anvendt det samme ansøgningsskema. De har derimod benyttet to forskellige ansøgningsskemaer. Årsageren hertil er ikke dog klar. For det andet, optræder der i de sønderjyske ansøgninger spørgsmål og svar, der ikke genfindes i de kongerigske ansøgninger og omvendt. Eksempelvis om ansøgeren var dansk eller prøjsisk undersåt. Endelig har en del af ansøgerne ikke anvendt et af de to officielle skemaer men derimod indsendt ansøgningen som en forløbende tekst - brevform (se Figur 1). Der er således, i alt, tale om tre typer af ansøgningsskemaer, der alle skal rummes i den samme indtastningsformular. For at opnå de mest fyldestgørende resultaler, når der til sin tid skal søges i materialet, har vi valgt, at man under indtastningen, hvilket særligt gældende ansøgningerne i brevform, skal finde så mange at standartsvarende i teksten og derefter skrive dem ind i formularen. Som minimum skal ansøgernes navn registreres. Figur 1 er et eksempel på en sådan ansøgning. De røde understregninger viser, hvilke oplysninger der skal registreres. Figur 1 4

5 Understregningerne i Figur 1 registreres som følger: Navn: Søren Hansen Aagaard År for krigsdeltagelse: 1850 Afdeling (f.eks. Regiment): 3. Dragonregiment Kompagni, eskadron mv. : 2. Eskadron Tjenestenummer: 110 Rang: Dragon Nuværende bopæl: Kastrup, Gram Gods Undersåt: Udfyldes ikke. Der sættes kryds i feltet Tomt Felt Sted: Kastrup Dato: 22. februar 1876 Bemærk at svar og anden tekst i ansøgningen skrives i Yderligere bemærkninger, hvilket nok bliver særlig aktuelt for netop de sønderjyske ansøgninger. Har du kommentarer til vores vejledning, hører vi meget gerne fra dig. Du kan enten skrive til os på [email protected] eller ringe på Husk også, at du kan finde svar og stille spørgsmål på vores Facebook side. Klik her 5

6 Tillæg til ansøgninger om erindringsmedalje fra emigrerede veteraner På samme måde som med de sønderjyske ansøgninger, gælder der nogle særlige retningslinjer for ansøgninger fra emigranter, som du skal være opmærksom på. Registrering af ansøgninger i brevform For stor del af ansøgningerne fra de emigrerede soldater gælder det, at ansøgerne ikke har anvendt et officielt ansøgningsskema - men derimod har ansøgt Krigsministeret om en medalje pr. brev. Det vil derfor også høre til sjældenhederne, at vi finderpræcis de samme oplysninger i de enkelte ansøgninger: Fødselsår, rang, lazaret mv.. Det betyder også, at du vil kunne støde på fantastiske levnedsberetninger. Her ses f.eks. Jens Henningsens fortælling om alle de ulykkeligheder han måtte stå igennem efter krigen. Du kan læse hans beretning her: side 1 side 2 side 3 For at registrere ansøgningerne i brevform bliver du nødt til at sakse de relevante oplysninger ud af den enkelte ansøgning, og registrere dem i de tilhørende felter i indtastningsformularen. På Figur 1 ser du et eksempel på en ansøgning i brevform, og hvilke oplysninger (markeret med rød), du skal indtaste. Ansøgerens navn SKAL indtastes. To ansøgninger på samme billede I de oversøiske ansøgninger vil du finde ansøgninger der er udfyldt på et A5-skema. Registrering af ansøgninger i en repeterbar indtastningsformular Det nye format har også medført, at der i forbindelse med scanningen er to A5 ansøgninger på ét billede (se Figur 2). Vi har derfor været nød til udvikle en ny type indtastningsformuler, der er, som vi kalder det, repeterbar. Hvilket blot dækker over, at du har mulighed for at registrere to ansøgninger uden og skulle klikke gem/næste. Sådan gør du: Indtast det øverste kort i den åbne formular. Når du har registeret kortet klikker du på knappen Indtastningen vil herefter klappe sammen hvilket illustreres med en vandret pil:.. Ønsker du senere se indtastningen igen klikker du blot på den vandrette pil der ændres til Når den første indtastningsformular er klappet sammen åbnes der automatisk en ny formular identisk med den første. Indtast seddel nummer to her. Figur 2 Når begge ansøgningskort er indtastet, klikker du gem dokument, hvorefter dine indtastninger sendes videre til korrekturlæsning. Du kommer herefter til den næste ledige ansøgning i samme serie. Vi anbefaler at du indtaster begge ansøgninger, men det står dig også frit for blot at indtaste den ene af de to ansøgninger. Din indtastning bliver korrekturlæst, men billedet vil få status som delvis indtastet. Den der afslutter registeringen tildeles pointet. Har du spørgsmål til indtastningen af de skandinaviske og oversøiske ansøgninger, er du selvfølge meget velkommen til at kontakte os, eller skrive dit spørgsmål på tastesupportsiden. 6

7 Vejledning til indtastning af pleje- og fødselsstiftelsens protokoller Sidst opdateret i juni 2015 Når du indtaster fødsels- og plejestiftelsens protokoller, skal du overholde nedenstående regler. Bemærk også at der for de sønderjyske ansøgninger gælder særlige regler (se side 5). 1. Er dokumentet en forside, bagside, tom mv. markeres dette ved at sætte mærke i feltet ja. Indtastningen kan nu gemmes, uden af du skal udfylde obligatoriske felter. 2. Felter markeret med rød stjerne * er obligatoriske, og skal udfyldes. 3. Navne på personer skrives som angivet. Det vil sige: stavemåder bevares, selvom de kan forekomme forkerte. Anvender ansøgeren sin bopæl som navn skrives det angivne stednavn også i navnefeltet. 4. Stednavne (sogne, amter, herreder byer mv) skrives i forhold til moderne retstavning. Fx skal Kjøbenhavn ændres til København og Veile til Vejle. Er du i tvivl om et stednavn kan du evt. søge det på Stednavnsudvalgets hjemmeside. Du kan også læse mere om reglerne for dansk retstavning På Dansk Sprognævns hjemmesider. 5. Al anden tekst i dokumentet indtaster du som skrevet af ansøgeren, selvom stavningen kan forekomme forkert, forekomme gentagelser og oplysninger der kan virke irrelevante. 6. Alle titulationer skrives ifølge dansk retsstaving og med stort. Fx Husmand, Gårdmand, Tjenestepige mv. 7. Anvendte forkortelser i dokumentet indtaster du som skrevet i ansøgningen. Ønsker du at skrive forkortelsen ud, hvilket du er meget velkommen til, angiver du dette i parentes. Fx kan du hvor ansøgeren har skrevet HMD skrives HMD (Husmand) i transskriptionsfeltet. 8. Datoer indtaster du, som de står i dokumentet. Med mindre andet er angivet. 9. Anvender ansøgeren 'ligeså', 'ibid', do, II, for at fortælle svaret er identisk med en forudgående bemærkning, gentager du hele ordlyden fra det felt ansøgeren henviser til. 10. Kan du ikke læse en sætning eller et enkelte ord i en sætning skriver du [kanikkelæses]. Tomme felter og manglende svar Kan du ikke udfylde et obligatorisk felt (felter markeret med rød stjerne *), sætter du et flueben i feltet Tomt felt. Husk at et tomt felt ikke kan tolkes som et nej, en henvisning til et forudgående svar eller et ja. Se punkt nr. 11 Dine bemærkninger Har du bemærkninger til dokumentet eller din indtastning, skal du bruge feltet Indtasterens bemærkninger. Du skal være opmærksom på at dine bemærkninger, vil blive synlige på hjemmesiden. Anden tekst i dokumentet: Tekst i dokumentet der ikke knytter sig til en specifik post, men som kan hav stor værdi og skal indtastes i feltet Yderligere bemærkninger i dokument. 7

8 Flere navne på samme side På hver side i fødsels- og jordmoderprotokollerne er typisk nævnt mellem 12 og 30 kvinder. Rent teknisk vil de sige at hvert billede indeholder mellem en og mange poster. Vi har derfor været nød til udvikle en ny type indtastningsformuler, der er, som vi kalder det, repeterbar. Hvilket blot dækker over, at du har mulighed for at registrere mellem en og mange poster på i samme indtastningsformular. Vejledning til indtastning af flere sektioner(poster) på en side: Indtast den første sektion Når du har registeret kortet klikker du på knappen Indtastningen vil herefter klappe sammen, hvilket illustreres med en vandret pil: Ønsker du se indtastningen igen klikker du blot på den vandrette pil der ændres til Ønsker du at fjerne en sektion, for eksempel hvis den samme person er blevet tast to gane, klikker på knappen fjern sektion nederst i den åbne sektion Når samtlige poster på siden er indtastet, klikker du gem dokument, hvorefter dine indtastninger sendes videre til korrekturlæsning. Du kommer herefter til den næste ledige ansøgning i samme serie. Vi anbefaler at du indtaster samtlige poster på en side. Men det står dig selvfølgelig frit for blot at indtaste de poster der har din interesse. Din indtastning bliver korrekturlæst, men billedet vil få status som delvis indtastet. Den der afslutter registeringen tildeles pointet. Har du spørgsmål til indtastningen af de skandinaviske og oversøiske ansøgninger, er du selvfølge meget velkommen til at kontakte os, eller skrive dit spørgsmål på tastesupportsiden. Har du kommentarer til vores vejledning, hører vi meget gerne fra dig. Du kan enten skrive til os på [email protected] eller ringe på Husk også at du kan finde svar og stille spørgsmål på vores Facebook side. Klik her 8

9 Fra start til færdigindtastet Sidst opdateret i okt Fra et dokument bliver lagt ud til indtastning, til det præsenteres som færdigtransskriberet, skal det igennem fire led. Se evt. illustrationen på næste side. Vi har valgt denne proces for dermed at sikre den højeste kvalitet af vores fælles indsats. Alle dokumenter er selvfølgelig synlige for alle gennem hele processen, og dine indtastninger kan læses af alle fra det øjeblik, du klikker gem dokument 1. Dokumenter med status af transskriber er ledige og kan åbnes og indtastes af alle der er tilmeldt en samling. For eksempel samlingen Krigene 1848 og Du behøver ikke at vælge det første ledige dokument på listen, men kan frit vælge mellem samtlige ledige dokumenter. Du kan vælge at indtaste et dokument fra start til slut og derefter klikke på gem dokument. Eller du kan vælge at indtaste noget af dokumentet og derefter gemme din indtastning som kladde: gem som kladde. Dokumenter der enten er ved at blive indtastet eller gemt som kladde optræder som optaget. En kladde tilhører dig, og den kan ikke redigeres af andre, fra det øjeblik du klikker på gem som kladde og 24 timer frem. Herefter låses dokumentet automatisk op, og får igen status som delvis indtastet med mindre du indenfor de 24 timer har været inde og gemme din indtastning som kladde. Der er ingen begrænsninger på, hvor mange gange du kan gemme en indtastning som kladde. 2. Når du er færdig med at indtaste et dokument og derefter klikker gem dokument, sendes du videre til næste ledige dokument, mens din indtastning sendes til en korrekturlæser. Indtastninger der ikke er læst korrekturlæste er markeret som mangler korrektur. Indtil dine indtastninger er blevet korrekturgodkendt, kan kun du og korrekturlæserne åbne og foretage ændringer i din indtastning. 3. Vi kan alle blive i tvivl om, hvad der står dokument, alle laver slåfejl og fire øjne er bedre end to. Derfor bliver der læst korrektur på alle indtastninger. Når dine indtastninger er blevet korrekturgodkendt er indtastningen, kan du ikke længere redigere i din indtastning. Også korrekturlæsere har mulighed for at gemme en indtastning som kladde. Indtastninger der er gemt af en korrekturlæser har også status af optaget og kan kun redigeres af den korrekturlæser, der har gemt indtastningen som kladde. En korrekturlæser kan efter samme regler som i indtastningen gemme en kladde i 24 timer (se punkt 1). 4. Når en indtastning er korrekturgodkendt, kan indtastningen kun ændres af en redaktør. Det vil sige de projektansvarlige medarbejdere på Rigsarkivet. Normalt vil redaktøren kun blive opmærksomme på fejl, hvis en gæst på hjemmesiden gør os opmærksom på fejlen. Herefter kan redaktøren vælge at rette fejlene selv, eller genåbne dokumentet og give det en status af delvis indtastet eller mangler korrektur. 9

10 Ledig Optaget Delvis indtast et Mangler korrektur Færdig 10