FAGDAG KOMMUNIKATIONSCHEFER OG REGNSKABSCHEFER PINSEKIRKEN, VEJLE 22. MAJ 2014 Administrationsprocentudvalget - nedsat 19. juni 2012
DAGSORDEN 1. Indledning 2. Udvalgets kommissorium og arbejdets afsæt i De indsamlingsetiske retningslinjer, samt koblingen til den nye indsamlingslov 3. Hovedindholdet i det foreslåede regnskabsformat med tilhørende nøgletal udarbejdet af Deloitte 4. Kommunikationsstrategi udarbejdet af Metodekompagniet 5. Revision af de indsamlingsetiske regler 6. Det videre arbejde 7. Eventuelt
1. Indledning Referat fra workshop 25. februar 2014 Mads Klæstrup Kristensen, Folkekirkens Nødhjælp Mange af de store organisationer har en udfordring i at kommunikere til de lokale grupper om, hvordan de forvalter de penge, de får. Det er en fordel, vi går til det set fra en regnskabsmæssig vinkel. Er administrationsprocenten en effektivitetsindikator. Bidragyderne siger: Bruger I vores penge OK? Administrationsprocenten kan ses som en blåstempling af organisationen og som en slags effektivitetsindikator. Det kan gøre vores udfordring større efter dette arbejde. Alt andet lige, giver arbejdet både fordele og ulemper. Claes Amundsen, Red Barnet Der findes meget garvede og professionelle donorer. De vil være glade for dette projekt. Ligeså journalisterne. Hele den diskussion kommer vi ikke uden om. Organisationer forsøger med rette at problematisere en enkel opgørelsesmetode.
2. Kommissorium Udvalgets medlemmer Nis Peter Nissen, Alzheimerforeningen, ISOBROs bestyrelse Michael Brandt, Scleroseforeningen Torben Koed, Hjerteforeningen Morten Bjørn Nielsen, IWGIA, International Working Group on Indigenous Affairs Thomas Norling Kielgast, Kræftens Bekæmpelse Torill Pallesen Davey, Læger Uden Grænser Jens Søndergård, Ældre Sagen Ekstern kontakt, f.eks. Nils Giversen (DR), Christian Jervelund Copenhagen Economics KOM CHEF Netværksmøde, Thomas Ravn-Pedersen
2. Kommissorium Udvalgets kommissorium og historien bag, herunder udvalgsarbejdets afsæt i De indsamlingsetiske retningslinjer, der i øvrigt ligger til grund for generalklausulen om god indsamlingsskik i den nye indsamlingslov
Model
Tre spor, tre opgaver 1. Nøgletal (Deloitte) 2. Indsamlingsetik (ISOBRO/Konsulent) 3. Kommunikationsstrategi (Konsulent)
1. Nøgletal, mål Arbejdsgruppen skal fremkomme med forslag til principper for beregning af relevante nøgletal, med formålet at sikre en gradvis konvergens mod genkendelige principper i indsamlingsorganisationerne, idet der tages højde for enkelte organisationers finansieringsmodeller. Arbejdsgruppen skal endvidere undersøge, som det giver mening, at inddrage principper for effektmåling og måling af samfundsmæssig nytteværdi som supplement til de målsatte nøgletal.
2020 Kan vi give borgeren, virksomhedsejeren og journalisten nogle enkle og brugbare redskaber til at gennemskue økonomien i sektoren?
2. Indsamlingsetik, mål Principperne for beregning af de nævnte nøgletal indskrives i De Indsamlingsetiske Retningslinjer, del B med henblik på medlemsorganisationernes individuelle tiltræden.
2020 Kan vi komme på forkant med generalklausulen om God Indsamlingsskik (B1532)?
Kommunikationsstrategi, mål Arbejdsgruppen giver forslag til en kommunikationsstrategi for de foreslåede nøgletal og vurderer herunder muligheden for at skabe et nyt fokus på nyttevirkningen af indsamlingsorganisationernes arbejde.
2020 kan vi bidrage til at forme en ny diskurs på området?
3. Eksempelregnskab Uddrag af drøftelser fra mødet fagdage for økonomichefer med oplæg fra Henrik Grønnegaard, Partner, Deloitte, Director i afdelingen for revision og regnskab og Christian Dalmose-Pedersen, Statsaut. Revisor, Deloitte Eksempelregnskab for indsamlingsorganisationer med fokus på præsentation af resultatopgørelse og afledte nøgletal. a. Definition på aktiver, forpligtelser, indtægter og omkostninger b. Omkostningsfordeling, hvor går grænsen? c. Principper for brug af nøgletal d. Rapportering om afvigelser (følg eller forklar)
Fagdage for økonomichefer om beregning af administrationsprocent Udfordringer og håndtering i praksis v/henrik Grønnegaard og Christian Dalmose Pedersen, Deloitte 26.03.2014
Agenda 1. Introduktion til dagen, processen indtil nu og målsætninger for projektet 2. Præsentation af eksempelregnskabet og de bagvedliggende overvejelser 3. Drøftelse af definition på aktiver og udfordringer i praksis 4. Drøftelse af definition på forpligtelser og udfordringer i praksis 5. Drøftelse af definition på indtægter og udfordringer i praksis 6. Drøftelse af omkostningskategorier og udfordringer i praksis 7. Drøftelse af nøgletalsdefinitioner og udfordringer i praksis 8. Drøftelse af noteoplysningskrav og udfordringer i praksis 9. Afrunding, herunder opsummering af punkter til overvejelse og videre proces 16 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Præsentation af eksempelregnskab og de bagvedliggende overvejelser 17 2014 Deloitte
Præsentation af eksempelregnskab Objektivitet og transparens er nøgleordene Eksempelregnskabet har til formål at understøtte ISOBRO s indsamlingsetiske retningslinjer i relation til den åbne dørs princip Den åbne og imødekommende organisation er fair. Den giver bidragyderen mulighed for at forstå, hvordan hans eller hendes penge anvendes. Den åbne og imødekommende organisation skaber tillid og har lejlighed til at profilere sig. Den kan vise med hvilken omhu og professionalisme, den opfylder sine formål og administrerer bidragydernes penge. Den kan også vise, at det værdimæssige grundlag, den bygger på, har konsekvens og gør, at man selv føler sig forpligtet til at handle etisk forsvarligt. Afsnit 2 i retningslinjerne stiller særlige krav til årsrapportens indhold, som er afspejlet i eksempelregnskabet Objektivitet og transparens er nøgleordene for eksempelregnskabet Konsistent i f.t. løbende intern økonomirapportering og fastsatte mål for administrationsprocenter mv. Overordnet referenceramme med definitioner, indregningskriterier og målemetoder baseret på kendt regelsæt (Årsregnskabsloven) Definitioner, indregningskriterier, målemetoder og præsentation skal følges, herunder nøgletal, hvis man ønsker at referere til ISOBRO s retningslinjer for god regnskabsskik Anvendt regnskabspraksis og væsentlige regnskabsmæssige skøn forklares 18 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Præsentation af eksempelregnskab Definitioner, indregningskriterier og målemetoder Eksempelregnskabets definitioner, indregningskriterier og målemetoder er baseret på årsregnskabslovens bestemmelser for regnskabsklasse A Element Aktiver Forpligtelser Indtægter Omkostninger Definition Ressourcer, som er under organisationens kontrol som et resultat af tidligere begivenheder, og hvorfra økonomiske fordele forventes at tilflyde organisationen. Eksisterende pligter for organisationen opstået som følge af tidligere begivenheder, og hvis indfrielse forventes at medføre afståelse af fremtidige økonomiske fordele. Stigninger i økonomiske fordele i regnskabsperioden i form af tilgang eller værdistigning af aktiver eller fald i forpligtelser, som medfører stigninger i egenkapitalen. I indtægter indgår dog ikke indskud fra ejere o.l. Fald i økonomiske fordele i regnskabsperioden i form af afgang eller værdiforringelse af aktiver eller stigning i forpligtelser, som medfører fald i egenkapitalen. I omkostninger indgår dog ikke udlodning eller uddelinger til ejere o.l. 19 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Præsentation af eksempelregnskab Udgangspunkt er den interne økonomirapportering Fokus i eksempelregnskabet er på præsentation af resultatopgørelsen på en sådan vis, at der muliggøres en relativt entydig beregning af administrationsprocenten. Administrationsprocent: Administrationsomkostninger og ikke-fordelbare fællesomkostninger * 100 Indtægter ved indtægtsskabende aktiviteter Omkostninger fordeles på følgende kategorier baseret på den løbende fordeling af omkostningerne i organisationens løbende økonomistyring og rapportering til ledelsen. Direkte henførbare omkostninger til indtægtsskabende aktiviteter Direkte henførbare omkostninger ved egen indtægtsskabende virksomhed Direkte omkostninger til formålsbestemte aktiviteter Direkte omkostninger til administrative aktiviteter Ikke-fordelte fællesomkostninger Der anvendes et tragt-princip hvor alle direkte fordelbare omkostninger fordeles, hvorefter der er en restmængde tilbage, som indgår i administrationsprocentens beregning 20 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Præsentation af eksempelregnskab Udgangspunkt er den interne økonomirapportering Anvendelse af principperne i eksempelregnskabet kan have væsentlig indvirkning på regnskabspraksis, herunder bl.a. på følgende områder: Omkostninger må alene fordeles, hvis de bliver fordelt i den løbende interne økonomistyring og -rapportering og fordeling foretages på et objektivt grundlag Hensatte forpligtelser må alene indregnes, hvis de opfylder definitionen på forpligtelser Ingen resultatudjævning Modregning af tilskud i omkostninger må alene foretages, hvis omkostningen har karakter af et udlæg Momskompensation skal fx præsenteres som indtægt Donationer, hvor organisationen alene har ret til at råde over afkastet fra donationen, indregnes ikke i resultatopgørelsen, men direkte på egenkapitalen Øvrige indtægter indregnes i resultatopgørelsen, når organisationen har erhvervet ret til indtægten og dens værdi kan opgøres pålideligt 21 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Præsentation af nøgletal Eksempelregnskabet 22 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Præsentation af eksempelregnskab Følg eller forklar-princip - Tilskynde til mere ensartet praksis ISOBROs medlemsorganisationer opfordres til at følge retningslinjerne i eksempelregnskabet og kan i givet fald referere hertil som grundlag for regnskabsudarbejdelsen i såvel ledelsespåtegning og beskrivelse af anvendt regnskabspraksis. Følges retningslinjerne i eksempelregnskabet ikke, skal det indledningsvis i anvendt regnskabspraksis beskrives på hvilke områder retningslinjerne ikke er fulgt og baggrunden for dette. 23 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Definition på aktiver, indregningskriterier og målemetoder Definition: Ressourcer som er under virksomhedens kontrol som et resultat af tidligere begivenheder, og hvorfra økonomiske fordele forventes at tilflyde virksomheden. Indregningskriterier: Aktiver kan indregnes i årsregnskabet når det er sandsynligt (>50%), at fremtidige økonomiske fordele vil tilflyde virksomheden og aktivets værdi kan måles pålideligt. Målemetoder: Kostpris? Af- og nedskrivninger? Dagsværdi/Markedspris? Nettorealisationsværdi? 24 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Definition på aktiver, indregningskriterier og målemetoder Udfordringer i praksis: Båndlagte aktiver? Arvebeløb? Ikke-kontante donationer? Tilskud fra tredjepart til anskaffelse/opførelse af et aktiv? Modregning af aktiver og forpligtelser? 25 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Definition på indtægter, indregningskriterier og målemetoder 26 2014 Deloitte
Definition på indtægter, indregningskriterier og målemetoder Definition: Stigninger i økonomiske fordele i regnskabsperioden i form af tilgang eller værdistigning af aktiver eller fald i forpligtelser, som medfører stigninger i egenkapitalen. Indregningskriterier: I resultatopgørelsen indregnes alle indtægter i takt med at de indtjenes. De indtægtsskabende ydelser er udført Indtægten kan måles pålideligt Det er sandsynligt at betaling for ydelsen vil finde sted Omkostninger forbundet med levering af ydelsen kan måles pålideligt Der foreligger dokumentation for, at der er en indtægt Målemetoder: Afhænger af modpost i balancen Nutidsværdi af tilgodehavende 27 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Definition på indtægter, indregningskriterier og målemetoder Udfordringer i praksis: Kontingenter? Kontante donationer (arv og gave o.l.) og tilskud Båndlagte? Bundne? Frie? Driftstilskud? Indsamlinger/lotterier? Ikke-kontante donationer? Administrations-/operatørhonorar? Salg af varer? Huslejeindtægter? Omkostningsrefusioner? Opdeling af resultatopgørelse i bundne og ikke- bundne indtægter og omkostninger (2. dimension)? 28 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Definition på omkostninger og omkostningskategorier 29 2014 Deloitte
Omkostningskategorier Fem kategorier af omkostninger (præsentationsmæssigt): 1. Direkte henførbare omkostninger ved indtægtsskabende aktiviteter Inkl. omkostninger ved egen virksomhed 2. Direkte henførbare omkostninger ved formålsbestemte aktiviteter 3. Direkte henførbare administrationsomkostninger 4. Ikke-fordelte fællesomkostninger 5. Finansielle omkostninger Baseret på intern økonomistyring og -rapportering! 30 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Definition af nøgletal, herunder administrationsprocent 31 2014 Deloitte
Definition på nøgletal, herunder administrationsprocent Benævnelse Definition / Formel Overskudsgrad ved indsamlinger Resultat af indtægtsskabende aktiviteter *100 Indtægter ved indtægtsskabende aktiviteter Formålsprocent Omkostninger ved formålsbestemte aktiviteter * 100 Indtægter ved indtægtsskabende aktiviteter Administrationsprocent Administrationsomk. + ikke-fordelte omkostninger * 100 Indtægter ved indtægtsskabende aktiviteter Konsolideringsprocent Årets resultat * 100 Indtægter ved indtægtsskabende aktiviteter Sikkerhedsmargin Egenkapital * 100 Samlede omkostninger Soliditetsgrad Egenkapital * 100 Aktiver i alt Likviditetsgrad Omsætningsaktiver Kortfristede gældsforpligtelser 32 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Definition på nøgletal, herunder administrationsprocent Udfordringer i praksis: Svingende indtægter giver svingende nøgletal Herunder administrationsprocent Definitioner på omkostningskategorier er upræcis og vanskeliggør sammenligning på tværs af organisationer 33 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Noteoplysningskrav mv. 34 2014 Deloitte
Noteoplysningskrav mv. Ledelsesberetning Gennemførte indsamlinger og resultatet heraf Modtagne, men endnu ikke anvendte bevillinger Formålsbestemte aktiviteter Egenkapitalens størrelse i forhold til planlagte aktiviteter fremadrettet Opfyldelse af øvrige stillede økonomiske målsætninger Udvikling i nøgletal mv. sammenholdt med tidligere år Organisatoriske forhold Forventninger til det kommende regnskabsår Supplerende beretninger Redegørelse for målte effekter af formålsbestemte aktiviteter Samlet værdi af skabte indtægter Værdi af frivilliges arbejdsindsats 35 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Noteoplysningskrav mv. Anvendt regnskabspraksis Afvigelser til ISOBROs anbefalinger angives og begrundes så vidt muligt med beløbsmæssige konsekvenser Væsentlige regnskabsmæssige skøn beskrives, herunder: Vurdering af opfyldelse af indtægtskriterier Fordeling af omkostninger på omkostningskategorier Kriterier for hensatte forpligtelser... så vidt muligt med beløbsmæssige konsekvenser Pengestrømsopgørelse Noter Resultat af indtægtsskabende aktiviteter fordelt på aktiviteter Omkostninger pr. omkostningskategori, der er fordelt indirekte Beskrivelse af aktiver, der ikke kan disponeres frit over, og betingelser hertil Beskrivelse af reserverede beløb under egenkapitalen Beskrivelse af hensatte forpligtelser Periodiserede indtægter og kriterier for indtægtsførsel 36 ISOBRO 26.03.2014 2014 Deloitte
Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2014 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
4. Kommunikationsstrategi Udarbejdet af Metodekompagniet Anbefalinger fra ISOBRO s arbejdsgruppe Overvejelser om kommunikation Kommunikationsstrategi, internt og eksternt
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI Enighed kommentarer?
Det etiske fundament Den åbne dørs politik Den redelige kommunikation Bedst mulige resultater for midlerne Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Enige i følgende værdier? Vi fortæller åbent og præcist om vores økonomi De økonomiske nøgletal skal være lette at forstå for medlemmer, donorer og interessenter Vi arbejder hele tiden på at udvikle og forfine vores arbejdsmetoder De nøgletal vi præsenterer udadtil er også dem, vi styrer efter i det daglige Kommentarer? Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Større klarhed Lægger sig op ad årsregnskabsloven, som er kendt af mange Eventuelle tilskud må ikke modregnes i omkostningerne Indsamlingsomkostninger og administrative omkostninger hver for sig Gør administration mindre mere fokus på indsamlingsomkostninger Lettere at forklare en omkostning, når æbler og pærer ikke blandes Synliggørelse af indsamlingsomkostninger som udfordring? Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Lettere for donorer og gavegivere, der støtter flere Mere ensartet praksis gør det mere overskueligt for borgeren Mange støtter flere organisationer Lettere for medarbejdere i bureauer, der ringer for flere Lettere i diskussioner med politikere og presse Udfordring i overgangen til nye principper Bud på omfang konkrete eksempler? Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Understøtte behovet for fleksibilitet Behov for fleksibilitet Ikke odiøst men naturligt, at nogle ikke følger anbefalinger Tungt at ændre regnskabsprincipper i store, komplekse organisationer Er der noget, som ISOBRO skal være særligt opmærksom på for at understøtte fleksibiliteten Kan eksempelregnskabet fungere som en fælles reference også ved afvigelser? Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Alle nøgletal som % af samlede indtægter Fordel: Summen af nøgletal giver 100 % Administrationsomkostninger bliver mindre Ulemper: Ændring af praksis for nogle organisationer Komplikationer? Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Benchmarking Lettere for organisationerne at sammenligne sig med andre Bestyrelsesmedlemmer kan finde inspiration til spørgsmål Egne initiativer til benchmarking er positive Hvordan forebygger vi, at presse og politikere sammenligner æbler og pærer? Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Kommunikationsstrategi Kommunikation med medlemskredsen i ISOBRO Kommunikation af nye principper til medarbejdere understøttende materialer og tilbud? Kommunikation af nye principper til medlemmer og donorer understøttende materialer Kommunikation med andre eksterne interessenter politikere, presse mv. Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Kommunikation med medlemsorganisationer En lærende tilgang i hele udviklings- og udrulningsfasen! Info møder om anbefalinger for alle interesserede Opfordret til at samle erfaringer med retningslinjerne i praksis Fagseminarer for økonomichefer om retningslinjerne Fagseminar for kommunikations chefer og fundraising chefer Nyt anneks til de indsamlingsetiske retningslinjer Ny workshop for alle interesserede Inddragelse af økonomichefer, kommunikationschefer m.fl. i arbejdet med eventuelt understøttende materialer Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Understøttende materialer og tilbud målrettet medarbejdere? Kursustilbud målrettet medarbejdere Intromateriale til økonomimedarbejdere om de nye anbefalinger Intro til de nye nøgletal målrettet ikke-økonomer med dialog med potentielle medlemmer og donorer I alle tilfælde mulighed for individuelle tilpasninger og indsættelse af egne tal Er det noget, som efterspørges?? Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Kommunikation til medlemmer og donorer Folder om de økonomiske nøgletal, som F2Fmedarbejdere kan give potentielle medlemmer og donorer A4, som kan ligge i genbrugsforretninger Mulighed for individuelle tilpasninger med egne tal, etc. Et materiale, der efterspørges??? Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
Kommunikation med eksterne interessenter Ministerier, embedsmænd og organisationer bredt Justitsministeriet Det indsamlingsetiske nævn Christiansborg politikere Som værktøj i diskussion i pressen Håndteres individuelt fortællingen tilpasses specifik lejlighed Ingen standardmaterialer. Metodekompagniet, Solbrinken 24 B, 2750 Ballerup, +45 28 88 52 66, vibeke.andersen@metodekompagniet.dk, www.metodekompagniet.dk.
5. Revision af De Indsamlingsetiske Retningslinjer Retningslinjernes forankring Del A? Del B?
6. Det videre arbejde Udvalgets mødtes i marts Fagdage To arrangementer for økonomichefer i marts og april København Et arrangement for kommunikationschefer i maj i København Et arrangement for kommunikationschefer og økonomichefer i maj i Vejle Udvalget mødes inden sommerferien. Der skal inden sommerferien foreligge Udkast til eksempelregnskab Udkast til kommunikationsstrategi Udkast til indsamlingsetiske regler ISOBROs bestyrelse drøfter på førstkommende møde efter sommerferien, medio september Udrulning ultimo 2014
7. Eventuelt