Persondatapolitik Behandlingen af personoplysninger er reguleret af EU s Databeskyttelsesforordning (GDPR) og Databeskyttelsesloven og gælder for direkte personoplysninger eller personhenførbare oplysninger vedrørende fysiske personer og enkeltmandsvirksomheder. Personoplysninger i Leasing Fyn kan f.eks. være: navn og adresse, CVR.nr., CPR.nr., e- mail, telefonnummer, registreringsnummer samt økonomiske forhold mv. Leasing Fyn (Leasing Fyn Bank A/S, Leasing Fyn Faaborg A/S, Leasing Fyn Middelfart A/S og Leasing Fyn Svendborg A/S) behandler personoplysninger i relation til kunde- og forhandlerforhold, medarbejdere, tidligere medarbejdere, pårørende/nærtstående til medarbejdere og ansøgere til stillinger i virksomheden under iagttagelse af principper beskrevet i denne politik. Reglerne om personoplysninger gælder alene for fysiske personer og dermed ikke for selskaber. Det er dog Leasing Fyns politik, at det tilstræbes at behandle oplysninger om selskaber med samme høje beskyttelsesgrad, som fremgår af denne politik. Personoplysninger i kunde- og forhandlerforhold Leasing Fyn behandler kunde- og forhandleroplysninger, herunder personoplysninger (samlet benævnt oplysninger) sikkert og fortroligt. Behandlingen er underlagt interne retningslinjer og procedurer. Medarbejdere tildeles individuelle brugerrettigheder, og der sker logning af registreringer. Medarbejderne i Leasing Fyn behandler oplysninger i overensstemmelse med god databehandlingsskik og under iagttagelse af: indsamling af oplysninger skal ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål. behandling lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde i forhold til kunde/forhandler. at oplysningerne skal være tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de behandles. at oplysningerne skal være korrekte og om nødvendigt ajourførte. at Leasing Fyn som dataansvarlig er forpligtet til om nødvendigt at foretage ajourføring af oplysninger, der viser sig at være forældede. at oplysningerne ikke må opbevares i identificerbar form i længere tid, end hvad der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet, eller i forbindelse med hvilke oplysningerne senere behandles. at de opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil personoplysningerne behandles. at de behandles på en måde, der sikrer tilstrækkelig sikkerhed for de pågældende personoplysninger. Behandling af oplysninger Leasing Fyn behandler ikke personfølsomme oplysninger.
Kunde/forhandler skal på en tydelig og forståelig måde oplyses om, at denne er genstand for databehandling, hvordan oplysningerne tilvejebringes og hvad de bruges til, at denne har ret til indsigt i, hvad der er registreret, at denne har ret til at gøre indsigelse mod databehandling, og hvortil denne kan klage. Behandling af oplysninger sker kun, hvis: kunde/forhandler har givet sit udtrykkelige samtykke hertil. behandling er nødvendig af hensyn til indgåelse og-/eller opfyldelse af en kontrakt. behandlingen er nødvendig for overholdelse af retlig forpligtelse, der påhviler den dataansvarlige (Leasing Fyn). behandlingen er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser. behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse. behandlingen henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt. Sletning Leasing Fyn sletter registrerede oplysninger således: Tilbud og andet materiale til brug for aftaler, som ikke er blevet til noget løbende år + 2 år. Aftaler og andet materiale på aktive kunder/forhandlere løbende år + 5 år efter ophør af forretningsforhold. Indsigtsret Kunde/forhandler har ret til indsigt i hvilke personoplysninger, Leasing Fyn er i besiddelse af, herunder: formålene med behandlingen de berørte kategorier af personoplysninger de modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er eller vil blive videregivet til om muligt det påtænkte tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret retten til at anmode om berigtigelse eller sletning af personoplysninger retten til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed enhver tilgængelig information om hvorfra personoplysningerne stammer, hvis de ikke indsamles hos den registrerede. Begæring om indsigt kan forventes besvaret indenfor 4 uger. Leasing Fyn er berettiget til at beregne sig et gebyr herfor. En kunde/forhandler har ret til at få personoplysninger om sig selv slettet uden unødig forsinkelse, medmindre personoplysningerne er nødvendige for, at et retskrav kan
fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller personoplysningerne skal bevares jf. anden lovgivning eller efter krav fra myndighederne. Databehandlere Såfremt Leasing Fyn benytter en databehandler, vil der være indgået en databehandleraftale med denne. Tavshedspligt Medarbejderne i Leasing Fyn er ifølge Lov om finansiel virksomhed FIL 117 pålagt en tavshedspligt om fortrolige oplysninger, herunder kunders personlige forhold. Alle oplysninger behandles fortroligt. Oplysninger videregives ikke til samarbejdspartnere, med mindre der foreligger et skriftligt samtykke. Lov om finansiel virksomhed indeholder en række bestemmelser, som giver adgang til at videregive kundeoplysninger uden kundens samtykke. Det følger af Lov om finansiel virksomhed FIL 117, at videregivelse eller udnyttelse af kundeoplysninger kun kan ske, hvis de konkrete kundeoplysninger er nødvendige for at varetage den opgave, som oplysningerne videregives til brug for. Leasing Fyn har pligt til at videregive kundeoplysninger til offentlige myndigheder: Skattemyndighederne Sociale myndigheder Statsadvokaten for særlig økonomisk kriminalitet (hvidvask) I forbindelse med en retssag kan Leasing Fyn blive pålagt at udlevere dokumenter om en kunde, ligesom en medarbejder i Leasing Fyn kan blive indkaldt som vidne i en retssag. Politiet kan i sin efterforskning af strafbare forhold anmode retten om at afsige kendelse om, at Leasing Fyn skal udlevere nærmere bestemte oplysninger om en kunde. Udlevering af kundeoplysninger til politiet kræver forevisning af en retskendelse. Personoplysninger i medarbejderforhold Leasing Fyn har en intern forretningsgang for behandling af personoplysninger i relation til medarbejderforhold, hvorfor beskrivelsen i denne politik er på et overordnet niveau. Leasing Fyn behandler de almindelige personoplysninger vedrørende ansatte, som er nødvendige i forhold til almindelig personaleadministration, herunder lønbehandling. Leasing Fyn har Datatilsynets tilladelse til behandlingen Personaleadministration ved Leasing Fyn Bank A/S af 2. juli 2014.
Leasing Fyn har Datatilsynets tilladelse til at oprette en intern whistleblower, som krævet i Lov om finansiel virksomhed. Beskyttelse af data Persondata kan alene behandles og tilgås af personer med et arbejdsmæssigt behov, og behandlingen er systemmæssigt afgrænset med nødvendige autorisationer. God databehandlingsskik Der indsamles alene relevante personoplysninger til udtrykkeligt angivne og saglige formål. Såvel medarbejderne som virksomheden er forpligtet til at sikre, at data er ajourførte. Personoplysninger opbevares i løbende år + 5 år efter medarbejderen er fratrådt, hvorefter de slettes. Lønoplysninger, som indgår som en integreret del af statistisk materiale, kan gemmes i en længere periode. Eventuelle følsomme oplysninger som f.eks. strafbare forhold slettes umiddelbart efter fratrædelse. Behandling af personoplysninger Personoplysninger deles med samarbejdspartnere, hvor det er nødvendigt i forhold til personaleadministrationen. Al kommunikation sker krypteret. Der udveksles personoplysninger med følgende samarbejdspartnere, som der er indgået en databehandleraftale med, eller som er selvstændige dataansvarlige: SKAT Finanssektorens Arbejdsgiverforening (statistik) Jobcenter / sygedagpenge / virk.dk - nem refusion Bluegarden (lønbehandling) AP Pension eller personlige pensionsselskaber Mølholm Forsikring Danske Tandforsikring Forenede Gruppe Liv Finansforbundet og Finanssektorens Feriefond (kollektiv forpligtelse) Sparekassen Sjælland-Fyn A/S (ejerbank) Middelfart Sparekasse (ejerbank) Fynske Bank A/S (ejerbank). Indsigtsret Nuværende og tidligere medarbejdere har ret til indsigt i, hvilke oplysninger virksomheden behandler. Indsigt i egne oplysninger skal gives inden 4 uger efter modtagelse af anmodningen. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, skal der orienteres om, hvornår indsigtsanmodningen kan imødekommes.
Tavshedspligt Personoplysninger behandles fortroligt og medarbejdere, som behandler personoplysninger, har tavshedspligt. Videregivelse af oplysninger / samtykke Videregives oplysninger sker det på baggrund af, at behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller for at overholde offentligretlige forpligtelser. Behandling af følsomme persondata som f.eks. portrætbillede sker alene efter indhentelse af medarbejderens samtykke. Virksomheden registrerer oplysninger om sygefravær, som ikke anses for en følsom oplysning, hvorimod der ikke sker registrering af en diagnose uden at indhente medarbejderens samtykke, idet dette betragtes som en følsom oplysning. Et samtykke kan altid tilbagekaldes. Personoplysninger i relation til ansøgere Du kan sende ansøgninger til Leasing Fyn således: job@leasingfyn.dk (krypteret, forudsat at du kan sende mail krypteret). Såfremt der i en rekrutteringsproces indhentes referencer, vil dette alene ske efter forudgående aftale og samtykke fra ansøgeren. Leasing Fyn behandler jobansøgninger fortroligt. Såfremt du har sendt en ansøgning til Leasing Fyn men uden at få job, behandler vi din ansøgning således: Din ansøgning og mail bliver slettet senest 1 måned efter, at ansættelsesproceduren er afsluttet, og du har fået afslag. Din ansøgning bliver gemt i op til 5 år, hvis du har givet samtykke til, at vi må opbevare din ansøgning til eventuel senere brug. Et samtykke kan til en hver tid tilbagekaldes ved at kontakte HR-assistenten i Leasing Fyn. Ansøgere har ret til indsigt i, hvilke oplysninger virksomheden behandler eller har behandlet i relation til en rekrutteringsproces. HR-assistenten kan kontaktes for nærmere oplysninger herom. Krypteret mail til leasing Fyn Der kan sendes sikker (krypteret) mail til Leasing Fyn på leasingfyn@leasingfyn.dk.
Sikkerhedsbrud Ved sikkerhedsbrud / tab af data rapporteres dette øjeblikkeligt til direktøren. Anmeldelse af sikkerhedsbrud skal ske til Datatilsynet inden 72 timer efter, at virksomheden er blevet bekendt med bruddet. Senest opdateret juli 2018.