Lyngby Svømmeklub Vedtægter Vedtaget på generalforsamlingen den 16. marts 2016 1 Navn og hjemsted. Foreningens navn er Lyngby Svømmeklub. Foreningens hjemsted er Lyngby-Taarbæk Kommune. Foreningen er dannet 3. januar 1985 ved en sammenslutning af Lyngby Idræts Forening og Lyngby Kammeraternes Idrætsforenings svømmeafdeling. 2 Formål. Det er foreningens formål at fremme børn, unge og voksnes naturlige og sikre forhold til vand og i forlængelse heraf at motivere til fysisk og sportslig udfoldelse. Foreningens virke baserer sig på svømning, livredning og andre vandaktiviteter og sigter på at skabe et aktivt fællesskab i vandet, på bassinkanten og klublivet i øvrigt. Foreningens aktiviteter omfatter udvikling af færdigheder gennem undervisning, opnåelse af psykisk og fysisk velvære gennem motion, samt tilfredsstillelse af sportslige udfordringer og ambitioner gennem konkurrence med andre. 3 Medlemskab af organisationer. a) Foreningen er medlem af Svømme Region Øst under Dansk Svømmeunion under Danmarks Idrætsforbund. b) Foreningens medlemmer er underkastet de respektive forbunds love og bestemmelser. 4 Optagelse af medlemmer. a) Foreningens medlemmer består af aktive medlemmer, passive medlemmer og æresmedlemmer. b) Som aktivt eller passivt medlem kan bestyrelsen optage enhver, dog fortrinsvis personer med bopæl i Lyngby-Taarbæk Kommune. c) Indmeldelse skal foretages skriftligt. Ved umyndiges indmeldelse i foreningen kræves samtykke af forældre eller værge. Ved udmeldelse hæfter man altid for én betalingsperiode, og medlemskabet fortsættes automatisk indtil skriftlig udmeldelse har fundet sted, se 6. d) Æresmedlemmer kan på bestyrelsens forslag vælges på generalforsamlingen. Spørgsmål om valg af æresmedlemmer kan ikke gøres til genstand for diskussion på generalforsamlingen. 5 Kontingent. a) Kontingentet fastsættes på generalforsamlingen. Æresmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer, suppleanter til bestyrelsen, udvalgsformænd samt trænere er kontingentfrie. Kontingentfrihed kan dog ikke gælde hold i konkurrenceafdelingen. b) Bestyrelsen kan i særlige tilfælde bevilge et medlem fritagelse for kontingentbetaling. c) Bestyrelsen fastsætter kontingentperioder og betalingsterminer. d) Bestyrelsen kan løbende fastsætte særkontingenter for særhold og ved igangsættelse af nye initiativer. 6 Udmeldelse. Udmeldelse kan kun ske skriftligt til klubbens kontor senest en måned før næstkommende betalingstermin. Dette gælder dog ikke for svømmere på klubbens medley- og eliteskolehold, hvor en forkortet sæson skal være aftalt med træner og bekræftet på mail fra klubbens kontor forud for sæsonstart.
7 Kontingentrestance. Et medlem i kontingentrestance er afskåret fra at deltage i foreningens aktiviteter. 8 Eksklusion. a) Foreningens medlemmer skal til enhver tid rette sig efter de af bestyrelsen fastsatte reglementer. Overtrædelse heraf kan medføre eksklusion. b) Et flertal på 4 af bestyrelsens medlemmer kan ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning dertil. Medlemmet skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have lejlighed til at fremføre sit forsvar. Medlemmet har ret til at forlange sin eksklusion forelagt førstkommende generalforsamling, og den skal for at være gyldig vedtages med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmers stemmetal. Den ekskluderede har møde- og taleret på denne generalforsamling, men ikke stemmeret. c) Hvis et medlem er i kontingentrestance udover 3 måneder, kan bestyrelsen med mindst 8 dages skriftligt varsel ekskludere vedkommende. Ingen, der er udelukket på grund af kontingentrestance, kan optages på ny som medlem af foreningen, før vedkommende har betalt sin gæld til foreningen. 9 Ordinær generalforsamling. a) Generalforsamlingen har, med de indskrænkninger som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle foreningens anliggender. b) Den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år i marts måned, indkaldes med mindst 28 dages varsel ved skriftlig meddelelse på hjemmesiden, ved opslag i svømmehallerne og ved udsendelse af E-mails via medlemssystemet. c) Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indgives skriftligt til bestyrelsens formand senest 21 dage før afholdelsen. d) Dagsordenen med angivelse af de forslag, som ønskes sat under afstemning offentliggøres senest 14 dage før afholdelsen på klubbens hjemmeside og i hallerne. e) Møderet til og taleret på generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen. Derudover har forældre eller værge til medlemmer under 18 år møderet til og taleret på generalforsamlingen. f) Stemmeret på generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen, der betaler aktivt kontingent, har været medlem de sidste 2 måneder, er fyldt 18 år og ikke er i kontingentrestance. Stemmeret har endvidere forældre eller værger til medlemmer under 18 år, hvor medlemmet betaler aktivt kontingent, har været medlem de sidste 2 måneder og ikke er i kontingentrestance. Forældre eller værger har én stemme pr. medlem under 18 år. Stemmeret har desuden de i 5, litra a, nævnte kontingentfrie medlemmer, dog ikke ansatte trænere. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. g) Valgbare til bestyrelsen er såvel aktive som passive medlemmer over 18 år, samt forældre og værger for medlemmer under 18 år. 10 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Bestyrelsens beretning for det forløbne år 4. Forelæggelse af årsrapport (inkl. revideret regnskab) for det forløbne år til godkendelse 5. a) Godkendelse af evt. vederlag til bestyrelsen b) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse. 6. Behandling af indkomne forslag 7. I lige år: valg af formand (for 2 år) 8. I ulige år: valg af kasserer (for 2 år)
9. I ulige år: valg af sekretær (for 2 år) 10. Hvert år: valg af mindst 1 bestyrelsesmedlem (for 2 år) 11. Valg af 2 suppleanter (for 1 år) 12. Valg af eksterne revisorer (for 1 år) 13. Eventuelt 11 Generalforsamlingens ledelse m.v. a) Generalforsamlingen vælger sin dirigent og referent, der ikke er medlem af bestyrelsen. b) Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflerhed jf. dog 8, 15 og 16. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. c) Afstemninger foregår skriftligt såfremt blot ét stemmeberettiget medlem begærer det. d) Generalforsamlingens beslutninger indføres i en protokol, hvori også referatet af forhandlingerne optages i det omfang dirigenten bestemmer. Dirigenten underskriver protokollen senest 10 dage efter generalforsamlingen. 12 Ekstraordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes senest 4 uger efter at mindst 60 af de stemmeberettigede medlemmer overfor formanden har fremsat skriftlig begæring herom. Begæringen skal angive, hvad der ønskes sat under afstemning. Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes med mindst 14 dages varsel. For den ekstraordinære generalforsamling gælder bestemmelserne i 9 og 11, dog undtaget bestemmelserne i 9, litra d. 13 Bestyrelsen. a) Foreningen ledes af en bestyrelse på minimum 5 personer. Bestyrelsen består af formand, næstformand, kasserer, sekretær og minimum 1 menigt bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen konstituerer sig selv mht. næstformand. Som næstformand kan vælges den valgte sekretær eller et menigt medlem. Bestyrelsen nedsætter de nødvendige udvalg. b) Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. c) Under formandens forfald træder næstformanden i et og alt i formandens sted. d) Sekretæren fører protokol over de afholdte møder. Protokollen godkendes ved rundsending per e-mail og godkendelse på efterfølgende bestyrelsesmøde, og danner derefter gyldigt bevis for de førte forhandlinger. e) Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal og i tilfælde af stemmelighed gør formandens stemme udslaget. f) Bestyrelsen organiserer klubben i udvalg på en måde, der er hensigtsmæssig i forhold til de fastsatte aktiviteter. Bestyrelsen udpeger for hvert udvalg en politisk/økonomisk ansvarlig blandt bestyrelsens medlemmer. g) Suppleanter deltager i bestyrelsesmøder uden stemmeret. 14 Økonomien. a) Kassereren skal føre tilsyn med, at der føres et specifikt regnskab over indtægter og udgifter. Regnskabsafslutningen sker pr. 31. december, og på den ordinære generalforsamling fremlægges driftsregnskab og status i revideret stand. b) Kassereren er bemyndiget til at varetage de daglige økonomiske dispositioner inden for de budgetterede rammer. Har klubben ansat en administrativ leder, kan bestyrelsen vælge at give denne bemyndigelse til
den administrative leder. Bestyrelsen kan meddele prokura til formand og næstformand samt til en af foreningen ansat kontormedarbejder til daglige dispositioner. c) Det pålægges revisorerne at være kritiske og revisor har ret til, på ethvert tidspunkt, at få dokumentation for eksisterende beholdninger. Klubben tilskynder til elektroniske betalinger / overførsler og opererer derfor ikke med kassebeholdning. 15 Vedtægtsændringer. Forandringer af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. 16 Foreningens opløsning. a) Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun vedtages på en i det øjemed særlig indkaldt generalforsamling. Mindst 3/4 af de stemmeberettigede skal være til stede, og der fordres 3/4 af de afgivne stemmer til gyldig beslutning om opløsningen. Såfremt et tilstrækkeligt antal stemmeberettigede ikke er til stede, indkaldes til en ny generalforsamling. Denne generalforsamling er beslutningsdygtig med forannævnte kvalificerede majoritet uanset antallet af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer. b) Ved opløsning af foreningen skal alle aktiver deponeres i Svømme Region Øst og skal henstå i 5 år til frigivelse for dannelse af en ny svømmeklub i Lyngby- Taarbæk Kommune. Efter 5 års forløb tilfalder foreningens ejendele Svømme Region Øst Lyngby Svømmeklubs politik mod seksuelle krænkelser (Vedtaget august 2005) Lyngby Svømmeklub arbejder aktivt for størst mulig sikkerhed og tryghed for alle børn og voksne i klubben. 1. Ansættelse af trænere Lyngby Svømmeklub ansætter udelukkende trænere, som har en ren straffeattest fra Det Centrale Kriminalregister. Lyngby Svømmeklubs administrative leder vil rekvirere oplysningerne. Til forespørgslen benyttes den blanket, som Danmarks Idræts Forbund har udfærdiget og godkendt. Den mulige træner skal give samtykke til indhentelse af oplysningerne. Er den mulige træner under 18 år skal forældre/værge give tilladelse til indhentelse af oplysningerne. Oplysningerne vil udelukkende blive kendt af Lyngby Svømmeklubs daglige leder, Svømmeskoleleder, Cheftræner og bestyrelsen. 2. Allerede ansatte trænere Lyngby Svømmeklub indhenter hvert år ved sæsonstart fornyede personoplysninger på alle allerede ansatte trænere. Hvis der ikke er ren straffeattest på en allerede ansat træner vil bestyrelsen straks ophæve ansættelsesforholdet med vedkommende træner og sørge for, at vedkommende træner ikke har kontakt med svømmere i regi af Lyngby Svømmeklub. Bestyrelsen vil konkret vurdere om der skal ske orientering af alle eller dele af klubbens medlemmer. 3. Holdledere m.fl. Bestyrelsen og holdledere i konkurrenceafdelingen er omfattet af samme regler som trænerne, jf. pkt. 1 og 2. Bestyrelsen kan konkret vurdere, at andre frivillige hjælpere har så direkte kontakt med svømmerne eller indtager så væsentlige tillidsposter, at de også skal omfattes af reglerne.
4. betroet til undervisning m.m. Lyngby Svømmeklub vil indskærpe Straffelovens 223 og 224 for alle ansatte trænere og ledere. Efter disse bestemmelser er det strafbart for en træner/leder at indlede et kæresteforhold eller andet seksuelt forhold til en svømmer under 18 år, som vedkommende er træner/leder for. 5. Mistanke? Hvis en træner, leder, forældre eller svømmer har mistanke om, at der eventuelt foregår et seksuelt overgreb kan mistanken videregives til den administrative leder af Lyngby Svømmeklub eller til formanden. Den administrative leder skal straks orientere formanden og næstformanden for Lyngby Svømmeklub. Formanden og næstformanden skal sammen med den administrative leder straks behandle en eventuel mistanke. Mistanken vil blive behandlet så fortroligt som muligt. Formanden, næstformanden samt den administrative leder for Lyngby Svømmeklub vil orientere klubbens cheftræner samt konkret afgøre hvilke personer blandt bestyrelsens medlemmer, der skal involveres i sagen. Formanden og næstformanden for Lyngby Svømmeklub vil afgøre om der skal ske politianmeldelse.