Dagsordenens punkt 4.a Sorø d. 10. november 2018 Bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer Grundlag Sorø Golfklubs vedtægter har virket efter hensigten gennem mange år, og alle aktuelle spørgsmål og problemstillinger har kunnet løses ved hjælp af dem. Så, hvis der ikke var faktuelle fejl i dem, ville klubben kunne bruge vedtægterne i den nuværende form i en lang periode fremover. Nu er det bare således, at klubben har overtaget ejerskabet over klubhus og bane m.v., og der er derfor ikke behov for at udpege medlemmer af aktieselskabet bag Sorøs golfbane Sorø Golfbane A/S. Da det fremgår af de nuværende vedtægter, at der skal ske en udpegning til bestyrelsen i Sorø Golfbane A/S og det ikke længere er aktuelt er der altså en konkret grund til at se på vedtægterne. Hvad er ændret? 2: Alle referencer til Sorø Golfbane A/S er fjernet med ændringerne 3: For at simplificere vedtægterne er de konkrete medlemskaber udtaget Begrebet æresmedlemmer har ikke været anvendt i flere år (bortset fra allerede udpegede), hvorimod Årets Golfer er blevet indført som hædersbetegnelse for nogle år siden. 4: Bestyrelsen forudser ikke indskud genindført, hvorfor alle referencer hertil er fjernet. Som konsekvens af ændringerne i 3 fjernes de konkrete medlemskategorier. 5: Flere (nu eks-)medlemmer har stillet spørgsmål ved et tomåneders varsel i forhold til udmeldelse. Bestyrelsen foreslår at følge disse medlemmers indstilling om ændring til varsel på kun én måned, men ved kun at tillade udmeldelse én gang årligt.
8: Det burde være indlysende, at generalforsamlinger finde sted i Sorø Kommune. I 8.6 er der ændret varsel til fire uger for at give bestyrelsen mulighed for at reagere hensigtsmæssigt på anmodninger om ekstraordinære generalforsamling det korresponderer i øvrigt med 12.3 På generalforsamlingen sidste år vedtoges at lade regnskabet revidere eksternt, hvorfor der ikke længere vælges interne revisorer. Derfor ændres 8.13. 9 Det bør ikke være et krav, at næstformanden er enten kasserer eller sekretær. (9.2) I 9.6 konkretiseres forretningsudvalgets medlemmer. 11 Rettelserne her følger rettelserne i 4 og 9 13 Paragraffen er ny og skal konkretisere, hvad reglerne er vedrørende afgivelse af fuldmagt. Det har ikke tidligere været beskrevet i vedtægterne. Da det fremgår af vedtægterne, at stillede forslag kan forhandles på en generalforsamling, er det vigtigt, at en fuldmagtshaver kan stemme efter egen overbevisning ud fra det resultat, der fremkommer på generalforsamlingen. Øvrige rettelser er pen og blæk rettelser. Underbilag: 1. Forslag til vedtægtsændringer med rettelser anført. 2. Forslag til vedtægter i endelig udgave (uden markerede rettelser)
Vedtægter for Sorø Golfklub 1 Navn, hjemsted og formål 1.1 Klubbens navn er Sorø Golfklub. Klubbens hjemsted er Sorø kommune. 1.2 Klubbens formål er at forestå drift og udvikling af en golfbane med tilhørende faciliteter samt at skabe rammerne for medlemmernes idrætslige, sociale og kulturelle aktiviteter, således at klubbens medlemmer kan udøve såvel golfspillet som øvrige aktiviteter under de bedst mulige forhold. 2 Klubbens medlemskaber og repræsentationertilhørsforhold 2.1 Klubben skal være medlem af Dansk Golf Union. 2.2 Klubben er repræsenteret af 2 bestyrelsesmedlemmer i bestyrelsen for Sorø Golfbane A/S. 3 Optagelse af medlemmer og medlemskab 3.1 Klubben optager såvel aktive som passive medlemmer. Medlemskabsformer fremgår af hjemmesiden. 3.2 Medlemskab omfatter følgende kategorier: a. Juniorer (til og med det kalenderår, man fylder 18 år). b. Ynglinge (til og med det kalenderår, man fylder 25 år). c. Seniorer (fra det kalenderår, man fylder 26 år). d. Flexmedlemmer. e. Langdistancemedlemmer. f. Prøvemedlemmer. g. Passive medlemmer. h. Æresmedlemmer. 3.32 Indmeldelse i klubben skal ske skriftligt til klubbens sekretariat. 3.43 Passive medlemmer har ikke ret til vederlagsfri benyttelse af udendørsfaciliteterne, men er ligestillet med hensyn til øvrige faciliteter og deltagelse i sociale og kulturelle aktiviteter. Bestyrelsen kan dispensere fra bestemmelsen om benyttelse af udendørsfaciliteterne. Som passivt medlem indtræder man på en eventuel venteliste for fuldt medlemskab. 3.54 Bestyrelsen fastsætter betingelserne for flex-, langdistance- og prøvemedlemmer. 3.65 Bestyrelsen kan til generalforsamlingen indstille medlemmer, der i særlig grad har gjort en indsats for klubben, til æresmedlemmer årets golfer. 3.76 Overgang til langdistance-, fleks- eller passivt medlemskab kan kun ske skriftligt til klubbens sekretariat med mindst 2 måneders varsel til en 30. juni eller 31. december. Ved overgang pr. 31. december og genindtræden som aktivt medlem det følgende år inden 30. juni betales fuldt årskontingent. I særlige tilfælde kan bestyrelsen dispensere fra denne bestemmelse. 3.87 For personer, der søger optagelse som medlem, hvor ægtefælle, samlever, forældre eller barn er aktivt medlem, føres en særskilt prioriteret venteliste. 3.98 Intet medlem hæfter for klubbens dispositioner og forpligtelser og har ved udtræden ikke ret til nogen andel af klubbens aktiver eller formue. 4 Kontingenter og indskud 4.1 Kontingentsatser for medlemskategorierne 3.2.a, 3.2.b, 3.2.c og 3.2.g, herunder opdeling i rater og forfaldsterminefuldtids- og passive medlemskaber, fastsættes for et kalenderår ad gangen af generalforsamlingen efter indstilling af fra bestyrelsen. 4.2 Bestyrelsen kan i særlige tilfælde for en periode meddele kontingentfritagelse/tillade overgang til passivt medlemskab (udstationering/studieophold over 6 måneder, længerevarende alvorlig sygdom o.l.) 4.3 Allerede udpegede Ææresmedlemmer er kontingentfrie. 4.4 Kontingent indbetales via PBS. Ved anden betalingsform kan pålægges et af bestyrelsen fastsat administrationsgebyr. 1 af 5
4.5 Medlemskab af klubben betinger a. betaling af et indskud. Fritaget herfor er medlemmer af medlemskategorierne 3.2.a, 3.2.b og 3.2.d samt langdistance- og passive medlemmer. Indskuddet betales ved indmeldelse eller primo det kalenderår, hvor medlemmet fylder 26 år, eller b. ejerskab af en til ejeren/ejerne udstedt navnenoteret aktie tegnet i Sorø Golfbane A/S. 4.6 Indskudsbeløbets størrelse fastsættes for et kalenderår ad gangen af generalforsamlingen efter indstilling af bestyrelsen. 4.7 Bestyrelsen kan for at fremme medlemstilgangen dispensere fra 4.5.a - sidste sætning. 4.8 Klubben er forpligtet til at tegne en aktie i Sorø Golfbane A/S for indbetalte indskudsbeløb jf. 4.5.a. Aktien skal tegnes på mindst nominelt det beløb, der aftales mellem klubben og aktieselskabet. Indskudsbeløbet/tegningsbeløbet skal indbetales til Sorø Golfbane A/S umiddelbart efter at indskuddet er indbetalt til klubben. 4.9 Medlemmet er først berettiget til at spille på banen, når klubben har tegnet og indbetalt det aftalte aktiebeløb til Sorø Golfbane A/S, medmindre medlemmet er omfattet af ordning jf. 4.7. 4.10 De af klubben erhvervede aktier jf. 4.8 forbliver klubbens ejendom. 5 Udmeldelse og eksklusion 5.1 Udmeldelse kan kun ske skriftligt til klubbens sekretariat med mindst 21 måneders varsel til en 30. juni eller 31. december. Ved udmeldelse pr. 31. december og genindmeldelse det følgende år inden 30. juni betales fuldt årskontingent. I særlige tilfælde kan bestyrelsen dispensere fra denne bestemmelse. 5.2 Eventuelt Iindskud tilbagebetales ikke ved udmeldelse. 5.3 Kontingentrestancer udover 2 måneder fra forfald medfører suspension af samtlige medlemsrettigheder, og der kan efter regler, der fastsættes af bestyrelsen, pålægges et opkrævningsgebyr. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra denne bestemmelse, men kan også forkorte fristen overfor enkelte medlemmer, som gentagne gange har forsinket kontingentbetaling. 5.4 Kontingentrestancer udover 4 måneder fra forfald medfører eksklusion af klubben. Genindtræden kan herefter kun ske mod betaling af den fulde kontingentrestance, pålagt et opkrævningsgebyr fastsat af bestyrelsen. 6 Golfspillets regler 6.1 Klubben respekterer de af Dansk Golf Union (DGU) og Danmarks Idrætsforbund (DIF) fastlagte regler for medlemskab og de af DGU fastlagte regler for frit spil for indehavere af Nordisk / DGU-kort. 6.2 Golfspillet følger reglerne fastsat af The Royal and Ancient Golf Club of St. Andrews samt de af klubben fastsatte og af DGU godkendte lokale regler. Spillernes handicap fastsættes og reguleres i henhold til DGUs handicapsystem, og tildeling af handicapslag i handicapturneringer og matcher sker i henhold til det af DGU fastsatte slopesystem. 7 Disciplinære foranstaltninger 7.1 Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter de af bestyrelsen fastsatte regler og ordensforskrifter for ophold på klubbens område. Ved overtrædelse heraf kan bestyrelsen idømme karantæne, eller i gentagne eller grove tilfælde straffe med udelukkelse af klubben. 7.2 Karantæne eller udelukkelse jf. 7.1 kan af medlemmet indbringes for Dansk Golf Unions Amatør og Ordensudvalg. Udelukkelse kan medlemmet endvidere kræve forelagt en generalforsamling. Indbringelse for en generalforsamling har dog ikke opsættende virkning. 8 Generalforsamling 8.1 Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed og fastlægger de overordnede retningslinier for klubbens drift i de anliggender, der ikke er tillagt bestyrelsen. 8.2 Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden 15. december. Generalforsamlinger finder sted i Sorø Kommune. Indkaldelse med angivelse af dagsorden skal ske med mindst 14 dages varsel ved opslag i klubhuset og annoncering på klubbens hjemmeside eller anden elektronisk form. Dagsorden med bilag kan endvidere afhentes i klubbens sekretariat. 8.3 Dagsordenen skal minimum indeholde punkterne jf. 8.13 med bilag omhandlende de punkter, der ønskes behandlet på generalforsamlingen. 2 af 5
8.4 Medlemsforslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være indgivet skriftligt til bestyrelsen senest den 1. november forud for afholdelsen. 8.5 Ekstraordinære generalforsamlinger afholdes efter beslutning på den ordinære generalforsamling, beslutning truffet af klubbens bestyrelse, eller såfremt mindst 10 % af klubbens stemmeberettigede medlemmer fremsender skriftlig begæring herom til bestyrelsen. 8.6 Medlemmernes begæring om ekstraordinær generalforsamling skal indeholde formuleret og motiveret forslag til dagsorden. Ekstraordinær generalforsamling afholdes inden for 34 uger regnet fra begæringens modtagelse. Indkaldelse med dagsorden sker efter regler jf. 8.2. 8.7 Klubbens generalforsamlinger er ikke offentlige. 8.8 Enhver generalforsamling ledes af en af generalforsamlingen, uden for bestyrelsen, valgt dirigent, der afgør alle spørgsmål vedrørende sagers behandling, stemmeafgivelse og dennes resultat. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed, hvor disse vedtægter ikke bestemmer andet. 8.9 Ethvert aktivt medlem, der er myndigt, er stemmeberettiget på generalforsamlinger. Passive medlemmer og medlemmer, der ikke er myndige, har kun taleret. Der kan stemmes ved fuldmagt, dog kan intet medlem afgive mere end 1 stemme ved fuldmagt. 8.10 Ethvert stemmeberettiget medlem kan kræve skriftlig afstemning om ethvert forhandlingsemne. 8.11 Forhandlingerne på generalforsamlingen sammenfattes i et referat, som underskrives af dirigenten og klubbens formand. 8.12 I tilfælde af etablering af en venteliste fastsætter generalforsamlingen efter indstilling fra bestyrelsen antallet af aktive medlemmer i klubben. 8.13 Dagsordenen for den ordinære dagsorden omfatter følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år. 3. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse. 4. Forslag fra bestyrelse og/eller medlemmer. 5. Fremlæggelse af budget for det kommende regnskabs- og kalenderår, herunder fastlæggelse af medlemskontingent, og forfaldsterminer og indskud jf. vedtægternes 4. 6. Valg af formand jf. 9.1. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer jf. 9.1. 8. Valg af 2 suppleanter. Vælges for et år ad gangen. Genvalg kan finde sted. 9. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant. Vælges for et år ad gangen. Genvalg kan finde sted. 10.9. Eventuelt. 9 Bestyrelsen 9.1 Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der alle vælges for 2 år. Genvalg kan finde sted. Formanden, der er på valg i ulige år, vælges direkte af generalforsamlingen. 3 medlemmer vælges direkte af generalforsamlingen i henholdsvis lige og ulige år. Valgbare er alle stemmeberettigede medlemmer. 9.2 Bestyrelsen konstituerer sig selv med kasserer og sekretær og udpeger en af disse som klubbens næstformand. 9.3 Bestyrelsen udpeger repræsentanter til råd og nævn, som klubben måtte være repræsenteret i. 9.4 Hvis formanden afgår i valgperioden, kan bestyrelsen konstituere sig med en ny formand af sin midte. Dennes funktionsperiode begrænses til tiden indtil næste ordinære generalforsamling, hvor der vælges ny formand. 9.5 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme afgørende. 3 bestyrelsesmedlemmer kan få en beslutning udsat til næste bestyrelsesmøde. 9.6 Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af særlige opgaver. Bestyrelsen skal nedsætte et forretningsudvalg. Hvis en ansat i klubben er indvalgt i bestyrelsen, kan pågældende ikke være medlem af forretningsudvalget. 9.7 Bestyrelsen varetager den overordnede ag og strategiske ledelse af klubben, og træffer med bindende virkning beslutning for denne i alle sædvanlige og nødvendige anliggender. Bestyrelsen kan ansætte en forretningsfører til at varetage og træffe beslutninger med bindende virkning i forhold til den daglige ledelse af klubben. Forretningsføreren refererer til formanden eller dennes repræsentant. 3 af 5
9.8 Forretningsudvalget, som består af formand, næstformand og kasserer, fungerer som sparringspartner til for forretningsføreren, og varetager i samarbejde med denne alle forhold i tilknytning til lønnet personale, herunder ansættelser og afskedigelser. Endvidere forestår deforretningsudvalget, ligeledes i samarbejde med forretningsføreren, alle forhandlinger i forbindelse med indgåelse af kontrakter. 9.9 Der optages referat af alle bestyrelsesmøder, og klubbens medlemmer informeres om alle væsentlige anliggender. Bestyrelsen kan afvikle medlemsmøder til sikring af information til og dialog med medlemmerne. 10 Tegningsregel, hæftelse og fuldmagter 10.1 Klubben tegnes af formanden eller næstformanden i forening med et medlem af forretningsudvalget. Dog ved indgåelse af lejemål, der fra klubbens side er uopsigelige i længere åremål, optagelse af lån og lignende formuedispositioner, af den samlede bestyrelse. Dispositioner med større kontingentmæssige konsekvenser skal godkendes af generalforsamlingen. 10.2 Bestyrelsen kan meddele fuldmagter, dog ikke generalfuldmagter. 10.3 For de af bestyrelsen på klubbens vegne indgåede forpligtelser hæfter alene klubbens formue. 11 Regnskab 11.1 Klubbens regnskabsår er 1. oktober til 30. september. 11.2 Klubbens regnskab revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorerekstern revisor. Regnskabet skal give et retvisende billede af klubbens aktiver og passiver, den økonomiske balance samt regnskabsårets resultat. 11.3 Det reviderede regnskab samt budget incl. forslag til kontingent og indskud skal annonceres jf. 8.2. 12 Vedtægtsændringer 12.1 Til vedtagelse af vedtægtsændringer kræves, at mindst 2/3 af alle stemmeberettigede medlemmer er repræsenteret eller repræsenteres ved skriftlig fuldmagt på en generalforsamling samt, at mindst 2/3 af disse stemmer for forslaget. 12.2 Såfremt 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer jf. 12.1 ikke er repræsenteret på generalforsamlingen, men forslaget vedtages med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer inkl. fuldmagter, indkalder bestyrelsen til en ekstraordinær generalforsamling. 12.3 Ekstraordinær generalforsamling jf. 12.2 afholdes senest 4 uger efter den ordinære generalforsamling. Indkaldelse følger regler i 8.2. Forslaget kan herefter endeligt vedtages med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede inkl. fuldmagter, uanset disses antal. 13 Fuldmagter 13.1 Fuldmagt kan gives fra ét medlem, som ikke er i stand til at deltage fysisk på generalforsamlingen, til et andet stemmeberettiget medlem, der deltager i generalforsamlingen. 13.2 Et stemmeberettiget medlem kan kun medbringe én fuldmagt til en generalforsamling. 13.3 En fuldmagt er en overdragelse af sin stemmeret til en anden person, som stemmer efter egen overbevisning. 1314 Opløsning af klubben 13.1 14.1 Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt generalforsamling. Indkaldelse skal ske med mindst 14 dages varsel ved opslag i klubhuset og annoncering på klubbens hjemmeside eller anden elektronisk form. 13.2 14.2 Til beslutning om klubbens opløsning kræves, at mindst 2/3 af alle stemmeberettigede medlemmer er repræsenteret eller repræsenteres ved fuldmagt på generalforsamlingen samt, at mindst 2/3 af disse stemmer for forslaget. 13.3 14.3 Såfremt 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer jf. 13.2 ikke er repræsenteret på generalforsamlingen, men forslaget vedtages med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer inkl. fuldmagter, indkalder bestyrelsen til en ny generalforsamling. 4 af 5
13.4 14.4 Indkaldelse til denne generalforsamling skal ske med mindst 14 dages varsel ved opslag i klubhuset og annoncering på klubbens hjemmeside eller anden elektronisk form og skal være afholdt senest 4 uger efter den i 13.1 angivne generalforsamling. 13.5 14.5 Forslaget kan herefter endeligt vedtages med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede inkl. fuldmagter, uanset disses antal. 13.6 14.6 I tilfælde af beslutning om klubbens opløsning vedtager generalforsamlingen samtidig ved almindelig stemmeflerhed bestemmelse om den nærmere fremgangsmåde ved opløsningen. Klubbens formue ved opløsningen tilfalder ungdomsarbejdet i en eller flere klubber i lokalområdet, idet det forudsættes, at de modtagende klubber er organiseret i Danmarks Idrætsforbund (DIF). Generalforsamlingen træffer ved almindelig stemmeflerhed beslutning om fordelingen. Nærværende vedtægter for Sorø Golfklub er vedtaget på generalforsamling den 14. december 2009, med ændringer vedtaget på generalforsamlingerne 21. december 2010 samt, 20.4. november december 2016 samt 29. november 2018 og erstatter i sin helhed vedtægter for Sorø Golfklub af 19. december 2002 med senere ændringer. 5 af 5
Vedtægter for Sorø Golfklub 1 Navn, hjemsted og formål 1.1 Klubbens navn er Sorø Golfklub. Klubbens hjemsted er Sorø kommune. 1.2 Klubbens formål er at forestå drift og udvikling af en golfbane med tilhørende faciliteter samt at skabe rammerne for medlemmernes idrætslige, sociale og kulturelle aktiviteter, således at klubbens medlemmer kan udøve såvel golfspillet som øvrige aktiviteter under de bedst mulige forhold. 2 Klubbens tilhørsforhold 2.1 Klubben skal være medlem af Dansk Golf Union. 3 Optagelse af medlemmer og medlemskab 3.1 Klubben optager såvel aktive som passive medlemmer. Medlemskabsformer fremgår af hjemmesiden. 3.2 Indmeldelse i klubben skal ske skriftligt til klubbens sekretariat. 33 Passive medlemmer har ikke ret til vederlagsfri benyttelse af udendørsfaciliteterne, men er ligestillet med hensyn til øvrige faciliteter og deltagelse i sociale og kulturelle aktiviteter. Bestyrelsen kan dispensere fra bestemmelsen om benyttelse af udendørsfaciliteterne. Som passivt medlem indtræder man på en eventuel venteliste for fuldt medlemskab. 3.4 Bestyrelsen fastsætter betingelserne for flex-, langdistance- og prøvemedlemmer. 3.5 Bestyrelsen kan til generalforsamlingen indstille medlemmer, der i særlig grad har gjort en indsats for klubben, til årets golfer. 3.6 Overgang til langdistance-, fleks- eller passivt medlemskab kan kun ske skriftligt til klubbens sekretariat med mindst 2 måneders varsel til en 30. juni eller 31. december. Ved overgang pr. 31. december og genindtræden som aktivt medlem det følgende år inden 30. juni betales fuldt årskontingent. I særlige tilfælde kan bestyrelsen dispensere fra denne bestemmelse. 3.7 For personer, der søger optagelse som medlem, hvor ægtefælle, samlever, forældre eller barn er aktivt medlem, føres en særskilt prioriteret venteliste. 3.8 Intet medlem hæfter for klubbens dispositioner og forpligtelser og har ved udtræden ikke ret til nogen andel af klubbens aktiver eller formue. 4 Kontingenter 4.1 Kontingentsatser for fuldtids- og passive medlemskaber, fastsættes for et kalenderår ad gangen af generalforsamlingen efter indstilling fra bestyrelsen. 4.2 Bestyrelsen kan i særlige tilfælde for en periode meddele kontingentfritagelse/tillade overgang til passivt medlemskab (udstationering/studieophold over 6 måneder, længerevarende alvorlig sygdom o.l.) 4.3 Allerede udpegede æresmedlemmer er kontingentfrie. 4.4 Kontingent indbetales via PBS. Ved anden betalingsform kan pålægges et af bestyrelsen fastsat administrationsgebyr. 5 Udmeldelse og eksklusion 5.1 Udmeldelse kan kun ske skriftligt til klubbens sekretariat med mindst 1 måneds varsel til en 31. december. Ved udmeldelse pr. 31. december og genindmeldelse det følgende år inden 30. juni betales fuldt årskontingent. I særlige tilfælde kan bestyrelsen dispensere fra denne bestemmelse. 5.2 Eventuelt indskud tilbagebetales ikke ved udmeldelse. 5.3 Kontingentrestancer udover 2 måneder fra forfald medfører suspension af samtlige medlemsrettigheder, og der kan efter regler, der fastsættes af bestyrelsen, pålægges et opkrævningsgebyr. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra denne bestemmelse, men kan også forkorte fristen overfor enkelte medlemmer, som gentagne gange har forsinket kontingentbetaling. 5.4 Kontingentrestancer udover 4 måneder fra forfald medfører eksklusion af klubben. Genindtræden kan herefter kun ske mod betaling af den fulde kontingentrestance, pålagt et opkrævningsgebyr fastsat af bestyrelsen. 1 af 4
6 Golfspillets regler 6.1 Klubben respekterer de af Dansk Golf Union (DGU) og Danmarks Idrætsforbund (DIF) fastlagte regler for medlemskab og de af DGU fastlagte regler for frit spil for indehavere af Nordisk / DGU-kort. 6.2 Golfspillet følger reglerne fastsat af The Royal and Ancient Golf Club of St. Andrews samt de af klubben fastsatte og af DGU godkendte lokale regler. Spillernes handicap fastsættes og reguleres i henhold til DGU s handicapsystem, og tildeling af handicapslag i handicapturneringer og matcher sker i henhold til det af DGU fastsatte slopesystem. 7 Disciplinære foranstaltninger 7.1 Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter de af bestyrelsen fastsatte regler og ordensforskrifter for ophold på klubbens område. Ved overtrædelse heraf kan bestyrelsen idømme karantæne, eller i gentagne eller grove tilfælde straffe med udelukkelse af klubben. 7.2 Karantæne eller udelukkelse jf. 7.1 kan af medlemmet indbringes for Dansk Golf Unions Amatør og Ordensudvalg. Udelukkelse kan medlemmet endvidere kræve forelagt en generalforsamling. Indbringelse for en generalforsamling har dog ikke opsættende virkning. 8 Generalforsamling 8.1 Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed og fastlægger de overordnede retningslinjer for klubbens drift i de anliggender, der ikke er tillagt bestyrelsen. 8.2 Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden 15. december. Indkaldelse med angivelse af dagsorden skal ske med mindst 14 dages varsel ved opslag i klubhuset og annoncering på klubbens hjemmeside eller anden elektronisk form. Dagsorden med bilag kan endvidere afhentes i klubbens sekretariat. 8.3 Dagsordenen skal minimum indeholde punkterne jf. 8.13 med bilag omhandlende de punkter, der ønskes behandlet på generalforsamlingen. 8.4 Medlemsforslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være indgivet skriftligt til bestyrelsen senest den 1. november forud for afholdelsen. 8.5 Ekstraordinære generalforsamlinger afholdes efter beslutning på den ordinære generalforsamling, beslutning truffet af klubbens bestyrelse, eller såfremt mindst 10 % af klubbens stemmeberettigede medlemmer fremsender skriftlig begæring herom til bestyrelsen. 8.6 Medlemmernes begæring om ekstraordinær generalforsamling skal indeholde formuleret og motiveret forslag til dagsorden. Ekstraordinær generalforsamling afholdes inden for 4 uger regnet fra begæringens modtagelse. Indkaldelse med dagsorden sker efter regler jf. 8.2. 8.7 Klubbens generalforsamlinger er ikke offentlige. 8.8 Enhver generalforsamling ledes af en af generalforsamlingen, uden for bestyrelsen, valgt dirigent, der afgør alle spørgsmål vedrørende sagers behandling, stemmeafgivelse og dennes resultat. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed, hvor disse vedtægter ikke bestemmer andet. 8.9 Ethvert aktivt medlem, der er myndigt, er stemmeberettiget på generalforsamlinger. Passive medlemmer og medlemmer, der ikke er myndige, har kun taleret. Der kan stemmes ved fuldmagt, dog kan intet medlem afgive mere end 1 stemme ved fuldmagt. 8.10 Ethvert stemmeberettiget medlem kan kræve skriftlig afstemning om ethvert forhandlingsemne. 8.11 Forhandlingerne på generalforsamlingen sammenfattes i et referat, som underskrives af dirigenten og klubbens formand. 8.12 I tilfælde af etablering af en venteliste fastsætter generalforsamlingen efter indstilling fra bestyrelsen antallet af aktive medlemmer i klubben. 8.13 Dagsordenen for den ordinære dagsorden omfatter følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år. 3. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse. 4. Forslag fra bestyrelse og/eller medlemmer. 5. Fremlæggelse af budget for det kommende regnskabs- og kalenderår, herunder fastlæggelse af medlemskontingent og forfaldsterminer jf. vedtægternes 4. 6. Valg af formand jf. 9.1. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer jf. 9.1. 8. Valg af 2 suppleanter. Vælges for et år ad gangen. Genvalg kan finde sted. 9. Eventuelt. 2 af 4
9 Bestyrelsen 9.1 Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der alle vælges for 2 år. Genvalg kan finde sted. Formanden, der er på valg i ulige år, vælges direkte af generalforsamlingen. 3 medlemmer vælges direkte af generalforsamlingen i henholdsvis lige og ulige år. Valgbare er alle stemmeberettigede medlemmer. 9.2 Bestyrelsen konstituerer sig selv med kasserer og sekretær og udpeger en næstformand. 9.3 Bestyrelsen udpeger repræsentanter til råd og nævn, som klubben måtte være repræsenteret i. 9.4 Hvis formanden afgår i valgperioden, kan bestyrelsen konstituere sig med en ny formand af sin midte. Dennes funktionsperiode begrænses til tiden indtil næste ordinære generalforsamling, hvor der vælges ny formand. 9.5 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme afgørende. 3 bestyrelsesmedlemmer kan få en beslutning udsat til næste bestyrelsesmøde. 9.6 Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af særlige opgaver. Bestyrelsen skal nedsætte et forretningsudvalg. Hvis en ansat i klubben er indvalgt i bestyrelsen, kan pågældende ikke være medlem af forretningsudvalget. 9.7 Bestyrelsen varetager den overordnede og strategiske ledelse af klubben, og træffer med bindende virkning beslutning for denne i alle sædvanlige og nødvendige anliggender. Bestyrelsen kan ansætte en forretningsfører til at varetage og træffe beslutninger med bindende virkning i forhold til den daglige ledelse af klubben. Forretningsføreren refererer til formanden eller dennes repræsentant. 9.8 Forretningsudvalget, som består af formand, næstformand og kasserer, fungerer som sparringspartner for forretningsføreren, og varetager i samarbejde med denne alle forhold i tilknytning til lønnet personale, herunder ansættelser og afskedigelser. Endvidere forestår forretningsudvalget, ligeledes i samarbejde med forretningsføreren, alle forhandlinger i forbindelse med indgåelse af kontrakter. 9.9 Der optages referat af alle bestyrelsesmøder, og klubbens medlemmer informeres om alle væsentlige anliggender. Bestyrelsen kan afvikle medlemsmøder til sikring af information til og dialog med medlemmerne. 10 Tegningsregel, hæftelse og fuldmagter 10.1 Klubben tegnes af formanden eller næstformanden i forening med et medlem af forretningsudvalget. Dog ved indgåelse af lejemål, der fra klubbens side er uopsigelige i længere åremål, optagelse af lån og lignende formuedispositioner, af den samlede bestyrelse. Dispositioner med større kontingentmæssige konsekvenser skal godkendes af generalforsamlingen. 10.2 Bestyrelsen kan meddele fuldmagter, dog ikke generalfuldmagter. 10.3 For de af bestyrelsen på klubbens vegne indgåede forpligtelser hæfter alene klubbens formue. 11 Regnskab 11.1 Klubbens regnskabsår er 1. oktober til 30. september. 11.2 Klubbens regnskab revideres af ekstern revisor. Regnskabet skal give et retvisende billede af klubbens aktiver og passiver, den økonomiske balance samt regnskabsårets resultat. 11.3 Det reviderede regnskab samt budget incl. forslag til kontingent skal annonceres jf. 8.2. 12 Vedtægtsændringer 12.1 Til vedtagelse af vedtægtsændringer kræves, at mindst 2/3 af alle stemmeberettigede medlemmer er repræsenteret eller repræsenteres ved skriftlig fuldmagt på en generalforsamling samt, at mindst 2/3 af disse stemmer for forslaget. 12.2 Såfremt 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer jf. 12.1 ikke er repræsenteret på generalforsamlingen, men forslaget vedtages med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer inkl. fuldmagter, indkalder bestyrelsen til en ekstraordinær generalforsamling. 12.3 Ekstraordinær generalforsamling jf. 12.2 afholdes senest 4 uger efter den ordinære generalforsamling. Indkaldelse følger regler i 8.2. Forslaget kan herefter endeligt vedtages med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede inkl. fuldmagter, uanset disses antal. 3 af 4
13 Fuldmagter 13.1 Fuldmagt kan gives fra ét medlem, som ikke er i stand til at deltage fysisk på generalforsamlingen, til et andet stemmeberettiget medlem, der deltager i generalforsamlingen. 13.2 Et stemmeberettiget medlem kan kun medbringe én fuldmagt til en generalforsamling. 13.3 En fuldmagt er en overdragelse af sin stemmeret til en anden person, som stemmer efter egen overbevisning. 14 Opløsning af klubben 14.1 Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt generalforsamling. Indkaldelse skal ske med mindst 14 dages varsel ved opslag i klubhuset og annoncering på klubbens hjemmeside eller anden elektronisk form. 14.2 Til beslutning om klubbens opløsning kræves, at mindst 2/3 af alle stemmeberettigede medlemmer er repræsenteret eller repræsenteres ved fuldmagt på generalforsamlingen samt, at mindst 2/3 af disse stemmer for forslaget. 14.3 Såfremt 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer jf. 13.2 ikke er repræsenteret på generalforsamlingen, men forslaget vedtages med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer inkl. fuldmagter, indkalder bestyrelsen til en ny generalforsamling. 14.4 Indkaldelse til denne generalforsamling skal ske med mindst 14 dages varsel ved opslag i klubhuset og annoncering på klubbens hjemmeside eller anden elektronisk form og skal være afholdt senest 4 uger efter den i 13.1 angivne generalforsamling. 14.5 Forslaget kan herefter endeligt vedtages med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede inkl. fuldmagter, uanset disses antal. 14.6 I tilfælde af beslutning om klubbens opløsning vedtager generalforsamlingen samtidig ved almindelig stemmeflerhed bestemmelse om den nærmere fremgangsmåde ved opløsningen. Klubbens formue ved opløsningen tilfalder ungdomsarbejdet i en eller flere klubber i lokalområdet, idet det forudsættes, at de modtagende klubber er organiseret i Danmarks Idrætsforbund (DIF). Generalforsamlingen træffer ved almindelig stemmeflerhed beslutning om fordelingen. Nærværende vedtægter for Sorø Golfklub er vedtaget på generalforsamling den 14. december 2009, med ændringer vedtaget på generalforsamlingerne 21. december 2010, 20.december 2016 samt 29. november 2018 og erstatter i sin helhed vedtægter for Sorø Golfklub af 19. december 2002 med senere ændringer. 4 af 4