Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skelager Kollegiet afdeling 21 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 37 Onsdag den 4. november 2015 kl. 14.00 på Kollegiekontoret. Til stede: Simon Kingo Løve Malene Vinther Christensen Martin Nøhr Alexandra Danino Fraværende: Toni Behrendt Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Birgit Nørgaard, varmemester Torben Stoklund og boliginspektør Gert Ejlertsen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Valg af repræsentantskabsmedlem 4. Godkendelse af regnskab 2014/15 5. Aktuel drift 2015/16 6. Nyinvesteringer 2016/17 7. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 36 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Side 1 af 8
Formand Næstformand Sekretær Kasserer Menigt medlem Suppleant Suppleant Simon Kingo Løve Malene Vinther Christensen Martin Nøhr Toni Behrendt Alexandra Danino Nicolaj Hougaard Camilla Larsen Fællesrumsansvarlig: Martin Nøhr m.fl. Ønskes ind- og fraflytterlister: Ja Hvem skal de sendes til: Bestyrelsesmailen Ad 3. Valg af repræsentantskabsmedlem Kollegiet har udpeget Simon Kingo Løve til at deltage i repræsentantskabsmødet på Kollegiekontoret den 8. december 2015. Ad 4. Godkendelse af regnskab 2014/15 Årets resultat et overskud på 16.607 kr. og skyldes hovedsageligt: Besparelse på renovation og renholdelse. Besparelse på almindelig vedligeholdelse. Besparelse på el, vand og varme. Ovenstående modsvares af: Negativ forrentning på fællesforvaltning. Merudgifter til køb af sæbe samt færre indtægter ved vaskeriet. Meromkostninger til julevagt. Mindre lejeindtægt på antenne. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Der er en rettelse under dette punkt, årets forbrug 990.383 kr. og ikke som anført på forsiden 992.715 kr. Det betyder at forøgelsen af henlæggelserne i stedet for 498.519 kr. er øget med 500.851 kr. Dette pga. årets forbrug er væsentlig lavere end årets henlæggelser. Nettokapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over renter og afdrag på lån. Den lille afvigelse fremkommer ved at indeksreguleringen af lånet er lidt højere end budgetteret. Side 2 af 8
Offentlige og andre faste udgifter Vandafgift Der er brugt ca. 10.000 kr. mindre end budgetteret, især pga. mindre forbrug. Renovation Besparelse på ca. 7.000 kr., da udgiften til boligbidrag pr. lejemål er faldet mere end budgetteret. Forsikringer En lille afvigelse, der skyldes en lavere indeks regulering end antaget ved budgetlægningen. Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning (Der indhentes tilbud på forsikring hvert 5. år, næste gang sker i 2017). Energiforbrug Varme Der er i år et mindre forbrug på ca. 104.000 kr. afvigelsen skyldes primært lavere forbrug, men også en lavere pris pr. MWh. El Der er har været udgifter for ca. 36.000 kr. mindre end budgetteret, især på grund af faldende forbrug. Bidrag til boligorganisationen Administrationsbidrag - Der er indbetalt 426.750 kr. i administrationsbidrag og indstillingsgebyr til Kollegiekontoret. Bidragene er uændrede for 4. år i træk. Dispositionsfond Der indbetales 554 kr. til dispositionsfonden pr. lejemål. Det er et pligtmæssigt og lovbestemt bidrag til opsparing i boligselskabet, og bruges til at imødegå økonomiske problemer. Den enkelte afdeling kan søge om tilskud såfremt det måtte være nødvendigt, og fonden er et økonomisk sikkerhedsnet og en fælles reserve. Variable udgifter Renholdelse Der er en besparelse på ca. 30.000 kr. i forhold til budgettet især på grund af besparelsen på rengøring af fællesarealer. Det skyldes at der er afsat beløb til renholdelse af fællesområder som beboerne selv rengør. Almindelig vedligeholdelse Der er brugt ca. 30.000 kr. mindre end budgetteret. Inspektøren gennemgår arbejderne mere detaljeret efter regnskabsgennemgangen. Planlag og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Der er brugt 990.383 kr. og de dækkes af de opsparede midler I har. Inspektøren gennemgår hvilke arbejder der er udført. Særlige aktiviteter Administration og sæbekøb, som er udgiften til drift af fællesvaskeri, skal ses i sammenhæng med indtægten fra vaskeriet, som findes under Ordinære Indtægter. Dermed er der et netto overskud på ca. 52.000 kr. Diverse udgifter Der er brugt ca. 21.000 kr. mere end budgetteret, det skyldes udgift til vagtselskab i julen som ikke var budgetteret. Kollegiet ønsker at fortsætte aftalen om vagt i julen. Side 3 af 8
Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. For at opnå en jævn husleje budgetteres her med 20 år. Tab ved fraflytninger Der er ikke henlagt til tab i dette regnskabsår. Kollegiet har ved årets afslutning en saldo på 46.839 kr. Ekstraordinære udgifter Tab ved fraflytninger Der har i år været tab på 2.332 kr. som dækkes af tidligere henlæggelser. Diverse renter Der har været en negativ forrentning af kollegiets indestående i banken på -0,03 %. Det svarer til 3.570 kr. Årets overskud Årets overskud på 16.607 kr. overføres til opsamlet resultat fra tidligere år. Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Der har været en lejeindtægt på 5.197.213 kr. som svarer til det budgetterede. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. For dette regnskabsår er der opnået en forrentning på -0,03 % mod det budgetterede på 1,0 %. Det giver et tab i indtægt på 119.345 kr. Andre ordinære indtægter Indtægten fra fællesvaskeri er 121.362 kr. og skal ses i sammenhæng med udgifterne som tidligere nævnt. Afvikling af overskud fra tidligere år på i alt 49.356. Ekstraordinære indtægter Ingen ekstraordinære indtægter. Telefon- og IT-regnskab Overskud på 17.971 kr. fra forbrugsregnskabet overføres til det kommende budget. Antenneregnskab Overskud på 68.858 kr. fra forbrugsregnskabet overføres til det kommende budget. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2016/17. Arbejderne på almindelig vedligeholdelses kontoen blev gennemgået. Vand Et mindre forbrug i forhold til budgettet på 4 %. Side 4 af 8
Budgettet for indeværende år er sat til 6.175 m 3. Budgettet for 2016/17 foreslås uændret til 6.175 m 3. El En besparelse i forhold til budgettet på 21 %. Budgettet for indeværende år er sat til 102.000 kwh. Budgettet for 2016/17 foreslås nedsat til 85.000 kwh. Varme Et mindre forbrug i forhold til budgettet på 14 %. Budgettet for indeværende år er sat 670 MWh. Budgettet for 2016/17 foreslås uændret til 670 MWh. Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på 320.000 kr., og der er anvendt i alt 290.549 kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning, græsklipning, grønt arbejde, og udvendige skilte. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og facadedøre samt tætning af vinduer. Bygning, boliger Bygning, fælles indvendig Reparation og udskiftning af låse, rengøring efter syn. Udlevering af maling til beboere. Tape til navneskilte og service på brandmateriel. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer og indkøb af el-artikler. Reparation af vand- og afløbsinstallationer. Service ADK. Service og reparation af elevatorer. Materiel Service plæneklipper, redskaber og værktøj. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der var planlagte udgifter for 2.101.000 kr. Der er anvendt 990.383 kr. til bl.a. følgende arbejder: Terræn Kloakering ved nr. 1 Opførelse af tørreskur og flisebelægning. Nye lamper ved alle indgangsdøre. Nye skiltepyloner ved vej/indkørsel. Bygning, klimaskærm Beslag til vinduer, vinduesgreb. Bygning, boliger Maling af vægge og lofter, løbende. Overfladebehandling af gulve. Side 5 af 8
Skabe på hjul, hængsler til køkkenlåger. 4 stk. persienner. Montering af hjørnehylder i baderum. Bygning, fælles indvendig Hjørnebord til VM kontor. Bygning, tekniske anlæg/installationer 10 toiletter og 3 håndvaske er udskiftet. 9 bl. batterier er udskiftet. 12 køleskabe er udskiftet. Ventilator på blok 7 er udskiftet. Materiel Ingen arbejder udført. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2015/16 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 350.000 kr. Pr. 15.10.15. er der brugt 25.825 kr. Der har været indtægter ved syn på 42.930 kr., så saldoen viser en totaludgift på 68.755 kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Der er åbne rekvisitioner på 46.250 kr. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Administration derefter Kontokort og indtast konto 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. PPV arbejder Der er p.t. planlagt udgifter for i alt 2.198.000 kr. Der er pr. 15.10.15. brugt 42.550 kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Der er åbne rekvisitioner på 1.113.847 kr. Terræn Opretning af stibelægninger Flisebånd langs facader. Bygning, klimaskærm Nye yderdøre Maling af 42 døre i nr. 1 og 1 dør i nr. 5 Udskiftning af elastiske fuger og glasisætningsbånd i nr. 1. Bygning, boliger Overfladebehandling af gulve, løbende. Maling i lejligheder. Side 6 af 8
Bygning, fælles indvendig Belysning i fællesrum, maling i fælleshus. Nye persienner i fællesrum. Bygning, tekniske anlæg/installationer 4 toiletter er udskiftet. Køleskabe udskiftes løbende. Renovering af pumper i teknikrum. Renovering af elevatordøre. Materiel Luftkompressor til cykler indkøbt. Diverse redskaber. Låsesystem Nyt låsesystem for nye døre i nr. 3-11. Mangler ved postkasser og pulterrum og ved nr. 1 (udføres i 16/17) Grøn vedligehold Vedligehold af bede, sprøjtning og hækklipning, udføres frem over af ekstern firma. Ad 6. Nyinvesteringer 2016/17 Afdelingsbestyrelsen ønsker følgende indarbejdet i kommende budget: Halvtag til overdækning af terrasse bag fælleshuset. Solcelleanlæg, Gert Ejlertsen oplyste en pris på ca. 435.000 kr. som lånes af egne midler og tilbagebetales over 10 år. Indtægt 1. år er beregnet til ca. 48.000 kr. Bestyrelsen vedtog igangsætning af projektet. Nyinvesteringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar 2016. Ad 7. Evt. Bestyrelsen vil forestå nyindretning og maling i fælleshuset. Der skal indkøbes nye møbler og foretages ændringer af beslysningen. Bestyrelsen aftaler møde med Torben Stoklund og Elinstallationsfirmaet Rosborg for en løsning af belysningsproblemet. Et ønske om at få dørpumper på dørene til cykelskuret er på vej, der bliver opsat en enkelt til afprøvning. Bestyrelsen ønsker julevagt i år. Boliginspektøren udleverede foldere om hvervning af medlemmer til afdelingsbestyrelser og vejledning til afdelingsbestyrelsen om procedure ved klagebehandling. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 7.december 2015. Side 7 af 8
Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet sluttede kl. 15.30 Referent: Gert Ejlertsen/Birgit Nørgaard Referat sendt den 10.11.2015 /dbs Side 8 af 8