Udskrift af forhandlingsprotokollen for Ladegårdskollegiet afdeling 23 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 36 Onsdag den 4. november 2015 kl. 14.00 på Kollegiekontoret. Til stede: Anne-Line Schmidt Mogens Dalgaard Simon Siggaard Jensen Fraværende: Signe Bjerremand Jacobsen (med afbud) Anders Rohde Pihlkjær (fraflyttet) Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Inge-Lise Rasmussen, varmemester Jan A. Olsen og boliginspektør Henrik M. Hjarsen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Valg af repræsentantskabsmedlem 4. Godkendelse af regnskab 2014/15 5. Aktuel drift 2015/16 6. Nyinvesteringer 2016/17 7. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 35 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand Næstformand Kasserer Anne-Line Schmidt Maria Skovborg Signe Bjerremand Jacobsen Side 1 af 6
Menigt medlem Menigt medlem Suppleant Mogens Dalgaard Simon Siggaard Jensen Simon har ændret navn og han indsender attest til Kollegiekontoret, så det kan tilrettes. Fællesrumsansvarlig: Simon Siggaard Jensen Ønskes ind- og fraflytterlister: Nej Ad 3. Valg af repræsentantskabsmedlem Kollegiet har ikke valgt / udpeget nogen til at deltage i repræsentantskabsmødet på Kollegiekontoret den 8. december 2015. Indkaldelsen sendes derfor til formanden. Hvis en anden udpeges oplyses dette til jb@kollegiekontoret.dk Ad 4. Godkendelse af regnskab 2014/15 Årets resultat et underskud på 303.563,00 kr. og skyldes hovedsageligt: Årets underskud skyldes hovedsageligt: Merforbrug af el. Merudgifter til målerpasning og dataopsamling. Meromkostninger til almindelig vedligeholdelse. Negativ forrentning af fællesforvaltning. Færre indtægter på vaskeri modsvares kun delvist af besparelse på sæbekøb til vaskeri. Ovenstående modsvares til dels af: Besparelse på vand, varme og renovation. Besparelse på beboerfaciliteter og julevagt. Indtægter vedr. uafhentet deposita. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne er øget / formindsket med 935.133 kr. til 10.439.642 kr. Nettokapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til indekslån Offentlige og andre faste udgifter Vandafgift Vandforbruget har været mindre end budgetteret. Renovation Der har været en besparelse i udgift hertil i forhold til budget. Side 2 af 6
Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Årets udgift var på 54.509 kr. Energiforbrug Varme Der har i regnskabsåret været et mindre MWh - forbrug end budgetteret. El Udgift til el har været større end budgetteret grundet et højere forbrug. Bidrag til boligorganisationen Administrationsbidraget - Udgjorde 643.859 kr. Dispositionsfond Der var en udgift på 554 kr. til dispositionsfonden pr. lejemål. Beløbet er lovbestemt. Variable udgifter Renholdelse Udgiften til ejendomsfunktionær var lidt højere end budgetteret Almindelig vedligeholdelse Der blev brugt 190.956 kr. mere end budgetteret til denne post. Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Der blev brugt 535.313 kr. på denne post. Beløbet dækkes af opsparede midler. Diverse udgifter Der er brugt lidt mindre på vagtordning end budgetteret. Og der er ikke brugt penge fra indeværende år på posten beboerfaciliteter. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. Tab ved fraflytninger Der har i år været et tab på 437 kr., som dækkes af kollegiets henlæggelser. Ekstraordinære udgifter Diverse renter Der har i år været renteudgifter af indestående i fællesforvaltningen. Beløbet udgør kr. 3.547 og svarer til en negativ forrentning på 0,03 %. Der var budgetteret med en renteindtægt på 1%. Over-/underskud fra tidligere år Afvikling af tidligere års over-/underskud skal ske over 3 år. Årets overskud Årets underskud kr. 303.563 anvendes således: Overført til opsamlet resultat Kontoens (kt. 407) saldo 303.563 kr. -60.140 kr. Side 3 af 6
Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Der har været en lejeindtægt på 6.199.188 kr. som svarer til det budgetterede. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. Renten har været negativ og er således posteret som en udgift. Lån af egne midler til Bolig Net kabel-tv har givet en renteindtægt på 1.318 kr. Andre ordinære indtægter Indtægten fra fællesvaskeri er lidt lavere end budgetteret. Overskud fra tidligere år Overskud fra tidligere år har forøget indtægten med kr. 234,850. Ekstraordinære indtægter Korrektion vedr. tidligere år Uafhentet deposita fra før 1/8 10 og et restancegebyr er blevet taget til indtægt. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2016/17. Arbejderne på kontoen for almindelig vedligeholdelse blev gennemgået. Vand En besparelse i forhold til budgettet på 31 %. Budgettet for indeværende år er sat til 900 m 3. Budgettet for 2016/17 foreslås nedsat til 750 m 3. El Et merforbrug i forhold til budgettet på 26 %. Budgettet for indeværende år er sat til 120.000 kwh. Budgettet for 2016/17 foreslås uændret til 120.000 kwh. Varme En besparelse i forhold til budgettet på 52 %. Budgettet for indeværende år er sat 70 MWh. Budgettet for 2016/17 foreslås nedsat til 60 MWh. Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på 250.000 kr., og der er anvendt i alt 440.956,11 kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning, græsklipning, grønt arbejde, kloak. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og facadedøre. Bygning, boliger Reparation og udskiftning af låse, rengøring efter syn. Maling, fugning i bad. Bygning, fælles indvendig Reparation af vægge i fælles områder. Side 4 af 6
Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer. Indkøb af el-artikler, vand- og afløbsinstallationer, blandingsbatterier. Ventilation. Materiel Service plæneklipper, redskaber og værktøj. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der var planlagte udgifter for 490.000 kr. Der er anvendt 535.313 kr. til bl.a. følgende arbejder: Terræn Cykelstativer. Udskiftning af hækplanter. Bygning, klimaskærm Intet udført. Bygning, boliger Overfladebehandling af gulve, maling af boliger Bygning, fælles indvendig Maling fællesrum, inventar/møbler fællesrum, gulv i fællesrum. Bygning, tekniske anlæg/installationer Blandingsbatterier. Målerudskiftning, ADK udskiftet, ventilation, Udskiftning af udvendige lamper. Materiel Intet udført. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2015/16 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 300.000 kr. Pr. d.d. er der brugt 86.438,86 kr. Der har været indtægter ved syn på 9.676,49 kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Administration derefter Kontokort og indtast konto 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. PPV arbejder Der er p.t. planlagt udgifter for i alt 1.104.000,00 kr. Der er pr. d.d. brugt 18.600,84 kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Opretning af græsplæner, beskæring af træer, Bygning, klimaskærm Rep. og vedligehold af trapper og værn, LA II trapper skridsikres, Bygning, boliger LA II rep. og justering af døre og vinduer, Side 5 af 6
Bygning, fælles indvendig Inventar i studierum. Bygning, tekniske anlæg/installationer Udskiftning af varmtvandsveksler. Materiel Div. Maskiner. Ventilationsanlæg - Alle motorer skal udskiftes, på grund af defekter. De nye er mere el- besparende. Der kan spares ca. 22.500,00 kr. om året i el- forbrug. Facadedøre i 366 og 368 - Dørene bør udskiftes snarest, da de sidder mod syd og er meget medtagede- er i ppv - planen til 2016 Julevagt - Dette tages op på næste beboermøde, hvorefter bestyrelsen giver besked. Trapper LA II - Der skal udføres en eller anden form for skrid-sikring på trapperne, evt. gummi fliser. Bestyrelsen ønsker et opfølgende møde om indretningen af deres studierum. Ad 6. Nyinvesteringer 2016/17 Nyinvesteringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar 2016. Ad 7. Evt. Boliginspektøren udleverede foldere om hvervning af medlemmer til afdelingsbestyrelser og vejledning til afdelingsbestyrelsen om procedure ved klagebehandling. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 9. november 2015. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet sluttede kl15.45 Referent: Henrik M. Hjarsen/Inge-Lise Rasmussen Referat sendt den 13.11.2015 /jb Side 6 af 6