Vejledning til juniorledere omkring afholdelse af kredsturnering Opdateret 6. marts 2016 Oprettelse i Golfbox Koordinatoren for kredsturneringen sørger for oprettelse af turneringen i Golfbox under Juniordistrikt 2 Midtjylland. Tilmelding til turneringen sker i Golfbox, enten klubvis af juniorlederne eller individuelt. De arrangerende klubber kan vælge at oprette en turnering i eget regi for at få turneringen med på klubbens oversigt over turneringer. En sådan turnering bør være lukket for tilmelding og henvise til turneringen under Juniordistrikt 2 Midtjylland for at undgå forvirring omkring tilmelding. Invitation til alle klubber i kredsen senest 1 måned før rundens afholdelse Den arrangerende klub udarbejder en invitation til kredsturnering i deres klub senest 1 måned før runden skal afholdes. Invitationen udsendes til mailinglisten for juniorledere i kredsen. Inspiration til invitationen kan hentes i tidligere invitationer eller hos koordinatoren for kredsturneringen. Koordinatoren kan også sørge for at udsende til alle klubber i kredsen, såfremt det ønskes. Invitationen skal indeholde følgende oplysninger: 1. Frist for tilmelding: Senest mandagen før turneringen kl. 20 gennem Golfbox. 2. Pris for turneringen, p.t. kr. 135 pr. deltager. Dette skal dække præmier, frokost med drikkevarer og gerne lidt baneservice. 3. Oplysning om rangebolde er inkl. eller ekskl. i turneringsgebyret. 4. Påmindelse om, at der i C9-rækken skal tilmeldes markører for 1. spiller og for hver 3. efterfølgende spiller (4., 7. etc.). Tilmelding af markører bør ske til turneringslederen oplys emailadresse og mobilnummer. 5. Påmindelse om, at forældre er velkomne, men at de skal holde en afstand til spillerne på mindst 50 meter under matchen, at der ikke må gives råd under turneringen og at overskridelse heraf vil kunne medføre diskvalifikation af spilleren. 6. Navn og mobilnummer på turneringsleder, som kan modtage evt. afbud på dagen. Andre forberedelser, der bør laves i god tid Banelukning: Første start er kl. 8:00, og der spilles som udgangspunkt i 3-bolde med 10 min mellem hver start. Deltagerantal varierer mellem kredsene, i kreds øst har der på det seneste været 60-100 deltagere pr. runde. Kontroller at banelukningen passer med ovenstående. Det er en rigtig god idé, at 1. tee er lukket mindst 15 minutter før første start og at der spilles en stopbold. Bespisning & rangebolde: Få en klar aftale med klubbens restauratør angående spisning og pris. Få ligeledes en aftale med klubbens pro angående træningsbolde, nogle pro er sponserer bolde, andre skal have betaling. 5
Endeligt deltagerantal kan oplyses midt i ugen før turneringen afholdes. Husk, der er ofte forældre/ledere til stede, så hvis der kan være et spisetilbud til dem, vil det blive modtaget med taknemlighed Hjælpere til selve turneringsafholdelsen: Få en aftale med hjælpere til dagen. Der skal bruges: 2 personer ved til registrering af spillere, uddeling af scorekort, tage imod evt. efterbetaling og fordeling af markører i C9-rækken. 1 starter 1 person til at kommunikere mellem startbord og starter, 2 personer til indtastning af resultater Baneservice evt. kombineret med banekontrol (hvis muligt) Eventuelt forcaddies, hvis der er huller på banen, der kræver dette for at flowet i spillet kan opretholdes. Baneservice: Baneservice med frugt, vand, chokolade, varm kakao etc. værdsættes af spillerne. Præmier: Sørg for præmier til turneringen jf. reglerne i turneringsbestemmelserne og nedenfor. Forberedelser i dagene før turneringsrunden Adgang til Golfbox som administrator for Juniordistrikt 2 Midtjylland: Koordinatoren for kredsturneringer oplyser brugernavn og password til Golfbox til turneringsledelsen Tilmeldingsliste: Tilmeldingslisten er klar i Golfbox mandag efter kl. 20 Startliste: Startlisten udarbejdes af den arrangerende klub for kredsturneringen. Startlisten er klar senest torsdag kl. 20. Scorekort: Udskrivning af scorekort eller labels kan ske efter turneringens offentliggørelse torsdag aften før turneringen spilles. Husk at opdatere handicap før udskrivning af scorekort. Markører: Planlæg hvilke markører, der følger hvilke bolde i C9-rækken. Listen udleveres til starteren sammen med startlisten, og markørerne gives besked pr. email eller SMS. Skriv kort vejledning til markørerne om hvad deres rolle er, og kopier denne, så den er klar til udlevering på dagen: Markørens rolle er at tilse, at der tælles rigtigt. Et vist kendskab til droppereglerne er godt. Spillerne skal selv føre slagene på scorekortene. Markøren skal kun blande sig, såfremt der tælles forkert. Skulle der opstå tvivl om reglerne, spilles der en alternativ bold på hullet. Så kan man få tvivlen afklaret sammen med turneringsledelsen når man er færdig med at spille. 6
Indskrivning og udlevering af scorekort: Sørg for kontanter (byttepenge) og kvitteringer for betaling af turneringsgebyr medbringes til afklaring af betaling af turneringsgebyret. Udskriv også turneringsbetingelserne, så I har dem ved hånden. Udskriv (eller henvis på dagen) til lokale regler. Udskriv markørvejledningen til uddeling Lav evt. spisebilletter til restauranten, som udleveres ved indskrivning. Husk også billetter til markørerne i C9-rækken. På turneringsdagen Turneringsledelsen mødes en time før første start for at udlevere scorekort. Ved afbud omplanlægges startlisten om nødvendigt. Husk at informere starteren om ændringerne! Opdater handicap i Golfbox og udskriv ny startliste med handicap: For at sikre, at så mange spillere som muligt har det rigtige handicap registreret, skal man opdatere handicap, inden man udskriver labels/scorekort, men også på selve turneringsdagen. Udlevering af scorekort: Kontroller med spillerne at det registrerede handicap er korrekt ved udlevering af scorekortet. Der kan være spillere som på trods af kørslen ikke er korrekt reguleret, så er det spillerens pligt at gøre opmærksom på nyt handicap ved registreringen. Vær i den forbindelse opmærksom på, at en spiller kun skal regulere handicap nedad, spilleren må aldrig regulere sit handicap op, f. eks fra 10,5 til 10,6. Registrering af markører: Check at de tilmeldte markører ankommer, og sker det ikke, må der findes reserver blandt fremmødte ledere/forældre. Ingen bold i C9-rækken må gå uden markør Husk også, at ingen forældre følger eget barn. Husk at informere starteren om ændringer i markørplanen. Opdater hcp i GolfBox: For at have så mange rigtige hcp som muligt skal man opdatere hcp inden man udskriver labels, men også på selve turneringsdagen. Når I er logget ind på Golfbox klikker i på Tilmeldinger i menuen til venstre, Herefter kommer der en menu frem i højre side, klik på Hent handicaps. Nu opdateres de hcp der er kommet ind efter tilmeldingen Indtastning af score: Når spillerne begynder at aflevere scorekortene, føres disse straks i GolfBox. 7
Skulle der nu være en spiller med nyt hcp, så rettes dette inden du indtaster scores, gå ind på startlisten klik på navnet på den spiller det gælder, sæt rigtige hcp. En spiller der udebliver uden afbud, skal føres således: Klik på pågældende spiller, der hvor du indtaster scores Vælg NS i den boks, der kommer frem Skulle en spiller på dagen melde afbud på grund af sygdom vælges WD. Når en række er færdig, kan man med det samme se, hvem der har vundet. GolfBox udregner automatisk, hvem der er vinderne. I GolfBox kan der udskrives en rapport, hvoraf dette fremgår; findes i menuen til venstre på GolfBox. NB! I C9-rækken kan GolfBox ikke finde den rigtige vinder, hvis der er pointlighed i præmierækken. Her skal der manuelt ske en opgørelse af, hvem der får de forskellige placeringer med baggrund i turneringsbetingelsernes bestemmelser ved pointlighed. Udregning af klubpoints: Klubpoints beregnes i skemaet vedlagt som bilag baseret på resultaterne i de respektive rækker. Der er 10 point til fordeling i hver række med 4,3,2 og 1 point + 1 point til laveste bruttoscore, i alt 41 points. Bemærk der er forskel i metoden til at uddele præmier og beregning af klubpoints! Ved beregning af klubpoints deles de points, som spillere med samme score opnår, ligeligt mellem spillerne/klubberne. Den klub, der i runden får flest klubpoint samlet for a+b+c18+c9+brutto, får klubpokalen med hjem til næste runde. Såfremt I vælger at udregne pointene manuelt gøres dette på følgende måde: Udskriv resultatlisten fra Golfbox under rapporter, udskriv en for hver række. Har én spiller f.eks i a-rækken +12 får denne spiller 4 point Har to spillere f.eks i a-rækken +13 får hver spiller 2,5 point, dette fordi de skal dele 3+2 point, så er de 9 point fordelt Hvis der er flere spillere med f.eks +14 deler disse spillere det ene point. Samme fremgangsmåde for b og c rækken her er der blot tale om stablefordpoint. Den sidste point tilfalder den eller de spillere der vinder brutto, hvis flere spillere med samme bruttoscore deles det ene point også her. Den klub der på dagen får flest klubpoint ikke at forveksle med individuelle præmier får vandrepokalen med hjem til næste runde. Præmieoverrækkelse: Præmieoverrækkelse kan gennemføres, når de respektive rækker er afsluttet. Husk ved præmieoverrækkelsen at gøre opmærksom på den næste kredsturnering. Datoerne findes på hjemmesiden under Kalender og opfordr til at man tilmelder sig. 8
Husk ligeledes på, at den klub der fik vandrepokalen skal huske at medbringe pokalen til næste runde I årets sidste runde skal der være samlet præmieoverrækkelse for alle rækker, således at den klub, som gennem året har samlet flest klubpoint, får overrakt pokalen som årets vinder af kredsturneringerne. For at dette nu kan være så festligt som muligt venter man med præmieoverrækkelsen; den ene dag om året kan alle godt vente. Scorekort skal ikke leveres med hjem, men opbevares i den arrangerende klub i 2. mdr. Saml scorekortene og skriv hvilken turnering det drejer sig om og gem dem. Der skal handicapreguleres i GolfBox efter turneringen. Gå ind i GolfBox under menuen klik ind i Rapporter, Diverse og klik på Handicapregulering. Her er der en prik i JA, hvilket er rigtigt. På næste side kan man se, hvor mange spillere der indberettes. Klik på Vis, og på siden, der nu kommer frem, beregnes scorekortene, og til slut sendes de elektronisk til spillernes hjemmeklub til godkendelse. Betaling af gebyr til distriktet Distriktskassereren sender en regning på administrationsgebyret på 10 kr. pr. spiller til klubben, og der afregnes straks efter modtagelse af faktura. Der skal betales gebyr efter antal spillere på startlisten, dvs. at der også skal betales for de spillere, der udebliver på dagen. Order of Merit / Ranglister Koordinatoren for kredsturneringerne sørger for overførsel af klubpoint til Order of Merit efter turneringen, ligesom distriktet sørger for overførsel af point til de individuelle ranglister. 9